МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ
НАКАЗ
15.07.2003 N 87/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
15 липня 2003 р. за N 598/7919
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства юстиції України
N 3253/5 від 22.12.2010)
Про затвердження Порядку ведення та заповнення
реєстрів для реєстрації нотаріальних дій
З метою належної реалізації вимог статті 52 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) НАКАЗУЮ :
1. Затвердити Порядок ведення та заповнення реєстрів для реєстрації нотаріальних дій, що додається.
2. Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань (Круковес Н.В.):
2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 3 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".
2.2. Довести цей наказ до відома начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, начальників обласних, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції та забезпечити контроль за його виконанням.
3. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Державного секретаря Міністерства юстиції України Л.В.Єфіменка.
Міністр О.В.Лавринович
Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
15.07.2003 N 87/5
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
15 липня 2003 р. за N 598/7919
Порядок
ведення та заповнення реєстрів для реєстрації
нотаріальних дій
1. Відповідно до вимог ст. 52 Закону України "Про нотаріат" ( 3425-12 ) усі нотаріальні дії, вчинені нотаріусами, мають реєструватися в реєстрах нотаріальних дій.
Кожний нотаріус веде окремий реєстр для реєстрації нотаріальних дій, нумерація в якому починається у перший робочий день нового року і закінчується в останній робочий день цього самого року. Реєстри, не закінчені в попередньому році, не можуть використовуватися нотаріусом у наступному році.
Титульна сторінка реєстру (якщо титульна сторінка ламінована, - наступна за нею) оформлюється з дотриманням вимог Правил ведення нотаріального діловодства *.
* Додаток N 12 до Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 03.02.94 N 6/5 та зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 28.02.94 за N 33/242.
2. Реєстри нотаріальних дій мають бути прошнуровані, аркуші їх пронумеровані. Кількість аркушів у реєстрі завіряється підписом начальника Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції або уповноваженої ним посадової особи. Підпис посадової особи (начальника управління юстиції) скріплюється печаткою відповідного управління юстиції.
3. У багатоскладовій державній нотаріальній конторі кожний нотаріус має окремий реєстр нотаріальних дій. Кожному реєстру присвоюється свій індекс, який має збігатися з номером печатки державного нотаріуса. При цьому запис на оформленому нотаріусом документі здійснюється у вигляді такого набору цифр: 1-2, 3-4, 12-1 і т.д., де перша цифра - номер печатки державного нотаріуса, а друга цифра - порядковий номер нотаріальної дії за реєстром нотаріальних дій.
Записи, що здійснюються при реєстрації нотаріальних дій державним нотаріусом в односкладовій державній нотаріальній конторі чи приватним нотаріусом, складаються з однієї цифри, яка відповідає порядковому номеру нотаріальної дії (1, 2, 3, 10 і т.д.).
4. У залежності від кількості тих чи інших нотаріальних дій і виключно з письмового дозволу Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, обласного, Київського та Севастопольського міських управлінь юстиції нотаріус (як державний, так і приватний) може вести інші реєстри для реєстрації окремих видів нотаріальних дій.
У разі отримання нотаріусом дозволу на ведення кількох реєстрів кожному з них присвоюється індекс, який складається з початкової літери в назві нотаріальних дій, що записуватимуться у такому реєстрі. При цьому в посвідчувальному написі на документі відображається як порядковий номер запису в реєстрі, так і його індекс, наприклад: 1-к-2 (державний нотаріус має печатку за номером 1; ним засвідчено копію документа, про що в реєстрі для запису копій документів зроблено запис під порядковим номером 2); Д-7 (державним нотаріусом в односкладовій державній нотаріальній конторі чи приватним нотаріусом посвідчено доручення, про що в реєстрі для запису копій документів зроблено запис під порядковим номером 7).
Факт ведення кількох реєстрів та їх індексація має враховуватись при складанні номенклатури справ нотаріуса (державної нотаріальної контори).
