Учет бланков строгого учета

ВОПРОС: В каком порядке ведется бухгалтерский учет приобретения и списания документов об образовании, студенческих, читательских, зачетных и трудовых книжек?

Какие из вышеперечисленных бланков строгого учета отражаются на субсчете 234 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности" и одновременно на забалансовом счете 08 "Бланки строгого учета"?

ОТВЕТ: Сразу отметим, что в Инструкции № 125 по учету запасов нет четких указаний относительно того, на каких субсчетах бухгалтерского учета следует отражать движение перечисленных в вопросе бланков документов.

Исходя из положений Инструкции 1987 года № 61 (приложение № 3), на практике для учета бланков документов об образовании, студенческих, читательских и зачетных книжек применяют субсчет 231 "Материалы для учебных, научных и прочих целей". Иногда в таких случаях используют также упомянутый в вопросе субсчет 234 "Хозяйственные материалы и канцелярские принадлежности". Тут же заметим, что не все отражаемые на субсчетах 231 либо 234 бланки документов, используемых в учебных заведениях, можно отнести к бланкам строгого учета. Таковыми являются лишь документы об образовании, которые отнесены к бланкам строгого учета Постановлением № 1260 (п. 2).

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним - это тоже бланки строгого учета (п. 7.2 Инструкции № 58), но субсчета, предназначенные для учета запасов, при отражении движения этих бланков не используются. Планом счетов № 114 для этой цели отведен субсчет 331.

Какого-либо особого порядка отражения в бухгалтерском учете операций по приобретению и выдаче бланков документов, отражаемых на счетах класса 2, Инструкция № 125 не предусматривает. Так же как и для остальных запасов, основанием для отнесения на затраты учреждения стоимости таких бланков являются документы, подтверждающие их расходование (накладные, ведомости, акты списания и т. д.). Аналогичным образом относится на расходы учреждения и стоимость бланков трудовых книжек.

Что касается необходимости одновременно отражать движение бланков строгого учета на перечисленных выше субсчетах и забалансовом счете 08, то ни План счетов № 114, ни Инструкция № 125 таких указаний не дают.

Каково мнение редакции по этому вопросу? Само название "забалансовые счета" (к их числу относится и счет 08) уже говорит о том, что отражаться на них должны активы учреждения, не учтенные в валюте баланса. С этой позиции нелогичной оказывается ситуация, когда активы (в том числе и бланки рассматриваемых документов строгого учета) отражаются по одной и той же стоимости одновременно на балансовых и забалансовых счетах, то есть имеет место двойной учет.

Возможно, в перспективе эта или другая точка зрения относительно отражения в учете операций с бланками строгого учета будет учтена в соответствующих нормативных документах. Но на сегодняшний день данный вопрос регулируется только Письмом № 9104 (опубликовано в нормативном блоке этого номера на с. 15), где однозначно сказано, что стоимость таких бланков одновременно отражается и в балансовом учете, и на забалансовых счетах.

Перечень документов

1. Постановление № 1260 - Постановление КМУ от 12.11.97 г. № 1260 "О документах об образовании и ученых званиях".

2. Инструкция № 58 - Инструкция о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденная приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины, Министерства социальной защиты Украины от 29.07.93 г. № 58.

3. Инструкция № 61 - Инструкция по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на Государственном бюджете СССР, утвержденная приказом Министерства финансов СССР от 10.03.87 г. № 61.

4. Инструкция № 64 - Инструкция по учету основных средств и прочих необоротных активов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства Украины от 17.07.2000 г. № 64.

5. Инструкция № 125 - Инструкция по учету запасов бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства Украины от 08.12.2000 г. № 125.

6. План счетов № 114 - План счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, Порядок применения счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденные приказом Главного управления Государственного казначейства Украины Министерства финансов Украины от 10.12.99 г. № 114.

7. Письмо № 9104 - Письмо Госказначейства Украины от 18.10.04 г. № 07-04/2119-9104 "Относительно учета бланков строгого учета".

Елена Качковская,
бухгалтер-эксперт фирмы "Баланс-Клуб"