Как составить калькуляцию расходов на проведение семинара
В последнее время мы получаем множество писем с просьбой помочь составить калькуляцию себестоимости различных услуг. Это непросто сделать без понимания всех тонкостей работы конкретного предприятия. Но главное - знать общий порядок, ибо он для всех услуг одинаковый. Сегодня мы рассмотрим его. Уверены, вы легко поймете несложную методику и сможете сделать все собственноручно.
Начнем с основ. Что такое себестоимость? В широком понимании - расходы предприятия на производство и реализацию продукции (работ, услуг). А калькуляция? Для некоторых - только планово-экономический документ. Но такое понимание чересчур сужено. По своей сути это процесс, результат которого и будет оформлен вот этим конечным документом. А еще калькуляция - способ систематизации понесенных предприятием расходов, или иначе - группирование последних по статьям. Больше в теорию углубляться не стоит, при желании вы сможете прочесть все в экономических учебниках. Мы же введем общие условия и сосредоточимся на практике. Итак...
Допустим, учебный центр "Обучим всех" решил провести семинар на тему "Изменения в налогообложении прибыли предприятий" продолжительностью 8 дней.
В его стоимость входит проживание в пансионате, 3-разовое питание, перевозка участников до места проведения семинара и обратно. Разумеется, чтобы определить, сколько денег брать с одного участника семинара, организатору нужно составить калькуляцию расходов. Кроме того, необходим еще один показатель - ожидаемая рентабельность от проведения этого мероприятия (напомним, ее рассчитывают как отношение прибыли к расходам). Учебный центр установил ее на уровне 15%. Все другие данные мы будем добавлять по ходу размышлений.
Порядок определения стоимости проведения семинара демонстрирует схема.
Но прежде чем более подробно рассмотреть ее, заметим: калькуляцию составляют как минимум дважды - до проведения семинара (так называемую плановую калькуляцию) и после этого (фактическую). Причина проста: при планировании некоторые расходы предусмотреть невозможно, фактическая же калькуляция устраняет эту неточность.
Схема
----------------------------------------
¦Составление калькуляции себестоимости ¦
¦ проведения семинара ¦
-------------------Т--------------------
¦
-----------------------------------------------------
¦Этап 1. Определение производственной себестоимости ¦
----------------------------Т------------------------
¦
----------------------------------------------
¦Выбираем статьи расходов будущей калькуляции¦
¦и определяемся с их составом ¦
---------------------------Т------------------
¦
---------------------------------------------
¦Оцениваем (рассчитываем) суммы расходов ¦
¦по каждой статье (если составляем плановую ¦
¦калькуляцию) или группируем уже понесенные ¦
¦расходы по этим же статьям ¦
¦(если речь идет о фактической калькуляции) ¦
---------------------------Т-----------------
¦
-----------------------------------------------
¦Рассчитываем величины переменных и постоянных ¦
¦распределенных общепроизводственных расходов, ¦
¦которые входят в производственную ¦
¦себестоимость семинара ¦
----------------------------Т-------------------
¦
------------------------------------------
¦Этап 2. Определение общей суммы расходов¦
¦на проведение семинара ¦
-------------------------Т----------------
¦
--------------------------------------------
¦Распределяем постоянные нераспределенные ¦
¦общепроизводственные и административные ¦
¦расходы, расходы на сбыт, прочие расходы ¦
¦операционной деятельности (если они есть) ¦
--------------------------Т-----------------
¦
----------------------------------------
¦Этап 3. Определение стоимости участия ¦
¦в семинаре одного лица ¦
------------------------Т---------------
¦
----------------------------------
¦Составляем конечную калькуляцию ¦
----------------------------------
А сейчас рассмотрим каждый из этих этапов.
Этап 1. Расчет производственной себестоимости
Прежде всего следует определиться со статьями будущей калькуляции. Это первый и самый важный шаг. Имейте в виду: и в фактической, и в плановой калькуляции расходы следует группировать по одинаковым статьям. Это позволяет определить отклонения по каждой из них, сделать выводы и принять эффективные управленческие решения. Общепринято калькулировать себестоимость по следующим статьям:
- прямые материальные расходы;
- прямые расходы на оплату труда;
- отчисления на социальное страхование;
- амортизация (расходы на содержание и эксплуатацию оборудования);
- прочие прямые расходы;
- общепроизводственные расходы (переменные + постоянные распределенные).
