Документальное оформление
и учет недостач материальных ценностей от порчи и хищений

(Начало; окончание см. в консультации от 18.04.2006 г.)

Вопрос о недостачах ценностей от порчи и хищений неразрывно связан с вопросом о материальной ответственности работников предприятия. Поэтому, прежде чем перейти к оформлению и учету недостач, рассмотрим особенности законодательного регулирования и оформления материальной ответственности.

Законодательные основы

Человек, с которым заключен трудовой договор, может быть привлечен к материальной ответственности. По трудовому договору работник обязуется выполнять определенную работу, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, требования должностных инструкций, не причинять вреда материальным ценностям и т. д. Согласно ст. 130 КЗоТ работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию вследствие нарушения возложенных на них трудовых обязанностей.

Такая ответственность связана со спецификой трудовых отношений, поэтому она отличается от гражданско-правовой имущественной ответственности и регулируется, в первую очередь, нормами законодательства о труде.

Материальная ответственность наступает только при наличии следующих обстоятельств:

- полного или частичного неисполнения работником трудовых обязанностей. Конкретные трудовые обязанности работника, как правило, излагаются в должностной инструкции или в инструкции на рабочее место. О необходимости их исполнения должно быть соответствующее указание в трудовом договоре или другом административно-распорядительном документе;

- прямого действительного ущерба. Полного перечня прямого действительного ущерба либо четкого определения этого понятия в законодательстве нет. Представление о том, что понимается под этим термином, можно получить из старого, но еще действующего Положения о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию (утверждено Законом СССР от 29.10.76 г. № 4699-IX), а также из постановлений высших судебных органов и из некоторых ведомственных нормативов. Как правило, к случаям прямого действительного ущерба относятся утрата имущества, понижение его ценности, ухудшение качества, сверхнормативное расходование материалов, МБП, товаров и т. п.;

- причинно-следственной связи между нарушением и последствиями в виде причинения ущерба;

- вины работника. Вина может выражаться как в умысле (когда работник знал о негативных последствиях и сознательно желал их наступления), так и в неосторожности (когда знал или должен был знать о последствиях, но думал, что “пронесет”). Иногда форма вины является основанием для изменения пределов ответственности. Так, за порчу или уничтожение материальных ценностей вследствие небрежности пункт 1 ст. 133 КЗоТ устанавливает ограниченную материальную ответственность, а за умышленное уничтожение и умышленную порчу того же имущества пунктом 5 ст. 134 КЗоТ предусмотрена полная материальная ответственность. На практике чаще всего работники привлекаются к материальной ответственности за ущерб, причиненный по неосторожности.

А теперь рассмотрим специфику различных форм материальной ответственности - ограниченной, повышенной и полной.

Ограниченная материальная ответственность

Ограниченная материальная ответственность вытекает из содержания ч. 1 ст. 132 КЗоТ и состоит в обязанности возмещения причиненного вреда в размере прямого действительного ущерба, но не выше среднего месячного заработка работника.

Этот вид ответственности является основным, поскольку наступает во всех случаях, когда действующим законодательством не предусмотрен более высокий размер возмещения (в пределах полной или повышенной матответственности).

Согласно ч. 1 ст. 133 КЗоТ работники несут ограниченную материальную ответственность за повреждение или уничтожение вследствие небрежности материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении. Та же норма действует и в отношении инструментов, измерительных приборов, спецодежды и других предметов, выданных предприятием работнику в пользование.

Согласно ч. 2 ст. 133 КЗоТ ограниченную материальную ответственность несут руководители предприятий и их заместители, а также руководители структурных подразделений на предприятиях и их заместители, если ущерб причинен неправильной организацией учета и хранения материальных ценностей, непринятием необходимых мер по предупреждению выпуска недоброкачественной продукции, расхищения, уничтожения и повреждения материальных ценностей и т. п.

