Особенности командировок за рубеж за счет бюджета

Быть бюджетной организацией (полностью или частично) и при этом расходовать деньги на командировки за рубеж - это вполне реально. Участие в международных конференциях, обмен культурным наследием, изучение иностранного опыта госрегулирования в бюджетной сфере - чем не повод для государства показать свою щедрость? Но все не так просто. Любые благие намерения сходят на нет, когда речь заходит о валюте.

Испортилось настроение? Путь командировки за рубеж кажется тяжелым и тернистым? Не переживайте, ведь мы - с вами. Мы проведем вас по нему, и в этом нам поможет Инструкция о командировках.

Мы не собираемся ознакомлять вас с порядком включения расходов на подобные командировки в сметы доходов и расходов, только скажем, что над данным документом "колдуют" квалифицированные специалисты бюджетных учреждений. И поэтому в каждой бюджетной программе, которая предусматривает необходимость выезда за рубеж, обоснованы запланированные средства на такие расходы.

Не будем углубляться в самом начале в законодательство, лучше рассмотрим пример. Представим, что от департамента госрегулирования (г. Марсель, Франция) пришло приглашение на международную конференцию по обмену опытом относительно пенсионного обеспечения граждан. Согласитесь, чтобы узнать точное содержание и условия приглашения, не помешает получить его грамотный перевод. Для этого можно обратиться (за определенную плату) в бюро переводов Торгово-промышленной палаты Украины или в другую компетентную структуру.

Далее руководитель учреждения должен выбрать лицо, которое примет участие в конференции (им стал госслужащий 4-го ранга). В результате руководитель издает приказ о направлении его в командировку с соответствующей целью сроком, предположим, с 19 по 22 июля текущего года.

А теперь расскажем об одной из важных составляющих направления в командировку (в том числе и за рубеж): учреждение обязано обеспечить командированного средствами на текущие расходы (т. е. авансом). Здесь есть некоторые нюансы. Для выезда за пределы государства аванс рассчитывают "в размерах согласно установленным нормам" (п. 1.2 разд. II Инструкции о командировках).

Средства на командировку за рубеж выдаются работнику:

- или в национальной валюте страны, куда он поедет (в нашем случае - в евро, так как он отправляется во Францию);

- или в свободно конвертируемой валюте (см. перечень в Классификаторе инвалют).

Важно! Аванс на командировку за рубеж не выдают в гривнях, иначе будет нарушено законодательство о труде и нарушителей (директора или главного бухгалтера) оштрафуют. На сколько - можно узнать из ст. 41 КоАПа* (ведь это административное правонарушение).

Аванс или вручают наличными, или перечисляют на картсчет в банке. Хотя последнее надежнее и удобнее, чаще все-таки выбирают первый способ.

Но чтобы выдать валюту наличными, прежде всего нужно иметь валютный счет в банке. Об этом читаем в п. 1 ст. 6 Декрета о валютном регулировании: юрлица проводят операции с инвалютой в Украине через уполномоченные банки. Из-за этого возникает вопрос: в каком банке бюджетному учреждению открыть валютный счет? Дело в том, что приказом № 49 утвержден перечень банков Украины, которые Госказначейство привлекает к кассовому обслуживанию. Но, на наш взгляд, в указанных банках берут наличные на зарплату, командировки и хозяйственные нужды, для чего используют чеки на получение наличности. А чтобы получить валюту, понадобится заявка-поручение на осуществление расходов в иностранной валюте, форма которой утверждена Порядком № 89 (приложение № 36). Поэтому мы считаем, что бюджетные учреждения самостоятельно выбирают уполномоченный банк (конечно, он должен иметь лицензию Нацбанка Украины на торговлю инвалютой).

В заявке-поручении, о которой идет речь, должны содержаться следующие сведения:

- название распорядителя бюджетных средств;

- номер регистрационного/специального регистрационного счета;

- цель использования валюты;

- срок использования инвалюты по назначению. Вместе с заявкой подают документы, подтверждающие необходимость валютных операций (договоры, приглашения); реестры обязательств и платежные поручения на возмещение с регистрационного счета гривневого эквивалента перечисленных средств в инвалюте.

Пришло время сообщить, каков лимит валюты на командировку на одного работника. Ограничение определено в Правилах использования наличной инвалюты:

- для оплаты суточных и расходов на найм жилья за рубежом выдают наличность из кассы учреждения в сумме, не превышающей 300 долл. США наличными в сутки;

- для обеспечения транспортных расходов - до 1000 долл. США.

