Если в счете за проживание не указано количество раз
предоставления питания: как выплатить суточные;
сдача и/или замена билета: как оформить, возместить, отразить

ВОПРОС 1: В счете за проживание в гостинице указан шведский стол, но не указано, сколько раз в сутки предоставлялось питание. Можно ли оплатить командированному работнику суточные в полном объеме?

2. Работники нашего предприятия часто ездят в командировки. Иногда возникают ситуации, когда они сдают заранее приобретенные билеты на поезд или самолет либо производят их замену, в результате чего образуется разница между стоимостью предварительно купленного билета и стоимостью возврата. Что это за разница и возмещается ли она работникам? Если да, то чем ее можно подтвердить ? Как эта разница отражается в учете предприятия?

ОТВЕТ 1: Как известно, расходы на питание командированного работника относятся к расходам на финансирование личных нужд физического лица и включаются в состав суточных расходов, понесенных в связи с его командировкой (абз. 4 п/п. 5.4.8 Закона О Прибыли).

Пунктом 1.5 раздела I Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина Украины от 13.03.98 г. № 59 (далее - Инструкция № 59), установлено, что суточные выплачиваются работнику за каждый день пребывания его во “внутриукраинской” командировке в рамках предельных норм, установленных Постановлением КМУ от 23.04.99 г. № 663 (далее - Постановление № 663).

Для загранкомандировок порядок возмещения суточных расходов в случае включения стоимости питания в счета на наем жилого помещения регламентирует п/п. 1.7 “б” раздела II Инструкции № 59.

Так, при включении “питательных” расходов в счета гостиниц и проездные документы, а также в случаях, когда командированные работники по условиям приглашения обеспечиваются принимающей стороной бесплатным питанием в стране пребывания (в пути), суточные расходы возмещают в рамках предельных норм с учетом количества раз питания в сутки.*

Напомним, что п. 1 Постановления № 663 установлены следующие предельные нормы суточных расходов:

“а) в случае если в счета на оплату стоимости проживания в гостиницах не включаются расходы на питание, для командировок в пределах Украины - 25 гривень, для командировок за границу - 280 гривень;

б) в случае если в счета стоимости проживания в гостиницах включаются расходы на:

одноразовое питание, для командировок в пределах Украины - 20 гривень, для командировок за границу - 224 гривни;

двухразовое питание, для командировок в пределах Украины - 15 гривень, для командировок за границу - 154 гривни;

трехразовое питание, для командировок в пределах Украины - 10 гривень, для командировок за границу - 98 гривень”.

Как видим, ситуация, когда в счет на проживание включена только информация о предоставлении питания (в частности, в форме шведского стола), но не указано количество раз его предоставления, Постановлением № 663 не предусмотрена.

Однако мы считаем, что в случае представления работником такого нестандартного документа наиболее разумно уменьшить сумму суточных по аналогии со включением в стоимость проживания одноразового питания.

С одной стороны, нельзя говорить, что стоимость питания не включалась в стоимость проживания (то есть у вас нет оснований для применения п/п. 1“а” Постановления № 663)**.

С другой стороны, отсутствуют сведения о двух- и трехразовом питании. Ну, и стоит принять во внимание то, что на практике наибольшее распространение при проживании в гостиницах получило предоставление одноразового питания в виде завтрака. Так что в ситуации, когда гостиничный счет содержит информацию о том, что питание все-таки предоставлялось, справедливо полагать, что речь идет именно об одноразовом питании.

Таким образом, упоминание в гостиничном счете питания по типу шведского стола является, на наш взгляд, документальным основанием для выплаты командированному работнику суточных в “урезанном” размере: для украинских командировок - 20 грн, а для зарубежных - 224 грн. Именно так поступит справедливый бухгалтер.

А как поступит в этом случае более осторожный бухгалтер?

