Персонифицированная отчетность: как заполнять и подавать
Персонифицированный учет в Украине появился благодаря Указу Президента от 04.05.98 г. № 401/98. Это был первый шаг к реформированию системы пенсионного обеспечения. Выполняя поручение Президента, ровно через месяц Правительство приняло постановление № 794. Тогда же работодатели узнали о своей новой обязанности - составлять комплект документов первичной отчетности персонифицированного учета. И изменения, которые 1 января 2004 года претерпело пенсионное законодательство, только сделали эту обязанность буквой закона. А раз так - нужно знать, как ее выполнять.
Согласно статье 21 Закона о пенсионном страховании страхователи должны предоставлять информацию о всех застрахованных лицах, с доходов которых они обязаны уплачивать и удерживать пенсионные взносы. Частные предприниматели (в том числе на упрощенных системах) и самозанятые лица, кроме этого, должны отчитываться за себя самостоятельно. Сами застрахованные лица имеют законное право узнать о собранной о них информации, обратившись с соответствующим запросом в Пенсионный фонд.
Что входит в комплект персонифицированной отчетности
Официально Пенсионный фонд довел до плательщиков ее формы, утвердив Инструкцию о пенсионных сборах. Это:
- сведения о работодателе (форма ВПР);
- список лиц, которые работают или работали у работодателя в отчетном году (форма СП);
- сведения о лицах, имеющих основания для зачисления стажа работы без уплаты страховых взносов в ПФУ (форма БСВ);
- список оснований, дающих право на применение льгот работникам предприятия при определении пенсии (форма СПП);
- индивидуальные сведения о застрахованном лице (форма ІНДАНІ).
В комплект также входит ярлык-расписка, который подтверждает принятие отчетности.
Но в январе 2004 года Инструкция о пенсионных сборах утратила силу. А в Инструкции о пенсионных взносах, которая пришла ей на смену, о формах персонифицированной отчетности ничего не сказано. При этом в полную силу действует п.6 ст.21 Закона о пенсионном страховании: "Формы документов, порядок и сроки их предоставления устанавливаются правлением Пенсионного фонда". Можно предвидеть, что во исполнение этой нормы Фонд обязательно издаст необходимое постановление. Но пока что бухгалтеры его не видели. И вполне логичным является вопрос: "Нужно ли отчитываться за 2003 год?" По нашему мнению, это следует делать обязательно. Во-первых, от наличия необходимых данных зависят пенсии наемных работников (и собственная пенсия предпринимателей). А застрахованные лица имеют право обжаловать действия страхователя в судебном порядке. Во-вторых, мы отчитываемся о доходах 2003 года, в течение которого действовали и Инструкция о пенсионных сборах, и формы отчетности. С другой стороны, официально форм персонифицированной отчетности нет, что ставит под сомнение возможность применения любых санкций за их непредоставление.
Все составляющие персонифицированной отчетности заполняются на украинском языке печатными буквами. Последнее замечание актуально для тех, кто будет предоставлять персонификацию в печатном виде. Ведь есть и другая форма - в электронном виде на дискете. Тогда из всего комплекта на бумаге оформляют только ярлык-расписку.
Для упрощения процедуры отчета была разработана специальная программа "Автоматизированное рабочее место работодателя для подготовки персонифицированных отчетов о доходах, трудовом стаже и размере взносов, уплаченных в ПФУ (АРМ-Р)". С ее помощью заполнить персонификацию достаточно легко. А учитывая, что это программное обеспечение бесплатное (достаточно обратиться в отдел персонификации регионального отделения Пенсионного фонда - и вы получите его), советуем применять АРМ-Р всем, у кого есть компьютер.
Кто, как и когда подает персонифицированные сведения
Это делают:
- все работодатели независимо от системы налогообложения - за наемных работников и лиц, которые в течение отчетного года выполняли работы (предоставляли услуги);
- частные предприниматели как на общей, так и на упрощенных системах налогообложения (единый, фиксированный и фиксированный сельскохозяйственный налоги) - за себя.
