Налоговый и бухгалтерский учет расходов
на техобслуживание и ремонт автомобиля

Автомобиль - гениальное изобретение человечества, без которого современная жизнь не возможна. Он стал таким же неотъемлемым атрибутом нашей эпохи, как конный экипаж во времена старинные. Что поделать: обмен информацией благодаря компьютерной технике происходит с совершенно безумной быстротой. А это требует повышения скоростей и от других отраслей, в частности, от транспортной. Автомобиль - это совершенно уникальная степень свободы в бизнесе. Если на ж/д, морской или авиационный транспорт влияет множество факторов, то автомобиль сокращает такую зависимость до предела: он наиболее автономный. Сел - поехал. Словом, автомобиль на фирме сегодня - это не роскошь, а суровая необходимость. В нашей статье мы расскажем о том, как отразить в налоговом и бухгалтерском учете расходы на эксплуатацию, техническое обслуживание и ремонт автомобиля.

На что придется тратиться

Очевидно одно - автомобиль требует расходов. Помните поговорку: "Любишь кататься - люби и саночки возить". Для машин ее можно озвучить так: "Любишь ездить - изволь платить". Платить за что? Давайте разбираться. Общение с автомобилем - это три составляющих:

- эксплуатация;

- техническое обслуживание;

- ремонт.

По степени приятности они расположились по убыванию, по затратности - наоборот. Наиболее приятная и наименее затратная часть -эксплуатация, а самая малоприятная и дорогая - ремонт. Что ж, давайте остановимся на каждой из них подробнее.

Эксплуатация

Собственно, для езды на исправном автомобиле и теоретически , и практически все расходы на эксплуатацию сводятся к заправке машины. Потому как даже мойку машины относят к техническому обслуживанию (далее - ТО), не говоря уже о балансировке колес и т.д. Итак, вы тратитесь на топливо: бензин или солярку, или, может, газ. Как учитывать такие расходы? Здесь важно, легковой у вас автомобиль или грузовой. Если вы используете грузовик в хозяйственной деятельности, то стоимость топлива смело включайте в валовые расходы, руководствуясь при этом пп.5.2.1 Закона о прибыли. То есть стоимость заправки для вас - это расходы, связанные с подготовкой, организацией и ведением производства, а их относят к валовым. С НДС тоже все просто. Согласно пп.7.4.13акона о НДС оформляете налоговый кредит при покупке топлива, естественно, при наличии налоговой накладной. Бывают ситуации, когда водители запивают в бак по несколько литров топлива, так что сумма покупки меньше 20 грн. Тогда бухгалтеру поможет пп.7.2.6 Закона о НДС: "Налоговая накладная не выписывается, если объем разовой продажи товаров (работ, услуг) не больше двадцати гривен, в случае продажи транспортных билетов и при выписывании гостиничных счетов. При этом основанием для увеличения суммы налогового кредита является товарный чек (другой расчетный или платежный документ)".

Что касается легкового транспорта, то для вас начинает действовать пятый абзац пп.5.4.10 Закона о прибыли. Он гласит, что к валовым запрещено относить 50% расходов на приобретение горюче-смазочных материалов для легковых автомобилей. Это грустно. Но зато остальным 50% прямая дорога в валовые расходы, ведь "...налогоплательщик освобождается от обязанностей доказательства связи таких затрат с его хозяйственной деятельностью" (абзац пятый пп.5.4.10 Закона о прибыли). Другими словами, подтверждать связь между поездками легкового авто и вашей хоздеятельностью ни к чему.

Причем то же самое касается и налога на добавленную стоимость. Ведь в налоговый кредит попадают только суммы НДС, уплаченные в составе цены товаров, стоимость которых включают в валовые расходы (пп.7.4.1 Закона о НДС). Отсечение 50% валовых расходов автоматически уменьшает налоговый кредит по НДС вдвое.

Техническое обслуживание автомобиля

Налоговый учет

Перво-наперво откроем Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта (далее - Положение) и посмотрим, что же понимают под ТО. Техническое обслуживание (ТО) - комплекс операций или операция по поддержке работоспособности или исправности изделия во время использования по назначению, хранения и транспортировки".

В Положении приведен примерный перечень работ по ТО автомобиля, причем с оговоркой: если в технической документации к автомобилю указаны другие работы, следует руководствоваться инструкцией (п.3.7). Многие работы по ТО авто (например ежедневная проверка работоспособности узлов) проводят водители или ответственные лица на предприятии. Это их обязанности, за что они и получают (в том числе) зарплату. Нас же будут интересовать лишь работы, за которые предприятие платит деньги сторонним лицам или которые дополнительно оплачивает своим работникам.

