НАЦІОНАЛЬНА СЛУЖБА ПОСЕРЕДНИЦТВА I ПРИМИРЕННЯ
НАКАЗ
N 80 від 20.03.2001
м.Київ
Про затвердження Типової інструкції з діловодства
у відділеннях Національної служби посередництва і
примирення в Автономній Республіці Крим та областях
( Із змінами, внесеними згідно з
Наказом Національної служби
посередництва і примирення
N 176 від 30.04.2003 )
У відповідності із постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 "Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Типову інструкцію з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (додається).
2. Начальникам відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях:
забезпечити неухильне додержання Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях;
визначити наказами спеціалістів, на яких покладається виконання обов'язків ведення діловодства відповідного відділення;
вживати необхідних заходів щодо скорочення службової переписки.
3. Начальникам відділень Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях забезпечити дотримання в практичній роботі положень затвердженої пунктом 1 цього наказу Типової інструкції. ( Пункт 3 в редакції Наказу Національної служби посередництва і примирення N 176 від 30.04.2003 )
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Голова Національної служби посередництва
і примирення В.М.Руденко
Затверджено
наказом Національної служби
посередництва і примирення
від 20 березня 2001 р. N 80
Типова інструкція
з діловодства у відділеннях Національної служби
посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим
та областях
1. Загальні положення
1.1 Типова інструкція з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (далі відділення НСПП) розроблена відповідно до Регламенту Національної служби посередництва і примирення , Закону України "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), Закону України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" ( 137/98-ВР ), інших нормативно-правових актів, державних стандартів, що регламентують правила складання та оформлення документів та встановлює єдині правила документування та документообігу у відділеннях НСПП і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення до адресату або передачі в архів Національної служби посередництва і примирення.
1.2. Положення Типової інструкції з діловодства у відділеннях Національної служби посередництва і примирення в Автономній Республіці Крим та областях (далі - Інструкція) поширюються на всі документи, що містять відкриту інформацію.
1.3. Положення Інструкції поширюються на документацію, створену за допомогою персональних комп'ютерів (ПК). Комп'ютерні (автоматизовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів та Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 року N 1153 .
1.4. Дотримання вимог цієї Інструкції обов'язкове для всіх працівників відділень НСПП.
1.5. Діловодство у відділеннях НСПП здійснюється відповідальними за діловодство особами.
1.6. Методичне керівництво організацією діловодства у відділеннях НСПП покладається на загальний сектор НСПП.
1.7. Діловодство у відділеннях НСПП здійснюється державною мовою.
2. Організація діловодства у відділеннях НСПП
2.1. Організація роботи з документами у відділеннях НСПП передбачає визначення осіб відповідальних за діловодство, а також дотримання правил цієї Інструкції всіма працівниками відділень НСПП.
2.2. Забезпечення організації діловодства у відділеннях НСПП покладається на начальників відділень НСПП.
2.2.1. Начальники відділень НСПП у межах наданих їм прав зобов'язані:
- вживати заходів щодо скорочення службового листування;
- забезпечувати регулярну перевірку стану діловодства у відділенні НСПП;
- здійснювати контроль за обов'язковим додержанням у відділенні НСПП вимог щодо складання, оформлення документів і організації ділових процесів, передбачених державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію та цією Інструкцією.
2.3. Обов'язки осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП, покладаються на відповідних працівників наказами відділень НСПП.
2.3.1. До функціональних обов'язків осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП належать:
одержання, реєстрація, облік та аналіз кореспонденції, що надходить до відділення НСПП, контроль за проходженням документів у відділенні тощо;
реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції, підготовленої та оформленої у відділенні;
своєчасна підготовка вхідної кореспонденції для доповіді керівникові відділення, а після письмової резолюції - забезпечення доведення доручення до безпосереднього виконавця, а також ознайомлення працівників підрозділу з інформаційними документами;
систематичне інформування керівника підрозділу щодо термінів виконання документів і доручень;
надання працівникам відділення справ і документів для роботи, контроль за їх зберіганням та поверненням;
підготовка проекту номенклатури справ відділення на кожний рік, ведення і формування справ відповідно до номенклатури справ;
участь у проведенні експертизи цінності документів, підготовка та оформлення справ до архівного зберігання;
контроль за дотриманням працівниками відділення вимог цієї Інструкції та ознайомлення з нормативними документами щодо ведення діловодства;
одержання та зберігання Бюлетенів Національної служби посередництва і примирення, ознайомлення працівників відділення із законами України, постановами Кабінету Міністрів України, указами та розпорядженнями Президента України, наказами та розпорядженнями Національної служби посередництва і примирення, наказами відділення НСПП;
забезпечення тиражування матеріалів до нарад, засідань та інших заходів, що здійснюються у відділеннях НСПП;
надання працівникам відділення методичної допомоги в оформленні документів;
замовлення, зберігання, облік та видача бланків документів.
