Учет проездных билетов

Почти все жители больших и малых городов ежедневно пользуются городским транспортом. Утром - на работу, вечером - обратно, да и в течение дня по служебным делам иногда приходится исколесить весь город. Поэтому многие предприятия, заботясь о своих сотрудниках, берут на себя часть их транспортных расходов, приобретая проездные. Что же касается служебных поездок в общественном транспорте, то оплачивать их - прямая обязанность предприятия, поэтому проездные будут очень кстати. В данной публикации мы расскажем о том, как грамотно оформить приобретение и обращение проездных, ведь от этого будут зависеть налоговые расходы предприятий и их работников.

Итак, проездные приобретают:

- для использования в хоздеятельности предприятия (служебные проездные);

- для передачи работникам в их личное пользование (персональные проездные).

Каждый из вариантов ведет не только к различным налоговым последствиям, но и требует различного документального оформления. Единственное, что их объединяет - это оформление документов на этапе приобретения. При оплате проездных билетов по безналичному расчету для их получения необходима доверенность. На транспортном предприятии ее предъявителю передадут проездные по накладной. Заметьте: в стоимость проездных билетов НДС не включается, поскольку пп. 5.1.1З Закона о НДС освобождает от налогообложения услуги по перевозке пассажиров городским транспортом.

Служебные проездные

Часто ли сотрудникам приходится ездить на общественном транспорте? Еще бы! Например, только одному бухгалтеру для сдачи отчетности надо посетить налоговую, четыре соцфонда, орган статистики, не говоря уже о регулярных поездках в банк. А ведь, помимо бухгалтера, есть еще юристы, менеджеры, курьеры и пр.

В такой ситуации именно проездные билеты - оптимальный выход. Конечно, связь проездных с хоздеятельностью должна быть подтверждена не только на словах. Здесь без оформления соответствующих документов не обойтись.

Прежде всего для покупки проездных билетов нужен приказ руководителя. В нем следует указать цель и порядок приобретения проездных, а также перечень лиц, которые будут их использовать. Представляем вам образец этого документа:

ООО "Олимп"

ПРИКАЗ
№11

О приобретении служебных проездных билетов

Для решения производственных задач, связанных с необходимостью передвижения работников на общественном транспорте, приказываю:

1. Приобретать в течение 2004 года проездные билеты на все виды городского транспорта в количестве 15 штук.

2. Выдавать проездные билеты во время рабочего дня по требованию:

- руководителям отделов предприятия и их заместителям;

- работникам бухгалтерии;

- курьерам.

3. Хранить проездные билеты в кассе.

4. Назначить ответственного за приобретение проездных экономиста Иванова И. И.

Кроме того, не забудьте выписать маршрутный лист и зафиксируйте в нем пункт назначения и цель такой поездки каждого конкретного работника. О необходимости оформления маршрутных листов для неначисления подоходного налога говорится в письме ГНАУ от 07.04.04 г. № 2635/6/ 17-3116.

Типовой формы маршрутного листа не существует, поэтому предприятия оформляют его по своему усмотрению. Главное, чтобы он содержал реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете.

Приведем пример заполнения маршрутного листа.

И это еще не все первичные документы по учету служебных проездных билетов. Дело втом, что оплаченные проездные билеты - это денежные документы, которые предприятие должно хранить в кассе. Поэтому в бухучете их оприходуют на Дт 331 "Денежные документы в национальной валюте" (см. Инструкцию о применении Плана счетов).

Движение проездных в кассе нуждается в документальном подтверждении. Кассовая книга с приходными и расходными ордерами для указанных целей не подходит, так как в них отражают лишь движение денежных средств. А денежные документы таковыми не являются.

Стало быть, соответствующую форму первичного документа надо разработать самостоятельно. Мы предлагаем вести Книгу учета обращения проездных билетов. В ней будут указаны: ФИО работников, которым выданы проездные билеты, вид проездного, отметки с подписями о получении и возврате билетов, время их выдачи и возврата, ссылка на № маршрутного листа, в котором указана цель служебной поездки.

Вот как бы мы заполнили страницы Книги учета обращения проездных билетов:

ООО "Олимп"

Теперь самое время поговорить о включении служебных проездных билетов в валовые расходы. Если предприятие соблюдает все условия оформления рассмотренных выше документов, то стоимость служебных проездных относят к валовым расходам согласно пп. 5.2.1 Закона о прибыли. Когда именно? Если транспортное предприятие - плательщик налога на прибыль, то по первому событию. Как правило, оплачивают и получают проездные билеты в одном и том же месяце, предшествующем месяцу их действия. Поэтому нет никаких проблем. Если же предприятие, предоставляющее проездные, - неплательщик налога на прибыль или уплачивает его по более низкой ставке, то работает пп.11.2.3 Закона о прибыли и валовые расходы возникнут в день оприходования проездных.

Для списания проездных с баланса составляют акт о списании, который может иметь следующий вид:

Акт списания проездных билетов за июнь 2004 г. № 6 от 30.06.04 г.

Комиссия, назначенная приказом от 30.06.04 г. № 15, постановила, что подлежат списанию проездные билеты за июнь 2004 года согласно перечню:

Общее количество списываемых билетов - три штуки, на общую сумму сто две ГРН. 00 коп.

Проездные билеты следует приложить к Акту. На его основании их списывают в бухучете на расходы предприятия.

Итак, еще раз назовем документы, которые помогут вам обосновать связь проездиых с хоздеятельностью и вести учет обращения билетов в течение срока их службы:

- приказ руководителя;

- маршрутные листы;

- Книга учета движения проездных билетов;

- Акт списания проездных билетов.

Наличие всех этих бумаг доказывает, что проездные приобретают и выдают работникам для решения служебных вопросов, а не для личных нужд. Поэтому в данном случае стоимость проездных не включается в доход работников (письмо ГНАУ от 07.04.04 г. № 2635/6/17-3116) и тем более не облагается социальными взносами.

В таблице мы показали порядок отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций по приобретению, обращению и списанию служебных проездных билетов.

Таблица

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. Закон НДС – Закон Украины “Налоге на добавленную стоимость” от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

2. Закон о прибыли – Закон Украины “О налогообложении прибыли предприятий” в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

3. Закон о доходах – Закон Украины “ О налоге с доходов физических лиц” от 22.05.03 г. № 889-IV.

4. Закон о бухгалтерском учете – Закон Украины “О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине” от 16.07.99 г. № 996-XIV.

5. Инструкция о применении Плана счетов - Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.

“Все о бухгалтерском учете”, № 64 (975), 12 июля 2004 г.