Причин предоставления отчетности две: окончание отчетного года и выход работника в течение года на пенсию. В первом случае все нужно сделать не позднее 1 апреля текущего года (именно такую дату называл п.9.4 Инструкции о пенсионных сборах). Правда, о конкретном сроке каждого плательщика уведомляют отдельно, чтобы не создавать очередей.
Когда работник выходит на пенсию, работодатель составляет персонификацию только на него (формы ІНДАНІ и БСВ) и исключительно за период с начала отчетного года до последнего дня работы.
А теперь мы расскажем о содержании каждой из персонифицированных форм, останавливаясь на нюансах их заполнения.
Сведения о работодателе (ВПР)
Этот бланк содержит всю необходимую регистрационную информацию о работодателе (название, коды ЕГРПОУ (идентификационные номера для работодателей-предпринимателей), почтовый адрес и другие реквизиты, наличие рабочих мест, дающих право на льготное пенсионное обеспечение и т.п.). В поле "Количество работников" следует указать общее количество работников, в том числе работавших по совместительству (даже если на конец года с кем-то из них трудовые отношения уже прекратились).
Список лиц, которые работают или работали у работодателя в отчетном году (СП)
Эту форму работодатель предоставляет в полном объеме только раз - при первом составлении отчетности. В нее он заносит сведения о всех лицах, которые в течение года состояли с ним в трудовых отношениях или выполняли работы (предоставляли услуги) по гражданско-правовым договорам, - даже о тех, кто по состоянию на 31 декабря отчетного года уже не работает.
За каждый последующий отчетный год эта форма содержит данные только о новичках среди указанных лиц. Если в течение года работник увольнялся и трудоустраивался повторно, о нем дополнительно отчитываться не нужно.
Главной информацией в этой форме являются идентификационные номера физических лиц (по карточкам Государственного реестра физических лиц, которые налоговые органы ведут на каждого плательщика). Фамилию, имя и отчество наемных лиц заносят по данным их паспортов полностью, без сокращений. Эту же информацию также применяют при составлении форм ІНДАНІ и БСВ.
Список оснований, дающих право
на применение льгот работникам предприятия
при определении пенсии (СПП)
Он содержит перечень льгот по пенсионному обеспечению по условиям труда, которые влияют на возраст выхода на пенсию и ее размер. Каждое основание на применение льготы обязательно нужно подтверждать ссылкой на нормативный акт или приказ по предприятию об аттестованных рабочих местах с вредными условиями.
Самое сложное при составлении формы СПП - правильно определить код основания. О его составляющих мы писали в газете "Все о бухгалтерском учете" № 22 за 2003 год. Для кодировки используется словарь, основывающийся на Законе Украины "О пенсионном обеспечении" и положениях других нормативно-правовых актов, которые регулируют пенсионные права работников отдельных категорий. Но оснований много, поэтому тем, у кого нет АРМа, стоит посоветоваться с работниками Пенсионного фонда.
Сведения о лицах, имеющих основания
для зачисления стажа работы без уплаты
страховых взносов в ПФУ (БСВ)
При определенных обстоятельствах граждане до 2004 года имели право зачислять в страховой стаж периоды, в течение которых они не уплачивали пенсионных взносов. Например, это время ухода неработающей матери за несовершеннолетними детьми до достижения каждым из них 3 лет, период ухода за инвалидом I группы или ухода за ребенком-инвалидом в возрасте до 16 лет и т. п. Чтобы правильно заполнить форму БСВ, нужно знать не только перечень льготных оснований, а снова-таки их коды. Пользователям АРМ-Р достаточно выбрать из предложенного программой перечня необходимое основание; всем остальным удобнее всего обратиться за помощью к работникам Пенсионного фонда. Продолжительность стажа показывают в месяцах и днях.
Обратите внимание на несколько вариантов заполнения БСВ (тип формы определяют при помощи пометки в соответствующей клеточке): начальная (ее подают за отчетный период впервые); корректирующая (вносят изменения в предыдущую предоставленную форму); отменяющая (когда нужно полностью отменить сведения предыдущего предоставленного отчета); назначение пенсии (в случае предоставления заявления на пенсию для дополнительного учета данных о застрахованном лице за период, истекший после последнего отчета).