Цифрові та літерні індекси реєстрів проставляються на титульній сторінці реєстру для реєстрації нотаріальних дій. При здійсненні записів у реєстрі (графа 1) індекс не повторюється, а проставляється лише порядковий номер записаної тут нотаріальної дії. Наприклад, якщо в посвідчувальному написові на дорученні реєстровий номер записано як 2-Д-15, то в графі 1 реєстру державного нотаріуса, який має печатку під номером 2, у якому здійснюється реєстрація доручень, така нотаріальна дія записується під номером 15. При цьому на титульній сторінці реєстру зазначається, що реєстр має індекс 2-Д.
5. Записи в реєстрах провадяться особисто нотаріусом чи іншим працівником державної нотаріальної контори або особою, що перебуває у трудових відносинах з приватним нотаріусом.
6. Реєстр заповнюється від руки чорнилом або кульковою ручкою чорного, синього чи фіолетового кольору, чітко і ясно, без пропусків і залишення вільних місць між записами про вчинювані нотаріальні дії. Запис у реєстрі олівцем не допускається (п. 19 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України).
При здійсненні запису про використаний бланк нотаріальних документів/спецбланк, скасування доручення, зміну чи скасування заповіту, розірвання угоди чи визнання нотаріальної дії недійсною, а також для виділення дати при запису першої нотаріальної дії на початку робочого дня дозволяється використовувати й інший (у тому числі червоний) колір чорнила (кулькової ручки). Нотаріус має право також користуватися датером та штампами з відповідним текстом, які заповнюються у визначеному вище порядку.
7. Дописки і виправлення, зроблені в реєстрі, повинні бути застережені нотаріусом і скріплені його підписом.
8. У разі виявлення помилок у нумерації нотаріальних дій в реєстрі, складається акт за підписом нотаріуса (додаток 1). Акт може бути викладений на останній сторінці реєстру чи на внутрішньому боці титульної сторінки реєстру або складений на окремому аркуші, який прикріплюється (підклеюється) до реєстру таким чином, щоб унеможливити його втрату. Акт, складений на окремому аркуші, скріплюється також печаткою нотаріуса.
При підготовці статистичного звіту мають бути враховані розходження в нумерації.
9. Запис до реєстру нотаріальних дій здійснюється щодо вже вчиненої нотаріальної дії (тобто після підписання нотаріусом посвідчувального напису та проставляння печатки).
10. Номер за реєстром, що проставляється на нотаріально оформленому документі, повинен відповідати номеру, під яким нотаріальна дія записана в графі 1 реєстру нотаріальних дій, а також включати літерні позначки чи індекси реєстрів, якщо такі мають місце.
У разі запису кількох однакових (однотипних) нотаріальних дій (засвідчення кількох копій одного й того самого документа; посвідення кількох доручень тощо) для однієї і тієї самої особи запис порядкових номерів таких дій у реєстрі може здійснюватися у вигляді проставляння першого та (через дефіс) останнього номерів за реєстром. Наприклад, при засвідченні нотаріусом 10 копій одного й того самого документа запис у реєстрі може мати вигляд: 25 - 34; 1567 - 1576. Це також стосується запису при вчиненні будь-яких інших однорідних нотаріальних дій (при посвідченні кількох доручень від однієї і тієї самої особи, кількох заповітів, видачі кількох свідоцтв тощо). При цьому нотаріальні дії мають вчинятися для однієї і тієї самої особи, бути однорідними (кілька копій одного й того самого документа) або не потребувати детального опису (кілька доручень, заповітів тощо).
10.1. Засвідчуючи справжність підпису однієї і тієї самої особи на кількох примірниках одного й того самого документа нотаріус вчиняє одну нотаріальну дію, тому в графі 1 проставляється один номер за реєстром. При цьому в графі 5 реєстру (для визначення розміру державного мита чи його ставки) зазначається, на скількох примірниках документів підпис було відображено.
Наприклад, при засвідченні справжності підпису громадянина на трьох примірниках статуту кожен із примірників матиме один і той самий реєстраційний номер, але при здійсненні запису про зміст вчиненої нотаріальної дії зазначається "Засвідчено справжність підпису на трьох примірниках статуту...".