2.4. У роботі з документами у відділеннях НСПП необхідно керуватися таким вимогами:
у прийняті і підписані документи не дозволяється вносити будь-які виправлення, робити на них помітки;
передавати документи або копії документів особам, які не є працівниками відділення НСПП, можна лише з дозволу керівництва відділення НСПП;
перед відпусткою або виїздом у відрядження та при переведенні на іншу посаду або при звільненні з роботи працівник повинен передати особі, відповідальній за ведення діловодства у відділенні НСПП документи, які знаходилися у нього на опрацюванні;
працівники відділень НСПП забезпечують зберігання документів та конфіденційність інформації, яка в них міститься.
3. Документування нормотворчої діяльності
відділення НСПП
3.1. Загальні вимоги
3.1.1. Положення, інструкції, рішення та інші акти відділень НСПП (далі - акти відділень НСПП), їх проекти, порівняльні таблиці до них друкуються шрифтом Times New Roman на папері формату А4 кеглем через одинарні міжрядкові інтервали у форматі *.doc, з дотриманням інших вимог, встановлених розділом 5.1. цієї Інструкції і оформляються на відповідних бланках.
3.1.2. Реквізити проектів актів відділень НСПП мають відповідати таким вимогам:
- найменування виду акта (для проектів) друкується великими літерами 12 мм кеглем, напівжирним шрифтом і розміщується по центру над заголовком;
- заголовок (відповідає на запитання "про що?" або в ньому міститься назва акта) відділяється від попереднього реквізиту трьома міжрядковими інтервалами і друкується по центру з великої літери;
- основний текст відділяється від заголовка трьома-чотирма міжрядковими інтервалами;
- підпис відділяється від тексту трьома міжрядковими інтервалами і складається з назви посади особи, що підписує документ. Ці слова друкуються у два рядки через один інтервал.
3.1.3. При оформленні на підпис актів відділень НСПП їхні реквізити (заголовок, основний текст, підпис) мають відповідати вимогам п. 3.1.2 цієї Інструкції. При цьому реквізит підпису має містити ініціали імені та прізвище начальника відділення НСПП.
3.2.1. Преамбула наказів відділень НСПП обов'язково містить слово "наказую". У разі відсутності вступної частини преамбулою є це слово.
Заголовки частин, розділів друкуються великими літерами, підрозділів малими і розміщуються по центру.
Заголовки частин, розділів, підрозділів, якщо вони є, друкуються після слів "частина", "розділ", "підрозділ" з їх порядковим номером і крапки.
Примітки до частин, розділів, підрозділів розміщуються після них. Слово "Примітка" друкується з абзацу, з великої літери, після нього ставиться крапка.
3.2. Робота з проектами нормативних актів
3.2.1. Проекти нормативних актів подаються (вносяться) на розгляд голови НСПП відділеннями НСПП.
Разом з паперовим примірником тексту проекту нормативного акту подається відповідний комп'ютерний файл на дискеті.
3.2.2. Проекти нормативних актів, що подаються (вносяться) на розгляд голові НСПП, реєструються в установленому порядку загальним сектором НСПП.
3.2.3. Після реєстрації проекту нормативного акту загальним сектором НСПП, він передається на розгляд голови НСПП.
3.2.4. Резолюція голови НСПП має містити вказівку щодо розгляду його відповідними структурними підрозділами НСПП.
3.2.5. Після розгляду проекту нормативного акту відповідними структурними підрозділами юридичний відділ НСПП готує довідку до нього, яка повинна містити:
- повну назву проекту;
- фінансово-економічне обгрунтування проекту (в разі необхідності);
- юридичне обгрунтування проекту;
- науково-експертний висновок;
- ким і коли проект погоджено і завізовано.
3.2.6. Після підписання проекту головою НСПП загальний сектор НСПП здійснює його реєстрацію та розсилку.
3.3. Документування засідань та нарад
3.3.1. Документами засідань та нарад є протоколи.
3.3.2. Протоколи нарад у начальників відділень НСПП оформляють особи, відповідальні за ведення діловодства.
3.3.3. У протоколі зазначаються дата проведення, кількість і склад присутніх, прізвище головуючого, порядок денний, прізвища виступаючих, теми виступів, тексти або короткий виклад виступів, прийняті рішення.
