Розрахунки з підзвітними особами

Підзвітними називаються операції з видачі грошових коштів фізичній особі на відрядження або для виконання цивільно-правових дій з подальшим звітом. Таким чином, крім своїх "підзвітних" особливостей їм властива специфіка цілого ряду господарських операцій (розрахунки готівкою, оплата послуг, ТМЦ).

У всім цій різноманітності важко розібратися навіть досвідченому бухгалтеру, тому ми покажемо на конкретних прикладах, як відображаються в обліку підзвітні операції - починаючи з їх оформлення і закінчуючи можливим нарахуванням штрафних санкцій.

Розрахунки за відрядженнями

Кого можна направляти у відрядження

Інструкція № 59 визначає відрядження як поїздку працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи.

У свою чергу, Закон про охорону праці (розд. 1 ст. 1) дає визначення працівника як особи, яка працює на підприємстві та виконує обов'язки або функції згідно з трудовою угодою (контрактами).

Закон про прибуток (пп. 5.4.8) розширює коло осіб, затрати на поїздку яких можуть розглядатися як витрати на відрядження, уводячи туди членів керівних органів підприємства. Таку ж позицію висловив Мінфін у листі від 04.04.03 р.

Таким чином, у відрядження може бути направлений працівник підприємства або особа, яка є членом керівного органу підприємства. При цьому треба пам'ятати про обмеження (ст. 176, 177 КЗпП), згідно з якими:

- забороняється направляти у відрядження вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років;

- тільки з їх згоди можна направляти у відрядження жінок, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів.

ДПАУ в листі від 13.12.04 р. № 11258/6/17-3116 висловила думку про можливість направляти у відрядження фізичних осіб, які не є працівниками підприємства, якщо з ними укладений договір цивільно-правового характеру. Однак пам'ятайте, що за відсутності трудових відносин з особою, яка відряджається, підприємство втрачає право віднести затрати на таке відрядження до складу валових витрат (пп. 5.4.8 Закону про прибуток).

Оформлення відрядження

Порядок оформлення відрядження, розрахунок суми авансу та складання звіту про використання грошових коштів розглянемо на прикладі.

ПРИКЛАД 1

Працівник ТОВ "Світанок" Іванова Вікторія Іванівна відряджається до м. Києва на семінар "Нове в податковому законодавстві в 2005 році".

Оформлення відрядження, як правило, починається з рапорту начальника підрозділу на ім'я керівника підприємства з проханням направити у відрядження конкретного працівника. Рапорт пишеться в довільній формі з обґрунтуванням необхідності відрядження. На невеликих підприємствах можна обійтися без рапорту.

Керівником підприємства видається відповідний наказ або розпорядження. Цей документ є обов'язковим. У наказі відображається мета, тривалість відрядження, пункт призначення. Згідно з Інструкцією № 59 тривалість відрядження в межах території України не може перевищувати 30 календарних днів, за кордон - 60 днів (в особливих випадках, передбачених Постановою № 663, - не більше року). Формулюючи мету відрядження, треба показати її зв'язок з господарською діяльністю підприємства. Це значно полегшить надалі обґрунтування віднесення затрат на валові витрати.

Зразок наказу

ТОВ "Світанок"

від 04.01.05 р.
 
м. Дніпропетровськ
 

Наказ № 15

Про відрядження

Для участі в семінарі за темою "Нове в податковому законодавстві в 2005 році", отримання інформаційно-консультаційних послуг, необхідних для ведення податкового обліку відповідно до чинного законодавства,

НАКАЗУЮ:

1. Відрядити Іванову В. I. терміном на чотири дні - з 09.01.05 р. по 12.01.05 р. - до м. Києва, у ТОВ "Інформ-сервіс" для участі в семінарі "Нове в податковому законодавстві в 2005 році".

2. Головному бухгалтеру Федоровій Т. Н. видати аванс на витрати на відрядження.

3. Бухгалтеру Івановій В. I. після повернення з відрядження подати звіт про витрачені кошти в терміни, установлені чинним законодавством.

Директор ТОВ "Світанок"
 
Сидоров В. П.
(підпис)
 

Наказ є підставою для видачі авансу на відрядження й оформлення відрядної посвідки

встановленої форми. Відрядна посвідка реєструється в спеціальному журналі, форма якого затверджена Інструкцією № 59. Нижче - зразок заповнення журналу.