При оформленні аналогічного документа (статуту) за участю, наприклад, трьох осіб, кожен з його примірників матиме в посвідчувальному написі реєстровий номер, що складається з трьох записаних через кому цифр (за кількістю учасників): "Зареєстровано в реєстрі за N 56, 57, 58". Запис у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій виглядатиме аналогічно наведеному вище прикладу, але здійснюватиметься щодо кожного з трьох осіб, які підписували статут.
10.2. При одночасному засвідченні вірності копії документа і справжності підпису перекладача на ній (чи одночасним здійсненням перекладу нотаріусом) вважається, що вчиняється одна нотаріальна дія.
11. Дата вчинення нотаріальної дії, указана в графі 2 реєстру має збігатися з датою, зазначеною в посвідчувальному написі, у свідоцтві чи іншому документі, що оформлюється нотаріусом.
12. У графі 3 зазначаються прізвище, ім'я та по батькові і місце проживання особи, для якої вчиняється нотаріальна дія, місце її проживання та громадянство - якщо угода вчиняється за участю іноземного громадянина чи він є представником в угоді. У разі, якщо в справах нотаріуса залишається примірник оформленого чи виданого документа, адреса (місцезнаходження) зацікавленої особи чи її представника в реєстрі може не записуватися.
При вчиненні нотаріальної дії за участю представника (особи, яка діє за дорученням батьків чи одного з них, опікуна, піклувальника) вказуються також його прізвище, ім'я, по батькові, а також підстави представництва. Наприклад: "Петренко Іван Петрович, м. Київ, вул. Бальзака, 13, кв. 54 (адреса записується в разі необхідності)", "Петренко Іван Петрович, м. Київ, вул. Бальзака, 13, кв. 54 (адреса записується в разі необхідності), який на підставі доручення діє від імені Сидорова Геннадія Семеновича"; "Петренко Дмитро Петрович, м. Київ, вул. Бальзака, 13, кв. 54 (адреса записується в разі необхідності), який діє за згодою матері Петренко Галини Семенівни"; "Петренко Іван Петрович, м. Київ, вул. Бальзака, 13 кв. 54 (адреса записується в разі необхідності), який діє від свого імені та як законний представник неповнолітнього сина Петренка Дмитра Івановича".
12.1. Оскільки при видачі доручення в порядку передоручення представник не вчиняє (не виконує) дії, на які він уповноважений дорученням (продаж майна, розпорядження ним іншим способом, одержання певних грошових сум, придбання майна тощо), а лише передає повноваження на це іншій особі, та враховуючи, що передоручення не можна розцінювати як виконання наданих дорученням уповноважень, у реєстрі достатньо зазначити тільки прізвище, ім'я та по батькові представника.
12.2. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю юридичної особи, вказуються її офіційна назва за документом, що підтверджує реєстрацію юридичної особи чи її статуту/положення, а також прізвище, ім'я та по батькові представника і його посада. Місцезнаходження юридичної особи зазначається у реєстрі в разі, якщо в нотаріуса не залишається примірника оформлюваного документа. Наприклад: "Товариство з обмеженою відповідальністю "Крокус", м. Київ, вул. Бальзака, 13, кв. 54 (місцезнаходження записується в разі необхідності), від імені якого діє Генеральний директор Сидоров Геннадій Семенович; "ТОВ "Спектр" в особі Генерального директора Сидорова Геннадія Семеновича".
12.3. При оформленні банківських карток нотаріус засвідчує справжність підпису посадових осіб (голови правління, директора, головного бухгалтера, бухгалтера тощо). Оскільки в даному випадку не йде мова про представництво від імені юридичної особи, у графі 3 реєстру записуються лише їх прізвища, імена, по батькові та місце проживання громадян, для яких вчиняється нотаріальна дія.