Как видим, ограничение установлено в долларах США, но аванс могут выдать и в любой другой инвалюте. Тогда рассчитывают эквивалент вышеуказанных сумм через кросс-курс гривни к инвалюте.

Осталось забрать валюту в кассе банка, для чего оформляют доверенность - чаще всего на кассира учреждения.

И помните: инвалюту за рубеж вывозят по определенным правилам (п. 2.1 Инструкции о перемещении валюты). Начнем со стартовых сумм: инвалюту наличностью на сумму до 3000 долл. США следует устно декларировать таможенному органу. С суммой от 3001 до 10000 долл. США все сложнее. Прежде всего здесь придется взять в банке справку по форме 01с каждому, кто перевозит вышеуказанную сумму. И еще одно: данное количество валюты обязательно отражают в таможенной декларации.

Однако может случиться и такое, что работник получил аванс на командировку за рубеж, но не выехал по уважительным причинам. Тогда он должен в течение 3-х рабочих дней после дня, когда принял решение об отмене поездки, возвратить в кассу учреждения аванс в тех денежных единицах, в которых он был выдан (п. 1.14 разд. II Инструкции о командировках).

На оплату каких расходов предназначен аванс? Тех же, что и при командировке по Украине: на проезд, проживание, суточных и пр. Между прочим, для работников бюджетных учреждений есть некоторые ограничения (о них - ниже). Остановимся более подробно на каждом виде расходов.

Суточные и все, что с ними связано

Норма суточных расходов зависит от страны командировки. Их исчисляют в ее валюте или долларах США исходя из приложения к постановлению № 663. Во внимание принимают все дни нахождения в командировке и отдельно - день въезда и приезда. В нашем примере суточные будут составлять 200 долл. США (4-ро суток х 50 долл.).

Если в приказе будет признана необходимость нахождения в один день командировки в нескольких странах, для расчета суточных берут среднеарифметическую величину. Например, в один и тот же день планируют посетить Польшу и Германию. Тогда суточные будут равны 44 долл. США ((38 долл. + 50 долл.): 2).

Если же на разные страны отведено несколько дней, то суточные исчисляют по норме для каждой страны отдельно. Причем дни начинают отсчитывать со дня пересечения границы каждой страны. Так, работник с 19 по 20 июля находился в Беларуси (суточные - 2-е суток х 25 долл.). 20-го выехал в Россию, где был с 21 -го по 25-е июля (суточные - 4-ро суток х 37 долл.). 25-го -он уже в Финляндии, где жил до 27-го числа (суточные - 3-е суток х 41 долл.). Значит, работнику причитается в общем 321 долл. США.

Несколько слов о командировках в две или более стран - участниц Шенгенского соглашения. При пересечении границ между ними отметок в загранпаспорте не ставят. Отметка будет только одна - при въезде в первую страну. Следовательно, начиная со второй страны придется воспользоваться датами из транспортного билета или из счета гостиницы. Если их там нет, то основанием для выплаты суточных будут отметки в удостоверении о командировке командирующей и принимающей сторон.

Похожая ситуация и со странами, с которыми не установлен (или упрощен) пограничный таможенный контроль (например, ближнего зарубежья). Здесь отметок в паспорте также не делают, поэтому, выплачивая суточные, следует руководствоваться отметками в удостоверении о командировке. Отдельно нужно вспомнить об остановках в пути в такие страны, поскольку это влияет на порядок возмещения суточных.

Предположим, командированному, который следует по Украине в страну с упрощенным таможенным контролем, крайне необходимо пересесть на другое транспортное средство или остановиться в гостинице. В данном случае суточные за время в пути рассчитывают по нормам, установленным для Украины. То же происходит и при остановке по пути домой.

Совсем не так возмещают суточные, когда откомандированный за рубеж делает на территории Украины несколько пересадок на другое транспортное средство. Со дня последней из них (или выбытия из гостиницы) суточные рассчитывают по нормам, установленным для командировок за рубеж. Тот же порядок применяют и при возвращении в Украину ко дню первой пересадки на другое транспортное средство (или остановки в гостинице).

Если же пересадок или остановок не было, суточные за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия, возмещают по нормам, установленным для командировок за рубеж, что вполне логично. При этом во всех случаях за день возвращения на родную землю суточные уплачивают по норме последней страны командировки.

А теперь время поднять "вкусную" тему - питание. Есть два варианта. Первый - бесплатное питание. Это когда оно указано в приглашении (отдельной строкой) или включено в счет гостиницы или проездной билет, но конкретная его стоимость неизвестна. Как быть с суточными? Поскольку они идут не только на питание, но и на удовлетворение других индивидуальных потребностей лица, определенную сумму ему все-таки придется выдать. Разумеется, сумма зависит от количества приемов пищи. Один бесплатный раз дает право на 80% суточных, два раза - на 55%, три раза - на 35% (абз. "г" пп. 2.1.2 раздела II Инструкции о командировках).

