Справка формы N 3: заполняем правильно
Наверное, каждый бухгалтер хотя бы раз за свою трудовую жизнь имел дело со справкой ф. N 3. Однако многие еще до сих пор не знают, как заполнить ее без ошибок. Об этом, в частности, свидетельствует большое количество вопросов, поступающих в редакцию. Поэтому мы решили показать, как составлять справку ф. N 3 правильно. Надеемся, наша консультация будет полезной не только начинающим, но и более опытным бухгалтерам.
Прежде всего скажем: справка, о которой идет речь, - это приложение 3 к Инструкции о подоходном налоге с граждан, утвержденной приказом ГГНИУ от 21.04.93г. N 12(далее - Инструкция о подоходном налоге).Когда же составляют такую справку? Согласно Инструкции о подоходном налоге делают это, если: заканчивается календарный год и осуществляют годовой перерасчет подоходного налога; увольняется работник и производят окончательный перерасчет подоходного налога за отработанный им в отчетном году период.
Кстати, во втором случае согласно пп.9.1 п.9 Инструкции о подоходном налоге работнику выдают справку в обязательном порядке. Тем более, что он должен предоставить ее при оформлении на другую работу.
Внимание! Если для увольняющегося лица ваше предприятие - не первое место работы в отчетном году, то перерасчет подоходного налога производят, учитывая данные справки ф. N 3 с предыдущего места работы.
По окончании календарного года названную справку работнику выдают по его требованию, а налоговому органу - по запросу (п.9 Инструкции о подоходном налоге). Особенно подчеркнем: справку заполняют только на наемных работников (тех, которые состоят (состояли до увольнения) в трудовых отношениях с предприятием).
Теперь перейдем непосредственно к сведениям в справке. Вначале в графе "Ідентифікаційний номер" указывают идентификационный номер работника. Далее записывают его фамилию, имя, отчество, год, в котором работнику выплатили (насчитали) доходы, и период отчетного года, в течение которого данное лицо получало доходы. Также здесь показывают количество полностью отработанных работником месяцев.
А сейчас остановимся и уточним, какие месяцы называют полностью отработанными. Ответ мы найдем в пп.9.2 п.9 Инструкции о подоходном налоге. Там сказано: неполным нужно считать месяц, в котором работник отработал менее 15 календарных дней. Чтобы не возникало каких-либо недоразумений, сразу уточним: полностью отработан тот месяц, в котором работник состоял в трудовых отношениях с предприятием 15 и более календарных дней.
Вам следует помнить, что количество полностью отработанных месяцев, зафиксированных в справке, не всегда совпадает с количеством месяцев, которые учитывают для перерасчета подоходного налога. Так происходит, скажем, когда работник оформился на новую работу 19 июля, не предоставив справки ф. N 3, а со старой уволился в июне. Тогда при перерасчете подоходного налога учитывают 6 месяцев, а полностью отработанных месяцев, отраженных в справке, будет только 5.
Как заполнить строки справки ф. N 3, мы покажем в таблице 1.
Таблица 1
+----------------------------------------------------------------------------+
¦Код ¦ Название заполняемой строки* ¦ Что записывают в строке ¦
¦стро ¦ ¦ ¦
¦ки ¦ ¦ ¦
¦спра ¦ ¦ ¦
¦вки ¦ ¦ ¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦ 1 ¦ Нараховано сукупний доходу ¦ Общий доход, начисленный по основному ¦
¦ ¦ у сумі ____________ грн. ¦ месту работы в течение периода, за ¦
¦ ¦ ¦ который составляют данную справку. ¦
¦ ¦ ¦ То есть в эту строку включают и ¦
¦ ¦ ¦ суммы, освобожденные от ¦
¦ ¦ ¦ налогообложения согласно п.5 ¦
