ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА АДМІНІСТРАЦІЯ УКРАЇНИ

ЛИСТ
26.11.2004 N 10729/6/17-3116

Щодо суми коштів, отриманих платником
податку на відрядження або під звіт

Відповідно до пп. 4.3.2 ст. 4 Закону України від 22.05.2003 р. N 889-IV "Про податок з доходів фізичних осіб" (далі - Закон) сума коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт, з урахуванням положень п. 9.10 ст. 9 Закону, не включається до складу загального місячного або річного оподатковуваного доходу платника податку і не відображається в його річній податковій декларації.

Згідно з нормами пп. 4.2.15 ст. 4 Закону ( 889-15 ) сума надміру витрачених коштів, отриманих платником податку на відрядження або під звіт та не повернутих у встановлені законодавством терміни, розмір якої розраховується відповідно до п. 9.10 ст. 9 Закону, є об'єктом оподаткування і включається до складу загального місячного оподатковуваного доходу платника податку.

Сума витрат платника податку на відрядження, що не включається до складу загального оподатковуваного доходу фізичної особи (не підлягає оподаткуванню ПДФО), розраховується згідно з пп. 5.4.8 ст. 5 Закону України "Про оподаткування прибутку підприємств" ( 334/94-ВР ), з урахуванням положень постанови КМУ від 23.04.99 р. N 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" та інших нормативних документів з цих питань.

Порядок видачі коштів під звіт регулюється постановою Правління НБУ від 19.02.2001 р. N 72 (із змінами і доповненнями, внесеними постановою НБУ N 62 , згідно з п. 2.15 якої видача готівкових коштів під звіт на відрядження здійснюється відповідно до чинних нормативно-правових актів України.

Згідно з Положенням про ведення касових операцій у національній валюті в Україні видача готівкових коштів під звіт провадиться з кас підприємств за умови звітування у встановленому порядку відповідної особи за раніше виданими під звіт сумами, тобто в разі подання до бухгалтерії звіту про витрачені (частково витрачені) кошти та одночасного повернення до каси підприємства залишку готівки, виданої під звіт. Звітування за одержані під звіт готівкові кошти здійснюється відповідно до чинного законодавства. У разі придбання працівником підприємства за власні готівкові кошти товарів (продукції, послуг) або використання цих коштів у відрядженні для потреб підприємства він звітує за витрачені кошти згідно з чинним законодавством.

Підставою для видачі працедавцем грошового авансу платнику податку на відрядження є наказ про службове відрядження, на основі якого оформляється посвідчення про відрядження, а підставою для видачі фізичній особі грошового авансу під звіт є письмове розпорядження керівника про отримання завдання підзвітною особою.

Сума коштів, отримана під звіт для здійснення окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх надала, не підлягає оподаткуванню ПДФО у сумі фактичних витрат платника податку, понесених на здійснення таких дій і підтверджених документально, а саме: фіскальними або товарними чеками, касовими ордерами, товарною накладною, іншими розрахунковими документами або договором, які ідентифікують продавця товарів (робіт, послуг) та визначають суму таких витрат.

Підпунктом 9.10.2 ст. 9 Закону ( 889-15 ) запроваджено єдині терміни звітування за коштами на відрядження або під звіт. Закон вимагає, щоб Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт (порядок складання Звіту затверджено наказом ДПАУ від 19.09.2003 р. N 440, було надано до закінчення третього банківського дня, наступного за днем, у якому платник податку: завершує таке відрядження або завершує виконання окремої цивільно-правової дії за дорученням та за рахунок особи, що надала кошти під звіт.

За наявності надміру витрачених коштів їх сума повертається платником податку у касу або зараховується на банківський рахунок особи, що їх надала, до або під час подання зазначеного звіту.

Звіт про використання коштів, наданих на відрядження або під звіт, складається фізичними особами, які отримали такі кошти на підприємствах усіх організаційно-правових форм або у фізичних осіб - СПД.

Відповідно до ст. 121 Кодексу законів про працю України ( 322-08 ) працівники мають право на відшкодування витрат і одержання інших компенсацій у зв'язку зі службовими відрядженнями.

Підприємство за наявності підтверджуючих документів (в оригіналі) відшкодовує витрати відрядженим працівникам на проїзд (включаючи перевезення багажу) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження, оплату вартості проживання у готелях, а також включення до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги тощо (пп. 5.4.8 п. 5.4 ст. 5 Закону N 334/94-ВР) .

Отже, якщо платник податку (фізична особа) для виконання цивільно-правової дії за дорученням замовника (підприємства) використав власні кошти, то при поданні звіту за наявності підтверджуючих документів такий замовник відшкодовує йому понесені витрати.

Заступник Голови С.Лекарь