Консультація : Налоговая накладная и порядок ее заполнения

Налоговая накладная и порядок ее заполнения

Налоговая накладная (НН) - с виду обычный документик, ничем не лучше остальных. Однако для бухгалтера он сродни бесценному древнему пергаменту. Простому смертному, далекому от бухгалтерских дел, не понять, почему труженики учета скрупулезно следят за выпиской именно этого документа и постоянно находят в нем какие-то изъяны: не та печать, нет подписи, не там стоит крестик и т. п. А разгадка в том, что даже незначительная ошибка в НН может обернуться значительными штрафами. Поэтому внимательно прочитайте наш материал, он поможет вам все сделать правильно.

1. Кто выписывает НН и по каким операциям

Вопрос	Ответ	Основание
Кто выписывает НН	- лица, зарегистрированные плательщиками НДС. Регистрацию подтверждает Свидетельство плательщика НДС; - филиалы или другие структурные подразделения (далее - филиалы), самостоятельно осуществляющие поставку товаров (услуг) и проводящие расчеты с поставщиками/потребителями, которым делегировано право выписки НН. При этом головное предприятие - плательщик НДС должно каждому филиалу присвоить отдельный код (номер, шифр), о чем письменно довести до сведения налогового органа по месту его регистрации плательщиком НДС	пп. 7.2.4 Закона о НДС, п. 2 Порядка 165
По каким операциям выписывают НН	По операциям, в результате проведения которых возникают налоговые обязательства по НДС: 1) поставка товаров (услуг), которую: - облагают по ставке 20%; - облагают по ставке 0%; - освободили от НДС по ст. 5 Закона о НДС; 2) передача товаров (работ, услуг) в пределах баланса для непроизводственного использования; 3) ликвидация ОФ по самостоятельному решению налогоплательщика. Последние две группы операций по п. 1.4 Закона о НДС не являются поставкой, но, несмотря на это, их облагают НДС. Поэтому при их осуществлении составляют НН. Так советовали и представители налоговых органов в консультации "Вестника налоговой службы Украины" № 10 за 2004 г. В ней отмечено: при передаче товаров (работ, услуг) в пределах баланса для непроизводственного использования и ликвидации ОФ по самостоятельному решению НН выписывают в одном экземпляре. В ней такой плательщик НДС одновременно выступает и поставщиком, и потребителем. Запомните! В одной НН нельзя одновременно отражать налогооблагаемые и освобожденные от НДС операции (не допускается заполнение в одной накладной одновременно граф 7, 8, 9 и 10). Для этого составляют отдельные налоговые накладные	пп. 7.2.3 Закона о НДС, п. 9 Порядка 165
По каким операциям НН не выписывают	1 . Поставка товаров (услуг), которая не является объектом обложения НДС по ст. 3 Закона о НДС. 2. Поставка товаров (работ, услуг) за наличные конечному потребителю (неплательщику НДС). 3. Разовая поставка на сумму меньше 20 грн. 4. Поставка транспортных билетов. 5. Выписка гостиничных счетов. Запомните! Если конечный потребитель - неплательщик НДС проводит оплату через банк, то НН выписывать необходимо. Ведь в этом случае для продавца такая форма расчетов является безналичной.	пп. 7.2.6 Закона о НДС, п. 8.4 Порядка 165

2. Общие вопросы оформления НН

Вопрос	Ответ	Основание
В каком виде можно выписывать НН	НН можно печатать на компьютере, типографским или другим методом	п. 1 Порядка № 165
Как заполняют НН при экспорте товара	Продавец оформляет НН в 2 экземплярах и оба хранит у себя. При этом в оригинале НН делают пометку "Экспортные поставки". В строках "Індивідуальний податковий номер покупця" и "Номер свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (покупця)" ставят "X"	п. 8 Порядка №165
Надо ли выписывать НН при поставке неплательщику НДС	Да, конечно, кроме поставки за наличные конечному потребителю. Тогда в оригинале НН делается пометка "Поставка конечному потребителю". В строках "Індивідуальний податковий номер покупця" и "Номер свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість (покупця)" ставят "X"	п. 8 Порядка № 165
Как поступить, если налоговые обязательства продавец начисляет исходя из обычной цены	Нормативные документы не объясняют, как поступать в этой ситуации. Мы полагаем, здесь можно выписать две НН: - на договорную стоимость товара; - на разницу между обычной и договорной ценой. Оригинал первой НН передают покупателю, а вторая НН остается у продавца. Так рекомендовали поступать и работники ГНАУ в "Вестнике налоговой службы Украины" № 37 за 1999 г. При этом в гр. 3 второй НН следует написать "Превышение обычной цены над фактической ценой поставки". При такой формулировке единицей измерения будет грн.	-
Какие реквизиты должны быть в НН	Их, как говорится, надо знать как свои пять пальцев! Такое уважительное отношение к ним не случайно. Дело в том, что если хотя бы один из обязательных реквизитов отсутствует в НН или неправильно заполнен, то ее могут признать недействительной. А в результате не будет налогового кредита. Таково мнение ВХСУ (см. п. 1 писем от 14.02.02 г. № 01-8/157, от 23. 11. 01 г. № 01-8/1271). Итак, обязательные реквизиты: - дата выписки; - порядковый номер НН; - название юридического лица или ФИО предпринимателя, зарегистрированного плательщиком НДС; - налоговый номер налогоплательщика (продавца и покупателя); - место расположения юридического лица или место налогового адреса предпринимателя, зарегистрированного плательщиком НДС; - опись (номенклатура) товаров (работ, услуг) и их количество (объем); - полное название получателя; - цена поставки без учета НДС; - ставка НДС и соответствующая сумма налога в цифровом значении; - общая сумма денежных средств, подлежащих уплате с учетом НДС	пп. 7.2.1 Закона о НДС
На каком языке заполняют НН	Можно заполнять как на русском, так и на украинском языке. От этого ее "действительность" не пострадает. Аналогичный вывод содержится в письме ГНАУ от 15.08.03 Г. № 12846/7/15-2317-22	-