Второй вариант - стоимость питания указана в документах. Тогда уплаченную за него сумму возмещают за счет суточных, рассчитанных по норме.

Когда принимающая сторона обеспечивает командированного дополнительными валютными средствами в виде компенсации текущих (кроме расходов на проезд и жилье) или суточных расходов, все происходит аналогично. Тогда суточные тоже уменьшают на сумму дополнительно предоставленных средств. Если их сумма больше суммы суточных или равна ей, с последними можно попрощаться. Но что делать с тем, когда фактические расходы на питание и дополнительно полученные валютные средства превышают предельные нормы из постановления № 663? Если с разрешения руководителя учреждения работнику возместят такие перерасходы (т. е. объем сметы по КЭКР 1140 допускает интересующую нас выплату), значит, есть все основания из суммы превышения удержать налог с доходов физлиц. Что подтверждает и письмо № 3928.

Не разрешено возмещать то, что уплачено за алкогольные напитки, табачные изделия, зрелищные мероприятия, а также чаевые, за исключением случаев, когда их суммы включают в счет на основании законов страны пребывания.

А сейчас поговорим об одном специфическом виде выплат. Отдельные категории работников (члены Правительства, госслужащие 1 - 5 рангов и соответствующего дипломатического ранга, члены и руководители делегаций, которые выезжают за рубеж на международные переговоры) имеют дополнительные привилегии: получают надбавки к нормам суточных (независимо от страны командировки), рассчитанные в инвалюте согласно Размерам надбавок. Вот и в нашем примере работник - госслужащий 4 ранга должен получить надбавку в 60 долл. (4-ро суток х 50 долл. США х 30%).

Но есть обстоятельства, при которых суточные вообще не выплачивают. Это форс-мажор: когда работник задержался в командировке без уважительных причин. Однако он потеряет за время задержки не только суточные - еще и зарплату, возмещение расходов (в том числе и на найм жилья), кроме расходов на проезд. Также не положены суточные, если в удостоверении о командировке отсутствуют надлежащие отметки о выбытии и прибытии работника (в тех случаях, когда они там должны быть).

Сделаем ударение и вот на чем. Как узнать фактическое время пребывания за рубежом?

Сначала - командировки в страны, с которыми функционирует полный пограничный контроль: у граждан проверяют документы на право пересечения границы, осматривают транспортные средства, грузы и прочее имущество, потом пропускают их через государственную границу Украины (Положение № 61). Получается, пребывание за рубежом можно определить по отметкам контрольно-пропускных пунктов Пограничных войск Украины в заграничном паспорте или заменяющем его документе. Вернувшись в учреждение, работник прилагает к отчету заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц своего заграничного паспорта с отметками о пересечении границы и визой страны командировки (при командировке в страны, с которыми действует визовый режим).

Пересечение границы стран, с которыми нет пограничного контроля или он упрощен, минимизирует пограничные условности. При предъявлении заграничного паспорта отметку о выезде из Украины и въезде на ее территорию проставят только пограничные службы Украины. Далее полномочия паспорта заканчиваются. Двигаясь по маршруту, не забывайте на удостоверении о командировке делать отметки о прибытии в организации, фирмы, на которых работник собирается выполнять поставленную перед ним задачу, и выбытии из них.

Причем если выезжают в командировку за рубеж и возвращаются в Украину в один и тот же день, его считают одним днем командировки.

Проезд и все, что с ним связано

Сначала скажем, что все подтверждающие документы (счета, квитанции, проездные билеты и т. п.) должны быть в оригинале.

Кроме стоимости билетов в обоих направлениях, в стоимость проезда относят:

- комиссионный сбор за предварительный заказ билетов и страхование пассажирских перевозок;

- оплату аэропортных сборов и пр.

Пускай вы решили путешествовать на самолете. Тогда запомните: ваше место в салоне эконом-класса. На оплату 1-го и бизнеса-класса нужно разрешение руководителя учреждения.

Что касается приобретения авиабилетов для командированных за рубеж работников министерств, других центральных и местных органов государственной исполнительной власти, государственных предприятий, учреждений и организаций, то здесь есть определенные ограничения. Преимущество следует отдавать исключительно рейсам украинских авиакомпаний. В порядке исключения, когда в день вылета в командировку в другую страну и обратно украинские авиакомпании не выполняют рейсов за рубеж, можно приобрести авиабилет на рейсы иностранных авиакомпаний (п. 1 постановления № 963).