Если речь идет о командировке в пределах Украины, то, на наш взгляд, предприятие может получить информацию о том, сколько раз на самом деле конкретному работнику предоставлялось питание во время его проживания в гостинице. Не думаем, что эти сведения составляют коммерческую тайну гостиницы, поэтому их получение вполне возможно по соответствующему запросу предприятия. Кстати, еще неизвестно, является ли такой дополнительный документ, даже оформленный в соответствии с требованиями Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете***, основанием для уменьшения суточных расходов! Ведь в п/п. 1 “б” Постановления № 663 речь идет о том, что сведения о количестве раз питания должны быть включены в счета гостиницы. Правда, думаем, что проверяющие закроют глаза на этот маленький недостаток.

К слову, специалисты по трудовому законодательству предлагали еще один вариант решения исследуемого вопроса: предложить работнику, отчитывающемуся о командировке, самому указать, какое количество раз в день он питался в счет оплаты времени проживания, и заверить эти сведения своей подписью. При этом они недвусмысленно намекали на уголовно-правовые последствия при внесении в такую запись заведомо ложных сведений.****

Может быть, проще проверить работника на модном сейчас детекторе лжи?

2. В соответствии с абз. 3 п. 1.12 раздела I Инструкции № 59:

“Расходы в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство могут быть возмещены с разрешения руководителя предприятия только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п.) при наличии документа, подтверждающего расходы”.

Итак, расходы, понесенные работником в связи с возвратом билетов, возникшим из-за разного рода и масштаба “форс-мажорных” обстоятельств, по общему правилу возмещению подлежат. Дело, как говорится, за малым - подтверждающим документом.

Таким документом в данном случае является так называемый вспомогательный документ.

Алгоритм возврата и переоформления ж/д-проездных документов регламентирован подразделом 3.8 Порядка оформления расчетных и отчетных документов при осуществлении продажи проездных и перевозных документов на железнодорожном транспорте, утвержденного приказом Минтранса Украины и ГНАУ от 24.10.2001 г. № 712/431 (далее - Порядок № 712).

При возврате проездных документов в соответствии с п/п. 3.8.3.3 Порядка № 712 кассир обязан оформить на каждый билет вспомогательный документ по форме согласно приложению 31 к Порядку № 712 с указанием возвращаемой суммы. Один экземпляр этого документа кассир обязан предоставить пассажиру по его требованию. Указанный вспомогательный документ и является тем подтверждением, на основании которого бухгалтерия выплатит работнику разницу в стоимости купленного и возвращенного билета.

Какая же сумма будет указана во вспомогательном документе? Подпунктом 3.8.3.3 Порядка № 712 установлено, что сумма, возвращаемая пассажиру, исчисляется в соответствии с Правилами перевозок пассажиров, багажа, грузобагажа и почты железнодорожным транспортом Украины, утвержденными приказом Минтранса Украины от 28.07.98 г. № 297 (далее - Правила № 297). Правила № 297, в свою очередь, говорят о том, что сумма возврата зависит от того, по каким причинам (личным или по вине железной дороги), а также за сколько часов до отправления поезда пассажир отказался от поездки.*****

Кроме того, в соответствии с п. 14 Порядка обслуживания граждан железнодорожным транспортом, утвержденного Постановлением КМУ от 19.03.97 г. № 252 (далее - Порядок № 252), с пассажира взимается плата за услугу по возврату билетов. Однако и здесь есть свои исключения.

Во-первых, “услужно-возвратная” плата не взимается с пассажира, если стоимость проездных документов после операции возврата равна или меньше цены услуги (п. 9.2.1 Правил № 297). Какой гуманизм!

Во-вторых, услуга по возврату не оплачивается в случае, если возврат билета происходит по вине железной дороги (п. 14 Порядка № 252).

К слову, не всегда производится и возврат билетов как таковых. Иногда “билетные” изменения производятся путем переоформления билетов. В соответствии с п/п. 3.8.6.2 Порядка № 712 на каждый проездной документ, подлежащий переоформлению, кассир заполняет вспомогательный документ, предназначенный для отчетности. В нем указываются сумма доплаты за переоформление и разница в стоимости “старого” проездного документа и переоформленного. Фактически доплата за переоформление - это плата за услугу, подобная той, которая взимается за услугу по возврату билета. В результате операции по переоформлению у пассажира в наличии будет переоформленный проездной документ и второй экземпляр вспомогательного документа.