12.4. У цій самій графі додатково зазначаються прізвища, імена, по батькові громадян, що підписалися за осіб, які внаслідок хвороби, фізичної вади або з інших причин не можуть власноручно підписати угоду, заяву, інший документ чи розписатися в отриманні нотаріально оформленого документа, а також перекладача. Наприклад: "Мазур Петро Сидорович, місто Київ... (адреса записується в разі необхідності), за якого розписався Козак Микола Семенович (адреса записується в разі необхідності)" (причина, з якої такий підпис було проставлено, зазначається в оформлюваному документі та в посвідчувальному написі нотаріуса, тому в реєстрі може не зазначатися); "Мазур Петро Сидорович, місто Київ... (адреса записується в разі необхідності); перекладач Козак Микола Семенович (адреса - в разі необхідності)".
12.5. За засвідченням копій документів може звернутись як особа, на ім'я чи щодо якої видано документ, так і інша особа. При цьому в реєстр нотаріальних записується та особа, яка фактично з'явилася до державної нотаріальної контори чи приватного нотаріуса.
12.6. У разі, якщо вчинення нотаріальної дії здійснюється з використанням зразків підписів посадових осіб, одержаних при попередньому особистому зверненні до нотаріуса, у графі 3 записуються прізвище, ім'я та по батькові таких посадових осіб з посиланням на те, де знаходяться зразки їх підписів (номер за реєстром та дата вчинення відповідної нотаріальної дії; порядковий номер, дата та сторінка в Книзі зразків підписів посадових осіб, якщо така ведеться нотаріусом). У цій саме графі записуються прізвище, ім'я, по батькові та місце проживання особи, яка отримуватиме документ, оформлений з використанням зразків підписів.
12.7. При послідовному вчиненні для однієї і тієї самої особи декількох нотаріальних дій (записи про які ведуться один за одним) нотаріус може не повторювати кожного разу в графі 3 раніше зроблений запис, а обмежитись записом "Він самий".
13. У графі 4 зазначаються назва документа, за яким установлено особу громадянина, для якого вчиняється нотаріальна дія, чи його представника, серія, номер, дата його видачі, а також рік народження - на підтвердження дієздатності учасників при посвідченні угод і вчиненні інших нотаріальних дій, де перевірка цього факту є обов'язковою. Наприклад: паспорт СН567896, видан. Старокиївським РУ ГУ МВС України в місті Києві 12.11.97, 1936 р. нар. Число і місяць народження записуються до реєстру в разі, якщо за роком народження з точністю неможливо встановити, чи особа досягла 18-річного або 15-річного віку.
13.1. Рік народження може не записуватись у реєстр, якщо з дати видачі паспорта випливає, що громадянин - учасник угоди чи іншої нотаріальної дії є повнолітнім.
13.2. Якщо нотаріальна дія вчиняється для чи за участю іноземного громадянина, перевіряється законність його перебування в Україні. На підтвердження цього нотаріус у графі 4 після запису документа, за яким установлено особу, записує також реквізити візи, термін її дії та факт або термін реєстрації в Україні. У разі, якщо між Україною та країною, звідки прибув іноземець, установлено безвізовий режим пересування, нотаріус записує тільки термін (факт) реєстрації іноземця в межах України.
13.3. У цій графі записуються реквізити статуту (положення) чи іншого документа, яким підтверджується правоздатність юридичної особи, що є стороною в угоді, чи іншої нотаріальної дії, при вчиненні якої виникає необхідність перевірки правоздатності її учасника.
13.4. Якщо документ, що стверджує особу громадянина чи правоздатність юридичної особи, уже записувався в реєстр, нотаріус може послатись на цей запис, указавши номер за реєстром та дату запису, наприклад: "див. реєстр N 1678 від 13.03.98 року". При вчиненні для однієї і тієї самої особи одночасно декількох нотаріальних дії запис про документ, за яким установлено особу, робиться один раз при реєстрації першого з них. Далі нотаріус може обмежитись фразою: "Те саме".
