МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
ЛИСТ
17.08.2005 N 31-03173-07-18/17365
Про службові відрядження
Міністерство фінансів розглянуло звернення Державної податкової адміністрації щодо надання роз'яснень про службові відрядження і повідомляє.
До питання 1
Як відшкодовувати відрядженому працівникові витрати на користування міським транспортом (п. 1.7 Інструкції) та якими документами необхідно підтвердити такі витрати? Як правильно оформити маршрут користування міським транспортом у відрядженні і чи є оформлення такого маршруту обов'язковим?
Склад витрат, що відшкодовуються працівникам, які направляються у відрядження, визначено підпунктом 5.4.8 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ). Витрати на проїзд, у тому числі й міським транспортом, можуть бути включені до складу валових витрат підприємства лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат, у вигляді транспортних квитків, транспортних рахунків (багажних квитанцій).
Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів від 10.06.99 р. N 146, передбачено, що відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого керівником.
Вважаємо, що маршрут користування міським транспортом під час відрядження затверджує керівник підприємства наказом під час направлення працівника у відрядження (якщо заздалегідь такий маршрут відомий) чи після повернення працівника з відрядження та подання авансового звіту з вищезазначеними підтвердними документами.
До питання 2
Чи відносяться квитанції камери схову до багажних квитанцій, зазначених у п. 1.11 Інструкції і чи можуть бути відшкодовані працівнику витрати при перебуванні у відрядженні на послуги камери схову?
Виходячи з норм чинного законодавства вважаємо, що квитанції камери схову не є багажними квитанціями.
Згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 26.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" (зі змінами та доповненнями) державним службовцям і працівникам підприємств, установ та організацій, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок державних коштів, відшкодування витрат за користування камерами схову не передбачено.
Відшкодування вказаних витрат працівникам, що направляються у відрядження іншими підприємствами та організаціями, здійснюється відповідно до Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ) за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість таких витрат.
Оскільки витрати за користування послугами камери схову не віднесено до складу валових витрат підприємства, вважаємо, що зазначені витрати з дозволу власника підприємства можуть бути відшкодовані за рахунок прибутку, що залишається на підприємстві після сплати податків, зборів та інших платежів до бюджету згідно з чинним законодавством.
До питання 3
Якщо в діяльності окремих компаній (наприклад, страхових) виникає необхідність направлення працівників компанії для проведення зустрічей з фізичними особами, які не мають печатки, чи достатньо для відшкодування працівнику витрат, пов'язаних з таким відрядженням, наявності в посвідченні про відрядження щодо прибуття та вибуття працівника лише підпису фізичної особи (п. 1.3 Інструкції)?
Пунктом 1.3 зазначеної Інструкції визначено, що фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи й прибуття до місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до різних населених пунктів, то відмітки про день прибуття й день вибуття проставляються в кожному пункті.
Обов'язковість засвідчення печаткою відміток про прибуття у пункти призначень, вибуття з них і прибуття до місця постійної роботи передбачена у посвідченні про відрядження, форма якого відповідно до вимог пункту 4.5.8 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ) затверджена наказом Державної податкової адміністрації від 28.07.97 р. N 260.
Заступник Міністра В.Матвійчук