Индивидуальные сведения о застрахованном лице (ІНДАНІ)
Наиболее трудоемкая форма. Ее заполнение, по сравнению с прошлым годом, будет иметь особенности, связанные с изменением ст.66 Закона о пенсионном обеспечении. С10 июня 2003 года ее первый абзац стал звучать так: "В заработок для исчисления пенсии включаются все виды оплаты труда (выплат, дохода), на которые в соответствии с Законом Украины "О сборе на обязательное государственное пенсионное страхование" начисляется сбор на обязательное государственное пенсионное страхование, в пределах максимальной величины фактических расходов на оплату труда наемных работников, налогооблагаемого дохода (прибыли), совокупного налогооблагаемого дохода (предельной суммы заработной платы (дохода), с которых взимаются страховые взносы (сборы1) в социальные фонды, действовавшая надень получения указанного заработка (выплат, дохода)". Тем самым с указанной даты была отменена норма, по которой при исчислении пенсии учитывали только выплаты, на которые по действующим правилам начисляются страховые взносы, кроме выплат единовременного характера, упомянутых в Перечне № 697.
Таким образом, бухгалтеру при заполнении отчетности за 2003 год нужно все доходы работника в течение отчетного года распределять по периодам действия предыдущей и новой редакции статьи 66 Закона о пенсионном обеспечении. Именно так советуют поступать работники Пенсионного фонда Украины. При этом они опираются на п.2 ст.41 Закона о пенсионном страховании и применяют к заработной плате (доходу) для исчисления пенсии два условия. Зарплата (доход) должна одновременно:
- находиться в пределах сумм, на которые в соответствии с действовавшим ранее законодательством начислялся сбор на обязательное государственное пенсионное страхование;
- относиться к выплатам, которые в соответствии с действовавшим ранее законодательством включались в заработную плату, из которой исчислялась пенсия в соответствии с Законом Украины "О пенсионном обеспечении".
В период с 01.01.03 г по 31.05.03 г ограничение максимальной величины заработка (дохода), на который начислялся (с которого удерживался) пенсионный сбор, составляло 2200 грн., а с 01.06.03 г. - 2660 грн. Что же касается второго условия, то критерием распределения должна быть дата начисления дохода по бухгалтерским документам: с 01.01.03 г. по 09.06.03 г. (включительно) или с 10.06.03 г по 31.12.03 г
В связи с этим особого внимания требуют доходы июня. Например, компенсация за неиспользованный отпуск попадет в пенсионные доходы, только если их начислили во II и III декадах месяца. Расскажем, что следует знать об этой и других выплатах при заполнении формы ІНДАНІ.
Компенсация за неиспользованный отпуск
На компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении сбор начисляли в полном объеме - все 32% и удерживали 1% или 2%. Но она была одной из первых
в Перечне № 697. Поэтому отразить ее в ІНДАНІ можно, только если начисление произошло после 9 июня. При этом, даже если сумма компенсации исчислена за несколько отпусков, которые приходятся на несколько месяцев, распределять ее сумму не нужно. Дело в том, что работник не получает времени отдыха (отпуска), за период которого сохраняется средний заработок.
Единовременное пособие при выходе
на пенсию и выходное пособие при увольнении
(независимо от оснований)
Работники Пенсионного фонда настаивали на том, что единовременное пособие при выходе на пенсию подпадает под начисление и удержание пенсионных взносов (письма от 23.01.02 г. № 04/323 и от 10.06.02 г. № 04/2394 в газете "Все о бухгалтерском учете" № 16 и № 87 за 2002 год соответственно). Оно предоставляется согласно коллективному договору и не относится к категории выходного пособия, упомянутого в Перечне № 697. Соответственно, если требования по начислению и удержанию взносов были выполнены, отразить суммы пособия при выходе на пенсию в ІНДАНІ можно независимо от даты его начисления. А вот выходное пособие при увольнении, предоставленное на основании ст.44 Кодекса законов о труде Украины (также независимо от даты начисления), в форму включать не нужно - с него не уплачивали пенсионных сборов, ведь оно не относится к расходам на оплату труда и есть в Перечне № 697.