Железнодорожный транспорт - почти весь в вашем распоряжении (кроме мягких вагонов). Стоимость проезда по железным дорогам в странах Азии и Африки определяют по тарифам 1 -го класса.

Между прочим, деньги, уплаченные за пользование постельным бельем в поездах, возмещают согласно подтверждающим документам.

Преодолеть расстояние можно и водным транспортом, но по тарифу 2-го или туристского класса. Каюты, которые оплачивают по 1 - 4 группам тарифных ставок на судах морского флота, или 1 -и и 2-й категорий на судах речного флота берут только с разрешения руководителя.

По автодорогам можно путешествовать как автотранспортом общего пользования (по тарифу 2-го класса), так и служебным автомобилем (если позволяет смета). В последнем случае нужно иметь надлежащий документ, то есть маршрут, утвержденный руководителем учреждения, и путевой лист. Разумеется, автомобиль в командировке - чуть ли не самый удобный транспорт, но требует определенных расходов. Если есть подтверждающие документы, вам возместят и расходы на горюче-смазочные материалы в соответствии с нормами за километр пробега и расходы, связанные с техническим обслуживанием, стоянкой и парковкой служебного автомобиля, сбора за проезд по грунтовым, шоссейным дорогам и водным переправам.

Помните: вам вернут средства за проезд (в том числе и за перевозку багажа) до вокзала, аэропорта или пристани (если они расположены за пределами города) и обратно, а также за проезд по месту командировки на городском транспорте (рейсовые автобусы, метро, троллейбусы, трамваи и т. п. (кроме такси)).

Еще немного о комфорте проезда. В стоимость билета входит стоимость перевозки багажа в пределах нормы (по весу и габаритам). Перевозку багажа до 30 кг учреждение оплатит если есть разрешение руководителя.

Проживание и все, что с ним связано

Перед тем, как выехать за рубеж, не помешает забронировать место в гостинице. Но не превысьте тариф - не больше 50% стоимости места за одни сутки. Так, норма на проживание во Франции составляет 132 долл. Отсюда бронирование - 66 долл. В нашем примере расходы на проживание в целом равны 594 долл. США (132 долл. X 4 суток + 66 долл. ).

Предельные нормы стоимости жилья установлены с учетом расходов на пользование телефоном местной связи, холодильником, телевизором (кабельное вещание выделяют отдельной строкой) и других расходов (кроме бытовых).

Если хотите пристойно выглядеть, не обойтись без бытовых услуг. В нормативных документах речь идет о возмещении и таких потребностях. Стоимость стирки, чистки, починки и глажки одежды, белья, обуви должна быть включена в счет гостиницы отдельной строкой. Но и здесь видим ограничение. Например, за три дня проживания вы получите 120 долл. США суточных. А вот отдать за бытовые услуги сможете не более 10% от этой суммы, то есть 12 долл.

Прочие расходы

К ним относятся:

- служебные телефонные переговоры. Лучше перед выездом согласовать их предельный размер в приказе руководителя и соблюдать его в командировке;

- комиссионное вознаграждение в случае обмена валюты по месту назначения;

- расходы на оформление загранпаспортов и виз (разрешений на въезд);

- обязательное страхование;

- любые сборы и налоги, подтвержденные документами.

Все вышеперечисленные расходы необходимо максимально предусмотреть в заявке на получение валютной наличности. Иначе денег может не хватить, что приведет к неприятностям в зарубежной стране, и, как следствие, - к трудностям на пути достижения цели командировки.

Кстати, часто спрашивают: можно ли в заграничной командировке пустить инвалюту на приобретение каких-либо материальных ценностей (зачастую литературы) или услуг (доплата за публикацию в научном сборнике или за участие в профессиональной олимпиаде и т. д.). По этому поводу нужно проинструктировать откомандированное лицо заранее: согласно п. 4.12 Правил использования наличной инвалюты наличная инвалюта, которую юрлица-резиденты получили в уполномоченном банке, идет исключительно на цели, на которые она получена. То есть на оплату суточных, расходов на наем жилья, транспортных и т. д. Почему? Потому что ст. 7 Декрета о валютном регулировании свидетельствует: инвалюту можно использовать в расчетах между резидентами и нерезидентами как средство платежа в рамках торгового оборота. Но подчеркиваем, подобные расчеты осуществляют через уполномоченные банки, то есть только в безналичной форме. Исключение - операции по эксплуатационному обеспечению транспортных средств (например, покупка топлива), если по приказу откомандированному предоставлен служебный автомобиль (гл. 4 разд. III Инструкции о перемещении валюты).