Журнал реєстрації відрядних посвідок


п
/
п
 
Прізвище, ініціали
 
Місце роботи та посада
 
Місце відряд-
ження
 
Дата та номер наказу (розпо-
рядження)
 
Дата та номер відрядної посвідки
 
Дата вибуття у відряд-
ження
 
Дата прибуття з від-
ряджен-
ня
 
1.
 
Іванова В. I.
 
ТОВ "Світанок", бухгалтер
 
м. Київ, ТОВ "Інформ-сервіс"
 
Наказ від 04.01.05 р.
№ 15

 
Від 07.01.05 р. № 10
 
09.01.05 р.
 
12.01.05 р.
 

Аванс на відрядження

Згідно з п. 1.11 Інструкції № 59 підприємство зобов'язане видати відрядженому аванс у межах можливих затрат на оплату проїзду, наймання житлового приміщення, добових витрат.

Аванс повинен бути виданий до від'їзду відрядженої особи, але не раніше дати оформлення наказу на відрядження.

При оформленні відрядження за кордон аванс видається у національній валюті країни, куди направляється відряджуваний, або у вільно конвертованій валюті (пп. 1.2 розд. 2 Інструкції № 59). Аванс може видаватися готівкою з каси підприємства з оформленням видаткового касового ордера, передачею в користування корпоративної картки або перерахуванням на особисту платіжну картку.

При використанні корпоративної платіжної картки (КПК) грошові кошти вважаються виданими в підзвіт у момент їх списання з картрахунка. При перерахуванні грошових коштів на особисту платіжну картку грошові кошти вважаються виданими в момент їх зарахування на особовий рахунок працівника (п. 4.8 Положення № 367).

При розрахунку розміру авансу треба враховувати, що вартість проїзду до місця відрядження і вартість проживання законодавче не обмежені (крім підприємств, що фінансуються з бюджету), однак керівник підприємства відповідно до останнього абзацу загальних положень Інструкції № 59 може обмежити максимальний розмір цих витрат. Припустимо, у нашому прикладі керівником підприємства раніше був виданий наказ № 321 від 24.12.04 р., у якому обмежена компенсаційна вартість:

- проїзду залізницею - у межах вартості місця в купейному вагоні;

- проживання - вартістю одномісного номера в готелі класу не вище "чотирьох зірок".

Для добових витрат Постановою № 663 передбачений мінімальний розмір для відряджень як у межах України, так і за кордон.

Верхня межа розміру добових для підприємств, що не фінансуються з бюджету, не встановлена. Таким чином, колективним договором може бути передбачена компенсація добових витрат, що перевищує нормативну (ст. 13 КЗпП). Припустимо, що в колективному договорі ТОВ "Світанок" передбачене нарахування надбавки до добових витрат у розмірі 55 грн. за кожний день відрядження.

За таких умов бухгалтерська довідка з розрахунку суми авансу на відрядження виглядатиме таким чином.

Бухгалтерська довідка від 04.01.04 р.
Розрахунок суми авансу витрат на відрядження бухгалтера Іванової В. I.


п
/
п
 
Найменування витрат
 
Сума витрат, грн.
 
1.
 
Добові в межах, установлених законодавче (18 грн. х 4 дн.)
 
72,00
 
2.
 
Проїзд до місця відрядження і назад (68 грн. х 2)
 
136,00
 
3.
 
Проїзд від готелю до місця проведення семінару (1,5 грн. х 2 дн. х 2)
 
6,00
 
4.
 
Проживання (400 грн. х 2 дн.)
 
800,00
 
5.
 
Нарахування наднормативного розміру добових згідно з колдоговором (55 грн. х 4 дн.)
 
220,00
 
6.
 
Утримання ПДФО* з нарахованої суми наднормативних добових (220,00 грн. х х 13 % = 28,60 грн.). Сума наднормативних добових повинна бути видана на руки, за вирахуванням ПДФО
 
-28,60
 

 
Разом на руки
 
1 205,40
 

Бухгалтер
 
Кузьміна
(підпис)
 

При цьому від суми 220,00 грн. внески до соціальних фондів і Пенсійного фонду не нараховуються (оскільки згідно з п. 3.15 Інструкції № 5 за статистикою заробітної плати добові в повному обсязі не включаються до Фонду оплати праці).