3. Обязательные реквизиты

Название реквизита	Его содержание	Основание
Дата выписки НН	НН выписывают на дату возникновения налоговых обязательств, которую определяют согласно п. п. 4.7, 7.3, 11.11 Закона о НДС. Правила определения таких дат зависят от ряда обстоятельств, их можно условно сгруппировать так. 1 . Правило первого события. Применяется в общем случае. Здесь налоговые обязательства начисляют по первому из событий: - либо на дату зачисления денежных средств от покупателя на банковский счет или в кассу; - либо на дату отгрузки товаров, а для работ (услуг) - дату оформления документа, удостоверяющего факт их выполнения. Скрупулезнее подходите к документам, подтверждающим момент возникновения налоговых обязательств. К ним не относится счет на оплату. Отгрузку товаров подтверждает накладная (расходная или ТТН), а предоставление работ (услуг) - акт. 2. Специальное правило для финансовой аренды. Лизингодатель начисляет НДС на дату фактической передачи объекта финансовой аренды в пользование лизингополучателю. 3. Специальное правило для экспортеров. При поставке товаров на экспорт налоговые обязательства отражают только по факту экспорта, полученный аванс на их сумму не влияет. 4. Правило кассового способа (метода): - поставка товаров (услуг) за счет бюджетных средств; - поставка тепловой энергии, природного газа (кроме сжиженного), услуг, в том числе стоимость транспортировки, предоставление услуг по водоотводу, водоснабжению, предоставление услуг, стоимость которых включается в состав квартплаты или платы за содержание жилья, физическим лицам, бюджетникам и ЖЭКам; - поставка нефти и дизтоплива. В этом случае налоговые обязательства начисляют по получении денежных средств. 5. Специальные правила для комиссионеров/комитентов. Предназначены для посреднических договоров, по которым плательщик НДС осуществляет продажу/покупку товаров (работ, услуг) по поручению друюго. 6. Специальное правило для исполнителей долгосрочных контрактов. У исполнителя долгосрочного контракта НДСные обязательства возникают на дату увеличения его валового дохода. Запомните! Если НН выписана не вовремя, то в этой графе должна стоять фактическая дата выписки. Дату же возникновения обязательства следует показать в гр. 3 (см. ниже)	п. п. 4.7, 7.3, 11.11 Закона о НДС
Порядковый номер НН	В нормативных документах ничего не сказано об оформлении порядкового номера НН (исключение - для филиалов). В то же время осторожным налогоплательщикам мы советуем не использовать дроби, черточки, запятые и другие подобные знаки в номере НН. В НН филиала порядковый номер состоит из присвоенного кода (номера, шифра) и в итоге имеет вид дроби: в числителе - порядковый номер, а в знаменателе - код (номер, шифр)	п.3 Порядка № 165
Название продавца/ покупателя	Фиксируют по данным Свидетельства плательщика НДС. При этом название покупателя нужно указать полностью, а вот его организационно-правовую форму можно сократить (см. письмо ГНАУ от 10.12.03 г. № 10138/6/19-2415 в № 120 за 2003 г.). Подтверждает это и п. 1 ст. 23 Закона № 755, в котором говорится, что наименование юрлица содержит информацию о его организационно-правовой форме и названии. То есть понятие "наименование" шире, чем "название". Теперь перейдем к филиалам, которым плательщик НДС делегировал право выписки НН и присвоил соответствующий код (подробнее см. строку таблицы "Кто выписывает НН" разд.1). В строке "Особа (платник податку)-продавець" они указывают название головного предприятия - плательщика НДС, а также название филиала. Аналогичные данные должны быть и в графе "Особа (платник податку) – покупець" в полученной НН. При этом филиал должен письменно уведомить партнера-продавца о своем праве выписывать НН. Такие правила заполнения НН филиалами вы не найдете в нормативных документах, но именно так советовали поступать сотрудники налоговых органов (см. консультации в "Вестнике налоговой службы Украины" № 22 за 2003 г. А вот частным предпринимателям в графе продавец/покупатель фамилию, имя и отчество нужно писать полностью.
Местонахождение покупателя/ продавца	Здесь надо указывать юридический адрес покупателя/продавца, а не фактический. Если же НН выписывают филиалы, то в строке "Місцезнаходження продавця" они должны указывать свой адрес, а не адрес головного предприятия. Аналогично и для полученных НН (см. консультации в "Вестнике налоговой службы Украины" № 22 за 2003 г.)