Этот перечень при желании можно детализировать, а также определить состав отдельных статей (даже отдельно по всем видам услуг, которые предоставляет предприятие), утвердив его в приказе об учетной политике.
Здесь вам помогут П(С)БУ 16 "Расходы" и различные методические рекомендации относительно составления калькуляций. Хотя последние разработаны для отдельных видов услуг (например, транспортных перевозок), большинство их положений общеупотребительны.
Возвращаясь к нашему семинару, предлагаем следующий состав статей калькуляции, которые будут формировать его производственную себестоимость (см. табл.1).
Таблица 1
----------------Т-----------------------------------------------------------
¦Статьи ¦ Перечень расходов при условиях нашего примера ¦
¦калькуляции ¦ ¦
+---------------+-----------------------------------------------------------+
¦Материальные ¦Приобретение канцелярских товаров: ручек, блокнотов, ¦
¦расходы ¦записных книжек; приобретение мела и других необходимых ¦
¦ ¦для проведения семинара материалов; приобретение, ¦
¦ ¦производство и тиражирование методических материалов, ¦
¦ ¦книжек, брошюр с программой семинара (их выдают всем ¦
¦ ¦участникам); покупка горючесмазочных материалов для ¦
¦ ¦перевозки участников собственным транспортом, замена ¦
¦ ¦автошин* ¦
+---------------+-----------------------------------------------------------+
¦Расходы на ¦Оплата труда (зарплата, вознаграждение, премии, поощрения) ¦
¦оплату труда ¦лекторов (как штатных, так и привлеченных со стороны). ¦
¦ ¦Сюда же относят и зарплату штатных водителей, которые ¦
¦ ¦перевозят участников** ¦
+---------------+-----------------------------------------------------------+
¦Отчисления на ¦Взносы в Пенсионный фонд, другие фондов социального ¦
¦социальное ¦страхования; отчисления на индивидуальное страхование ¦
¦страхование ¦персонала, предусмотренное законами, на другие социальные ¦
¦ ¦мероприятия ¦
+---------------+-----------------------------------------------------------+
¦Амортизация*** ¦Амортизация собственного транспорта, привлеченного к ¦
¦ ¦перевозке участников семинара, а также оборудования, ¦
¦ ¦которое используется при его проведении (компьютеры, ¦
¦ ¦магнитофоны, видеокамеры и т.п.); амортизация библиотечных ¦
¦ ¦фондов, приобретенных специально для проведения семинаров, ¦
¦ ¦других МНМА, нематериальных активов ¦
+---------------+-----------------------------------------------------------+
¦Прочие прямые ¦Расходы на командировку своих работников; оплата услуг ¦
¦расходы ¦сторонних организаций по перевозке участников до места ¦
¦ ¦проведения семинара, услуг экскурсовода, билетов на ¦
¦ ¦экскурсию, стоимости проживания и питания участников; ¦
¦ ¦арендная плата за помещение где будет проходить семинар; ¦
¦ ¦расходы на ремонт основных средств, поврежденных при ¦
¦ ¦проведении семинара, и поддержание их в рабочем состоянии* ¦
+------Т--------+-----------------------------------------------------------+
¦Обще- ¦Перемен-¦Расходы на освещение, отопление, водоснабжение, водоотвод, ¦
¦произ-¦ные**** ¦прочие расходы на содержание помещений ¦
¦водст-¦ ¦общепроизводственного назначения, ремонт, аренду, ¦
¦венные¦ ¦дезинфекцию, дератизацию, пожарную охрану, охрану ¦
¦расхо-¦ ¦помещений; оплата услуг сторонних организаций, имеющих ¦
¦ды ¦ ¦общепроизводственный характер и т.п. ¦
¦ +--------+-----------------------------------------------------------+
¦ ¦Постоян-¦Расходы на оплату труда общепроизводственного персонала, ¦
¦ ¦ные ¦начислений на нее в Пенсионный и социальные фонды, ¦
¦ ¦распре- ¦амортизация основных средств общепроизводственного ¦
¦ ¦деленные¦назначения, прочие общепроизводственные расходы ¦
L------+--------+------------------------------------------------------------
_______________
* Спрогнозировать объем этих расходов при составлении плановой калькуляции тяжело.
** Такие расходы определяют расчетно, предварительно выбрав соответствующую базу распределения, например, удельный вес дохода от проведения семинара в общей стоимости предоставленных услуг или долю отработанных при проведении семинара человеко-часов в их общем количестве.