Якщо в колдоговорі буде застережена не нарахована сума наднормативних добових, а та, що підлягає виплаті (у нашому випадку - 47,85 грн.), то оподатковувана сума наднормативних добових визначається таким чином:

Сума до виплати = 47,85 грн. х 4 дн. х 100 % = 220,00 грн.
(100 % - 13 %)
 

Звіт про використання грошових коштів

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення третього банківського дня, що настає за днем, у якому він закінчує відрядження, подати звіт про використані ним у відрядженні грошові кошти. Одночасно або до подання звіту підзвітна особа зобов'язана повернути в касу підприємства суму, що залишилася невикористаною (згідно зі звітом), у грошових одиницях, у яких був виданий аванс.

Якщо аванс на відрядження виданий з використанням КПК і відрядженою особою була отримана готівка, звіт здається на загальних підставах і до нього, згідно з п. 2.12 Постанови № 637, повинні додаватися документи, що свідчать про отримання готівки, - чек банкомата, квитанція торговельного терміналу тощо (пп. 5.4 Положення № 367).

Якщо відряджена особа здійснювала розрахунки із застосуванням КПК у безготівковій формі, звіт про використання виданих на відрядження грошових коштів здається протягом 10 днів після повернення. У деяких випадках, коли необхідно з'ясовувати причину розбіжностей між звітними документами, за рішенням роботодавця термін може бути продовжений до 20 банківських днів (з урахуванням змін, унесених до п. 3 розд. 17 Закону № 2505).

При встановленні переліку витрат, що відшкодовуються підприємством, треба керуватися Інструкцією № 59, Постановою № 663. Якщо понесені витрати не підтверджені оригіналами документів або документи не оформлені згідно із Законом про РРО та Законом про прибуток (абзац шостий загальних положень Інструкції № 59), то такі витрати або не відшкодовуються, або можуть бути відшкодовані працівникові за рахунок прибутку підприємства. У цьому випадку необхідно нараховувати ПДФО, оскільки пп. 9.10.1 "а" Закону № 889 встановлює зв'язок між підзвітними сумами, що відносяться на валові витрати підприємства, і сумами, що не обкладаються ПДФО.

Документами, що підтверджують витрати, є: рахунки на проживання, фіскальний касовий чек, розрахункова квитанція, товарний чек, квитанція до прибуткового касового ордера, а також транспортні квитки, страхові поліси тощо. Слід звернути увагу на те, що коли в первинному документі передбачене прізвище особи, яка отримує послуги (у залізничному квитку, квитанціях на проживання тощо), то це має бути правильно написане прізвище підзвітної особи.

Підставою для нарахування добових є відмітки у відрядній посвідці про дату виїзду та повернення на місце роботи, прибуття і вибуття з кожного з пунктів призначення відрядження. Відмітки повинні бути завірені тією печаткою, яку підприємство використовує в своїй господарській діяльності для посвідчення підпису посадової особи, уповноваженої реєструвати осіб, які прибувають та відбувають у відрядження (пп. 1.3 розд. 1 Інструкції № 59). Треба тільки пам'ятати, що згідно з пп. 3.3.3 Інструкції № 17 печатка повинна бути круглою або трикутною, на ній повинен вказуватися ідентифікаційний код суб'єкта підприємницької діяльності (пп. 3.3.7 Інструкції № 17).

Фактичний час перебування у відрядженні за рубежем визначається у разі відрядження до країн, з якими встановлений прикордонний митний контроль, - за відмітками контрольно-пропускних пунктів Прикордонних військ України в закордонному паспорті (пп. 1.5 розд. 2 Інструкції № 59).

Звіт про використання грошових коштів заповнюється за формою, затвердженою наказом ДПАУ від 19.09.03 р. № 440. Повернемося до нашого прикладу і припустимо, що згідно зі звітом затрати на відрядження такі (див. таблицю):

Дата
 
Поряд-
ковий номер доку-
мента
 
Кому, за що і на підставі якого документа сплачено
 
Сума
 
Дт
 
09.01.05 р. -12.01.05 р.
 
1
 
Добові в межах установлених законодавчо норм без харчування (18 грн. х 2 дн.)
 
36,00
 
92
 
10.01.05 р. -11.01.05 р.
 
1
 
Добові в межах установлених законодавчо норм при одноразовому харчуванні, включеному в чек готелю (14,4 грн. х 2 дн.)
 
28,80
 
92
 
09.01.05 р. -12.01.05 р.
 
2
 
Добові, що перевищують установлені законодавчо норми (55,00 грн. х 4 дн.), ПДФО із суми - 28,60 грн.
 