Покупка валюты

В п. 2 Порядка уплаты пенсионного сбора читаем: юрлица, которые приобретают безналичную валюту за гривни, уплачивают сбор на обязательное государственное пенсионное страхование. Сумму сбора - 1,5% от суммы в гривнях, израсходованной на покупку валюты, - прописывают в заявке на куплю-продажу безналичной валюты отдельной строкой. А перечисляя средства на покупку инвалюты, предоставляют банку платежное поручение, по которому сумма взносов попадает на счет Пенсионного фонда, где учреждение состоит на учете как их плательщик.

Итак, заявка сформирована, пенсионный сбор учтен, что же далее? А далее, чтобы осуществить операции в инвалюте, учреждение как распорядитель бюджетных средств открывает счет в банке, после чего подает в Госказначейство соответствующую справку. Проведение расходов в инвалюте осуществляют согласно порядку № 89.

Чтобы приобрести инвалюту на межбанковской валютной бирже, учреждение подает в Госказначейство заявку и платежное поручение на перечисление средств в национальной валюте и подтверждающие документы: приглашение, контракт, реестр обязательств и пр.

Отчет о командировке

Вернувшись из командировки, работники составляют отчет. Отчет - это святое. Он требует внимания, точности и определенного опыта. С 1 января текущего года применяют "Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет", форма и порядок заполнения которого утверждены приказом № 440. Чтобы подтвердить целевое использование средств, согласно п. 5 постановления № 698 к данному документу прилагают письменный отчет произвольной формы о результатах командировки с соответствующими заключениями. На нем руководитель подразделения или учреждения может проставить: "Целевое использование средств подтверждаю". Тогда у проверяющих не останется никаких сомнений.

А что у нас со сроками предоставления отчета? Пункт 1.10 Инструкции о командировках гласит: "В течение трех рабочих дней после возвращения из командировки работник обязан предоставить авансовый отчет об израсходованной в связи с командировкой сумме".

Но случается, что в командировке использовали не всю сумму полученного аванса. Имеем остаток неиспользованных средств (этот обычный для нас термин в законодательных документах превратился в "излишне израсходованные средства"). Как быть?

Обратимся к пп. 9.10.2 Закона № 889: "их сумма возвращается налогоплательщиком в кассу или зачисляется на банковский счет налогового агента налогоплательщика, который их предоставил, до или во время предоставления указанного отчета".

Еще несколько слов на эту же тему. Когда сумма излишне израсходованных средств поступила после предельного срока, но не позднее отчетного месяца, на который приходится последний день такого предельного срока, то откомандированное лицо уплачивает штраф в размере 15 процентов суммы таких излишне израсходованных средств. Если сумму излишне израсходованных средств не вернули и в течение отчетного месяца, на который приходится такой предельный срок, то данная сумма подлежит обложению налогом с доходов физических лиц по ставке 13% с учетом коэффициента 1,1494 (на основании пп. 3.4 Закона о доходах). Но не все так пессимистично. До конца текущего года согласно п. 22.2 Закона о доходах плательщики налога с доходов физических лиц освобождаются от уплаты штрафов и пени по доходам, полученным в 2004 году (но не освобождаются от уплаты налога с доходов физических лиц).

Но бывают случаи, когда для окончательного расчета за командировку учреждение будет должно работнику некоторую сумму. Тогда работнику выплачивают дополнительные средства. Хотя долг рассчитывают в валюте, но выплату осуществляют в гривнях по валютному курсу на день погашения задолженности. На эту операцию отводятся те же три дня, что и на составление отчета.

Приведем еще одну ситуацию. Работнику выдали аванс в долларах США. По месту командировки (допустим, Германия) он в обменном пункте обменял их на евро, но не взял подтверждающего документа. Для признания расходов в евро выясняют кросс-курс одной валюты к другой по валютному курсу на день утверждения отчета о командировке. Например, 5 июля был выдан аванс по нормам в сумме 1000 долл. США, что равно 5319,90 грн. Отчет предоставили 16 июля на сумму 850 евро. Курс 100 евро на эту дату - 658,0369, а 100 долларов - 531,79 грн. Их соотношение - 1,2374. По определенному кросс-курсу исчислим расходы в командировке в долларах США: 850 х 1,2374 = 1051,79. Перерасход составил 51,79 доллара. Работнику возмещают его в сумме 275,41 грн. (51,79 долл. х 5,3179 грн.).

