Для чего нужны лимитно-заборные карточки

Сегодня мы возвращаемся к разговору о заполнении первичной документации по учету запасов. Ранее мы уже поднимали этот вопрос. Тогда речь шла о том, как правильно организовать учет запасов на складе, для чего нужен приходный ордер (форма № М-4) и как его заполнить.

Напомним, что формы первичных документов для учета запасов утверждены приказом Министерства статистики Украины от 21 июня 1996 года № 193. И с июля 1996 года на территории Украины действуют:

- журнал учета поступивших грузов (форма № М-1);

- акт списания бланков доверенностей (форма № М-2а);

- журнал регистрации доверенностей (форма № М-3);

- приходный ордер (форма № М-4);

- акт о приемке материалов (форма № М-7);

- лимитно-заборная карточка (форма № М-8);

- лимитно-заборная карточка (форма № М-9);

- акт-требование на замену (дополнительный отпуск) материалов (форма № М-10);

- накладная-требование на отпуск (внутреннее перемещение) материалов (форма № М-11 );

-карточка складского учета материалов (форма № М-12);

- реестр приемки-сдачи документов (форма № М-13);

- ведомость учета остатков материалов на складе (форма №М-14);

- акт о приемке оборудования (форма № М-15);

- акт приемки-передачи оборудования в монтаж (форма №М-15а);

- материальный ярлык (форма № М-16);

-акт о выявленных дефектах оборудования (форма № М-17);

-сигнальная справка об отклонении фактического остатка материалов от установленных норм запаса (форма № М-18);

- материальный отчет (форма № М-19);

- инвентаризационная опись (форма № М-21);

- акт о расходовании давальческих материалов (форма № М-23);

-карточка учета оборудования для установки (форма№ М-26);

- лимитно-заборная карточка (форма № М-28);

- лимитно-заборная карточка (форма № М-28а).

Тема нынешней консультации - это лимитно-заборные карточки (далее - лимитки). Как видно из вышеприведенного списка, их 4 вида:

- форма № М-8, Она служит для оформления многоразового отпуска одного номенклатурного номера товарно-материальных ценностей ('далее - ТМЦ) на один месяц;

- форма № М-9. По ней запасы можно отпускать четыре раза. Ее используют, когда оформляют отпуск запасов, на которые установлен лимит и которые относят к одному виду расходов на разные заказы или на различные виды расходов в пределах одного заказа. В последнем случае нужно обязательно заполнять графу "Корреспондирующий счет";

- формы № М-28 и № М-28а применяют в строительстве для оформления отпуска ТМЦ со склада на строительные объекты. Ее ведут в течение всего строительства, причем отдельно на каждый объект, и хранят у исполнителя работ. Одновременно составляют ежемесячную лимитку по форме № М-28а. Она хранится на том складе, откуда исполнитель получает стройматериалы. Отпуская ТМЦ со склада, кладовщик ставит свою подпись в карточке формы № М-28, а получатель - в карточке формы № М-28а. В конце месяца после инвентаризации оставшихся материалов исполнитель работ заполняет графу 14 формы № М-28. Фактический расход запасов за месяц определяют, суммируя каждую строку (кроме строк возврата и остатка на объекте на конец месяца).

Как вы уже поняли, первые две лимитки предусмотрены для производства, вторые две-для строительства. Все они служат основанием для списания ТМЦ со склада и предназначены для контроля за установленным лимитом использования запасов.

Ответственным за оформление этих карточек является отдел снабжения или плановый отдел. Лимитки составляют на каждое наименование (номенклатурный номер) запасов отдельно. Каждую карточку заполняют в двух экземплярах. Один экземпляр до начала отчетного месяца передают цеху (участку), которому необходимы указанные в документе ТМЦ, второй - складу или кладовой цеха (участка), то есть тому, у кого эти запасы хранятся и кто их будет выдавать.

Для того чтобы получить материалы, получателю следует обратиться на склад, предъявив выданный ему в конце предыдущего месяца экземпляр лимитки.

Кладовщик, выдав ТМЦ, отмечает в двух экземплярах карточки дату и количество отпущенных им материалов и ставит свою подпись в экземпляре получателя. Последний, в свою очередь, расписывается в карточке, которая остается на складе и служит основанием для списания с него остатков запасов.

Отпускают ТМЦ со складов, указанных в лимитке. Кладовщик, отметив в ней дату и количество выданных запасов, определяет остаток лимита по каждому номенклатурному номеру запасов. Он же сдает в бухгалтерию лимитки. Но только после того, как получатель использовал весь перечисленный в ней лимит ТМЦ. Лимитки по незаконченным объектам, то есть переходящим на следующий месяц, возвращают исполнителю работ.

Всю эту процедуру можно значительно упростить - оформлять отпуск ТМЦ непосредственно в карточках складского учета (форма № М-12). При этом лимитку выписывают только в одном экземпляре. Что касается лимита отпуска, то его можно фиксировать в карточке складского учета. Получатель материалов подписывает карточку складского учета, а кладовщик - лимитку.

По лимитке также ведут учет запасов, которые не использовали в производстве и вернули на склад. И больше никаких дополнительных документов не нужно.

Изменение лимита, сверхлимитный отпуск запасов и замена одних видов запасов другими возможны только с разрешения руководителя предприятия, главного инженера или других уполномоченных на это лиц. Для такой выдачи берут акт-требование по форме № М-10.

В конце месяца эти лимитки вместе с другими первичными документами прилагают к материальному отчету (форма № М-192) и сдают в бухгалтерию. Бухгалтер проверяет, правильно ли списаны материалы на производство (строительство) по каждому объекту или участку.

“Все о бухгалтерском учете”, № 29 (940), 29 марта 2004 г.