13.5. Вчиняючи нотаріальну дію з використанням зразків підписів посадових осіб, одержаних при попередньому особистому зверненні до нотаріуса, у графі 4 нотаріус може продублювати запис, зроблений в графі 3 про те, де знаходяться зразки їх підписів, або послатись на цю графу. Наприклад: "Див. реєстр N 3567 від 13.09.97"; "Див. позицію 36 від 13.09.97 на стор. 68 у Книзі зразків підписів посадових осіб"; "Див. запис у графі 3". У цій самій графі записуються реквізити документа, за яким установлено особу громадянина, що отримує документ, оформлений з використанням зразків підписів.
13.6. При засвідченні вірності копій документів і виписок з них нотаріус може не записувати в реєстр документ, поданий на підтвердження особи, а обмежитись записом "Особу встановлено".
14. У графі 5 записується зміст оформлюваного документа.
14.1. При засвідченні копії чи виписки з документа, справжності підпису перекладача чи заявника зазначаються назва оригіналу документа, ким, коли, на чиє ім'я його видано, його короткий зміст та кому адресується заява.
14.2. Якщо нотаріусу для вчинення нотаріальної дії подано документ, що пройшов процедуру легалізації, у реєстрі зазначається про факт легалізації, а також записуються назва консульської установи, яка її здійснила, дата легалізації та реєстровий номер.
14.3. У випадках вчинення нотаріальних дій в порядку заміщення в цій графі робиться відмітка з посиланням на порядковий номер журналу реєстрації фактів заміщення.
14.4. Запис до реєстру має бути зроблений таким чином, щоб він давав змогу ідентифікувати документ без перекручень викладених у ньому відомостей ("Засвідчено вірність двох копій виписки за N 12/2/8 із судового реєстру, виданого 22.06.97 Окружним судом міста Бреше, Італія, про реєстрацію 07.09.82 у книзі N 187-1/82, запис на стор. 54, Компанії "Лімітед-Касава", легалізованої Консульським відділом Посольства України в Італійській Республіці 06.03.98 за N 0492, викладених на 4 сторінках"; "Засвідчено вірність копії свідоцтва I-БК N 567892, видан. Московським в/загс м. Києва 23.10.65 про народження 22.10.65 Васьковського Д.В."; "Засвідчено справжність його підпису на заяві до Першої львівської держнотконтори про відмову від спадщини після смерті матері Бузько Катерини Павлівни, яка померла 08.08.98, на користь Бузька Дмитра Івановича").
14.5. При посвідченні угоди чи оформленні іншого документа, примірник якого зберігається у нотаріуса, у цій графі досить вказати лише вид документа, наприклад: "Договір", "Доручення", "Заповіт", "Свідоцтво про право на спадщину" тощо.
14.6. Якщо копія документа викладена більше ніж на одній сторінці, зазначається кількість сторінок копії. Проте, коли засвідчується одна копія на одній сторінці, кількість копій і кількість сторінок може не вказуватися.
14.7. При оформленні ряду однорідних за характером документів (наприклад: засвідчення декількох копій одного й того самого документа, засвідчення справжності підпису перекладача на декількох примірниках перекладу одного документа, посвідчення декількох доручень одного й того самого змісту, але на різних представників) у реєстрі робиться один запис, але із зазначенням кількості оформлених документів чи їх примірників. Наприклад: "Два доручення", "Засвідчено вірність 5 копій на 4 стор. кожна...(далі - реквізити і зміст документа)".
Це саме стосується і вчинення кількох виконавчих написів за однорідними документами, коли в графі 5 реєстру зазначається лише загальна кількість виданих виконавчих написів із посиланням на список боржників, що залишається у справах нотаріуса, для стягнення заборгованості з яких вчинялися виконавчі написи ("Вчинено 24 виконавчих написи за списком").
14.8. При оформленні банківських карток у графі 5 зазначаються посада, що її займає громадянин у штаті юридичної особи, для якої відкривається рахунок, та назва кредитної установи (банку), де відкрито (відкривається) поточний рахунок ("Засвідчено справжність його підпису на двох банківських картках як директора Товариства "Сфера").
