Размеры командировочных расходов:
кому, сколько, когда

Командировка - для кого-то приятное времяпровождение, а для кого-то - вынужденное выполнение служебных обязанностей. Но в любом случае работник хочет, чтобы условия его пребывания в другом городе были достойными. А для этого нужны деньги. Безусловно, потребности командировочного могут быть разными: от проживания в простенькой гостинице до 5-звездочного отеля, от кефирчика на вечер до ужина с вином и красной икрой. Однако всему есть предел. Поэтому сегодня мы поговорим о том, каков размер компенсации допускает законодательство. Бухгалтеру это надо знать, ведь ему предстоит правильно определить величину бухгалтерских затрат, валовых расходов и сумму "некомандировочных" затрат, облагаемых налогом с доходов. Как говорится, чтобы и овцы были целы, и волки сыты.

Статья 121 КЗоТа гласит: работники имеют право на возмещение расходов и получение других видов компенсаций в связи со служебной командировкой. При этом им оплачивают (в порядке и размере, установленном законодательством):

- суточные;

- стоимость проезда к месту назначения и обратно;

- расходы по найму жилого помещения. Рассмотрим детально эти составляющие.

Суточные расходы

Это расходы на питание и финансирование других личных потребностей командируемого. Выплачивают их за каждый день командировки, включая дни отъезда и приезда (п. 1.5 Инструкции о командировках). Днем отъезда и приезда считают, соответственно, день отправления и прибытия транспортного средства к месту постоянной работы.

Количество дней пребывания в командировке определяют по:

1. Отметкам командирующей и принимающей сторон в командировочном удостоверении - при поездке в пределах Украины и в страны, с которыми не установлен или упрощен пограничный контроль.

Такие отметки должны быть заверены печатью, которой пользуется в своей хозяйственной деятельности предприятие.

2. Отметкам КПП пограничных войск Украины в загранпаспорте - при поездке в страну, с которой установлен полный пограничный контроль. К авансовому отчету надо приложить заверенные отделом кадров или главным бухгалтером ксерокопии страниц загранпаспорта с ФИО работника, отметками о пересечении границы и визой (п.1.15 раздела II Инструкции о командировках). Что касается командировочного удостоверения, то в нем будут только отметки стороны, которая отправляет. Они необходимы, чтобы рассчитать дни проезда по территории -родной страны. Отметки же принимающей стороны в нем необязательны: Инструкция о командировках такого требования для компенсации суточных не выдвигает.

- Размер суточных установлен п. 1 постановления № 663 и зависит от того, включено ли питание в счет гостиницы или других документов. Для удобства нормы суточных расходов представим в таблице 1.

Таблица 1

Можно ли выплачивать больше/меньше указанных сумм?

Что, если больше? Безусловно, на 18 грн. на родине и 280 грн. за ее пределами сегодня не пошикуешь. Поэтому директор своим широким жестом может увеличить их размер - законодательство ему этого не запрещает. Свое решение ему надо закрепить в приказе о командировке. Вот только сверхлимитная сумма не попадет в валовые расходы (пп.5.4.8 Закона о прибыли) и будет облагаться налогом с доходов физлиц.

Что, если меньше? Размер "украинских" суточных уменьшать нельзя. А вот "заграничные" могут быть меньше величины, указанной в п. 1 постановления № 663 (280 грн.). Но при этом их размер не может быть ниже суммы, предусмотренной в приложении к постановлению № 663 (п. 111 постановления № 663).

Приведем пример. Работника отправляют в командировку в Австрию. Норма суточных согласно приложению к постановлению № 663 - 45 долл. США. Предельный размер суточных - 280 грн. При курсе НБУ - 5,4 грн./ долл. США, последний составит 51,85 долл. США (280/ 5,4). Выходит, в зависимости от распоряжения руководства, суточные могут колебаться между 45 и 51,85 долл. США.

Заметьте: чтобы рассчитать суточные, используют официальный курс НБУ, действующий надень получения средств из кассы уполномоченного банка (п. 1.2 раздела II Инструкции о командировках). Поэтому если при получении средств в банке курс НБУ отличен оттого, который действовал на дату утверждения сметы, то необходимо провести перерасчет.

Одна командировка в несколько стран.
Как рассчитать размер суточных

Довольно часто руководство направляет работника сразу в несколько городов (стран), дабы в одночасье решить пару-тройку вопросов.

Ясно одно: за каждый день (включая день отъезда и приезда) пребывания работника в командировке и в пути (вместе с вынужденными остановками) ему выплачиваются суточные. Как правильно определить их "национальность" (украинские или зарубежные), мы показали в таблице 2.