*** Сюда относят амортизацию основных средств, которые используют только при проведении семинаров или также для предоставления других услуг (т. є. в производственной деятельности). В последнем случае начисления распределяют между видами услуг пропорционально выбранной базе, но это еще не все. Если в отчетном периоде проведено больше одного семинара, общую сумму амортизации, приходящуюся на такой вид деятельности, при составлении калькуляции отдельного семинара распределяют еще и между всеми ими. И для э того тоже нужно выбрать базу распределения.
**** Разумеется, у учебного центра таких расходов может и не быть.
Думаем, вы понимаете, что этот перечень статей калькуляции и расходов далеко не полный. Поэтому откорректируйте его самостоятельно исходя из фактических условий работы предприятия.
Несколько слов о статье "Общепроизводственные расходы". Пунктом 16 П(С)БУ 16 "Расходы" такие расходы разделены на переменные (они прямо зависят от объемов предоставленных услуг) и постоянные (не зависящие от таких объемов). В таблице 1 мы привели общие элементы этих расходов, на самом же деле в калькуляцию попадет только их часть. Последнюю тоже рассчитывают путем распределения между видами услуг (а детализируя - между отдельными заказами, семинарами) в соответствии с выбранной базой. Поскольку порядок распределения для всех статей одинаковый, мы опишем его на следующем этапе составления калькуляции. Сейчас же акцентируем внимание только на следующих двух нюансах:
1) общая сумма переменных, а также постоянных распределенных и нераспределенных общепроизводственных расходов должна равняться оборотам по счету 91;
2) поскольку в сфере услуг нет незавершенного производства, распределения расходов между ним и реализованной продукцией не будет. То есть все общепроизводственные расходы войдут в себестоимость услуг, предоставленных в отчетном периоде.
Второе утверждение с точки зрения отдельных специалистов спорное. Они считают, что незавершенное производство в сфере услуг есть. Однако с этим трудно согласиться, учитывая п. 10 П(С)БУ 15 "Доход". Согласно его правилам доход признают исходя из степени завершенности операции предоставления услуг на дату баланса. Отсюда очевидно: если мы определили последний и признали доходы отчетного периода, то расходы, соответствующие таким доходам, следует списать с кредита счета 23 "Производство" в дебет субсчета 903 "Себестоимость реализованных работ и услуг". Более того: если достоверно определить доход невозможно, указанные расходы все равно признают расходами отчетного периода (п. 14 П(С)БУ 15). А потому на конец отчетного периода остатка на счете 23 "Производство" в сфере услуг быть не должно. То о каком незавершенном производстве можно говорить?
Но вернемся к нашему примеру.
Дополнительные условия. По договору с пансионатом учебный центр уплатит 96 грн. (в т.ч. НДС - 16 грн.) за 3-разовое питание и проживание 1 участника в течение суток. Аренда зала, где будет проходить семинар, обойдется в 360 грн, (в т.ч. НДС - 60 грн.). Перед аудиторией будут выступать три лектора, привлеченные на условиях трудового договора. Первый вычитает 10 часов и получит за каждый из них 120 грн., второй - 12 часов (150 грн./час.), третий - 8 час. (100 грн./час.)
Стоимость услуг сторонней организации по перевозке участников туда и обратно составляет 720 грн. (в т.ч. НДС - 120 грн.). Разработка и тиражирование методических материалов по теме семинара стоили 1200 грн. (в т.ч. НДС - 200 грн.), закупка необходимых канцтоваров - 600 грн. (вт.ч. НДС - 100 грн.). Амортизация основных средств, входящих в производственную себестоимость семинара, составляет 250 грн., распределенная сумма переменных и постоянных общепроизводственных расходов- соответственно 2000 и 500 грн.