Кожне з включених до порядку денного питань викладається у протоколі за такою схемою "Слухали-виступили-вирішили".
4. Підготовка та оформлення службових документів
4.1. Загальні вимоги
4.1.1. Для оформлення службових документів використовується папір форматів АЗ (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Оформлення документів на папері іншого формату не дозволяється.
4.1.2. З метою прискорення виконання документів та правильного формування справ у діловодстві кожний документ повинен містити одне питання.
Винятком є протоколи, плани, звіти, узагальнюючі документи.
4.1.3. Тексти документів складаються з двох частин: констатуючої та резолютивної. У першій зазначається підстава або обгрунтування для складання документа, у другій - висновки, пропозиції, рішення, доручення або клопотання.
У листах зміст викладається від 3-ої особи однини. Наприклад: "Відділення Національної служби посередництва і примирення вважає...", "Відділенням Національної служби посередництва і примирення розглянуто...".
Допускається вживати у листах звернення типу "рекомендуємо", "просимо" у разі, коли керівник, підписуючи лист, висловлює думку підрозділу, органу тощо.
4.1.4. Документи організаційно-розпорядчого характеру та документи, які адресуються зовнішнім адресатам, оформляються на бланках.
Внутрішні документи (службові та доповідні записки, довідки, акти, заяви тощо) та документи, створювані кількома підрозділами, оформляються не на бланках.
4.1.5. Внесення у підписаний документ будь-яких виправлень або доповнень не допускається; у виняткових випадках внесені виправлення чи доповнення повинні бути завізовані особою, яка підписала цей документ.
4.1.6. Проект документа візується виконавцями, іншими посадовими особами, відповідальними за його підготовку.
Віза включає особистий підпис, ініціали, прізвище та дату, а при необхідності - зазначення посади особи, яка візувала документ. Візи проставляються на проектах нормативно-правових та організаційно-розпорядчих актів на зворотному боці в нижній частині останнього аркуша першого примірника (оригіналу); на проектах інших документів - на лицьовому боці нижче тексту останнього аркуша другого примірника.
4.2. Адресування документів
4.2.1. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурному підрозділу їхні найменування подаються у називному відмінку, наприклад:
Запорізька обласна державна адміністрація
4.2.2. Якщо документ надсилається керівнику установи, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, наприклад:
Голові Запорізької обласної державної адміністрації
(прізвище, ініціали)
4.2.3. У разі адресування документа установам або підрозділам одного рівня адресат зазначається узагальнено, наприклад:
Головам районних державних адміністрацій
4.2.4. Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку і на кожному документі зазначається тільки один адресат.
4.2.5. Порядок і форма запису відомостей про адресу повинні відповідати правилам користування поштовим зв'язком.
4.2.6. Повна адреса після назви установи, організації зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам. Якщо документ надсилається органам державної влади та постійним кореспондентам, їх поштова адреса на документах не зазначається.
4.2.7. У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначаються прізвище та ініціали, а потім поштова адреса:
Іваненку О.П.
вул. Шевченка, буд. 6, кв 5.
м. Остер,
Козелецький район,
Чернігівська область,
17044
4.3. Заголовки документів
4.3.1. Документ повинен мати заголовок, який передає зміст документа і відповідає на питання "Про що". Якщо у документі йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.
4.3.2. Текст документа, надрукований на папері формату А5, а також внутрішні документи (службові та доповідні записки тощо) та листи фізичним особам обсягом до двох аркушів дозволяється подавати без заголовка.
4.3.3. Заголовки не складаються до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
4.4. Датування документів
4.4.1. На службових документах обов'язково проставляється дата.
4.4.2. Датою документа є дата його підписання. Датою для документа, що затверджується, є дата його затвердження.
4.4.3. Дати підписання і затвердження документа, а також дати, що є в тексті, оформлюються, як правило, цифровим способом. Елементи дати наводяться трьома парами арабських цифр в один рядок у послідовності: число, місяць, рік. Наприклад, 12 червня 2002 року слід писати: 12.06.02.
Якщо порядковий номер числа або місяця складається з однієї цифри, то перед нею проставляється 0. Наприклад, 3 липня 2002 року слід писати: 03.07.02. У текстах нормативно-правових актів і документів, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад 27 червня 2002 року.
4.4.4. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання тощо.
4.4.5. Дата підписання проставляється в лівій верхній частині документа разом з індексом на спеціально відведеному для цього місці на бланку. Якщо документ оформлено не на бланку, його дата проставляється нижче підпису ліворуч. Дата затвердження документа зазначається у окремій графі.