Нельзя не рассказать о вынужденной задержке в командировке по уважительным причинам. Все они (заболевание, отсутствие транспортных билетов, отмена авиарейсов, ремонт транспортного средства или другие причины, не зависящие от работника) должны иметь подтверждающие документы в оригинале, о чем лучше позаботиться заранее на месте событий.

После того как откомандированный работник прибыл к месту постоянной работы, он прежде всего (до составления отчета) подает на рассмотрение руководителю докладную записку, где аргументирует обстоятельства задержки и инициирует продление срока командировки по уважительным причинам. На основании записки руководитель учреждения издает приказ или распоряжение об удовлетворении обращения работника. Иначе говоря, устанавливает новые сроки командировки, но с учетом того, что общий срок командировки за рубеж не может превышать 60 календарных дней.

До недавнего времени достаточно актуальным для работников бюджетных учреждений оставался вопрос относительно излишне израсходованных средств на наем жилья. В соответствии с п. 1.19 Инструкции о командировках расходы свыше установленных норм возмещают с разрешения (согласования) руководителя учреждения в письменной форме произвольного содержания согласно подтверждающим документам. Так в чем же дело? Как утверждает пп. 4.2.9 "г" Закона о доходах, "суммы денежного... возмещения любых расходов или потерь налогоплательщика, кроме подлежащих обязательному возмещению согласно закону за счет бюджета", служат основанием для начисления налога. Отсюда можно сделать вывод: расходы в командировке по нормам Инструкции о командировках и постановления № 663 необходимо возместить и их не облагают налогом с доходов физических лиц. А суммы возмещения перерасхода подпадают под налогообложение.

И ситуацию прояснило письмо № 31. Мы разделяем его мнение: "Указанные расходы на проживание... не являются излишне израсходованными средствами и не должны включаться в состав совокупного месячного (годового) налогооблагаемого дохода такого плательщика налога с доходов физических лиц".

Добавим, что 6 июля текущего года изменился абзац второй п. 7 постановления № 663. С тех пор он имеет такое содержание: "расходы, возмещенные согласно абзацу первому этого пункта, не являются излишне израсходованными средствами".

Напомним, какие это перерасходы:

- проезд по условиям элит-класса;

- наем жилого помещения;

- перевозка свыше 30 килограммов багажа и т. п.

Все другие сверхрасходы, по нашему мнению, облагают налогом с доходов физических лиц в общем порядке (как мы писали выше - суточные).

В том случае, когда перерасход осуществил сам руководитель, разрешение он предоставляет самому себе. То есть издает распоряжение-разрешение на возмещение понесенных расходов.

Валютный курс

Учитывают поступление и использование средств в иностранной валюте, руководствуясь Порядком № 126.

Бухгалтерский учет операции в иностранной валюте ведут в национальной валюте Украины, пересчитывая сумму иностранной валюты по валютному курсу и одновременно отражая операции в инвалюте.

Одна из проблем учета операций в иностранной валюте - момент определения валютного курса. А это курс денежной единицы Украины к денежной единице другой страны, установленный Национальным банком Украины.

В п. 5 Порядка № 126 есть существенное положение: "Первичное признание операций, проведенных в иностранной валюте, в бухгалтерском учете пересчитывается в национальную валюту Украины с применением валютного курса на дату осуществления операции (дата признания актива, обязательства, дохода и т. п.)".

До внесения изменений в постановление № 663 в июле текущего года п. 2 примечаний к приложению предусматривал применять курс гривни к иностранным валютам на день составления сметы командировочных расходов. Это немного не соответствовало вышеупомянутому Порядку.

Ситуация изменилась с внесением поправок. Теперь в п. 2 примечаний к приложению читаем: "Обеспечение работников средствами в случае командировки за пределы Украины осуществляется согласно установленным нормам возмещения командировочных расходов или в эквиваленте этих сумм в иностранной валюте (в валюте страны командировки или в свободно конвертируемой валюте) по официальному курсу гривни к иностранным валютам на день предоставления расчета командировочных расходов". И это можно назвать хорошим нововведением, поскольку современное содержание приближено к Порядку № 126.

Бухгалтерский учет

Особенностью аналитического учета валютных средств является то, что по субсчетам 302 "Касса в иностранной валюте", 318 "Текущие счета в иностранной валюте", 442 "Прочая переоценка" учет ведут по источникам финансирования (общий или специальный фонды) и по каждому наименованию валюты, в частности:

318-1 "Текущие счета в иностранной валюте по общему фонду", в том числе:

318-1-1 "Текущие счета в иностранной валюте по общему фонду в долларах США";

318-1-2 "Текущие счета в иностранной валюте по общему фонду в евро";

318-2 "Текущие счета в иностранной валюте по специальному фонду" и т. д.