Даже в некоторых случаях, когда имеется письменный договор работника с предприятием о полной материальной ответственности за необеспечение целости имущества и других ценностей, переданных работнику для хранения или других целей, может наступить лишь ограниченная материальная ответственность, если выяснится, что данный работник не попадает в перечень тех, с кем по закону возможно заключение договора о полной ответственности. Разумеется, речь не идет о случаях, когда для наступления полной ответственности имеются другие установленные законом основания.

Полная материальная ответственность

Полная материальная ответственность, в отличие от ограниченной, предусматривает возложение на виновного работника обязанности возмещения прямого действительного ущерба в полном объеме без каких-либо ограничений. Этот вид ответственности наступает лишь в строго определенных законодательством случаях, исчерпывающий перечень которых закреплен в ст. 134 КЗоТ.

Для вопроса о недостачах от порчи и хищения актуальны следующие случаи:

1. Имущество и прочие ценности получены работником под отчет по разовой доверенности или по другим разовым документам

Имущество и прочие ценности по разовым документам можно получать любым работникам, в том числе тем, у которых обслуживание материальных ценностей не входит в основные трудовые функции (в таких случаях собственник обязан ознакомить работника, которому выдана разовая доверенность, с порядком приемки, транспортировки и хранения ценностей).

Следует отметить, что разовая доверенность или другой документ (например, накладная или счет-фактура) могут быть выданы работнику лишь по его согласию. Отказ работника от получения под отчет материальных ценностей по разовой доверенности не является дисциплинарным проступком.

Разовая доверенность выдается лишь тем, кто состоит с предприятием в трудовых отношениях.

2. Ущерб причинен действиями работника, имеющими признаки деяний, преследуемых в уголовном порядке

Полная материальная ответственность по этому основанию возлагается на работника, действия которого официально признаны имеющими признаки преступления, то есть подтверждены:

- обвинительным приговором суда;

- постановлением суда по уголовному делу о прекращении производства по делу в связи с нереабилитирующими обстоятельствами;

- постановлением о досрочном или условно-досрочном освобождении от наказания в случае вынесения судом обвинительного приговора без назначения степени наказания и в других подобных случаях или согласно постановлению следственно-прокурорских органов.

3. Ущерб причинен умышленным уничтожением или умышленным повреждением материалов, полуфабрикатов, изделий (продукции), в том числе при их изготовлении, а также инструментов, измерительных приборов, специальной одежды и других предметов, выданных предприятием, учреждением, организацией работнику в пользование

Еще раз напомним, что в тех случаях, когда порча или уничтожение указанного имущества происходят по неосторожности (небрежности), наступает ограниченная материальная ответственность. Кстати, на практике доказать умысел почти невозможно.

4. Полная материальная ответственность за ущерб, причиненный предприятию при выполнении трудовых обязанностей, возлагается на работника действующим законодательством

Такая ответственность, как правило, устанавливается нормами специального законодательства, поэтому предприятию нет нужды отдельно заключать с работником договор о полной матответственности. Непосредственным основанием для привлечения работника к такой ответственности в данном случае служит законодательная норма.

5. Между работником и предприятием, учреждением, организацией согласно ст. 135-1 КЗоТ заключен письменный договор о полной материальной ответственности

Письменные договоры о взятии работником на себя полной материальной ответственности за необеспечение целости имущества и других ценностей, переданных ему для хранения или для других целей, в соответствии со ст. 135-1 КЗоТ могут быть заключены предприятием с людьми, которые:

- достигли восемнадцатилетнего возраста;

- занимают должности или выполняют работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей;

- занимают должности или выполняют работы, прямо предусмотренные Перечнем должностей и работ, которые замещаются или выполняются работниками, с которыми предприятием могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности в связи с хранением ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства (утвержден постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24);

- получили материальные ценности под индивидуальную материальную ответственность.