Печать и подпись	Во всех экземплярах НН ставится подпись уполномоченного лица продавца и печать. Причем она должна быть изготовлена согласно Инструкции № 17: на печати необходимо разместить идентификационный код предприятия или идентификационный номер физлица (см. письмо ГНАУ от 26.1 1 .99 г. № 6666/6/16-1220-27). ГНАУ разрешает заверять НН специальной круглой печатью "Для налоговых накладных", но только филиалам (см. письмо ГНАУ от 04.08.99 г. № 1 1497/7/16-1 120). Такую печать также изготавливают с соблюдением Инструкции № 17 и на ней обозначают: - название филиала; - отдельный номер, который соответствует номеру шифра или кода филиала; - идентификационный код и индивидуальный налоговый номер плательщика НДС - головного предприятия. Будьте внимательны при работе с частными предпринимателями. Если вы хотите у них что-то купить и получить налоговый кредит, то убедитесь вначале, что у вашего продавца есть печать. Ведь законодательство разрешает им обходиться без нее. Теперь о подписи. Она должна быть собственноручной, факсимиле использовать нельзя. Об этом, в частности, указано в письме Госкомпредпринимательства от 19. 03. 04 г № 1699. ЧН не подписывает покупатель и не скрепляет своей печатью.	п. 18 Порядка № 165
Графы НН
Графа 2 "Дата відвантаження (виконання, надання (оплати) товарів (робіт, послуг))"	Дата возникновения налогового обязательства у продавца согласно Закону о НДС. Запомните! Если НН выписана невовремя, то в этой графе должна стоять дата возникновения НО, а фактическую дату выписки надо указать в специальной строке шапки НН	п. 12.1 Порядка № 165
Графа 3 "Номенклатура поставки товарів (робіт, послуг) продавця"	Полный перечень товаров, работ, услуг. Запомните! Если первое событие предоплата, то в данной графе все равно необходимо указывать номенклатуру поставки (перечень товаров). Нельзя делать запись типа "Предоплата по договору". Например, предприятие получило авансом 20% стоимости продаваемого дивана, цена которого 1200 грн. (в т. ч. НДС). В этом случае правильным будет следующий вариант заполнения: - гр. 3 - Диван (предоплата по договору в размере 20%); - гр. 4 - шт.; - гр. 6 - 1000; - гр. 7 - 200. Данный вариант не единственный.	п. 12.2 Порядка №165
Графа 4 "Одиниця виміру товару"	Единицы измерения товаров (услуг) - грн , шт., кг, м, см, м³, см³, л и т. п.	п. 12.3 Порядка № 165
графа 5 "Кількість (об'єм, обсяг)"	Количество (объем, размер) поставки товаров, выполненных работ, предоставленных услуг, номенклатура которых указана в гр. 3. ГНАУ в своем письме от 15.08.03 г. № 12846/7/15-2317-22 разрешает в данной графе ставить прочерк, если продается услуга, которая имеет только денежную форму измерения.	п. 12.4 Порядка №165
графа 6 "Ціна продажу одиниці продукції (без урахування ПДВ)"	Цена поставки единицы товаров (услуг) без учета НДС (в гривнях с копейками)	п. 12.5 Порядка № 165
графы 7-10 "Обсяги продажу (база оподаткування) без урахування ПДВ, що підлягають оподаткуванню за ставками"	Объемы поставки (в гривнях с копейками) по операциям, которые: - налогооблагают по ставке 20% (гр 7), - налогооблагают по ставке 0% на территории Украины (гр. 8); - налогооблагают по ставке 0% при экспортных поставках (гр. 9); - освобождены от налогообложения по ст. 5 Закона о НДС (гр.10). Запомните! Нельзя одновременно в одной НН заполнять графы 10 и 7, 8, 9. По облагаемым операциям и освобожденным от НДС составляют отдельные НН	п. п. 12.6- 12.9 Порядка № 165
графа 11 "Загальна сума коштів, що підлягає оплаті"	Сумма по графам 7, 8, 9 или по графе 10 - общая сумма средств, подлежащая оплате. В строке "Усього по розділу I" раздела і эту сумму указывают без НДС	п. 12.10 Порядка № 165
Раздел II "Товаротранспортні витрати"	Сюда заносят все сведения о товаротранспортных расходах продавца, не входящих в договорную стоимость товаров по договору	п. 13 Порядка №165
Раздел III "Зворотна (заставна) тара"	В этом разделе НН отведено место для данных по возвратной (залоговой) таре. Ее стоимость, определенную в контракте как возвратную (залоговую), не включают в базу обложения НДС. В гр. 11 ее указывают как общую сумму средств, подлежащих уплате. Кстати, в графе 11 этого раздела налоговики рекомендуют отражать и налог на рекламу, который также не попадает под обложение НДС. При этом после слов "зворотна тара" через запятую необходимо дописать: "налог на рекламу" (см, консультацию в "Вестнике налоговой службы Украины" № 20 за 2000 г)	п. 14 Порядка №165
Раздел IV "Надано покупцю: надбавка (+), знижка (-)"	Предоставленные покупателю скидки со знаком "-" или дополнительные надбавки на стоимость товаров (работ, услуг) со знаком "+" без учета НДС (строки 7, 8, 9 или 10, а также гр. 11). Данную строку заполнять не обязательно, сумму скидки или надбавки можно сразу учесть в цене товаров (работ, услуг), указанной в разделе I
Раздел VI "Податок на додану вартість"	По операциям: - налогооблагаемым по ставке 20% в графах 7 и 11 показывают сумму НДС, которую определяют, умножив значения объектов налогообложения из этих же граф в разделе V на 0,2; - налогооблагаемым по ставке 0%, в графах 8 и 9 этого раздела делается пометка "ф"; - освобожденным от НДС по ст. 5 Закона о НДС, в графе 10 делают пометку "Без НДС" с обязательной ссылкой на соответствующий пункт закона	пп. 7.2.2 Закона о НДС, п. п. 10, 11 Порядка № 165
Раздел VII "Загальна сума з ПДВ"	Общая сумма оплаты вместе с НДС	-