191,40
 
92
 
09.01.05 р.




 
3


 
Проїзд за маршрутом "Дніпропетровськ - Київ" - залізничний квиток № 234512
 
53,59
 
92
 
ПДВ
 
7,18
 
641
 
4


 
Постільні речі - квитанція № 78945
 
11,66
 
92
 
ПДВ
 
2,34
 
641
 
12.01.05 р.




 
5


 
Проїзд за маршрутом "Київ - Дніпропетровськ" - залізничний квиток № 85241
 
53,59
 
92
 
ПДВ
 
7,18
 
641
 
6
 
Проїзд від готелю до місця проведення семінару і назад (1,0 грн. х 2 квитка х 2 дн.)*
 
6,00
 
921
 
10.01.05 р. -11.01.05 р.


 
7


 
Проживання в готелі (350 грн. х 2 дн.) - рахунок, касовий чек
 
595,83
 
92
 
ПДВ
 
104,17
 
641
 
11.01.05 р.



 
8



 
Телефонні переговори - квитанція
 
6,67
 
921
 
ПДВ**
 
1,33
 
641
 
Усього
 
1105,74
 

 
* Маршрут повинен бути узгоджений з керівником підприємства (пп. 1.7 Інструкції № 59).
** До звіту додається службова записка підзвітної особи з обґрунтуванням виробничої необхідності телефонних переговорів.
 

Терміни здачі звіту і повернення надмірно витрачених сум у нашому прикладі не порушені, оскільки граничний термін - третій банківський день, що настає за днем повернення з відрядження, - 17-е число.

Розрахунки за господарськими дорученнями

У нормативно-законодавчих документах немає заборони на видачу грошових коштів для виконання цивільно-правової дії не працівникові підприємства. Однак при видачі грошових коштів фізичній особі, яка не перебуває у трудових відносинах з підприємством, виникають уже не підзвітні, а договірні взаємовідносини, які регулюються ЦК (ст. 1000 - 1010), при цьому відповідальність за невиконання зобов'язань передбачена гл. 51 ЦК.

Підстава для видачі грошових коштів під звіт

Підставою для видачі грошових коштів під звіт на господарські потреби є завізований керівником підприємства рапорт або службова записка працівника про необхідність видачі грошових коштів для виконання певних цивільно-правових дій (придбання ТМЦ, отримання послуг сторонніх організацій тощо).

Оскільки при придбанні ТМЦ підзвітна особа виступає від імені підприємства, необхідно пам'ятати про обмеження готівкових розрахунків з одним підприємством (підприємцем) протягом одного дня за одним або декількома платіжними документами. На сьогодні обмеження становить 10 тис. грн. (постанова НБУ від 09.02.05 р. № 32).

ПРИКЛАД 2

Грошові кошти на придбання ТМЦ видаються завгоспу ТОВ "Світанок" Тимохіній Л. П.

Зразок

Директору ТОВ "Світанок"
Сидорову В. П.
завгоспа Тимохіної Л. П.

Службова записка

У зв'язку з ремонтом складських приміщень на склад № 1 необхідно придбати кодовий і навісний замки. Прошу видати в підзвіт 1 200 грн. для придбання замків на ринку. Копії прайс-листів і рахунків магазинів госптоварів додаю.

13.01.05 р.
 
Тимохіна Л. П.
(підпис)
 

Додавати до службової записки прайс-листи і рахунки магазинів треба, по-перше, для того, щоб надати керівникові інформацію для прийняття рішення, а по-друге, для обґрунтування звичайної ціни у разі закупівлі замків в особи, яка підпадає під визначення пп. 7.4.3 Закону про прибуток (СПД, що працюють на спрощеній системі оподаткування; фізичні особи - не СПД та ін.).

На підставі завізованої керівником службової записки бухгалтерією виписується видатковий ордер, за яким у нашому прикладі 13.01.05 р. Тимохіна Л. П. з каси підприємства отримала 1 200,00 грн.

Оформлення документів,
що підтверджують витрати

Документами, що підтверджують затрати підзвітної особи, є акти виконаних робіт, накладні на відпуск ТМЦ, банківські квитанції, квитанції до прибуткових касових ордерів, фіскальні касові чеки.

Увага! При витрачанні коштів на господарські потреби необхідно стежити за тим, щоб угоди здійснювалися від імені підприємства, яке представляє підзвітна особа, із вказівкою, що угода здійснена через таку-то фізичну особу (виняток - касові чеки, у яких така інформація не передбачена). Це особливо важливо при отриманні податкових накладних.