Упомянутый здесь Перечень должностей и работ состоит из двух частей. В первой указаны должности работников, с которыми могут заключаться договоры о полной материальной ответственности (например, заведующие складами, заведующие магазинами). Во второй перечислены работы, на выполнение которых может заключаться договор о полной материальной ответственности (например, сопровождение перевозки грузов).

Перечень не подлежит расширительному толкованию. Договор о полной материальной ответственности с работником, должность которого не включена в этот документ, не будет иметь юридического значения, а потому не может являться основанием для привлечения работника к полной материальной ответственности.

Если такой договор по каким-либо причинам не заключен, то работник несет ограниченную материальную ответственность на общих основаниях (если нет иных законных оснований для привлечения его к полной ответственности).

Примерный текст договора о полной материальной ответственности приведен ниже.

г. Харьков

Договор
о полной индивидуальной материальной ответственности

В целях обеспечения сохранности материальных ценностей, принадлежащих

_____________________________________Обществу с ограниченной ответственностью “Синтез”,___________________________________(наименование предприятия, учреждения, организации)

руководитель или заместитель руководителя предприятия

__________________________________первый заместитель директора Толочко Иван Михайлович,__________________________________ (должность, фамилия, имя, отчество)

именуемый в дальнейшем “администрация”, выступая от имени предприятия, с одной стороны, и работник
_____ ____________________производственного цеха сборки радиоэлектронной аппаратуры № 220____________________________________

___________________________________________Савченко Николай Григорьевич,________________________________________________ (фамилия, имя, отчество)

именуемый в дальнейшем “работник”, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем:

1. Работник, занимающий должность заведующего складом материалов и комплектующих, непосредственно связанную с хранением, отпуском и применением в процессе производства переданных ему ценностей, принимает на себя полную материальную ответственность за необеспечение сохранности вверенных ему предприятием материальных ценностей и в связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданным ему для хранения или для других целей материальным ценностям предприятия и принимать меры по предупреждению ущерба;

б) своевременно сообщать администрации предприятия обо всех обстоятельствах, угрожающих сохранности вверенных ему материальных ценностей;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке отчеты о движении и остатках вверенных ему материальных ценностей;

г) участвовать в инвентаризации вверенных ему материальных ценностей.

2. Администрация обязуется:

а) создавать работнику условия, необходимые для нормальной работы и обеспечения полной сохранности вверенных ему материальных ценностей;

б) ознакомить работника с действующим законодательством о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, а также с действующими инструкциями, нормативами и правилами хранения, приемки, обработки, отпуска, перемещения или применения материальных ценностей в процессе производства;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию материальных ценностей.

3. В случае необеспечения по вине работника сохранности вверенных ему материальных ценностей определение размера ущерба, причиненного предприятию, и его возмещение производятся в соответствии с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причинен не по его вине.

5. Действие настоящего договора распространяется на все время работы с имуществом и другими вверенными работнику материальными ценностями предприятия.

6. Настоящий договор составлен в двух экземплярах, из которых первый находится у администрации, а второй - у работника.

Дата заключения договора: 10 апреля 2006 года

Подписи сторон договора:

Повышенная материальная ответственность

Есть ряд специфических ситуаций (впрочем, не таких уж редких), когда закон требует, чтобы возмещение недостач материальных ценностей происходило не в размере их номинальной стоимости, а в гораздо большем объеме. Это называется повышенной материальной ответственностью.

Общее указание на сей счет содержится в ст. 135 КЗоТ, которая, правда, обошлась без какой-либо конкретизации, а попросту отослала к нормам специального законодательства, где и установлены точные границы материальной ответственности работников за ущерб, причиненный в таких особых условиях и размерах.

В качестве примера таких специальных законодательных актов можно назвать Закон Украины “Об определении размера убытков, причиненных предприятию, учреждению, организации расхищением, уничтожением (порчей), нехваткой или потерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей” от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.