И в завершение отметим: за правильностью заполнения НН должен следить не только продавец, но и покупатель. Ведь именно он в случае чего рискует налоговым кредитом. Так что наиболее оптимальное решение - подтверждать право на налоговый кредит только идеальными НН. Поэтому, уважаемые покупатели, рекомендуем тщательно проверять поступающие к вам НН. Если же они заполнены не "по уставу", то необходимо сразу по горячим следам попросить продавца ее переоформить. А если он отказывается, то, вооружившись пп. 7.2.6 Закона о НДС, обратитесь до конца текущего налогового периода в свою налоговую с заявлением. К нему приложите копии товарных чеков или других расчетных документов, подтверждающих приобретение товаров (работ, услуг). На основании упомянутого заявления вы можете смело отражать налоговый кредит.

Помните о сроках подачи заявления. Допустим, если "неуставную" НН выписали в июле, то заявление надо подать не позднее:

- 30 июля (для месячного плательщика НДС);

- 30 сентября (для квартального).

Кстати, ГНАУ в этом случае придерживается более лояльной точки зрения. Она считает, что заявление можно подавать не позднее срока предоставления декларации за отчетный периодам, письмо от 26.06.2000 г. № 3544/6/16-1220).

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. Закон о НДС - Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

2. Закон № 1521 - Закон Украины "О временном порядке налогообложения операций по изготовлению и продаже нефти сырой и некоторых горюче-смазочных материалов" от 02.03.2000 г. № 1521-III.

3. Закон № 755 - Закон Украины "О государственной регистрации юридических лиц и физических лиц -предпринимателей " от 15.05.03 г. № 755-IV.

4. Порядок № 165 - Порядок заполнения налоговой накладной, утвержденный приказом ГНАУ от 30.05.97 г № 165.

5. Инструкция № 17 - Инструкция о порядке выдачи министерствам и другим центральным органам исполнительной власти, предприятиям, учреждениям, организациям, хозяйственным объединениям и гражданам разрешений на право открытия и функционирования штемпельно-граверных мастерских, изготовления печатей и штампов, а также порядке выдачи разрешений на оформление заказов на изготовление печатей и штампов, утвержденная приказом МВД Украины от 11.01.99 г. № 17.

“Все о бухгалтерском учете”, № 89 (1000), 23 сентября 2004 г.