Идеальная налоговая накладная

Наличие правильно заполненной налоговой накладной в налоговом учете очень важно, особенно для предприятия-покупателя, поскольку этот документ подтверждает право на налоговый кредит. Чтобы у наших читателей не возникало "проблем с налоговым кредитом", предлагаем еще раз рассмотреть порядок заполнения всех реквизитов налогового документа.

Общие положения

Налоговая накладная - отчетный налоговый документ, который составляется поставщиком - плательщиком НДС в двух экземплярах в момент возникновения налоговых обязательств по НДС. Оригинал накладной передается покупателю, а копия остается у продавца. Если же покупатель не является плательщиком НДС, то оба экземпляра остаются у продавца, поскольку предприятие-покупатель не имеет права на налоговый кредит.

Напомним, что налоговая накладная не выписывается в случаях:

- поставки товаров (работ, услуг), не являющихся объектом налогообложения;

- поставки товаров на сумму меньше 20 грн.;

- поставки товаров за наличные конечному потребителю (неплательщику НДС);

- выписки гостиничных счетов;

- поставки транспортных билетов;

- импорта товаров (работ, услуг).

Во всех остальных случаях продавец обязан составить налоговую накладную (пп. 7.2.3 Закона об НДС), которая должна содержать реквизиты, приведенные в пп. 7.2.1 Закона об НДС.

Реквизиты

Рассмотрим особенности заполнения всех реквизитов налоговой накладной.

Порядковый номер

Порядковый номер налоговой накладной должен соответствовать порядковому номеру записи в книге учета продаж (п. 3 Порядка № 165).

Выходит, что если предприятие-продавец не будет выполнять это требование, то к его должностным лицам может быть применен административный штраф за ведение налогового учета с нарушением установленных правил (п. 11 ст. 11 Закона № 509). Однако и соблюсти указанное требование не всегда возможно, поскольку налоговая накладная в случаях, указанных выше, не составляется, а вот в книге учета продаж все без исключения операции должны быть отражены - независимо от того, оформлялась налоговая накладная или нет. Поэтому за обоснованное несовпадение номеров записи в книге учета продаж и налоговой накладной админштраф не может применяться.

Порядковый номер в налоговой накладной, выписанной структурным подразделением или филиалом, указывают в виде дроби: в числителе - номер налоговой накладной; в знаменателе - код (номер, шифр), присвоенный этому филиалу головным предприятием.

Налоговые накладные, выписанные такими подразделениями, передаются головному предприятию для регистрации в книге учета продаж. Если же филиалу или структурному подразделению делегировано право ведения книги учета продаж, то такая накладная регистрируется в книге учета продаж данного подразделения.

Дата выписки

Дата выписки налоговой накладной должна совпадать с датой возникновения налоговых обязательств продавца (пп. 7.2.3 Закона об НДС). Такая дата определяется:

- в общем случае - по первому событию (пп. 7.3.1 Закона об НДС);

- при применении кассового метода - по дате получения средств (пп. 7.3.5 и п. 11.11 Закона об НДС);

- для посреднических операций - в особом порядке (п. 4.7 Закона об НДС);

- для поставки товаров на экспорт - по дате фактического вывоза (пп. 7.3.8 Закона об НДС);

- для финансовой аренды - по дате фактической поставки объекта аренды (пп. 7.3.4 Закона об НДС);

- для исполнителей долгосрочных контрактов - по дате увеличения валового дохода (пп. 7.3.7 Закона об НДС).

Если дата выписки налоговой накладной не будет совпадать с одной из названных дат, то продавец может понести наказание в виде уплаты админштрафа за ненадлежащее ведение налогового учета.

Подсказка для бухгалтера

Выписывая "опоздавшую" налоговую накладную, указывайте дату возникновения налогового обязательства, а не дату фактической выписки.