Как правило, в ТО по техдокументации к авто входят:

- проверки нормального состояния узлов и агрегатов (контакты электрооборудования, уровни эксплуатационных жидкостей, натяжение ремней, изоляция проводников, состояние тормозных колодок и т.п., работа вентиляции, обогревателя, кондиционера и т.п.);

- замена эксплуатационных жидкостей:

- тормозной жидкости;

- жидкости системы охлаждения;

- моторного масла;

- трансмиссионного масла;

- жидкости гидроусилителя;

- жидкости гидропривода сцепления;

- жидкости бачка смывателя;

- замена фильтров (воздушного, масляного, топливного);

- замена тормозных колодок;

- замена свечей и проводников зажигания;

- мойка и чистка автомобиля (включая химическую чистку салона);

- замена шин;

- бортирование и балансировка колес;

- замена аккумулятора;

- профилактика отдельных узлов и агрегатов (например промывка топливного насоса или форсунок системы впрыска топлива);

- другие обязательные регламентные работы, определенные документацией производителя.

Работы эти, как правило, выполняет станция ТО. Причем, вели вы купили новый автомобиль, ситуация упрощается до предела: вам выдадут гарантийную книжку и сообщат межсервисный интервал. Предположим, 15тыс.км. Как только одометр отсчитает первые 15 тысяч, вы приедете на сервис, где у вас примут машину, проведут предусмотренную производителем процедуру ТО. Вы оплатите счет, в котором запишут приблизительно следующее: "Техническое обслуживание - 1. Может также быть приведен перечень проведенных работ. Сумма, уплаченная по счету, попадет в валовые расходы согласно пп.5.2.1 Закона о прибыли. Когда на одометре будет 30 тыс.км, вы снова приедете на сервис и все повторится. Оплата счета - валовые расходы. При этом вас не особо должно волновать содержание работ. Объясним почему. Иностранные производители в технической документации устанавливают сроки службы различных агрегатов. Допустим, расчетный ресурс проводников зажигания - 100 тыс.км. По достижении этого пробега на очередном ТО их снимут и заменят на новые, даже если старые были в идеальном состоянии и могли бы еще, как выражаются народные умельцы, "тыщ сто" отслужить. В общем, вам не нужно доказывать налоговому инспектору целесообразность замены того или иного агрегата (запчасти). Производителю виднее, что и когда менять. Об этом сказано и в самом Положении: Техническое обслуживание ДТС выполняется в планово-обязательном порядке, включая определенный этим документом и инструкциями производителей перечень обязательных работ" (п.3.7 Положения). Кстати, плановая замена каких-либо запчастей может быть одним из условий сохранения фирменной гарантии. Поэтому положено по инструкции, скажем, через каждые 15 тыс. менять свечи? Значит - менять, и расходы на это - в валовые. И неважно, что моторувашего стального коня восьмицилиндровый, на каждый цилиндр 2 свечи платинум по 120 грн. за штуку.

Немного по-другому все будет обстоять, если вы обслуживаетесь на обычной СТО и запчасти и расходные материалы покупаете сами. Если с оплатой услуг СТО по-прежнему нет проблем - их стоимость включают в валовые расходы, то по запчастям начинает работать п.5.9 Закона о прибыли: "Налогоплательщик ведет налоговый учет прироста (убыли) балансовой стоимости товаров (кроме подлежащих амортизации и ценных бумаг), сырья, материалов, комплектующих изделий, полуфабрикатов, малоценных предметов (далее - запасов) на складах, в незавершенном производстве и остатках готовой продукции, расходы на приобретение и улучшение (преобразование, хранение) которых включаются в состав валовых расходов согласно настоящему Закону (за исключением полученных бесплатно)". При покупке запчастей вы отражаете валовые расходы, но если они не израсходованы на конец отчетного периода, то их стоимость учитывают как прирост запасов. И когда запчасти установят на автомобиль, их стоимость исключат из расчета прироста (убыли) в соответствии с п.5.9. Но запомните: замена фильтров, колодок или других частей при ТО обязательно должна быть оговорена производителем в технической документации. А внеплановая замена (т.е. вынужденная) любых агрегатов - это ремонт. О его учете читайте ниже.