Видані на ім'я підзвітної особи податкові накладні не можуть бути враховані в податковому кредиті підприємства.

Якщо в накладних на придбаний товар як покупець виступатиме фізична особа, при перевірці така операція може бути розцінена як придбання ТМЦ цією фізичною особою з подальшим перепродажем їх підприємству (з усіма "прибутковими" наслідками, що випливають звідси, та із застосуванням звичайних цін). Однак якщо в документах ніде не буде фігурувати, що угода здійснена через таку-то фізичну особу, ці витрати буде складно співвіднести з конкретною підзвітною операцією.

Повернемося до нашого прикладу.

На ринку Тимохіна Л. П. придбала кодовий замок за ціною 1 000,00 грн. у приватного підприємця, який не є платником ПДВ, і навісний замок за 20,00 грн. у фізичної особи, яка не є СПД.

Приватний підприємець повинен видати розрахунковий документ, який ідентифікує його як продавця і відображає вартість покупки.

Продавець не зобов'язаний надавати покупцеві копії документів, що свідчать про сплату ним єдиного податку (лист ДПАУ від 19.07.02 р. № 2441/4/17-0515). Але оскільки відповідальність за утримання ПДФО покладається на покупця (пп. 20.3.2 Закону № 889), то саме покупець зацікавлений у тому, щоб у товарному чеку була вказана достовірна інформація, на підставі якої можна зробити висновок про необхідність утримання ПДФО (вид діяльності, серія, номер, термін дії Свідоцтва, орган ДПС, що його видав). Згідно з пп. 4.3.25 Закону № 889 не обкладаються ПДФО доходи, отримані самозайнятою особою, яка обрала спеціальну (спрощену) систему оподаткування (стосується тільки доходів, отриманих як результат того виду діяльності, який указаний у Свідоцтві).

Документом, що підтверджує факт купівлі навісного замка у фізичної особи, буде закупівельний акт. Форма закупівельного акта розроблена Міністерством економіки і наведена в додатку № 5 до Методичних рекомендацій (Наказ № 157). Свої вимоги до оформлення акта закупівлі ДПАУ виклала в Узагальнюючому податковому роз'ясненні № 53. Хоча наведені документи розроблені для випадку закупівлі сільгосппродукції, керуючись ними, пропонуємо оформляти закупівельний акт у такому вигляді.

Зразок

Затверджую
Директор ТОВ "Світанок"

 

Сидоров В. П.
(підпис)
 

Закупівельний акт № 11

14.01.05 р.
 
м. Дніпропетровськ
 

Мною, завгоспом Тимохіною Л. П., яка діє від імені та за дорученням ТОВ "Світанок", код ЗКПО 20245560,

на ринку м. Дніпропетровська, розташованому по вул. Червоноперекопській, 5, у Мироненка Сергія Вікторовича, ІНН 202647852, який проживає за адресою м. Дніпропетровськ, вул. Шевченка, б. 25, не зареєстрованого як суб'єкт підприємницької діяльності, здійснена закупівля таких ТМЦ:

№ п/п
 
Найменування продукції
 
Од. вим.
 
К-ть
 
Ціна, грн.
 
Сума, грн.
 
1.
 
Замок навісний, артикул 1457
 
шт.
 
1
 
20.00
 
20.00
 

Усього закупівля здійснена на суму 20,00 (двадцять) грн. 00 коп.

Податок з доходів фізичних осіб утриманий у сумі 2,60 грн.

Громадянинові Мироненку С. В. виплачено на руки суму 17,40 (сімнадцять) грн. 40 коп.)

Підписи сторін

Продавець

Мироненко С. В.
(підпис)
 
Покупець

Тимохіна Л. П.
(підпис)
 

У цьому випадку продавцеві на руки видається сума за вирахуванням ПДФО.

Утриманий податок підприємство, що видало гроші під звіт, повинне перерахувати до бюджету в терміни, визначені пп. 8.1.4 Закону № 889 (протягом банківського дня, що настає за днем такої виплати, у нашому прикладі не пізніше 17.01.05 р.).