Отдельно остановимся на субсчете 442 "Прочая переоценка". Его используют при изменении курса иностранной валюты. Положительную курсовую разницу (при увеличении курса) отражают по кредиту, отрицательную (при уменьшении) - обратной операцией. Курсовую разницу по монетарным статьям в иностранной валюте (денежные средства в кассе, на счетах, обязательства) определяют на дату операции и на отчетную дату. Курсовую разницу показывают в балансе в составе собственного капитала как результат переоценок. Субсчет может иметь как кредитовый, так и дебетовый остаток. С кредитовым понятно. А как быть с дебетовым при составлении квартального отчета? Очень просто. Ему отводят место в форме № 1 "Баланс" по строке 370 "Результат переоценок" пассива баланса со знаком "минус". В конце года субсчет 442 закрывают в корреспонденции со субсчетами 431 "Результат выполнения сметы по общему фонду" или 432 "Результат выполнения сметы по специальному фонду" в зависимости от результата выполнения общего или специального фондов бюджета.

А теперь соберем воедино отдельные операции, которые встречались в процессе изложения статьи, в таблице.

По условиям нашего примера командировочные расходы за рубеж равны:

- суточные - 200 долл. США, надбавка - 60 долл.;

- проживание (с бронированием) - 594 долл.;

- проезд туда оплачен в грн. - 1600, обратно - 300 долл. США;

- прочие - 46 долл. США.

В целом - 1200 долл. и 1600 грн.

Таблица

Пересчитаем предоставленный отчет в валюту выдачи аванса. Находим кросс-курс: 658,3069 : 531,79 = 1,2379. Работник не предъявил справки об обмене долларов на евро. Определим сумму использованного аванса в валюте: 915 х 1,2379 = 1132,68 долл. США. Остаток неиспользованной суммы - 67,32 долл. США (1200 -1132,68) нужно вернуть в кассу учреждения.

В завершение отметим, что в Инструкции № 61 приведена проводка (225.3) относительно возмещения работнику перерасходов средств в валюте: Дт 362 Кт 302, которая, мы уверены, противоречит п. 1.17 Инструкции о командировках. Еще раз сделаем акцент: если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, то выплату осуществляют в национальной валюте Украины по официальному обменному курсу гривни к иностранным валютам, установленному Национальным банком Украины надень погашения задолженности. То есть выдают перерасход в гривнях из кассы в национальной валюте: Дт 362 Кт 301.

--------------------------------------------

* Не помешает напомнить, что в соответствии со ст. 38 КоАП административное взыскание могут наложить не позднее чем через два месяца со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении -два месяца со дня его выявления. Выдача аванса в гривнях не что иное, как разовое нарушение, поэтому наказание возможно в течение двух месяцев. К тому же основанием для взыскания штрафа считают протокол об административных правонарушениях, который составляют работники Государственного департамента надзора за соблюдением законодательства о труде (пп. 6.4 Положения № 50).

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. КоАП - Кодекс об административных правонарушениях.

2. КЗоТ - Кодекс законов о труде.

3. ХКУ - Хозяйственный кодекс Украины.

4. ГКУ - Гражданский кодекс Украины.

5. Закон о Госбюджете-2004 - Закон Украины "О Государственном бюджете Украины на 2004 год" от 27.11.03 г. № 1344-IV.

6. Закон № 217 - Закон Украины "Об определении размеров убытков, нанесенных предприятию, учреждению, организации хищением, уничтожением (порчей), недостачей или утерей драгоценных металлов, драгоценных камней и валютных ценностей" от 06.06.95 г. № 217/95-ВР.

7. Закон о РРО - Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

8. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

9. Закон о доходах - Закон Украины "О налоге с доходов физических лиц" от 22.05.03 г. № 889-IV.

10. Закон № 2181 - Закон Украины "О порядке погашения обязательств налогоплательщиков перед бюджетами и государственными целевыми фондами" от 21.12.2000 г. № 2181-III.

11. Закон о собственности - Закон Украины "О собственности" от 07.02.91 г. № 697-XII.

12. Закон о НДС - Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

13. Декрет о подоходном налоге - Декрет КМУ "О подоходном налоге с граждан" от 26.12.92 г. № 13-92.

14. Декрет о валютном регулировании - Декрет КМУ "О системе валютного регулирования и валютного контроля" от 19.02.93 г. № 15-93.

15. Порядок № 100 - Порядок исчисления средней заработной платы, утвержденный постановлением КМУ от 08.02.95 г. №100.

16. Указ № 436 - Указ Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличных" от 12.06.95 г. № 436/95.