Материальная помощь
То, что вся начисленная сумма материальной помощи, согласно предыдущей редакции статьи 66 Закона о пенсионном обеспечении, включается в ІНДАНІ независимо от ее налогообложения, специалисты Пенсионного фонда Украины подтверждали на страницах нашей газеты в прошлом году (см. № 22 газеты "Все о бухгалтерском учете" за 2003 год, стр.34). Тогда главным аргументом было то, что на матпомощь как на вид оплаты труда (не путать с суммой оплаты труда!) пенсионный сбор начисляется. И новая редакция статьи 66 ничего не изменила. Помощь как была, так и осталась одним из видов оплаты труда, "на которые в соответствии с Законом Украины "О сборе на обязательное государственное пенсионное страхование" начисляется сбор на обязательное государственное пенсионное страхование". Поэтому все такие суммы попадут в раздел "Сведения о заработке (доходе) за отчетный период" формы ІНДАНІ и, в частности, в графу "Сумма начисленного заработка (дохода), учитывается для пенсии".
Индексация заработной платы
На наш взгляд, суммы индексации за весь период с мая по декабрь 2003 года следует показывать в ІНДАНІ вместе с заработной платой того месяца, за который она начислена. Это замечание актуально для тех работодателей, которые в 2003 году своевременно индексацию не провели, а сделали ее "задним числом" сразу за несколько месяцев (да это и понятно, ведь порядок проведения индексации появился только в июле).
Больничные, декретные и отпускные
Часть 3 статьи 66 Закона о пенсионном обеспечении относила к заработку для исчисления пенсии за соответствующие периоды пособие по временной нетрудоспособности или средний заработок, который сохраняется за работником. Вплоть до 2004 года эта норма действовала в полном объеме. Соответственно, поскольку декретные исчисляются из среднего заработка, есть все основания для того, чтобы показать суммы такого дохода в форме ІНДАНІ (несмотря на то, что с него вообще не уплачивали сбор). При этом пособие нужно рас-
пределять по тем месяцам 2003 года, за рабочие дни которых оно начислено. Так же следует распределять начисленные больничные и отпускные. Пенсионный сбор с них нужно было исчислять отдельно за каждый месяц (пп.5.4.3 Инструкции о пенсионных сборах).
Вознаграждения, начисленные в одном месяце за работу, выполняемую длительный период
Если с больничными и отпускными все понятно, то что делать с вознаграждениями за выполненные работы (услуги), начисленными одноразово за длительный период? Простая жизненная ситуация: в течение года исполнитель работ ничего не получал вплоть до составления акта выполненных работ. Как отразить полученную сумму в персонифицированной отчетности? В большинстве случаев пенсионный сбор с таких сумм уплачивали одноразово без распределения по месяцам, в течение которых выполняли работу. Поэтому в ІНДАНІ такой доход придется показывать втом месяце, в котором по данным бухучета его начислили. А вот данные о трудовых отношениях следует показать полностью от их начала (день заключения договора) до окончания (последний день действия договора). При таком подходе в разделе "Сведения о заработке (доходе) за период" в строках, соответствующих месяцам, в которых продолжались отношения, но не начислялся доход, будет заполнена только графа "Всего полных дней для стажа". Другие графы будут заполнены по месяцам начисления дохода. ' Общие правила заполнения формы ІНДАНІ следующие:
1. В поле "Тип формы" ставится прочерк в той клеточке, которая соответствует цели ее предоставления. В большинстве случаев пометку следует поставить напротив слова "начальная". Когда со временем в течение 2004 года окажется, что в информации есть ошибки, придется либо откорректировать, либо отменить ее и предоставить новую. Для этого и предусмотрены две следующие клеточки. Последнюю клеточку ("назначение пенсии") зачеркивают тогда, когда в течение года заполняют и предоставляют в Пенсионный фонд форму ІНДАНІ на работника, который выходит на пенсию, указав в ней информацию о доходах, начисленных ему с начала года.