4.5. Погодження документів
4.5.1. У разі потреби в оцінці доцільності документа, його обгрунтованості та встановлення відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
4.5.2. Погодження проекту документа може бути внутрішнім (структурними підрозділами, посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в проекті документа) і зовнішнім.
4.5.3. Внутрішнє погодження оформляється візуванням проекту документа. Віза включає: особистий підпис, ініціали і прізвище особи, яка візує документ, її посаду та дату візування. Наприклад:
Головний спеціаліст (підпис) (ініціали, прізвище)
Дата
4.5.4. Віза проставляється на примірниках документів, що залишаються у відділеннях НСПП, після тексту на лицьовому боці останнього аркуша або на зворотному боці цього аркуша, якщо на лицьовому боці місця не вистачає.
4.5.5. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відмітка: "Зауваження і пропозиції додаються". Зауваження обов'язково доповідаються особі, яка підписує документ. Наприклад:
Головний спеціаліст (підпис) (ініціали, прізвище)
Зауваження і пропозиції на __ стор. додаються.
Дата
4.5.6. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється відповідним грифом. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа і включає в себе слово "Погоджено", найменування посади особи (включаючи найменування установи), з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження.
4.5.7. Проекти наказів, рішень відділення НСПП по колективних трудових спорах перевіряються працівниками відділення НСПП, відповідальними за юридичне забезпечення діяльності відділення НСПП.
4.6. Засвідчення документів
4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження, а також печаткою.
4.6.2. Документи підписуються начальником відділення НСПП, а в разі його відсутності - особою, яка у встановленому порядку його заміщає.
4.6.3. Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надрукований не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів і прізвища.
4.6.4. Документи підписуються, як правило, однією особою, а у випадку, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), - усіма відповідальними особами. При цьому їх підписи розміщуються один під одним у послідовності відповідно до посади.
У разі підписання документа кількома особами рівнозначних посад їх підписи розміщуються на одному рівні.
4.6.5. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на проекті документа, відсутня, документ підписує її заступник або особа, яка виконує її обов'язки. При цьому обов'язково зазначаються посада особи, яка підписала документ, і її прізвище (виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад "В.о.", "Заст.").
Не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставленням косої риски перед назвою посади.
4.6.6. На документах, що засвідчують права громадян і фізичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи повинен звірятися гербовою печаткою відділення НСПП.
4.6.7. Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується органами державної влади або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах.
4.6.8. Затверджуються акти (перевірок, експертизи, передачі справ тощо), завдання (на відрядження, на перевірки тощо), звіти (про відрядження, перевірки тощо).
4.6.9. Затвердження документа здійснюється шляхом підписання його посадовою особою або видання організаційно-розпорядчого акта. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник відділення НСПП
у Вінницькій області
(Підпис) (Ініціали, прізвище)
"___"___________ 200_ року
Гриф затвердження розміщується у верхньому правому полі першого аркуша документа.
4.6.10. Нормативно-правові акти затверджуються у порядку, встановленому законом.
4.7. Додатки до документів
4.7.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документа або документа в цілому. Наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед підписом. Назва додатка у тексті документа повинна відповідати назві самого додатка.
4.7.2. Додатки до документів можуть бути трьох видів:
додатки, що затверджуються або вводяться в дію організаційно-розпорядчим документом (додатки до організаційно-розпорядчих документів);
додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного документа;
додатки, що є самостійними документами і надсилаються із супровідним листом.
4.7.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах і повинні мати всі реквізити, визначені цією Інструкцією.
4.7.4. У розпорядчому документі відомості про наявність додатків зазначаються у тексті, наприклад:
"Розробити і подати на затвердження план: за формою, зазначеною у додатку". Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на розпорядчий документ, його дату і номер. Відмітка робиться на верхньому правому полі першого аркуша додатка, наприклад:
Додаток
до наказу відділення НСПП
в Донецькій області
від _____________ N _____
4.7.5. У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться.
4.7.6. Додатки до розпорядчих документів повинні візуватися керівниками структурних підрозділів на лицьовій стороні останнього аркуша додатка.
4.7.7. Відомості про наявність додатків до листів, планів, звітів, протоколів тощо оформляються у такому порядку: якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться у тексті, то після тексту робиться така відмітка:
Додаток: на __ арк. у __ прим.;
якщо документ має додатки, повна назва яких не наводиться у тексті, то їх необхідно перелічити із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
Додатки: 1. Довідка про виконання на ___ арк. у ___ прим.