17. Постановление № 698 - постановление КМУ "Об усовершенствовании порядка осуществления служебных командировок за рубеж" от 11.12.92 г. № 698.

18. Постановление № 963 - постановление КМУ "О некоторых мероприятиях обеспечения рационального использования государственных валютных средств" от 01.12.95 г. № 963.

19. Порядок уплаты пенсионного сбора - Порядок уплаты сбора на обязательное государственное пенсионное страхование с отдельных видов хозяйственных операций, утвержденный постановлением КМУ от 03.11.98 г. № 1740.

20. Постановление № 663 - постановление КМУ "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж" от 23.04.99 г. № 663.

21. Постановление № 695 - постановление КМУ "О гарантиях и компенсациях для работников, которые направляются для повышения квалификации, подготовки, переподготовки, обучения другим профессиям с отрывом от производства" от 28.06.97 г. № 695.

22. Размер надбавок - Размеры надбавок к нормам суточных расходов в иностранной валюте для отдельных категорий работников, утвержденные постановлением КМУ от 11.07.02 г. № 977.

23. Положение № 50 - Положение о Государственном департаменте надзора за соблюдением законодательства о труде, утвержденное постановлением КМУ от 18.01.03 г. № 50.

24. Классификатор инвалют - Классификатор иностранных валют, утвержденный постановлением Правления НБУ от 04.02.98 г. № 34.

25. Правила использования наличной инвалюты - Правила использования наличной иностранной валюты на территории Украины, утвержденные постановлением Правления НБУ от 26.03.98 г. № 119.

26. Инструкция о перемещении валюты - Инструкция о перемещении валюты Украины, иностранной валюты, банковских металлов, платежных документов, других банковских документов и платежных карточек через таможенную границу Украины, утвержденная постановлением Правления НБУ от 12.07.2000 г. № 283.

27. Положение о кассовых операциях - Положение о кассовых операциях в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.02.01 г. № 72.

28. Положение о БПК - Положение о порядке эмиссии платежных карточек и осуществления операций с их применением, утвержденное постановлением Правления НБУ от 27.08.01 г. № 367.

29. Приказ № 440 - приказ ГНАУ "Об утверждении формы Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет, и Порядка составления указанного Отчета" от 19.09.03 г. № 440.

30. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

31. П(С)БУ 3 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 3 "Отчет о финансовых результатах", утвержденное приказом Минфина Украины от 31.03.99 г. № 87.

32. П(С)БУ 16 -Положение (стандарт) бухгалтерского учета 16 "Расходы", утвержденное приказом Минфина Украины от 31.12.99 г. № 318.

33. П(С)БУ 21 - Положение (стандарт) бухгалтерского учета 21 "Влияние изменений валютных курсов", утвержденное приказом Минфина Украины от 10.08.2000 г. № 193.

34. Инструкция № 61 - Инструкция о корреспонденции субсчетов бухгалтерского учета для отражения основных хозяйственных операций бюджетных учреждений, утвержденная приказом Госказначейства Украины от 10.07.2000 г. № 61.

35. Порядок № 126 - Порядок отражения в учете операций в иностранной валюте, утвержденный приказом Госказначейства от 24.07.01 г. № 126.

36. Приказ № 49 - приказ Госказначейства Украины "О привлечении банков Украины к кассовому обслуживанию с целью оплаты наличными чеков органов государственного казначейства Украины" от 22.03.04 г. № 49.

37. Порядок № 89 - Порядок обслуживания государственного бюджета по расходам, утвержденный приказом Госказначейства от 25.05.04 г. № 89.

38. Инструкция № 17 - Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, и утверждения Условий и правил осуществления деятельности по открытию и функционированию штемпельно-граверных мастерских, изготовлению печатей и штампов, утвержденная приказом Министерства внутренних дел Украины от 11.01.99 г. № 17.

39. Нормы расхода топлива - Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса Украины от 10.02.98 г. № 43.

40. Положение № 61 - Положение о зоне приграничного контроля, утвержденное приказом Председателя Госкомграницы - командующего Пограничными войсками от 06.02.98 г. № 61.

41. Письмо № 3928 - письмо ГНАУ "Относительно применения отдельных норм Закона Украины "О налоге с доходов физических лиц" от 21.04.04 г. № 3928/5/17-3116.

42. Письмо № 31 - письмо Минфина Украины "О порядке возмещения расходов на проживание работникам, направленным в командировку" от 15.06.04 г. № 31-17100-04-10/10424.

43. Письмо № 31-03170 - письмо Минфина Украины от 15.04.04 г. № 31-03170-07-29/6353.

“Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.