Теперь несколько слов о таких мелочах, как мойка автомобиля, чистка салона, покупка различных присадок, полировок, ароматизаторов, автошампуней, мочалок, губок и т.д. На первый взгляд такие расходы не связаны с ТО автомобиля. Однако в п.3.5 Положения сказано, что "уборочно-моечные работы выполняются по необходимости, но обязательно перед техническим обслуживанием или ремонтом". Видите: по необходимости. В переводе на нормальный язык это значит, что мыть, чистить, пылесосить машину можно хоть три раза в день, если в этом есть необходимость. Само собой разумеется, что стоимость всех моюще-чистящих средств списывают на валовые расходы.

В последнее время распространенным способом расчетов за услуги автомойки стала покупка талонов. Предприятие оплачивает, например, сто сеансов мойки и получает сто талонов. Их раздают водителям, а на мойке в обмен на талон моют машину. Так что же такое талоны? Являются ли они материальной ценностью? Безусловно, нет. Это своего рода документ, подтверждающий право на определенную услугу. С точки зрения Закона о прибыли - не что иное, как предоплата за услуги. При этом автомойка выдает разработанные ею документы (талоны) для упрощенной идентификации клиентов. Ну не заставлять же водителей возить с собой документы, подтверждающие оплату. Поэтому покупка талонов - это для предприятия первое событие, по нему отражают валовые расходы (при условии, что мойка - плательщик налога на прибыль на общих основаниях). Вторым событием будет получение акта выполненных работ. Понятно, что на каждый сеанс мойки такой документ требовать нет смысла. Будет лучше, если акт составят за целый месяц, указав количество моек и сумму, которую нужно за них заплатить.

Бухгалтерский учет

Стоимость техобслуживания, как правило, относят к составу расходов. В зависимости от того, где используют автомобиль, они могут быть:

- общепроизводственными - если предприятие предоставляет транспортные услуги (п. 15.4 П(С)БУ 16 "Расходы");

- административными - если автомобиль предназначен для управленческого персонала предприятия или находится в распоряжении офиса (развозит почту, доставляет документы) (п.18 Стандарта 16);

- на сбыт - если автомобиль обслуживает торговую сеть (п. 19 Стандарта 16).

Рассмотрим пример. Предприятие "Гот э лэмб" провело ТО автомобиля директора стоимостью 1800 грн. (в т.ч. НДС - 300 грн.). Также были закуплены воздушные и масляные фильтры стоимостью 600 грн. (вт.ч. НДС - 100 грн.) и проплачены услуги автомойки для этой машины в сумме 300 грн. (в т.ч. НДС - 50 грн.). Кроме того, 120 грн. выдали работнику для покупки автохимии для директорского автомобиля. Деньги работник израсходовал, о чем составил авансовый отчет.

Бухгалтерский и налоговый учет данных операций приведен в таблице 1.

Таблица 1

Ремонт

Налоговый учет

Ремонт начинается, когда что-нибудь сломается. Простите за невольный каламбур, но именно так все и происходит. Причем ремонт бывает текущим и капитальным.

"Текущий ремонт - ремонт, который выполняется для обеспечения или восстановления работоспособности изделия и заключается в замене и (или) восстановлении отдельных частей (может выполняться заявочно или по результатам диагностирования агрегатным, обезличенным и другими методами)".

"Капитальный ремонт - ремонт, который выполняется для восстановления исправности и полного или близкого к полному восстановления ресурса изделия с заменой или восстановлением любых частей, в том числе базовых" (п.1.3 Положения).

Теперь давайте вспомним, что автомобиль в налоговом учете относят к основным фондам (далее - ОФ), а именно ко второй группе. Особенности налогообложения текущего и капитального ремонта ОФ изложены в п.8.7 Закона о прибыли. В частности, его пп.8.7.1 гласит: "Налогоплательщики имеют право в течение отчетного периода отнести к валовым расходам любые расходы, связанные с улучшением основных фондов, подлежащих амортизации, в сумме, не превышающей 10 процентов совокупной балансовой стоимости всех групп основных фондов по состоянию на начало такого отчетного периода.

Расходы, превышающие указанную сумму, увеличивают балансовую стоимость групп 2, 3 и 4 или отдельных объектов основных фондов группы 1 пропорционально совокупной балансовой стоимости таких групп и таких отдельных объектов основных фондов группы 1 на начало расчетного квартала".