Название продавца и покупателя

Название юридического лица или физического лица - СПД продавца и покупателя должны соответствовать названиям, указанным в Свидетельстве плательщика НДС каждого из участников хозяйственной операции. При этом название указывают полностью, а организационно-правовую форму - сокращенно (ООО "Рассвет" или ООО "Світанок").

Налоговая накладная может быть заполнена на русском или на украинском языке (Письмо № 12846).

Если налоговая накладная оформляется филиалом. В поле "Продавец" вместе с названием головного предприятия указывают название филиала, которому предоставлено право выписки налоговых накладных.

Если филиал выступает в роли покупателя. В поле "Покупатель" приводят название головного предприятия и название филиала.

Если продавец и/или покупатель являются частными предпринимателями, то фамилия, имя, отчество пишутся полностью.

Если покупатель не является плательщиком НДС (в т. ч. нерезидент), то в поле "Покупатель" делается запись: "Поставка конечному потребителю" или "Экспортная поставка" (п. 8.1 Порядка № 165).

Налоговый номер

При выписке налоговой накладной продавец обязан заполнить поля: "Индивидуальный налоговый номер..." и "Номер свидетельства о регистрации плательщика налога на добавленную стоимость..." продавца и покупателя на основании свидетельств плательщика НДС каждого.

Если поставка товаров (работ, услуг) осуществлена неплательщику НДС (в т. ч. нерезиденту), то в строках "Индивидуальный налоговый номер покупателя", "Номер свидетельства о регистрации плательщика налога на добавленную стоимость покупателя" делается пометка "X" (п. 8.2 Порядка № 165).

Местонахождение

Необходимо указывать местонахождение СПД, отраженное в учредительных документах. Объясняется это тем, что государственная регистрация предприятия произошла именно по этому адресу. Если предприятие изменит место своего расположения, то об этом необходимо в определенные сроки сообщить в ГНИ.

Если налоговую накладную выписывают филиалы, которым делегировано право выписки таких накладных, то нужно указывать местонахождение этого филиала, а не головного предприятия.

Таким образом, в налоговых накладных нужно указывать юридический адрес продавца и покупателя.

Номера телефонов

Хотя среди обязательных требований Закона об НДС к заполнению налоговой накладной нет таких реквизитов, все же такие строки в налоговой накладной существуют и не следует их игнорировать. Если же у одного из предприятий временно нет телефонов - поставьте прочерк или напишите "нет".

Условия продажи

Эта строка также должна быть заполнена продавцом. Например: "Договор поставки № ... от ..."; "Договор поставки на условиях товарного кредита № ... от ...".

Форма проведенных расчетов

Заполняется в зависимости от условий продажи, то есть указывается: "бартер, наличный расчет, оплата с текущего счета, чек или др.".

Номенклатура товаров

В графе 3 необходимо указать полный перечень поставки товаров (работ, услуг) (п. 12 Порядка 165). И даже если он достаточно обширный, не следует ограничиваться только общим названием какого-либо вида товаров (например, запчасти, канцтовары, мебель и др.), поскольку это будет являться нарушением названной нормы Порядка.

Исключением является лишь тот случай, когда поставка имеет непрерывный или ритмичный характер при постоянных связях с покупателем. Например. Производитель осуществляет ежедневную поставку продуктов питания в магазин. Тогда может быть выписана сводная налоговая накладная - не реже одного раза в месяц и не позже последнего дня месяца в зависимости от периодичности оплаты (п. 17 Порядка № 165). В графе 3 этой накладной можно указать: "Согласно реестру" и приложить к накладной реестр товарно-транспортных накладных или других документов, подтверждающих поставку товаров (работ, услуг).

При частичной предоплате за неделимый товар продавцу следует указать в налоговой накладной название товара и процент полученного платежа. Например, при предоплате 50 % стоимости станка указываем: гр. 3 - станок; гр. 4 - шт.; гр. 5 - 0,5.

Если часть товара не имеет обособленной стоимости, то перечень частично поставленных товаров указывается в приложении № 1 к налоговой накладной, затем учитывается в общей сумме налоговых обязательств и в полной стоимости поставки (п. 15 Порядка № 165).