14.9. У цій самій графі робиться відмітка, якщо нотаріальна дія вчинялася за межами державної нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса. Наприклад: "У зв'язку з похилим віком заповідачки та її поганим самопочуттям заповіт посвідчено вдома за адресою: м. Київ, вул. Борщагівська, 13/2, кв. 46"; "У зв'язку з виробничою необхідністю доручення посвідчено за місцем розташування офісу довірителя за адресою: м. Київ, вул. Ярославів Вал, 13".
14.10. Документи, що не відносяться до встановлення особи громадянина чи перевірки правоздатності юридичних осіб, але які були подані нотаріусу для огляду на підтвердження повноважень представників (у тому числі при посвідченні угод і оформленні банківських карток), кваліфікації перекладача тощо, можуть записуватися в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій в графах 3-5.
Такі записи дозволяється робити в одній з названих граф або продовжувати їх у наступних графах, виходячи при цьому з умов раціонального використання незаповнених місць у реєстрі. Допускається також посилання нотаріусом на раніше зроблені в його реєстрах записи про огляд відповідних документів, наприклад:
"Документи, що стверджують повноваження представників, мною оглянуто та повернуто зацікавленим особам. Запис їх реквізитів здійснено в реєстрі за N 245 від 12.02.98".
Такі записи дозволяється робити в одній з названих граф або продовжувати їх у наступних графах.
4.11. У цій самій графі записуються серія та номер спеціального бланка нотаріальних документів, що використаний нотаріусом для вчинення цієї нотаріальної дії.
14.12. При скасуванні доручення, скасуванні чи зміні заповіту, розірванні нотаріально посвідченого договору, визнанні в судовому порядку недійсною угоди чи іншої нотаріальної дії в реєстрі проти запису про вчинення такої нотаріальної дії за підписом нотаріуса робиться відповідна відмітка з посиланням на заяву, угоду про розірвання договору, рішення суду тощо ("Заповіт скасовано новим заповітом, посвідченим мною 12.10.2002 за реєстром N 2345", "Договір розірвано угодою, посвідченою державним нотаріусом Першої сумської державної нотаріальної контори Івановою Л.I. 12.03.2002 за реєстром N 1-235", "Доручення скасовано заявою, переданою 13.05.2002 за реєстром N 3459", "Свідоцтво скасовано рішенням Роменського міського суду Сумської обл. від 10.09.2002"). Така відмітка може розміщуватися в 1, 2 чи 5 графі реєстру залежно від обсягу здійснених у цих графах записів при вчиненні самої нотаріальної дії. Тобто при розірванні, наприклад, договору, укладеного за участю двох юридичних осіб, відмітку про розірвання доцільніше зробити в графі 5, де запис про вчинену нотаріальну дію вичерпувався словом "Договір".
15. У графі 6 зазначається сума державного мита (при вчиненні нотаріальної дії державним нотаріусом) чи плати (при вчиненні нотаріальної дії приватним нотаріусом).
15.1. Якщо на підтвердження оплати нотаріальної дії нотаріусу подається платіжне доручення чи квитанція Ощадбанку, у реєстрі вказуються також дата, номер банківського документа і назва банківської установи, якою проведено банківську операцію ("Плат. доручення N 14-346 від 12.08.2002, АППБ "Аваль"; "Квит. від 12.07.2002, відділення Ощадбанку N 5867/568 в місті Києві, N оп. 128967-24").
15.2. У разі, якщо за одним і тим самим платіжним документом здійснено оплату кількох нотаріальних дій, про це нотаріусом зазначається на такому документі ("До реєстрів N.... від... та N.... від.... (підпис нотаріуса)"). При цьому в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій робиться відмітка про те, де знаходиться платіжний документ чи оплата яких нотаріальних дій здійснена за таким платіжним документом (наприклад, при одночасній оплаті копій документів та банківських карток, які оформлювалися не в один день, запис у графі 6 реєстру може виглядати таким чином: "Плат. доручення N 14-346 від 12.08.2002, АППБ "Аваль" - див. також реєстр N 1267 від 13.08.2002").