2. Графік _____ на __ арк. у __ прим.;
якщо до документа додається інший документ, що має додатки, то відмітка про наявність додатків робиться таким чином:
Додаток: Висновок відділу правового забезпечення відділення НСПП в Харківській області і додаток до нього, всього на __ арк. у __ прим.;
якщо додатки зброшуровані, кількість аркушів не зазначається; у разі великої кількості додатків на них складається опис, а в самому документі після тексту зазначається:
Додаток: відповідно до опису на __ арк.;
якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними у документі адресами, то після тексту документа робиться така відмітка:
Додаток: на __ арк. у __ прим. на першу адресу.
4.8. Організаційно-розпорядчі документи
4.8.1. Організаційно-розпорядчі документи у відділеннях НСПП (накази відділень НСПП) оформляються на бланках встановленого зразка.
4.8.2. Проекти наказів відділень НСПП готуються за дорученнями начальників відділень НСПП або в ініціативному порядку відповідними структурними підрозділами відділень НСПП.
Проекти наказів з кадрових питань відділень НСПП за дорученням начальника готуються відповідальними за кадрову роботу працівником відділення НСПП.
Проекти наказів відділень НСПП з питань відряджень готуються керівниками структурних підрозділів відділень НСПП.
Проекти наказів відділень НСПП візуються виконавцем, керівником структурного підрозділу, який готував проект наказу відділення НСПП.
Проекти наказів відділень НСПП, що містять правові питання, візуються начальником (завідувачем) відділу (сектора) правового забезпечення відділень НСПП.
Накази відділень НСПП оформляються із зазначенням повного найменування посади.
У разі відсутності начальника відділення НСПП накази відділення НСПП підписує особа, яка виконує його обов'язки, наприклад:
| Виконуючий обов'язки начальника відділення Національної служби посередництва і примирення в ... (підпис) (прізвище) |
Реєстрацію, облік, зберігання оригіналів і розсилку копій наказів відділень НСПП здійснюють особи, відповідальні за ведення діловодства у відділеннях НСПП.
Реєстрація наказів відділень НСПП здійснюється у спеціальних журналах шляхом присвоєння чергового порядкового номера протягом календарного року.
4.9. Службові листи та телеграми
4.9.1. Службові листи оформляються на бланках встановленого зразка.
4.9.2. Якщо листи або телеграми готуються як відповідь на клопотання або запит, в них зазначаються номер і дата документа, на який надсилається відповідь.
4.9.3. До проекту листа, що подається на підпис начальнику відділення НСПП, додається копія, завізована керівником відповідного структурного підрозділу відділення НСПП і працівником, який готував цей документ. Проект телеграми візується цими особами на першому примірнику.
У разі, коли проект листа або телеграми є відповіддю на вхідний документ чи підготовлений на його підставі, до проекту, що подається на підпис, додається цей документ.
4.9.5. Текст телеграми друкується великими літерами без переносу слів, абзаців і виправлень. Цифри пишуться словами.
4.9.6. Підписані листи і телеграми передаються особам, відповідальним за ведення діловодства у відділеннях НСПП.
4.9.7. Для оперативного з'ясування питань, що можуть виникнути в адресата, на звороті останньої сторінки листа і копії зліва внизу обов'язково друкується прізвище і номер службового телефону працівника, який підготував проект листа, наприклад:
вик. Петренко, 291-00-00.
4.10. Інші службові документи
4.10.1. Протокольні доручення начальника відділення НСПП з питань, порушених на нарадах і семінарах, що проводяться у відділенні, оформляє особа, відповідальна за ведення діловодства у відділенні НСПП та подає їх на підпис начальнику відділення НСПП. Підписані доручення реєструються, розмножуються у необхідній кількості і відправляються адресатам. Про стан виконання доручень особа, відповідальна за ведення діловодства у відділенні, періодично інформує начальника відділення НСПП.
4.11. Оформлення документів про відрядження
4.11.1. Службові відрядження працівників відділенні НСПП здійснюються відповідно до плану роботи відділення з урахуванням асигнувань за кошторисом витрат на відрядження.
Якщо виникає потреба у відрядженні працівника відділення поза планом, начальник відділення НСПП в доповідній записці (заяві) на ім'я голови НСПП зазначає куди, на який строк та з якою метою необхідно відрядити працівника.
Наказ про відрядження підписується начальником відділення НСПП, як правило, не пізніше як за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації посвідчень про відрядження ведеться спеціальний журнал (додаток 3).
4.11.2. Після повернення з відрядження працівник у триденний термін подає начальнику відділення НСПП звіт про службове відрядження і авансовий звіт за встановленою формою.