ПРИМЕР

В феврале ООО "Сирень" заключило договор № 12 от 08.02.05 г. о поставке ЧП "Ландыш" линии по производству соков с аппаратом вакуумной упаковки. Договорная стоимость линии - 600 тыс. грн. (в т. ч. НДС - 100 тыс. грн.). В этом месяце произведена поставка аппарата вакуумной упаковки, не имеющей обособленной стоимости, поскольку она входит в договорную стоимость всей линии. В марте отгрузили линию по производству соков и получили сумму оплаты в полном объеме от ЧП "Ландыш".

В феврале 2005 года необходимо оформить налоговую накладную и приложение № 1 на общую стоимость линии, то есть на сумму 600 тыс. грн. (в т. ч. НДС - 100 тыс. грн.). При этом необходимо заполнить приложение № 1 (за февраль и март) к налоговой накладной таким образом:

ДОДАТОК № 1 (фрагмент)
до податкової накладної № 15 ___від 08.02.05 г.
Дата 08.02.05 г. 199_ р.
(дата заповнення додатка)

ДОДАТОК № 1 (фрагмент)
до податкової накладної № 15 від 08.02.05 г.
Дата 10.03.05 г. 199_ р.
(дата заповнення додатка)

Цена поставки

В графе 6 указывают цену поставки каждой единицы товаров (работ, услуг) без учета НДС (п. 12.5 Порядка № 165).

Объемы продажи*

В зависимости от осуществленных операций указывается база налогообложения, которая определяется на основании п. 4.1 (а в 2005 году - на основании ст. 9 Закона о госбюджете - не ниже фактических расходов на приобретение, изготовление), п. 4.2 Закона об НДС и др.

Внимание!

В налоговой накладной не должны быть одновременно заполнены графа 10 и графы 7, 8 и 9. Объясняется это тем, что при одновременной поставке одному покупателю товаров (работ, услуг), которые облагаются НДС (по ставке 0 % и 20 %) и освобождены от налогообложения, выписываются разные налоговые накладные (пп. 7.2.3 Закона об НДС и п. 9 Порядка № 165).

Сумма налога

Сумму налога указывают в разделе VI в графах 7 и 11. Определяется она путем умножения общего объема поставки, отраженного в разделе V в этих же графах, на 20 %.

При осуществлении операций по поставке товаров (работ, услуг), облагаемых по ставке 0 % (на таможенной территории Украины или при экспорте), в графах 8 и 9 этого раздела указывают "ноль зачеркнутый”.

При поставке товаров (работ, услуг), которые освобождены от налогообложения, в графе 10 ставят отметку "Без НДС" с обязательной ссылкой на ст. 5 Закона об НДС.

Общая сумма средств с НДС

Отражается в графе 11 раздела VII. При осуществлении операций, облагаемых НДС по разным ставкам (0 % и 20 %), общая сумма средств определяется путем суммирования показателей граф 7 и 8.

Если налоговая накладная выписана только по операциям, облагаемым НДС по ставке 20 %, то в графу 11 следует перенести показатель из графы 7.

Аналогично переносятся в графу 11 объемы поставки по операциям, облагаемым НДС по ставке 0 %, - из графы 8 (или из графы 9); и по операциям, освобожденным от НДС, - из графы 10.

Дополнительные требования

Мы рассмотрели все реквизиты, которые должна содержать идеальная налоговая накладная. Однако есть дополнительные требования к налоговой накладной, определенные Порядком № 165, без которых налоговая накладная будет считаться неверно заполненной. А именно: единица измерения, количество, наличие печати и подписи.

Единица измерения товара

Этот показатель приводится в графе 4 и может быть выражен: в шт., грн., кг, м, см, м куб., см куб., л и т. п. (п. 12.3 Порядка № 165).