Таблица 2

Предположим, что после посещения одной страны, работник сразу же едет в другую. Определять суточные нужно так же, как мы описали выше (таблица 2). Дни пребывания также видны по:

1. Отметкам в загранпаспорте, если с этой страной установлен полный пограничный контроль. Если же работник командирован в страны-участницы Шенгенского соглашения*, то дни пребывания в них, к примеру, определяют по датам, указанным в транспортных билетах, счетах на проживание.

2. Отметкам в командировочном удостоверении, если с этой страной не установлен или упрощен пограничный контроль.

Пример 1.

Киевское предприятие направило работника в командировку в Венгрию, а на обратном пути поручило заехать во Львов, чтобы заключить договоры. С места постоянной работы он выехал 18 октября, а отметка в загранпаспорте о пересечении венгерской границы - 19 октября. В тот же день он выехал обратно. Таможенники поставили отметку в паспорте 20 октября. Во Львов он прибыл в тот же день (есть отметка в командировочном удостоверении), а в Киев - 22 октября.

Сумма суточных составит 54 грн. и 68 долл., из них:

18.10 - украинские (18 грн.);

19.10 - 20.10 - венгерские** (34 долл. X 2 = 68 долл.);

21.10 -22.10 - украинские (18грн. х 2 = 36 грн.).

Пример 2.

Чтобы решить производственные вопросы, работника отправили в командировку в Германию и Францию. Из Украины он вылетел самолетом 25 октября и в этот же день прибыл в Германию, о чем свидетельствует отметка в загранпаспорте. 26 октября он выехал из Германии во Францию, куда прибыл 27 октября, что подтверждает дата, указанная в транспортном билете во Францию. В Украину работник прилетел 29 октября.

Итак, размер суточных должен быть250 долл.:

25.10 -26.10 - в Германии** (50 долл. X 2 = 100 долл.);

27.10 -29.10 - во Франции** (50 долл. X З = 150 долл.)

Пример 3.

Из Киева работник выехал на поезде 25 октября в командировку в Москву, куда прибыл 26 октября (отметка в командировочном удостоверении). В Ригу выехал 27 октября (отметка в командировочном удостоверении), а приехал туда 28 октября (отметка в загранпаспорте). В тот же день прилетел в Киев.

Суточные составят 145 долл.:

25.10 - 27.10 - российские** (37 долл. X З = 111 долл.);

28.10 - латвийские** (34 долл.).

Проезд

Предприятие возмещает такие расходы (п. 1.7 раздела I Инструкции о командировках):

- проезд к месту командировки и обратно воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования, включая затраты, связанные с покупкой билетов;

- проезд (кроме такси) к месту отправки транспортного средства в командировку, если оно расположено за границей населенного пункта, где постоянно работает командируемый, или к месту пребывания в командировке;

- пользование постельным бельем в поездах;

- страховые платежи на транспорте;

- проезд городским общественным транспортом по месту командировки (кроме такси) на основании подтверждающих документов.

Для загранкомандировок это еще и (п. 1.4 раздела II Инструкции о командировках):

- предварительный заказ билетов;

- аэропортовые сборы;

- перевозку багажа.

Затраты за пользование такси или аренду автотранспорта за рубежом тоже могут быть возмещены, но только с разрешения руководителя предприятия и если не было бесплатных средств перемещения (п. 1.8 раздела II Инструкции о командировках).

Безусловно, все расходы должны быть подтверждены документально. Существует ли предельная сумма возмещения? Законодательной нет. Ее определяет руководитель приказом по командировкам. Исходя из нее, и формируют валовые расходы.

Командировка на служебном
автомобиле предприятия

Как возмещать такие расходы, Инструкция о командировках рассказывает только для загранкомандировок: "...расходы на горюче-смазочные материалы возмещаются в соответствии с действующими нормами за километр пробега и утвержденным маршрутом" (п. 1.13 Инструкции о командировках). Эти нормы установлены в Нормах расходов топлива.

Кроме того, компенсируют затраты, связанные с:

- техобслуживанием;

- стоянкой и парковкой;

- уплатой сбора за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами.

Вот только имейте в виду, что отнести к составу валовых расходов на стоянку и парковку, а также 50% затрат на приобретение ГСМ для легкового автомобиля не удастся (пп. 5.4.10 Закона о прибыли).

Что касается командировки по Украине, то упомянутые расходы не могут быть компенсированы как командировочные (см. также письмо Минфина от 01.12.03 г. № 31-03173-07-10/6477). Поэтому чтобы покрыть эти расходы, деньги выдают не как на командировку, а как на хознужды.