Термін здачі звіту про використання грошових коштів і
повернення надмірно витрачених сум

Термін подання звіту та повернення надмірно витрачених сум, узятих на господарські потреби, як і в разі відрядження, визначений пп. 9.10.2 Закону № 889 та п. 2 Порядку № 440 - до закінчення третього банківського дня, що настає за днем, у якому підзвітна особа закінчує виконання окремої цивільно-правової дії. У нашому прикладі - до 19.01.05 р. включно (15-е, 16-е -вихідні дні).

Положенням № 637 (п. 2.11) дозволена видача грошових коштів під звіт на виробничі (господарські) потреби на термін не більше двох робочих днів, включаючи день отримання грошових коштів під звіт (винятком є видача грошей на закупівлю сільгосппродукції та заготівлю вторинної сировини - у цьому випадку термін становить 10 робочих днів) - у нашому прикладі це 14.01.05 р.

У нашому прикладі купівля замків відбулася в тому ж місті, у якому знаходиться підприємство. На практиці буває, що для придбання товарів направляють у відрядження (або під час відрядження виникає необхідність придбати ті чи інші товари).

Єдиним нормативним документом, у якому розглядається ця ситуація, є Положення № 637 (п. 2.11). Згідно із цим документом у випадку якщо підзвітній особі одночасно видані готівкові кошти на відрядження та для вирішення у відрядженні господарсько-виробничих питань, то термін, на який видані грошові кошти на господарські потреби, може бути продовжений до закінчення терміну відрядження. Більш конкретно граничний термін здачі звіту за витратами під час відрядження на господарські потреби вказаний ДПАУ в листі від 30.04.04 р. № 7941/7/17-3117 (продовжується до закінчення третього банківського дня, що настає за днем, у якому закінчується відрядження).

Нормативні документи не містять вимоги оформляти у цьому випадку два звіти: один - про використання коштів, виданих на відрядження, другий - про використання грошових коштів, виданих на господарські потреби. Однак через те що граничні терміни здачі надмірно взятих грошових коштів на відрядження і на господарські потреби різні, зручніше заповнювати два звіти.

Санкції за порушення термінів здачі звіту
та повернення надмірно витрачених
підзвітних сум

Види порушень і санкції, що застосовуються за ними, наведені в таблиці.


п/
п
 
Вид порушення
 
Розмір санкції
 
Підстава для нарахування санкцій
 
1.
 
Не використані на відрядження (на виконання цивільно-правової дії) грошові кошти здані в касу підприємства пізніше закінчення третього банківського дня, що настає за днем закінчення відрядження (закінчення виконання окремої цивільно-правової дії), але в поточному місяці
 
1. 15 % від не зданих у термін грошових коштів. Штраф утримується за рахунок підзвітної особи.
2. 25 % від не зданих у термін грошових коштів. Штраф утримується за рахунок підприємства
 
Пп. 9.10.3 Закону № 889
П. 1 Указу № 436
 
2.
 
Те ж порушення, але підзвітні суми здані з переходом на наступний місяць
 
Крім штрафів, наведених у п. 1, з підзвітної особи утримується податок з доходів фізичних осіб (13 % від не зданої в поточному місяці суми). Утриманий податок перерахунку не підлягає
 
Пп. 9.10.3 Закону № 889
 
3.
 
Невикористані грошові кошти, взяті на господарські потреби, здані в касу підприємства на другий або третій банківський день, що настає за днем закінчення виконання за дорученням цивільно-правової дії
 
1. 15 % не утримується.
2. 25 % від не зданих у термін грошових коштів. Штраф утримується за рахунок підприємства
 
Пп. 9.10.3 СЗакону № 889
П. 1 Указу № 436
 
4.
 
Не виданий аванс на відрядження
 
Адмінштраф
 
П. 1.11 Інструкції № 59, ст. 121 КЗпП, ст. 41 КУпАП
 
5.
 
Видача під звіт грошових коштів особі, яка не відзвітувала за раніше взятими в підзвіт сумами
 
25 % нововиданих під звіт сум
 
П. 1 Указу № 436
 
6.
 
Не наданий у термін звіт про використання грошових коштів
 
1. 25 % від не зданих у термін надмірно витрачених грошових коштів.
2. Адмінштраф на посадових осіб
 
П. 1 Указу № 436, ст. 164-2 КУпАП
 
7.
 