¦ ¦ ¦ Инструкции о подоходном налоге ¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦ 2 ¦ З цього сукупного доходу ¦ ¦
¦ ¦ проведено такі ¦ ¦
¦ ¦ вирахування: ¦ ¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦2.1 ¦ Вирахування на дітей ¦ Общий размер льготы* по обложению ¦
¦ ¦ до 16 років ¦ подоходным налогом, предоставленной ¦
¦ ¦ _____________ грн. ¦ работнику пп.6.2 п.6 Инструкции о ¦
¦ ¦ ¦ подоходном налоге (1 НМДГ - 17 грн. ¦
¦ ¦ ¦ - на каждого ребенка в возрасте ¦
¦ ¦ ¦ до 16 лет). Не забывайте, что льготу, ¦
¦ ¦ ¦ предусмотренную пп.6.3 этой ¦
¦ ¦ ¦ Инструкции, применяют уже после того, ¦
¦ ¦ ¦ как окончательно определят сумму ¦
¦ ¦ ¦ подоходного налога (после перерасчета)¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦2.2 ¦ Вирахування 1,5, 10,15 ¦ Общий размер льгот (учитывая ¦
¦ ¦ розмірів неоподатковуваного ¦ 1 НМДГ, включенный в шкалу ¦
¦ ¦ мінімуму доходів ¦ налогообложения), полученных ¦
¦ ¦ громадян (зазначити ¦ согласно пп.6.1, 6.4, 6.5, ¦
¦ ¦ підставу) грн. ¦ 6.6 п.6 Инструкции ¦
¦ ¦ ¦ о подоходном налоге, и ¦
¦ ¦ ¦ обязательно - основание для ¦
¦ ¦ ¦ предоставления льготы, если ¦
¦ ¦ ¦ для ее получения необходимо ¦
¦ ¦ ¦ документальное подтверждение ¦
¦ ¦ ¦ (соответствующие удостоверения, ¦
¦ ¦ ¦ справки и т.п.). Кроме ¦
¦ ¦ ¦ названия, нужно указать их ¦
¦ ¦ ¦ номер и дату выдачи ¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦2.3 ¦Внески на придбання акцій, ¦ Суммы, которые у источника выплаты ¦
¦ ¦благодійні та інші цілі ¦ были направлены на упомянутые цели ¦
¦ ¦(перелічити та зазначит и ¦ (суммы, освобожденные от ¦
¦ ¦суму) грн. ¦ налогообложения пп.5.13 и пп.5.14 ¦
¦ ¦ ¦ п.5 Инструкции о подоходном налоге). ¦
¦ ¦ ¦ Под "другими целями" понимают ¦
¦ ¦ ¦ суммы, которые у источника выплаты ¦
¦ ¦ ¦ инвестированы на реконструкцию и ¦
¦ ¦ ¦ расширение производства субъектов ¦
¦ ¦ ¦ предпринимательской деятельности. ¦
¦ ¦ ¦ Других направлений использования ¦
¦ ¦ ¦ дохода в строке 2.3 не отражают. ¦
¦ ¦ ¦ И помните, что нужно перечислить ¦
¦ ¦ ¦ их все и зафиксировать сумму ¦
¦ ¦ ¦ взносов по каждому из них отдельно ¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦ 2. ¦Внески на ¦Доходы, направленные на цели, ¦
¦ 4 ¦пенсійні рахунки, ¦предусмотренные в пп.5.29 Инструкцию о ¦
¦ ¦відкриті в ¦подоходном налоге ¦
¦ ¦уповноважених ¦ ¦
¦ ¦холдинговою ¦ ¦
¦ ¦компанією ¦ ¦
¦ ¦"Киі'вміськбуд" ¦ ¦
¦ ¦банках грн. ¦ ¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦ ¦Сума допомоги, ¦На практике довольно часто название ¦
¦2.5 ¦вартість ¦этой строки только запутывает ¦
¦ ¦подарунків ¦бухгалтеров. С одной стороны, такую ¦
¦ ¦(призів) грн., ¦помощь не нужно относить к совокупному ¦
¦ +------------------------------¦доходу, записанному в строке 1 справки ¦
¦ ¦яка не включена ¦ф. N 3. ¦
¦ ¦до сукупного ¦С другой - код упомянутой помощи ¦
¦ ¦доходу ¦свидетельствует, что на ее сумму ¦
¦ ¦ ¦следует уменьшить этот доход. На самом ¦
¦ ¦ ¦деле никакого разногласия здесь нет: в ¦
¦ ¦ ¦строку 1 этой справкинужно включить ¦
¦ ¦ ¦общую сумму выплаченной помощи ¦
¦ ¦ ¦независимо от размера, а в данной ¦
¦ ¦ ¦строке - показать ту ее часть, которая ¦
¦ ¦ ¦не превышает прожиточного минимума. ¦
¦ ¦ ¦Если же помощи больше него, то, ¦
¦ ¦ ¦конечно, указывают только его ¦
¦ ¦ ¦величину. И это будет правильно, ведь ¦
¦ ¦ ¦такие действия полностью соответствуют ¦
¦ ¦ ¦порядку налогообложения помощи ¦
¦ ¦ ¦(стоимости призов, подарков), ¦
¦ ¦ ¦установленному пп.5.30 Инструкции о ¦
¦ ¦ ¦подоходном налоге. Если справку ¦
¦ ¦ ¦составляют на уволенного работника, ¦
¦ ¦ ¦которому в течение отработанного в ¦
¦ ¦ ¦текущем году времени материальную ¦