Таким образом, учет расходов на ремонт и на ТО будет существенно отличаться. Если стоимость последнего целиком и полностью включают в валовые расходы, то стоимость ремонта попадет туда только в пределах 10% балансовой стоимости всех групп основных средств. Вот почему очень важно определить грань, которая отделяет ТО от ремонта. Так как же их отличить? Очень просто, ведь "ремонт - комплекс операций по восстановлению исправности или работоспособности изделий и восстановлению ресурсов изделий или их составных частей". То есть техобслуживание - это поддержание исправного состояния машины, а ремонт - его восстановление. ТО необходимо, чтобы ничего не ломалось, а ремонт - когда что-то все-таки поломалось. Но можно рассказать о причинах ремонта более детально.

Так, в п.3.13 Положения сказано: "К текущему ремонту ДТС относятся работы, связанные с одновременной заменой не более двух базовых агрегатов (кроме кузова и рамы)". В приложении "Г" Положения перечислены следующие базовые агрегаты:

1) двигатель с картером сцепления в сборе;

2) коробка передач, раздаточная коробка;

3) гидромеханическая передача;

4) задний мост (ось);

5) средний мост (ось);

6) передняя ось (мост);

7) рулевое управление;

8) кабина грузового и кузов легкового автомобиля;

9) кузов автобуса;

10) рама;

11) подъемное оборудование платформы автомобиля-самосвала.

А п.3.14 Положения уточняет: "Любой ремонт агрегатов относится к текущему ремонту ДТС*".

Кроме того, "к капитальному ремонту относятся работы, связанные с заменой кузова для автобусов и легковых автомобилей, рамы для грузовых автомобилей или одновременной заменой не менее трех базовых агрегатов" (п.3.16 Положения).

Бухгалтерский учет

Сначала обратимся к П(С)БУ 7 "Основные фонды". В его п. 14 сказано: "Первичная стоимость основных средств увеличивается на сумму расходов, связанных с улучшением объекта (модернизация, модификация, достройка, дооборудование, реконструкция и т.п.), что приводит к увеличению будущих экономических выгод, первоначально ожидаемых от использования объекта". Теперь прочтем п.15 Положения: "Капитальный ремонт выполняется при необходимости согласно результатам диагностики технического состояния и предназначен для продления срока эксплуатации ДТС". Естественно, увеличение планируемого срока эксплуатации приведет к увеличению первоначально ожидаемых экономических выгод, а следовательно, в бухгалтерском учете первоначальную стоимость автомобиля увеличивают на стоимость капитального ремонта.

Текущий ремонт учитывают по-другому. Все дело в п. 15 П(С)БУ7, где говорится: "Расходы, которые осуществляются для поддержания объекта в рабочем состоянии и получения первоначально определенной суммы будущих экономических выгод от его использования, включаются в состав расходов". Напомним: текущий ремонт проводят "для обеспечения или восстановления" (п.3.13 Положения) работоспособности автомобиля. То есть здесь у нас чистейшей воды расходы для поддержания основного средства в рабочем состоянии, которые не увеличат (да и не могут увеличить) размера первоначально ожидаемых выгод. А значит, суммам, израсходованным на текущий ремонт, прямая дорога в расходы. Опять же, в зависимости от назначения автомобиля, - в общепроизводственные, административные, расходы на сбыт или в иные.

Перейдем к примеру. Предприятие "Ласт фо лайф" заплатило за ремонт легкового автомобиля, обслуживающего главного бухгалтера, 3600 грн. (в т.ч. НДС - 600 грн.). Также провели капремонт развозного фургончика, что обошлось еще в 9630 грн. (в т.ч. НДС - 1605 грн.). Стоимость первого ремонта находится в пределах 10%-ного лимита на валовые расходы. Стоимость второго в лимит попадает частично -2000 грн. помещаются в него, остальная сумма - нет.

Налоговый и бухгалтерский учет таких операций мы привели в таблице 2.

Таблица 2

В завершение хочется пожелать, чтобы ваши автомобили после ремонта были надежными, быстрыми и, что немаловажно, красивыми. Ведь, согласитесь, в нашей жизни так мало красоты, а ведь именно она, по утверждению Федора Достоевского, должна спасти мир.

------------------------------

* ДТС - дорожное транспортное средство.

** Остальную сумму (6025 грн.) распределяют пропорционально балансовой стоимости объектов 1-й группы и объектов 2-й, 3-й и 4-й групп ОФ.

Список использованных нормативно-правовых актов:

1. Закон о НДС - Закон Украины "О налоге на добавленную стоимость" от 03.04.97 г. № 168/97-ВР.

2. Закон о прибыли - Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. № 283/97-ВР.

3. Положение - Положение о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденное приказом Министерства транспорта Украины от 30.03.98 г. № 102.

“Все о бухгалтерском учете”, № 43 (954), 12 мая 2004 г.