2. Код типа ставки страхового сбора определяет размер взноса, который должен уплатить за работника работодатель. Здесь можно указать одну из восьми цифр. Вот что они означают:
"1" - на общих основаниях; "2" - для инвалидов; "3" - для лиц, работающих по гражданско-правовым договорам; "4"-длятех, кто уплачивает взносы добровольно; "6"-для тех, за кого работодатель уплачивает фиксированный налог путем приобретения патента; "7" - фиксированный сельскохозяйственный налог; "8" - единый налог. Код "5" предусмотрен для наемных работников, работающих у работодателя на специальном патенте. Но учитывая, что этого налога в Украине больше не существует, работодателю следует показать тот код, который соответствует нынешней системе налогообложения.
3. Сумму страхового сбора, начисленного работодателем на зарплату застрахованного лица, отражают по законодательно установленным тарифам на начисленный заработок- так же, как и сумму страхового сбора (взноса), начисленного из заработка застрахованного лица.
4. Раздел "Сведения о заработке (доходе) за отчетный период" - самый важный в форме ІНДАН!. Он состоит из нескольких граф, которые заполняют с разбивкой по месяцам в зависимости от месяца начисления дохода. В графе "Сумма начисленного заработка (дохода) всего" показывают всю начисленную наемному работнику (исполнителю работ) зарплату (доход) без ограничения максимальной величины, с которой взимают пенсионные сборы. Сумму, не превы-
шающую это ограничение, заносят в следующую графу - "Сумма начисленного заработка (дохода), учитывается для пенсии" (соответственно, включая только те выплаты, которые учитывают для пенсии). Сюда также включают начисленные работнику за отчетный период больничные. Кроме того, специально для больничных предусмотрена отдельная графа - "Сумма больничных в отчетном периоде". Здесь показывают исключительно выплаты по временной нетрудоспособности.
Сумму удержанного сбора (1 -5% в зависимости от категории плательщика) за соответствующий месяц показывают в графе "Сумма страхового взноса из начисленного заработка". Итог по ней должен соответствовать значению поля "Сумма страхового сбора (взноса), начисленного из заработка застрахованного лица".
5. Также в разделе "Сведения о заработке (доходе) за отчетный период" указывают количество дней соответствующего месяца по первоисточникам согласно правилам учета труда (графа "Всего полных дней для стажа"). Данные о периоде трудовых отношений в отчетном году записывают по приказам работодателя о трудовых отношениях в отчетном году (по датам). Так же составляют ведомости о количестве полных месяцев и дней общего стажа.
6. Если лицо имеет право на специальный стаж (например, за выслугу лет), заполняют следующий раздел формы ІНДАНІ. Для этого опять-таки нужно знать код основания для учета специального стажа. Его берут из содержащегося в АРМ-Р словаря кодов оснований, дающий право на применение льгот при определении пенсии для застрахованного лица в интервале отчетного периода. Номер месяца, с которого лицо, согласно приказу, перешло на работу с другими условиями труда, указывают в графе "Месяц завершения спецстажа". В графе "Вариант необходимой единицы измерения и фактическая продолжительность специального стажа по коду основания" указывают фактическую продолжительность стажа в зависимости от учета труда у работодателя, установленную для конкретной категории наемных работников. А количество соответствующих единиц измерения специального стажа, в которых проставлена его фактическая продолжительность, указывают в графе "Норма продолжительности работы для ее зачисления за полный год стажа" (трудодни или нормосмены записывают до разграничительной точки, месяцы с днями или часы с минутами -- с разграничительной точкой).
7. Графу "Признак сезона" заполняют работодатели с сезонными условиями труда.