¦ ¦ ¦помощь выплачивали дважды (и более), ¦
¦ ¦ ¦то в этой строке отражают сумму ее ¦
¦ ¦ ¦первой выплаты (которую не облагают ¦
¦ ¦ ¦ подоходным налогом). Разумеется, при ¦
¦ ¦ ¦ условии, что она не превышает размера ¦
¦ ¦ ¦ прожиточного минимума, который ¦
¦ ¦ ¦ действовал на день выплаты ¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦ 3 ¦Сума сукупного ¦Разницу между совокупным доходом, ¦
¦ ¦доходу, з якого ¦содержащимся в строке 1, и ¦
¦ ¦справлявся ¦вычислениями в строках 2.1-2.5 справки ¦
¦ ¦податок, грн. ¦ф. N 3. Обратите внимание: сумма дохода¦
¦ ¦ ¦этой строки не равна сумме дохода, ¦
¦ ¦ ¦которую берут для перерасчета ¦
¦ ¦ ¦подоходного налога. Дело в том что при ¦
¦ ¦ ¦его проведении совокупный ¦
¦ ¦ ¦налогооблагаемый доход необходимо ¦
¦ ¦ ¦уменьшить на размер льготы минус 1 ¦
¦ ¦ ¦НМДГ, поскольку такая общая для всех ¦
¦ ¦ ¦льгота уже учтена в шкале ¦
¦ ¦ ¦обложения подоходным налогом ¦
+-----+------------------------------+---------------------------------------¦
¦ 4 ¦Сума утриманого ¦Сумму подоходного налога, удержанную из¦
¦ ¦прибуткового ¦дохода и определенную по результатам ¦
¦ ¦податку грн. ¦перерасчета. Данную сумму показывают, ¦
¦ ¦ ¦учитывая льготу, предоставленную на ¦
¦ ¦ ¦основании пп.6.3 п. 6 Инструкции о ¦
¦ ¦ ¦подоходном налоге, если работник имел ¦
¦ ¦ ¦на нее право (подоходный налог ¦
¦ ¦ ¦уменьшают на 50%) ¦
+----------------------------------------------------------------------------+
--------------
* Названия строк публикуются на языке оригинала.
После того как справка ф. N 3 заполнена, ее подписывает главный бухгалтер, а его подпись заверяют печатью предприятия. Следующий шаг предоставить документ в канцелярию предприятия (секретарю, делопроизводителю и т.п.), где справку регистрируют. При этом в левом верхнем углу ставят штамп предприятия (с указанием названия юридического лица, кода по ЕГРПОУ, идентификационного номера (для физических лиц), номера телефона), а также записывают дату и исходящий номер.
Бухгалтерам, заполняющим справку ф. N 3 на работников, которых увольняют, рекомендуем не пропустить одного интересного нюанса. Подпункт 9.2 п.9 Инструкции о подоходном налоге гласит: "В случаях, когда работник отработал неполный месяц (менее 15 календарных дней) и подал заявление об увольнении с работы, подоходный налог из выплачиваемых в этом месяце доходов (заработок за отработанные дни, компенсация за неиспользованный отпуск и прочие налогооблагаемые доходы) удерживается без применения необлагаемого минимума и льготы на детей. Об этом указывается в справке о выплаченных доходах и удержанных налогах (выделено авт. - С. С.)". К сожалению, справка ф. N 3 не содержит ни одной строки, в которой можно было бы показать такие данные. Поэтому, очевидно, придется строки дописывать самим. Именно туда бухгалтеру следует внести сумму дохода, начисленного за неполностью отработанный месяц, и сумму подоходного налога, которая была удержана из него. Как это сделать, рассмотрим на примере.
Пример
Работника уволили с предприятия 5 июня 2003 года. Как чернобылец IV категории, он пользовался льготой по подоходному налогу в размере 5 НМДГ. Здесь следует еще раз напомнить, что шкала ставок налогообложения (пп.7.1 п.7 Инструкции о подоходном налоге) уже учитывает льготу в размере 1 НМДГ, поэтому налогооблагаемый доход уменьшают на 4 НМДГ. Кроме того, в марте 2003 г. по заявлению работника 200 грн. были направлены на покупку акций предприятия. Начисленные работнику доходы за период с 1 января по 5 июня отразим в таблице.
"Все о бухгалтерском учете"
N 57(845), 18 июня 2003 г.
Подписной индекс 35200