Не утриманий ПДФО при купівлі ТМЦ у фізичної особи, яка не є суб'єктом підприємницької діяльності, або в документах не відображений факт оплати суб'єктом підприємницької діяльності єдиного (фіксованого) податку
 
Підприємство повинне перерахувати податок за рахунок власних коштів у терміни, визначені пп. 8.1.4 Закону № 889-IV
 
Пп. 20.3.2 Закону № 889
 

У разі одночасного порушення термінів здачі звіту та термінів здачі готівки штраф сплачується один раз як 25 % від не зданої в термін суми.

Повернемося до нашого прикладу і припустимо, що Тимохіна Л. П. відзвітувала про використані грошові кошти 14.01.05 р., а не використані згідно зі звітом гроші вносила в касу підприємства таким чином:

14.01.05 р. - 55,00 грн.; 19.01.05 р. - 90,00 грн.; 03.02.05 р. - 37,60 грн.

Розглянемо, як відобразиться в бухгалтерському обліку операція із закупівлі замків на ринку за умови, що невикористані підзвітні суми були здані завгоспом з порушеннями граничних термінів.


п
/
п


 
Дата госпо-
дарської операції


 
Зміст господарської операції


 
Відображення в бухобліку
 
Обґрунтування


 
Дт
 
Кт
 
Сума
 
1.
 
13.01.05 р.
 
Видача грошових коштів під звіт для придбання ТМЦ
 
372
 
301
 
1200,
00
 
Службова записка підзвітної особи і дозвіл керівника
 
2.
 
14.01.05 р.
 
Утриманий ПДФО при закупівлі
 
372
 
685
 
2,60
 
Акт закупівлі
 
Граничний термін здачі надмірно взятих під звіт сум згідно із Законом № 889 - до третього банківського дня, що настає за днем, у якому придбані ТМЦ, - 19.01.05 р. (15, 16 - вихідні дні).
 
Граничний термін здачі надмірно взятих під звіт сум згідно з Положенням № 637 - протягом двох робочих днів, включаючи день отримання, - 14.01.05 р.
 
3.
 
14.01.05 р.
 
Повернення частини надмірно взятих сум
 
301
 
372
 
55,00
 
Прибутковий касовий ордер
 
4.
 
14.01.05 р.
 
Здача підзвітною особою авансового звіту, оприбуткування ТМЦ
 
221
 
372
 
1020,
00
 
Заповнений звіт, касовий чек, прибуткова накладна
 
5.
 
14.01.05 р.
 
Нарахування ПДФО при купівлі замка за 20,00 грн.
 
685
 
641
 
2,60
 
Буде відображене при здачі ф. № 1ДФ
 
6.
 
17.01.05 р.
 
Перерахований ПДФО до бюджету
 
641
 
311
 
2,60
 
Пп. 8.1.4 Закону № 889
 
7.
 
19.01.05 р.
 
Повернення надмірно витрачених сум
 
301
 
372
 
90,00
 
Прибутковий касовий ордер
 
8.
 
30.01.05 р.
 
Нарахування штрафу на підзвітну особу в розмірі 15 % від 37,60 грн.
 
301
 
372
 
5,64
 
Бухгалтерська довідка, пп. 9.10.3 Закону № 889
 
9.
 
30.01.05 р.
 
Утриманий штраф із заробітної плати
 
372
 
661
 
5,64
 
Бухгалтерська довідка
 
10.
 
30.01.05 р.
 
Нарахований податок з доходів фізичних осіб - 13 % від суми, що переходить на наступний місяць, за якою порушений термін повернення, тобто від 37,60 грн. з урахуванням коефіцієнта 1,1494
 
661
 
641
 
5,62
 
Бухгалтерська довідка, пп. 9.10.3 та п. 3.4 Закону № 889
 
11.
 
03.02.05 р.
 
Повернення надмірно витрачених сум
 
301
 
372
 
37,60
 
Прибутковий касовий ордер
 
12.
 
За ре-
зульта-
тами перевірки
 
Нарахований штраф на підприємство за перевищення встановлених термінів використання виданої під звіт готівки (25 % від 127,60 грн.)
 
946
 
641
 
31,90
 
Акт перевірки, п. 1 Указу № 436
 

Заповнення форми № 1ДФ

Зауважимо, що інформація до форми № 1ДФ заноситься:

- у разі виплати доходів при закупівлі товару у фізичної особи,

- при нарахуванні ПДФО на підзвітну особу - при порушенні термінів здачі надмірно витрачених сум.