И еще! Перед тем как отправить работника в командировку, предупредите его, чтобы он брал все подтверждающие документы: чеки, накладные, расчетные документы. К примеру, по расходам на бензин - чеки. Чтобы получить право на налоговый кредит, сумма по каждому из них не должна превышать 20 грн.

Заметьте, что учет не зависит от того, на собственном или арендованном автомобиле ездили в командировку.

Проживание

Это могут быть такие расходы:

- наем жилого помещения;

- питание, включенное в счет за проживание;

- оплата бытовых услуг, предоставляемых в гостиницах (утюжка, чистка и ремонт одежды);

- пользование холодильником, телевизором (кроме каналов, за которые установлена отдельная плата), кондиционером;

- бронирование места в гостинице в размере, не превышающем 50% его стоимости за сутки (только для командировок по территории Украины).

Какие документы подтверждают
расходы на проживание

Подтверждающими документами Инструкция о командировках называет расчетные документы в соответствии с Законом о РРО и Законом о прибыли. Давайте выясним, что же это за документы.

Согласно Закону о прибыли - это счета из гостиниц (мотелей) или от другихлиц, которые предоставляют услуги по размещению и проживанию физического лица. Так что помните: если вы решили арендовать квартиру у физлица - несубъекта предпринимательской деятельности, подтвердить расходы вам не удастся.

Закон о РРО называет расчетными документами фискальный кассовый чек (при применении РРО), расчетную квитанцию и товарный чек. Кроме того, оплату может подтверждать квитанция к приходному кассовому ордеру.

Если же оплата проведена по безналичному расчету, то подтверждать ее будет выписка из банка.

Таким образом, расходы на проживание должны быть подтверждены оригиналом:

- счета на оплату;

- документа, подтверждающего факт оплаты. Будьте внимательны и следите за тем, какие суммы включены в счета на оплату за проживание. Ведь там могут быть не названные выше расходы (услуги массажиста или парикмахера) или же вообще стоять суммы без расшифровки (к примеру, просто "дополнительные услуги"). Компенсировать их, конечно, вы можете, но их сумма попадет в совокупный налогооблагаемый доход работника, причем в валовых расходах ее не будет.

Включают ли НДС предельные суммы
на проживание в гостинице
(см. приложение к постановлению № 663)

Сразу скажем, что эти предельные нормы расходов на проживание установлены лишь для бюджетников (п. 3 постановления № 663), поэтому всем остальным предприятиям применять их не обязательно. Их размер, как мы уже говорили, определяет руководство предприятия. Как оно решит (установив предельную сумму приказом или утвердив авансовый отчет), так и будет. Ясно, что расходы на проживание содержат в себе и НДС.

Вместе с тем в п. 1.8 Инструкции о командировках отмечено: "От командированному работнику свыше установленных норм компенсации расходов в связи с командировкой возмещаются также расходы на оплату налога на добавленную стоимость за ... наем жилого помещения, согласно подтверждающим документам в оригинале". Но это общая норма: она касается как бюджетников, так и других предприятий. И она не влияет на предельную сумму возмещения. Ведь это максимальная сумма, которую обязаны компенсировать работнику.

Стоимость же проживания сверх установленных норм возмещают согласно подтверждающим документам только по решению руководства, а не в обязательном порядке (п. 2.2 Инструкции о командировках). Допустим, командированному по Украине выдали на проживание в гостинице на сутки 120 грн. Фактически он привез счет на сумму 250 грн. Так вот, ему гарантированно компенсируют 120 грн., а разницу (130 грн.) лишь с позволения руководства (см. письмо от 01.06.04 г. № 5379/5/17-3116).

Вот, пожалуй, и все. Теперь у вас есть вся необходимая информация, чтобы правильно рассчитать размер командировочных расходов.

-------------------

* Германия, Франция, Италия, Австрия, Бельгия, Греция, Испания, Люксембург, Нидерланды, Португалия.

** Нормы суточных согласно приложению к постановлению № 663.

Список использованных нормативно-правовых актов:

1.КЗоТ - Кодекс законов о труде.

2. Инструкция о командировках - Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. № 59.

3. Постановление № 663 - постановление КМУ "О нормах возмещения командировочных расходов в пределах Украины и за рубеж" от 23.04.99 г. № 663.

4. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

5. Закон о РРО - Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 06.07.95 г. № 265/95-ВР.

“Все о бухгалтерском учете”, № 105 (1016), 9 ноября 2004 г.