Если сотрудник приобрел ТМЦ для нужд предприятия за свой счет

ВОПРОС: Работник за собственные денежные средства приобрел для нужд предприятия товарно-материальные ценности на сумму 12 тыс. грн. и передал их на склад. В какие сроки и как документально оформить эту операцию? В какие сроки провести расчеты с работником? Какие последствия может иметь эта операция для сторон?

ОТВЕТ: Начнем с документального оформления.

На основании ст. 1159 и ст. 1160 Гражданского Кодекса Украины № 435-IV от 16.01.2003 г. (далее - ГКУ) работнику, который приобрел товарно-материальные ценности для нужд предприятия и передал их на склад, необходимо отчитаться за потраченные им денежные средства. Для этого составляется “Отчет об использовании средств, выданных на командировку или подотчет” (авансовый отчет), утвержденный Приказом ГНА Украины № 440 от 19.09.2003 г., и прилагаются все подтверждающие документы в оригинале.

В нашем случае такими документами будут: накладная, выданная продавцом товарно-материальных ценностей, кассовый чек (подтверждение того, что расчет произведен наличными средствами), налоговая накладная, если продавец является плательщиком налога на добавленную стоимость*). В случае соответствующего оформления авансового отчета со всеми прилагающими к нему необходимыми документами предприятие должно произвести расчет с работником.

В какие сроки оформляется.

До января 2005 года в Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте Украины № 72, утвержденном Постановлением НБУ (далее - Положение № 72) от 19.02.2001 года, которое на сегодняшний день утратило силу, был предусмотрен порядок действий при использовании работником собственных денежных средств. А именно: п. 2.15 Положения № 72 предусматривал в случае приобретения работником предприятия за собственные наличные средства товаров (работ, услуг) или использование таких средств в командировке на нужды предприятия, он отчитывается за использованные средства согласно действующего законодательства. Но с января 2005 года вступили в силу новое Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное Постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее - Положение № 637), и затем Постановление Правления НБУ “Об установлении предельной суммы наличного расчета” от 09.02.2005 г. № 32, в котором не предусмотрена такая норма. Таким образом, можно сделать вывод, что на сегодняшний день не предусмотрено сроков отчетности, в случае использования работником собственных средств. Также не существует законодательно установленных сроков, в которые необходимо рассчитаться предприятию с работником. Но здесь необходимо указать, что указанная задолженность включается в валовые доходы после окончания срока исковой давности.

Теперь рассмотрим последствия в результате проведения такой операции.

Ситуация, при которой работником предприятия потрачены собственные средства не является нарушением, соответственно не существует штрафных санкций. Подтверждением того может служить Письмо ГНАУ № 10729/6/17-3116 от 26.11.2004 г. А согласно ст. 1000 ГКУ работник предприятия, который приобретает для него и от его имени товары (работы, услуги) действует по поручению данного предприятия. ГКУ не предусмотрено составление договора в письменной форме, поэтому он может быть заключен и устно.

Для предприятия, которое рассчитывается с работником за потраченные им средства ограничений в сумме не существует на основание абзаца 3 п. 2.3 Положения № 637.

А вот для предприятия, которое отпустило товарно-материальные ценности на сумму 12 тысяч гривен, последствия могут быть плачевными. Так как на основании п. 2.3 Положения № 637 предельная сумма наличного расчета одного предприятия с другим предприятием (предпринимателем) в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам устанавливается в размере 10 000 гривен. В случае превышения установленной суммы, денежные средства расчетно прибавляют к фактическим остаткам наличных в кассе на конец дня, когда была проведена данная операция. Полученную сумму сравнивают с утвержденным лимитом кассы. Если лимит меньше расчетной суммы, то предприятию грозит штраф в двукратном размере от суммы превышения на основании Указа Президента “О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности” № 436/95 от 12.06.95 г. То есть в этом случае все зависит от лимита кассы. На сегодняшний день Положением № 637 установлено, что предприятия могут самостоятельно устанавливать лимит кассы по среднедневной выручке за три каких-либо месяца из последних двенадцати. Но если лимит кассы установлен с превышением граничного размера, он считается установленным на уровне граничного размера (п. 5.9 Положение № 637).

Еще один момент, на который следует обратить внимание. Это ст. 1007 ГКУ, в которой говорится о том, что доверитель обязан выдать поверенному доверенность на осуществление юридических действий, предусмотренных договором поручения. Поэтому такую доверенность все-таки желательно иметь для предоставления контролирующим органам при проверке.

Оксана Яковенко, консультант

Бухгалтерия. Налоги. Бизнес. № 41, 28 октября – 3 ноября 2005 г.