Начальник відділення НСПП підтверджує виконання завдання і візує авансовий звіт, який пересилається до відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП.
5. Технічне забезпечення підготовки документів
5.1. Друкування документів
5.1.1. Друкування документів здійснюється на бланках встановлених зразків або на чистих аркушах стандартних розмірів. Для складання службових документів у відділенні НСПП повинен використовуватись папір форматів А3 (297х420 мм), А4 (210х297 мм) та А5 (148х210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.
5.1.2. Тексти документів у відділеннях НСПП друкуються на папері формату А4 шрифтом Times New Roman 14 у форматі *.doc.
5.1.3. Документи формату А4 мають поля: верхнє, нижнє - 2 см, праве 1,5 см, ліве - З см (для альбомних документів - 2 см), двосторонні документи друкуються з дзеркальними полями. Документи формату А5 односторонні верхнє, нижнє та ліве поля - 2 см, праве - 1 см.
5.1.4. Якщо документ містить дві і більше сторінки, друга та наступні сторінки нумеруються.
Номери сторінок проставляються арабськими цифрами без слова "сторінка" або "стор." та розділових знаків на відстані 1 см від верхнього краю сторінки посередині відносно лівого і правого полів друку. Перша сторінка, як правило, не нумерується. Нумерація сторінок у буклетах та інших документах, які мають обкладинки, починається з першої сторінки числом.
5.1.5. Реквізити (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через один міжрядковий інтервал.
5.1.6. Назва виду документа друкується великими напівжирними літерами. Заголовок - малими напівжирними літерами. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
5.1.7. Розшифровка підпису у реквізиті "Підпис" друкується на рівні останнього рядка найменування посади без пробілу між ініціалами і прізвищем.
5.2. Тиражування документів
5.2.1. Тиражування документів і матеріалів у відділеннях НСПП здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства.
Нормативні акти НСПП підлягають централізованому тиражуванню та комплектуванню у загальному секторі НСПП.
5.2.2. У відділеннях НСПП тиражуються лише службові документи і матеріали, безпосередньо пов'язані з діяльністю відділень НСПП. Матеріали особистого характеру тиражуванню не підлягають.
5.2.3. Особи, відповідальні за ведення діловодства, здійснюють копіювання та розмноження документів і матеріалів за замовленням, підписаним керівником відповідного структурного підрозділу відділення НСПП, у порядку їх одержання.
Першочерговому розмноженню підлягають нормативні акти НСПП, доручення голови НСПП, начальника відділення НСПП.
Виготовлення матеріалів тиражем більше 10 примірників здійснюється лише за дозволом начальника відповідного відділення НСПП.
5.2.4. Документи і матеріали передаються на розмноження у незброшурованому вигляді, якісно і чітко надрукованими, як правило, - перші примірники. Забруднені, з помарками і вклейками матеріали на розмноження не приймаються.
5.2.5. Особи, відповідальні за ведення діловодства, здійснюють облік виготовлених матеріалів і видають їх замовнику разом з оригіналом під розписку.
5.2.6. За порушення вимог цієї Інструкції щодо тиражування документів у відділеннях НСПП винні притягаються до дисциплінарної відповідальності у порядку, встановленому законом.
6. Організація документообігу у відділеннях НСПП
6.1. Приймання, реєстрація і проходження службової кореспонденції
6.1.1. Документи, що надходять на адресу відділення НСПП, приймаються та реєструються особами, відповідальними за ведення діловодства.
Кореспонденція, що надсилається факсимільним зв'язком, приймається і реєструється в загальному порядку, визначеним частиною першою цього пункту.
Працювати з незареєстрованими документами забороняється.
6.1.2. Приймання документації здійснюється з 9-ої до 18-ої години особою, відповідальною за ведення діловодства, термінової - у позаробочий час та вихідні дні - відповідальними черговими з передачею до начальника відділення НСПП до 9-ої години наступного робочого дня.
6.1.3. Первинна обробка документів включає перевірку особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, правильності доставки, адресування, оформлення і цілісності упаковки, її розкриття, перевірку наявності вкладень та їх відповідність опису.
Неналежним чином оформлені документи (незареєстровані, непідписані, з незавізованими додатками тощо), а також помилково вкладені документи не реєструються і повертаються відправникові.
6.1.4. Конверти, в яких надійшла кореспонденція, підлягають знищенню, за винятком випадків, коли на документах немає дати й адреси відправника або дата відправлення кореспонденції значно розходиться з датою її одержання і поштові штемпелі є підтвердженням часу відправлення та одержання кореспонденції, а також коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів вкладених документів номерам на конверті.