Отдельно скажем о составлении формы ІНДАНІ частными предпринимателями за себя. Те из них, кто работает на общей системе налогообложения, в поле "Сумма страхового сбора за отчетный период: начислено работодателем на зарплату застрахованного лица" показывают сумму пенсионных взносов - 32% от чистого дохода за год. В свою очередь, приверженцы упрощенных систем налогообложения заносят сюда сумму годовых отчислений от единого налога (42%), фиксированного сельскохозяйственного налога (68%) или фиксированного патента (10%). Определить, сколько именно было отчислено, несложно: достаточно взять соответствующий процент от общей суммы уплаченного в течение 2003 года налога.
К тому же "обычные" предприниматели в разделе "Сведения о заработке (доходе) за отчетный период" отражают сумму собственного дохода с разбивкой по месяцам по тем же правилам, что и при заполнении информации о доходах наемных работников.
Ярлык-расписка
Состоит он из двух частей тождественного содержания, одну из которых отправитель оставляет у себя в подтверждение факта его предоставления. В этой форме предусмот-
рены специальные реквизиты для работников контролирующего органа - их заполняют при принятии комплекта отчетности и удостоверяют печатью Пенсионного фонда.
Формируют ярлык на пачки следующих документов: ВПР (до 4 листов в пачке), СПП (до 2 листов в пачке), ІНДАНІ (до 25 листов в пачке), БСВ (до 25 листов в пачке). В одну пачку группируют документы только одного вида. Кроме количественных характеристик комплекта, в ярлыке нужно указать фамилию и идентификационный код лица, ответственного за составление персонификации.
Ответственность
Выше мы указывали, что после отмены Инструкции о пенсионных сборах официально формы персонифицированной отчетности пока что не утверждены. Исходя из этого, любые санкции, примененные к работодателю и его должностным лицам за непредоставление персонифика-ции-2003, будут иметь четко выраженные признаки безосновательности. Вместе с тем отсутствие ответственности не дает права на нарушение законодательства. Сегодня можно однозначно утверждать, что в следующем году невнимание к персонифицированным сведениям будет стоить немало. За их непредоставление или искажение предприятие-работодателя гарантировано оштрафуют. На сколько? Размер штрафов установлен пп.5 п.9 ст. 106 Закона о пенсионном страховании на уровне 10% суммы страховых взносов, которые были уплачены или подлежали уплате за соответствующий отчетный период, за каждый полный или неполный месяц задержки предоставления сведений, отчетности, но не менее, чем на 170 грн. Штраф за повторное нарушение в течение года - 20% указанных сумм, но не менее 340 грн. Также к административной ответственности привлекут виновных должностных лиц (пп.5 п. 16 ст. 106 Закона о пенсионном страховании), применив к ним штраф в размере от 136 грн. до 255 грн.
Список использованных нормативно-правовых актов:
1. Закон о пенсионном страховании - Закон Украины "Об общеобязательном государственном пенсионном страховании" от 09.0^.03 г. № 1058-гУ.
2. Закон о пенсионном обеспечении - Закон Украины "О пенсионном обеспечении" от 05.11.91 г. № 1788-ХН.
3. Перечень № 697 - Перечень видов оплаты труда и других выплат, на которые не начисляется сбор на обязательное государственное пенсионное страхование и которые не учитываются при исчислении среднемесячной заработной платы для назначения пенсий, утвержденный постановлением КМУ от 18.05.98 г. № 697.
4. Инструкция о пенсионных сборах - Инструкция о порядке исчисления и уплаты предприятиями, учреждениями, организациями и гражданами сбора на обязательное государственное пенсионное страхование, других платежей, а также учета их поступления в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением Правления Пенсионного фонда Украины от 19.10.01 г. № 16-6.
Инструкция о пенсионных взносах - Инструкция о порядке исчисления и уплаты страхователями и застрахованными лицами взносов на общеобязательное государственное пенсионное страхование в Пенсионный фонд Украины, утвержденная постановлением Правления Пенсионного фонда Украины от 19.12.03 г. №21-1.
Все о бухгалтерском учете, № 24 (935), 11 марта 2004 г.