Количество (объем) поставки

Объем поставки товаров (работ, услуг) приводят в графе 5 (п. 12.4 Порядка № 165). Однако при поставке некоторых услуг (работ) невозможно определить их количество, поскольку измеряться они могут только в денежном выражении. В таком случае в графе 5 ставится прочерк (Письмо ГНАУ № 12846).

Печать и подпись

Все составленные экземпляры налоговой накладной подписываются лицом, уполномоченным осуществлять продажу товаров (работ, услуг) налогоплательщика, и скрепляются печатью продавца (ст. 18 Указа № 857 и п. 18 Порядка № 165). ГНАУ полагает, и не без оснований, что если налоговая накладная заверена штампом, то она считается недействительной (Письмо № 15736).

ГНАУ в своем Письме № 17621 рекомендует заверять налоговые накладные печатью, образец оттиска которой находится в банке вместе с образцами подписей. Но не исключает возможность их подтверждения простой круглой печатью "Для налоговых накладных".

Оба экземпляра налоговой накладной должны быть подписаны собственноручно лицом, уполномоченным налогоплательщиком осуществлять поставку товаров (работ, услуг), без использования аналогов собственной подписи (факсимильной подписи) (Письмо № 1699).

Если продавец будет соблюдать все правила заполнения налоговой накладной, то со стороны покупателей к нему не будет никаких претензий по поводу оформления налоговых накладных. А покупателю следует проверять все налоговые накладные, которыми он собирается подтвердить отражение определенной суммы НДС в составе налогового кредита. И тогда не будет проблем при налоговой проверке.

Если вы уже попали в неприятную ситуацию и работники ГНИ собираются вас наказать за заполнение налоговой накладной с несоблюдением установленных пп. 7.2.1 Закона об НДС и Порядком № 165 требований, то для защиты своих интересов можете сослаться на Постановление ВАСУ № 04-1/1-7/21. В нем сказано, что ни налогоплательщику, ни работникам ГНАУ не предоставлено право устанавливать недействительность документов, в частности налоговых накладных. В данном документе также сказано: "Право на налоговый кредит существует, в частности, по налоговой накладной, предоставленной продавцом, до тех пор, пока иное не будет установлено решением суда. Нарушение требований заполнения налоговой накладной в соответствии с нормами Закона об НДС и Порядка может быть основанием для признания такой накладной надлежащим доказательством уплаты налога и соответственно отнесения указанной в налоговой накладной суммы налога в. налоговый кредит".

Хотя, как говорится, береженого Бог бережет. Иными словами, предприятию лучше проверять правильность оформления налоговых накладных еще при их получении, нежели потом отстаивать перед налоговым инспектором свое законное право на наличие налогового кредита.

____________________

* В налоговой накладной, так же как и в книгах продажи и приобретения, слово "продажа" еще не заменено на слово "поставка".

Перечень документов

1. Указ № 857 - Указ Президента Украины от 07.08.98 г. № 857/98 "О некоторых изменениях в налогообложении".

2. Порядок № 165 - Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г. № 165.

3. Постановление ВАСУ № 04-1/1-7/21 - постановление Высшего Арбитражного Суда Украины от 28.04.2000 г. № 04-1/1-7/21 "О признании налоговой накладной недействительной".

4. Письмо № 1699 - письмо Госкомпредпринимательства от 19.03.04 г. № 1699 "Относительно использования факсимильной подписи".

5. Письмо № 12846 - письмо ГНАУ от 15.08.03 г. № 12846/7/15-23I7-22 "О разъяснении отдельных норм действующего законодательства по НДС".

6. Письмо № 15736 - письмо ГНАУ от 30.12.98 г. № 15736/10/16-1220-26 "О налоге на добавленную стоимость".

7. Письмо № 17621 - письмо ГНАУ от 26.11.99 г. № 17621/7/16-1220-27 "О налоге на добавленную стоимость".

Людмила Гавеля,
бухгалтер-эксперт фирмы "Баланс-Клуб"