6.1.5. У разі надходження документів безпосередньо до структурних підрозділів відділення НСПП, вони повинні бути передані для реєстрації у встановленому подяку.
6.1.6. Конверти (пакети, бандеролі) з позначками "Особисто" або "Конфіденційно" не розкриваються, а реєструються за зазначеними на конверті даними і передаються за призначенням. Якщо кореспонденція виявиться службовою, вона обов'язково повертається до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях НСПП і подальша робота з нею проводиться у встановленому порядку.
6.1.7. Попередній розгляд документів включає їх анотування і розподіл за адресатами. Визначення адресата здійснюється відповідно до змісту документів і розподілу обов'язків між начальником відділення НСПП, його заступником, відання відповідних структурних підрозділів відділень НСПП.
6.1.8. Реєстрації підлягають документи, що мають встановлені реквізити оформлення (найменування або бланк із зазначенням установи чи організації, посада особи, яка надіслала документ, вихідний номер і дата реєстрації документа, адреса, підпис або відбиток печатки, що його замінює).
Рекламні матеріали реєстрації не підлягають. Матеріали інформаційного характеру, періодичні видання тощо обліковуються у відділеннях НСПП.
6.1.9. Документ у відділеннях НСПП централізовано реєструється тільки один раз.
Реєстрація документа здійснюється шляхом присвоєння йому єдиного реєстраційного номера (порядкового номера надходження протягом календарного року).
Реєстраційний номер і дата реєстрації документа проставляються у реєстраційному штампі, як правило, у нижньому правому вільному від тексту куті документа.
Додатки до документів окремо не реєструються. У випадку, коли додаток може бути використаний як самостійний документ, реєстраційний штамп з номером основного документа дублюється і на додатку.
6.1.10. Документи, одержані до 17-ої години, реєструються і доставляються за призначенням у той же день, одержані після 17-ої години наступного дня, у неробочі дні - у перший наступний робочий день, термінові - негайно.
6.1.11. Після розгляду керівництвом відділень НСПП документи повертаються до осіб, відповідальних за ведення діловодства, де тексти резолюцій заносяться до відповідних карток реєстрації вхідної кореспонденції, а документи передаються виконавцям.
6.1.13. Якщо доручення дається кільком виконавцям, особі, зазначеній в резолюції першою, надсилається оригінал, а іншим - копії документа, виготовлені особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях.
6.2 Робота з вхідними документами
6.2.1. У відділеннях НСПП вхідні документи обліковуються і реєструються за реєстраційними номерами, присвоєними особами, відповідальними за ведення діловодства. При цьому у реєстраційному штампі після індексу (додаток 5) проставляються через дефіс індекс відділу (сектора) відділення НСПП та через дріб - внутрішній порядковий номер і дата.
Облік вхідних документів у НСПП ведеться у журналі (додаток 1) та на картках.
6.2.2. Документи, що надійшли до відділень НСПП, після реєстрації доповідаються відповідному керівникові та з його резолюцією передаються для виконання або на ознайомлення під розписку з відміткою в обліковій формі. На документі, як правило, повинна бути лише резолюція керівника.
6.2.3. Резолюція керівника повинна містити: прізвище виконавця (виконавців); конкретний зміст доручення; термін виконання (за необхідності); особистий підпис керівника і дату. У разі, коли доручення надано кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим.
6.2.4. У випадку, коли доручення виконують кілька виконавців, виконавець, зазначений у резолюції першим, складає коротку довідку про виконання доручення з урахуванням пропозицій усіх виконавців. За наявності різних точок зору щодо вирішення завдання у довідці викладаються всі пропозиції і передаються автору резолюції для прийняття остаточного рішення.
6.2.5. Якщо в довідці про виконання доручення міститься пропозиція надіслати лист органам державної влади, органам місцевого самоврядування, разом з довідкою обов'язково подається проект такого листа або доручення, другий примірник якого візує виконавець.
6.2.6. Робота над документом завершується після вирішення визначених у ньому завдань або передачі його для розгляду в іншу установу чи організацію і, якщо потрібно, одержання відповіді.
6.2.7. Після завершення роботи над документом виконавець повинен на самому документі або на окремому аркуші викласти результати виконання доручення (наприклад: "Надіслано відповідь, вих. N... від...", "Враховано при формуванні зауважень до..." тощо, посада і підпис виконавця, дата).
6.2.8. Виконані документи передаються до справи відповідним керівником. При цьому позначка "До справи", номер справи згідно з номенклатурою справ, де документ буде зберігатися, дата і підпис керівника проставляються, як правило, на нижньому лівому полі лицьового боку першого аркуша документа.