В соответствии со ст. 1 данного Закона убытки, перечисленные в его названии, устанавливаются в кратном размере к стоимости этих предметов по рыночным ценам, действующим на день выявления причиненных убытков.

Характерный признак повышенной материальной ответственности: согласно ст. 3 Закона взысканные с работников суммы направляются на возмещение убытков, причиненных предприятию, не полностью, а лишь в размере этих самых убытков. Остаток же суммы перечисляется в Государственный бюджет Украины. Аналогичный механизм действия содержится в Порядке определения размера убытков от расхищения, недостачи, уничтожения (порчи) материальных ценностей, утвержденном Постановлением КМУ от 22.01.96 г. № 116 (далее - Порядок № 116).

Освобождение от материальной ответственности

В начале нашей статьи мы говорили об общих основаниях, когда работник несет материальную ответственность. Разумеется, отсутствие каких-либо из указанных оснований освобождает работника от такой ответственности. Некоторые моменты, на наш взгляд, удобно пояснить на примерах.

Так, для наступления матответственности необходима четкая причинно-следственная связь между действием работника и результатом (причинением ущерба). Что это значит? Допустим, в кафе сломался кассовый аппарат. Руководство предположило, что его испортил один из барменов, который был замечен в том, что в этот день несколько раз выбивал неверные чеки. Заведующий кафе отдал приказ о возложении на него ограниченной материальной ответственности. Однако тот потребовал назначения комиссии, которая в дальнейшем определила, что поломка кассового аппарата произошла из-за резких перепадов напряжения в сети. Таким образом, было выяснено, что между действиями бармена и поломкой ЭККА отсутствует причинно-следственная связь. А значит, он не подлежит материальной ответственности.

Отсутствие вины работника в совершенном (когда он не осознавал возможности причинения вреда, не предвидел неблагоприятного развития ситуации и не мог его предвидеть) также исключает возможность материальной ответственности.

Скажем, в магазине сломался кондиционер из-за того, что новый продавец в начале смены включил его в розетку 220 В, в то время как кондиционер был рассчитан на другое напряжение и должен был подключаться не напрямую в сеть, а через понижающий трансформатор. Так как продавец не получил надлежащего инструктажа перед началом работы (в том числе относительно соблюдения правил эксплуатации электроприборов), он не может быть признан виновным в случившемся и подлежать материальной ответственности.

Само собой разумеется, что работник не должен отвечать за ущерб и в общенормативных “реабилитирующих” ситуациях (часть их перечислена в ст. 130 КЗоТ), как-то в условиях:

- действия непреодолимой силы (стихийные явления, природные катаклизмы);

- крайней необходимости (например, когда ущерб имуществу причиняется для спасения людей). Состояние крайней необходимости определяется статьей 39 УК как действие, совершаемое с целью устранения опасности, угрожающей интересам государства, общественным интересам, личности или правам граждан, если эту опасность при данных обстоятельствах нельзя устранить иными средствами и если нанесенный ущерб менее значителен, чем предотвращенный ущерб;

- нормального хозяйственного риска. Законодательного определения этого термина не существует, однако “по жизни” любой человек понимает, когда риск является вполне допустимым и обычным при данных условиях хозяйствования, а когда этот уровень явно превышен;

- бездействия работодателя, который должен был обеспечить сохранность имущества, вверенного работнику (например, если работодатель не распорядился об установке противопожарной сигнальной системы на складе);

- неисполнения работником трудовых обязанностей, возложенных на него незаконно.

В некоторых случаях (в соответствии с учредительными документами или нормами внутрипроизводственных документов, а также по частному ситуационному решению учредителей и руководящего органа предприятия) предприятие может погасить причиненный работником ущерб за счет собственных средств.

На этом пока и закончим, а об оформлении собственно недостач поговорим в следующий раз.

Продолжение следует.

Евгений Потапов,
бухгалтер-эксперт еженедельника “Фортекс”

Газета “Фортекс”, № 16/2006 (№ 172), от 11.04.2006 г.