15.3. При звільненні платників від сплати державного мита в графі 6 робиться відмітка про це з посиланням на законодавчі акти чи рішення відповідного органу влади про звільнення від сплати державного мита із зазначенням номера і дати такого рішення ("Від сплати державного мита звільнено на підставі п. 14 ст. 4 Декрету КМУ "Про державне мито").
16. У разі звільнення платників від сплати державного мита особи, які отримують нотаріально оформлений документ, зазначають у графі 7 реєстру, що документ отримано ними безкоштовно ("Отримано мною безкоштовно (підпис)").
16.1. У графі 7 реєстру для реєстрації нотаріальних дій розписуються всі особи та/чи їх представники, які записані в графі 3 (у тому числі перекладачі, особи, які розписувалися на документі на прохання громадян, що не в змозі розписатися самостійно, законні представники, які дають згоду на укладення угоди неповнолітніми від 15 до 18 років тощо).
16.2. При вчиненні нотаріальної дії з використанням зразків підписів посадових осіб нотаріус робить відмітку про те, що підпис на документі відповідає зразку, одержаному при особистому зверненні до нього цих посадових осіб, і сумніву їх справжності не викликають. Зроблений нотаріусом запис скріплюється його підписом. Наприклад: "Підпис на документі відповідає зразку, що зберігається у моїх справах, і справжність цього підпису сумнівів не викликає. Нотаріус (підпис)"). Підпис особи, яка отримуватиме документ, оформлений з використанням зразків підписів, проставляється після запису нотаріуса.
17. З метою реалізації вимог абзацу п'ятого п. 13 Інструкції про порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, виходячи при цьому з доцільності та умов роботи нотаріуса, ним може вестися Книга зразків підписів посадових осіб. До цієї Книги вносяться зразки підписів посадових осіб підприємств, установ, організацій, які звернулися до нотаріуса з метою вчинення тієї чи іншої нотаріальної дії.
Нотаріус самостійно приймає рішення, відомості про кого з представників юридичних осіб слід вносити до такої Книги, здійснювати записи щодо всіх без винятку юридичних осіб чи робити це вибірково, ураховуючи, наприклад, як часто відповідні посадові особи звертаються саме до цього нотаріуса.
На прохання посадових осіб вони можуть залишити зразки своїх підписів і не вчиняючи нотаріальної дії, але маючи намір в майбутньому скористатися послугами цього нотаріуса.
Посилатися на записи в Книзі зразків підписів посадових осіб нотаріус вправі за умови, якщо ведення її передбачено номенклатурою справ. У цьому разі Книга має бути прошнурована, кількість аркушів у ній пронумерована і скріплена печаткою та підписом нотаріуса. Записи, що здійснюються в Книзі, можна продовжувати і в наступному році/роках (згідно з номенклатурою, вона має бути перехідним документом).
Книга зразків підписів посадових осіб може мати такі графи:
1) номер за порядком;
2) дата;
3) прізвище, ім'я, по батькові громадянина та його місце проживання;
4) документ, за яким встановлено особу;
5) зразок підпису;
6) посада;
7) документ, поданий нотаріусу для перевірки цього факту;
8) назва юридичної особи та її місцезнаходження;
9) документи, що стверджують правоздатність юридичної особи;
10) відбиток печатки.
У разі, якщо запис у Книзі робиться одночасно із вчиненням нотаріальної дії, у графах 4, 7, 9 можна послатися на номер за реєстром та дату запису в реєстрі для реєстрації нотаріальних дій. Проставлений у графі 10 відбиток печатки в присутності представника юридичної особи перекреслюється нотаріусом навхрест.