Если сгруппировать все эти данные по статьям из таблицы 1, получим таблицу 2:
Таблица 2
------------------------------------------------------------------Т--------
¦ Статьи калькуляции ¦Сумма, ¦
¦ ¦грн. ¦
+-----------------------------------------------------------------+--------+
¦Материальные расходы (без НДС): ¦ ¦
¦- приобретение методических материалов - 1000 грн.; ¦1500 ¦
¦- канцелярские товары - 500 грн. ¦ ¦
+-----------------------------------------------------------------+--------+
¦Расходы на оплату труда: ¦3800 ¦
¦1-й лектор - 10 х 120 = 1200 грн.; ¦ ¦
¦2-й лектор - 12 х 150 = 1800 грн.; ¦ ¦
¦3-й лектор - 8 х 100 = 800 грн. ¦ ¦
+-----------------------------------------------------------------+--------+
¦Отчисления на социальное страхование: ¦1431,84 ¦
¦- пенсионное страхование - 1216 грн. (3800х32%=1216); ¦ ¦
¦- страхование от нетрудоспособности - 110,2 грн. ¦ ¦
¦(3800х2,9%=110,2); ¦ ¦
¦- страхование на случай безработицы - 72,2 грн. (3800х1,9%=72,2);¦ ¦
¦- страхование от несчастных случаев - 33,44 грн. ¦ ¦
¦(3800х0,88%=33,44); ¦ ¦
+-----------------------------------------------------------------+--------+
¦Амортизация ¦250 ¦
+-----------------------------------------------------------------+--------+
¦Прочие прямые расходы, в т.ч. ¦ ¦
¦- проживание и питание - 64000 грн. (80 х 8 х 100 = 64000); ¦64600 ¦
¦- перевозка до места проведения семинара и обратно - 600 грн. ¦ ¦
+-------------------------------------Т---------------------------+--------+
¦Общепроизводственные расходы ¦ Переменные ¦2000 ¦
¦ +---------------------------+--------+
¦ ¦ Постоянные распределенные ¦500 ¦
+-------------------------------------+---------------------------+--------+
¦Итого: ¦74081,84¦
L-----------------------------------------------------------------+---------
Полученный итог и является плановой производственной себестоимостью проведения семинара. В фактической калькуляции этот показатель будет отличаться на суммы отклонений по каждой статье.
Этап 2. Определение общей суммы расходов на семинар
Здесь главное - найти часть общепроизводственных расходов, которые не попали в производственную себестоимость (нераспределенные расходы), и административные расходы, расходы на сбыт, прочие расходы операционной деятельности, которые будут формировать общую сумму расходов. Этот этап носит более экономический характер (ценообразование), нежели бухгалтерский, ибо по новым стандартам бухучета ни одна из таких статей расходов в себестоимость услуг не входит. Всех их относят к расходам периода (сразу списывая на финансовый результат). Но определить общие расходы на семинар (а следовательно, стоимость участия в семинаре одного лица) можно только после их распределения.
Состав указанных статей хорошо описан в п.п. 18-20 П(С)БУ 16 "Расходы".
Распределение осуществляют по уже неоднократно упомянутому порядку пропорционально выбранной базе, которой могут быть часы труда, заработная плата, объемы деятельности, прямые расходы и т.п. Покажем это на примере.
Дополнительные условия. Общие суммы расходов, не входящие в производственную себестоимость услуг учебного центра, следующие: нераспределенные общепроизводственные расходы - 5000 грн., административные расходы -6500 грн., расходы на сбыт - 2400 грн., прочие расходы операционной деятельности - 1500 грн. Базой распределения предприятие выбрало отработанные человеко-дни, их общее среднемесячное количество - 300. На проведение семинаров из них приходится 150 человеко-дней. А один семинар в среднем длится 20 человеко-дней. Как же провести распределение?
Сначала определим проценты распределения:
- для вида услуг: 150 : 300 х 100 = 50%;
- для семинара: 20 : 150 х 100 = 13,33%.
А теперь рассчитаем сумму расходов на 1 семинар:
- постоянные нераспределенные общепроизводственные расходы - 333,25 грн. (5000 х 50% х 13,33% = 333,25);
- административные расходы - 433,23 грн. (6500 х 50% х 13,33% = 433,23);
- расходы на сбыт - 159,96 грн. (2400 х 50% х 13,33% = = 159,96);
- прочие расходы операционной деятельности - 99,98 грн. (1500 х 50% х 13,33% = 99,98).
Прибавьте их к исчисленной выше производственной себестоимости и получите общую сумму расходов.
Этап 3. Составление калькуляции
Наконец дошла очередь показать то, к чему мы стремились, - как оформляют результат процесса под названием "калькулирование" .
Но предварительно введем еще один показатель - в среднем семинары учебного центра посещает 100 человек.
Образец
"Утверждаю"
Директор УЦ "Обучим всех" В.М.Крицкалюк
"1" февраля 2004 г.