Итак, мы убедились в том, что потери при возврате и/или переоформлении билетов действительно могут возникать. Они подлежат возмещению работнику, если во-первых, будут подтверждены вспомогательным документом, а во-вторых - как уже отмечалось, с разрешения руководителя предприятия только по уважительным причинам (решение об отмене командировки, отзыве из командировки и т. п.). На наш взгляд, под “и т. п.” подпадает также решение о продлении командировки. Рисковать другими формулировками (например, приобретение билета на более удобный поезд или в более комфортный вагон) мы бы вам ие рекомендовали. Такие причины вряд ли будут признаны уважительными.

При возврате авиабилетов документом, подтверждающим факт возврата билета и денег, является справка, выданная перевозчиком. Об этом Минфин сообщил в своем письме от 25.05.2006 г. № 31-14010-03-25/11239. В нем акцентируется внимание на том, как должна быть оформлена справка в качестве первичного документа.

И наконец - об отражении в налоговом и бухгалтерском учете “сдаточно-переоформительских” разниц.

По нашему мнению, такие разницы могут быть включены в состав валовых затрат предприятия, поскольку эти расходы связаны с его хозяйственной деятельностью. Если, например, командировка отменяется по уважительной причине (о чем свидетельствует приказ или распоряжение по предприятию), то расходы, уже понесенные в связи с подготовкой к командировке, не перестают быть хозяйственными. В данном случае эти расходы не подпадают под расходы на финансирование личных нужд физических лиц (суточные расходы), ведь работник понес их в качестве представителя предприятия. Поэтому их правильнее трактовать как общехозяйственные и производственные расходы, указанные в п. 5.1 и п/п. 5.2.1 Закона О Прибыли.

А вот аналогичные расходы в связи с задержкой в командировке, на наш взгляд, могут быть отнесены в состав валовых затрат в соответствии с “командировочным” п/п. 5.4.8 того же Закона.

С точки зрения бухгалтерского учета фактические расходы на несостоявшуюся командировку включаются в состав прочие расходов операционной деятельности согласно П(С)БУ 16 “Расходы”. Подтверждение этому можно найти и в письме Минфина от 05.12.2005 г. № 31-34000-20-10/26183. Ну а расходы на задержку в командировке спишутся как обычные командировочные расходы.

______________________

* Интересно, что Минфин в Инструкции № 59 умудрился исказить нормы Постановления КМУ № 663.

Ведь согласно п. 1 этого Постановления суточные подлежат уменьшению только в том случае, если расходы на питание (не) включаются в стоимость проживания в гостиницах. Никакими проездными документами etс. в Постановлении № 663 не пахнет. Исключение составляет лишь командирование госслужащих и работников бюджетных структур (см. п. 2 Постановления № 663).

** Данный вывод находит косвенное подтверждение в письме Минфина Украины от 17.02.2005 г. № 31-06230-13-10/2362, в котором рассматривался вопрос возмещения суточных работникам при командировании их за границу, если в авиабилетах отсутствует информация о стоимости питания (или отметка о предоставленном питании без определения его стоимости). По мнению Минфина, в этом случае суточные возмещаются в полном объеме в рамках предельных норм, установленных согласно п/п. 1 “а” Постановления № 663. Следовательно, если информация (отметка) о питании есть, то возмещение суточных в полном объеме неправомерно.

*** Утверждено приказом Минфина Украины от 24.05.95 г. № 88.

**** См. Стычинский Б. С., Зуб И. В., Ротань В. Г. Научно-практический комментарий к законодательству Украины о труде. В 2-х т. - Т. 1. - Симферополь: “Таврида”, 1998. - С. 707.

***** К примеру, если пассажир отказался от поездки по личным причинам не менее чем за 6 часов до отправления поезда, то согласно п/п. 9.2.1 Правил № 297 ему выплачивается полная стоимость билета и плацкарты, а при сроке обращения менее чем за б часов до отправления, но не более чем через 3 часа после отправления - возвращается только стоимость билета.

“Бухгалтер” № 27, июль (III) 2006 г.
Подписной индекс 74201