18. За бажанням нотаріуса, з метою вдосконалення роботи над річним звітом та декларацією про одержані доходи, ним можуть проводитись проміжні підрахунки про кількість вчинених нотаріальних дій, справленого державного мита (плати за вчинення нотаріальних дій) і використаних бланків нотаріальних документів. Такі підрахунки можуть здійснюватись на кожній сторінці реєстру та в кінці робочого дня. В останньому випадку запис (наприклад: "Вчинено 19 нотаріальних дій. Стягнуто 256 грн. державного мита. Використано 15 бланків нотаріальних документів") розміщується в графах 5-7 реєстру і скріплюється підписом нотаріуса.
Для роботи над статистичним звітом нотаріус може вести Книгу щоденного обліку вчинених нотаріальних дій та справленого при цьому державного мита (плати за вчинення нотаріальної дії). При цьому графи в Книзі щоденного обліку доцільно привести у відповідність до форми статистичного звіту. Якщо нотаріус вважає за потрібне, у Книгу можуть вміщуватися й інші відомості статистичного характеру, наприклад: облік доручень за об'єктами, щодо яких передаються повноваження; здійснення обліку за всіма без винятку нотаріальними діями, які вчиняються нотаріусом; облік використаних для вчинення нотаріальних дій бланків нотаріальних документів і т.ін.
19. У державній нотаріальній конторі приватним нотаріусом ведеться Журнал (книга) обліку викликів нотаріуса за межі нотаріальної контори чи робочого місця приватного нотаріуса.
У Журналі (книзі) обліку викликів нотаріуса передбачаються графи:
1) номер за порядком;
2) дата і час виклику нотаріуса;
3) прізвище, ім'я та по батькові особи, яка зробила виклик, її місцепроживання;
4) дата і час виїзду нотаріуса за межі нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
5) назва та кількість нотаріальних дій, які було вчинено нотаріусом;
6) прізвище, ім'я та по батькові громадянина (назва юридичної особи), для якої вчинялася нотаріальна дія; адреса, де було вчинено нотаріальну дію;
7) підстава, з якої нотаріальна дія вчинялася за межами нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
8) час повернення нотаріуса до нотаріальної контори (робочого місця приватного нотаріуса);
9) підпис нотаріуса;
10) примітка.
Заведений нотаріусом Журнал (книга) має бути прошнурований, кількість аркушів у ньому пронумерована і скріплена печаткою та підписом нотаріуса і внесений до номенклатури справ.
Такий Журнал (книга) є перехідним документом, записи в ньому можуть послідовно продовжуватися і в наступному році (роках).
Директор Департаменту нотаріату та реєстрації адвокатських об'єднань Н.В.Круковес
Додаток 1
до п. 8 Порядку ведення та
заповнення реєстрів для
реєстрації нотаріальних дій
Зразки
актів, що складаються нотаріусом у разі
допущення помилок при нумерації нотаріальних дій
у реєстрі для реєстрації нотаріальних дій
------------------------------------------------------------------
| АКТ |
| Місто Київ 12 травня 2003 року |
| |
| Цей акт складений мною, Довженко О.П., приватним нотаріусом|
|Житомирського міського нотаріального округу, про те, що на|
|стор. 56 цього реєстру двічі повторюється запис з реєстровим|
|N 784. |
| При складанні статистичного звіту вважати, що за цим |
|реєстровим номером вчинено дві нотаріальні дії. |
| |
| НОТАРІУС (підпис) |
------------------------------------------------------------------
------------------------------------------------------------------
| АКТ |
| Місто Київ 12 травня 2003 року |
| |
| Цей акт складений мною, Довженко О.П., приватним нотаріусом|
|Житомирського міського нотаріального округу, про те, що на|
|стор. 98 цього реєстру пропущено 2 порядкових номери: після|
|реєстрового N 456 помилково записано реєстровий N 459. |
| У зв'язку з цим при складанні статистичного звіту кількість|
|вчинених нотаріальних дій буде зменшено мною на 2 (дві) одиниці.|
| |
| НОТАРІУС (підпис) |
------------------------------------------------------------------
Примітка. При викладенні акта на окремому аркуші він також скріплюється печаткою нотаріуса.