При цьому:

- якщо доходи виплачені самозайнятій особі, то згідно з Порядком № 451 відображаються суми з ознакою доходу 42 (самозайнятою особою згідно зі ст. 1.19 розд. 1 Закону № 889 є фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності або особа, яка здійснює незалежну професійну діяльність);

- якщо дохід при придбанні ТМЦ виплачений не самозайнятій фізичній особі, ознака доходу 07;

- інформація про ПДФО, нарахований відповідно до пп. 9.10.3 Закону № 889, відображається з ознакою 16.

ДПАУ в листі від 21.04.04 р. № 3928/5/17-3116 рекомендує 15 %-вий штраф також відображати у формі № 1ДФ. I хоча утримання штрафних санкцій з підзвітної особи важко назвати її доходом, рекомендуємо читачам, які керуватимуться цим листом, у формі № 1ДФ указувати суму штрафу окремим рядком - у гр. 4а та гр. 4 "сума утриманого податку" з кодом доходу 16, залишивши гр. 3 та гр. 3а незаповненими.

___________________________

* ПДФО підлягає перерахуванню до бюджету в день видачі авансу на руки (пп. 8.1.2 Закону № 889).

Перелік документів

1. КЗпП - Кодекс законів про працю України від 10.12.71 р. № 322-VIII, зі змінами.

2. ЦК - Цивільний кодекс України від 16.01.03 р. № 435-IV, зі змінами.

3. Закон про застосування РРО - Закон України від 06.07.95 р. № 265/95-ВР "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування і послуг".

4. Закон про охорону праці - Закон України від 14.10.92 р. № 2694-XII "Про охорону праці".

5. Закон № 889 - Закон України від 22.05.03 р. № 889-IV "Про податок з доходів фізичних осіб".

6. Закон № 2505 - Закон України від 25.03.05 р. № 2505-IV "Про внесення змін до Закону України "Про Державний бюджет України на 2005 рік" та деяких інших законодавчих актів".

7. Указ № 436/95 - Указ Президента України від 12.06.95 р. № 436/95 "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки".

8. Постанова № 663 - постанова КМУ від 23.04.99 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон".

9. Наказ № 53 - Узагальнююче податкове роз'яснення "Про затвердження податкового роз'яснення про оподаткування доходів фізичних осіб, отриманих ними від продажу сільськогосподарської продукції", затверджене наказом ДПАУ від 29.01.04 р. № 53.

10. Наказ № 157 - наказ Мінекономіки від 17.06.03 р. № 157 "Про затвердження Методичних рекомендацій щодо впровадження національних положень (стандартів) бухгалтерського обліку у сфері громадського харчування та побутових послуг, гармонізованих з міжнародними стандартами".

11. Наказ № 614 - наказ ДПАУ від 01.12.2000 р. № 614 "Про затвердження нормативно-правових актів до Закону України "Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг".

12. Інструкція № 5 - Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Державного комітету статистики України від 13.01.04 р. № 5.

13. Інструкція № 17 - Інструкція про порядок видачі міністерствам та іншим центральним органам виконавчої влади, установам, організаціям, господарським об'єднанням і громадянам дозволів на право відкриття та функціонування штемпельно-граверних майстерень, виготовлення печаток і штампів, а також порядок видачі дозволів на оформлення замовлень на виготовлення печаток і штампів, затверджена наказом МВС України від 11.01.99 р. № 17.

14. Інструкція № 59 - Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.98 р. № 59.

15. Порядок № 440 - Порядок складання Звіту про використання грошових коштів, що надаються на відрядження або під звіт, затверджений наказом ДПАУ від 19.09.03 р. № 440.

16. Порядок № 451 - наказ ДПАУ від 29.09.03 р. № 451 "Про затвердження форми податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків, і сум утриманого з них податку (ф. № 1ДФ) та Порядку заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків, і сум утриманого з них податку".

17. Положення № 367 - Положення про порядок емісії платіжних карток і здійснення операцій з їх застосуванням, затверджене постановою Правління Національного банку України від 27.08.01 р. № 367.

18. Положення № 632 - Положення про ведення касових операцій у національній валюті, затверджене постановою Правління Національного банку України від 15.12.04 р. № 637.

19. Податкове роз'яснення № 633 - Податкове роз'яснення "Про застосування пункту 1.8 статті 8, пункту 9.12 статті 9 Закону України "Про податок з доходів фізичних осіб", затверджене наказом ДПАУ від 29.12.03 р. № 633.

Лідія Щербина,
бухгалтер-експерт фірми "Баланс-Клуб"