Калькуляция расходов (плановая)
на проведение семинара на тему
"Изменения в налогообложении прибыли предприятий"
Продолжительность семинара - 8 дней.
Плановое количество участников - 100 чел.
Конечная стоимость участия в семинаре (с НДС) - 1036,49 грн.
------Т-------------------Т------Т-------------------------------------------
¦Шифр ¦Название статьи ¦Едини-¦ Плановые расходы ¦
¦стро-¦ ¦ца +----------------------Т--------------------+
¦ки ¦ ¦изме- ¦ Общие ¦ На 1 участника ¦
¦ ¦ ¦рения +------Т-----Т---------+------Т-----Т-------+
¦ ¦ ¦ ¦Коли- ¦Цена,¦Сумма, ¦Коли- ¦Цена,¦Сумма, ¦
¦ ¦ ¦ ¦чество¦грн. ¦грн. ¦чество¦грн. ¦грн. ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦9 ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦1 ¦Материальные ¦ ¦ ¦ ¦1500,00 ¦ ¦ ¦15,00 ¦
¦ ¦расходы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦2 ¦Расходы на оплату ¦ ¦ ¦ ¦3800,00 ¦ ¦ ¦38,00 ¦
¦ ¦труда ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦3 ¦Отчисления на ¦ ¦ ¦ ¦1431,84 ¦ ¦ ¦14,32 ¦
¦ ¦социальное ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦страхование ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦4 ¦Амортизация ¦ ¦ ¦ ¦250,00 ¦ ¦ ¦2,50 ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦5 ¦Прочие прямые ¦ ¦ ¦ ¦64600,00 ¦ ¦ ¦646,00 ¦
¦ ¦расходы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦6 ¦Переменные ¦ ¦ ¦ ¦2000,00 ¦ ¦ ¦20,00 ¦
¦ ¦общепроизводствен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ные расходы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦7 ¦Постоянные ¦ ¦ ¦ ¦500,00 ¦ ¦ ¦5,00 ¦
¦ ¦распределенные ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦общепроизводствен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ные расходы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦8 ¦Производственная ¦ ¦ ¦ ¦74081,84 ¦ ¦ ¦740,82 ¦
¦ ¦себестоимость ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦[1+2+3+4+5+6] ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦9 ¦Постоянные ¦ ¦ ¦ ¦333,25 ¦ ¦ ¦3,33 ¦
¦ ¦нераспределенные ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦общепроизводствен- ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ные расходы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦10 ¦Административные ¦ ¦ ¦ ¦433,23 ¦ ¦ ¦4,33 ¦
¦ ¦расходы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦11 ¦Расходы на сбыт ¦ ¦ ¦ ¦159,96 ¦ ¦ ¦1,60 ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦12 ¦Прочие расходы ¦ ¦ ¦ ¦99,98 ¦ ¦ ¦1,00 ¦
¦ ¦операционной ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦деятельности ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦13 ¦Всего расходов ¦ ¦ ¦ ¦75108,26 ¦ ¦ ¦751,08 ¦
¦ ¦[8+9+10+11+12] ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦14 ¦Прибыль (ожидаемая ¦ ¦ ¦ ¦11266,24 ¦ ¦ ¦112,66 ¦
¦ ¦рентабельность - ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦15%) ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦15 ¦НДС [(13+ 14)х20%] ¦ ¦ ¦ ¦17274,90 ¦ ¦ ¦172,75 ¦
+-----+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+-------+
¦16 ¦Отпускная цена ¦ ¦ ¦ ¦103649,40¦ ¦ ¦1036,49¦
¦ ¦[13+14+15] ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
------+-------------------+------+------+-----+---------+------+-----+--------
| Главный бухгалтер |
Иванченко подпись |
| Экономист |
Красавченко подпись |
И вот перед вами результат наших расчетов - готовая и утвержденная руководителем калькуляция расходов на проведение семинара, а также определенная стоимость участия в нем. Понятно, предприятие округлит цену в ту или иную сторону - это его право. Как видите, составить калькуляцию достаточно легко - нужно только четко понимать, что и откуда. И хотя наш пример ограничен многими условиями, запомните: общий порядок калькулирования неизменный. Только когда речь идет о фактической себестоимости, то оперируют фактическими цифрами. Теперь вам осталось только взять реальные данные и составить собственную калькуляцию. Попробуйте! Это просто!
"Все о бухгалтерском учете", N 17 (928), 19 февраля 2004 г.