ДЕРЖАВНЕ КАЗНАЧЕЙСТВО УКРАЇНИ

ЛИСТ
від 12.05.2004 р. № 07-04/959-3875

Міністерства, інші центральні
органи виконавчої влади

Управління Державного казначейства
в Автономній Республіці Крим,
областях, містах Києві та Севастополі

Міністерство фінансів
Автономної Республіки Крим,
обласні, Київське та Севастопольське
міські фінансові управління

Про порядок відображення фактичних нестач
грошових, валютних, матеріальних та інших цінностей

Державне казначейство України на численні звернення розпорядників бюджетних коштів надає роз'яснення щодо відображення в бухгалтерському обліку сум фактичних нестач грошових, валютних, матеріальних та інших цінностей.

Нестачі встановлюються здебільшого в процесі інвентаризації. Інвентаризація проводиться з метою забезпечення достовірності даних бухгалтерського обліку шляхом їх зіставлення з фактичною наявністю майна. Єдині вимоги до порядку проведення інвентаризації визначені в Інструкції з інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріальних цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та інших статей балансу, затвердженій наказом Головного управління Державного казначейства України від 30.10.1998 № 90 та зареєстрованій в Міністерстві юстиції України 16.11.1998 за № 728/3168.

Інвентаризація майна проводиться за його місцезнаходженням та за матеріально відповідальними особами. Під час інвентаризації в обов'язковому порядку констатується наявність об'єктів.

Наявність цінностей при інвентаризації виявляється шляхом обов'язкового підрахунку, зважування, обміру і таке інше, виходячи зі встановлених одиниць виміру.

Виявлені при інвентаризації розходження між фактичними залишками з даними бухгалтерського обліку є нестачами. Причинами нестач можуть бути природні втрати (розпилювання, випаровування, всихання тощо), помилки під час приймання та відпускання цінностей, зловживання (розкрадання).

Виявлені в результаті інвентаризації як нестача матеріальні цінності підлягають списанню відповідно до пункту 3 Типової інструкції про порядок списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України та Міністерства економіки України від 10.08.2001 № 142/181 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 05.09.2001 за № 787/5978.

Нестачі матеріальних цінностей в межах норм природних втрат списуються за розпорядженням керівника на результат виконання кошторису бухгалтерським проведенням за дебетом субрахунків 431 "Результат виконання кошторису за загальним фондом", 432 "Результат виконання кошторису за спеціальним фондом" та кредитом відповідних субрахунків з обліку матеріальних цінностей.

Суми нестач матеріальних цінностей понад норми природних втрат, а також втрати від псування цінностей, крадіжок, знищення, за якими встановлено винні особи, списуються з балансу з віднесенням сум крадіжок на рахунок винних осіб з метою відшкодування завданих збитків. Списання матеріальних цінностей з балансу бюджетних установ відображається в бухгалтерському обліку розпорядників бюджетних коштів відповідно до Інструкції про кореспонденцію субрахунків бухгалтерського обліку для відображення основних господарських операцій бюджетних установ, затвердженої наказом Державного казначейства України від 10.07.2000 № 61 та зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 14.08.2000 за № 497/4718.

Стягнення з винних осіб втрат, заподіяних крадіжкою, нестачею або втратою здійснюється відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 22.01.1996 № 116 "Про затвердження Порядку визначення розміру збитків від розкрадання, нестачі, знищення (псування) матеріальних цінностей" та Закону України "Про визначення розміру збитків, завданих підприємству, установі, організації розкраданням, знищенням (псуванням), нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння та валютних цінностей".

Із сум, стягнутих відповідно до встановленого порядку, здійснюється відшкодування збитків, завданих установі, решта коштів перераховується до Державного бюджету України.

Суми відшкодованих збитків установі зараховуються до доходів спеціального фонду як власні надходження від реалізації майна.

У випадках, коли винні особи не встановлені, справи за такими нестачами знаходяться у слідчих органах, суми списаних матеріальних цінностей обліковуються на позабалансовому рахунку 05 "Гарантії та забезпечення" до моменту встановлення винних осіб або до висновків слідчих органів за цими справами. До форми № 7 "Звіт про заборгованість бюджетних установ" не включається заборгованість за сумами нестач і крадіжок коштів та матеріальних цінностей, збитків за псування матеріальних цінностей, віднесених на рахунок винних осіб, та заборгованість за іншими сумами, що підлягають утриманню в установленому порядку.

Суми такої заборгованості відображаються у формі № 1 "Баланс" у рядку "Розрахунки з відшкодування завданих збитків".

Заступник Голови О.О.Чечуліна