6.2.9. На документі з позначкою "Для ознайомлення" розписуються (із зазначенням прізвища в дужках) особи, які з ним ознайомилися, а у відповідному реєстрі - особи, які його одержали, з обов'язковим зазначенням дати.
6.2.10. Службова кореспонденція разом з напрацьованими матеріалами залишається в справах того структурного підрозділу, який їх опрацьовував.
6.3. Реєстрація та відправлення вихідної кореспонденції
6.3.1. Вихідними документами відділень НСПП є документи, що створюються в його структурних підрозділах і адресуються як зовнішнім (організаціям, посадовим особам і громадянам), так і внутрішнім адресатам. Створювані відділенням НСПП документи реєструються в журналі (додаток 2).
6.3.2. Кореспонденція, що надходить від керівництва відділення НСПП і адресується внутрішнім адресатам, передається адресатам особою, відповідальною за ведення діловодства у відділенні НСПП.
6.3.3. Підготовку до відправлення та реєстрацію документів відділень НСПП на адресу зовнішніх адресатів здійснюють особи, відповідальні за ведення діловодства.
Вихідний реєстраційний номер формується з індексу структурного підрозділу, відповідно до класифікаторів індексів відділень НСПП (додаток 6), номера справи відповідно до номенклатури справ і через дефіс порядкового номера в межах календарного року та дати, наприклад: 02-01/09-28 від 15.07.02, де 02-01 - індекс відділу (відповідає відділу правового забезпечення у відділенні НСПП в Автономній Республіці Крим), 09 - номер справи, 28 - порядковий реєстраційний номер документа, 15.07.02 - дата.
Документу, який надсилається за кількома адресами, присвоюється один реєстраційний номер.
6.3.4. Підготовка документів до відправлення здійснюється працівником підрозділу, визначеним його керівником. Підготовка включає оформлення конвертів (пакетів, бандеролей), списків у двох примірниках, а у разі відправлення документів фельдзв'язком - розписки та реєстру.
Якщо одному адресату надсилається кілька документів, то вони вкладаються в один конверт (пакет, бандероль) із зазначенням вихідних номерів усіх документів.
6.3.5. Вихідні документи відправляються поштою, фельдзв'язком, передаються телеграфом або телефаксом.
Відправлення документів фельдзв'язком у відділеннях НСПП здійснюється безпосередньо начальниками відділень.
Централізоване відправлення документів поштою та телеграфом здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, один раз в день.
Передача документів телефаксом здійснюється підрозділами, що готували документ.
6.3.6. Відправленню особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, службової кореспонденції підлягає лише кореспонденція, пов'язана з діяльністю НСПП. Кореспонденція особистого характеру відправляється самостійно.
Відправлення кореспонденції здійснюється лише у робочі дні.
7. Робота із зверненнями громадян
7.1. Посадові особи НСПП при розгляді звернень та організації особистого прийому громадян керуються Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України " Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів) " ( 137/98-ВР ), "Про звернення громадян" ( 393/96-ВР ), іншими нормативно-правовими актами з питань роботи із зверненнями громадян. Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою Постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, та цією Інструкцією.
7.2. Діловодство за зверненнями громадян здійснюється окремо від загального діловодства.
7.3. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян (далі - звернення), надіслані на адресу відділення НСПП (індивідуальні, колективні, особисті), приймаються особами, відповідальними за ведення діловодства.
7.4. Звернення може бути усним, викладеним громадянином та записаним посадовою особою на особистому прийомі. Усі звернення громадян на особистому прийомі реєструються. Якщо вирішити питання, порушені в усному зверненні, безпосередньо на особистому прийомі неможливо, вони розглядаються у тому самому порядку, що й питання, порушені у письмовому зверненні.
7.5. Реєстрація письмових і усних звернень у відділеннях НСПП здійснюється безпосередньо особами, відповідальними за ведення діловодства у день їх надходження.
Кожен лист, а також кожне усне звернення реєструються шляхом присвоєння реєстраційного індексу, яким є порядковий номер звернення. Крім порядкового номера реєстраційний індекс включає індекс структурного підрозділу відділення НСПП та, за необхідності, інші позначення з урахуванням потреб систематизації, статистики, аналізу, пошуку звернень.
Реєстраційний індекс звернення та дата його надходження зазначаються на реєстраційно-контрольній картці та у реєстраційному штампі, який проставляється на нижньому полі першого аркуша звернення праворуч або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки звернення до справи.
7.6. Звернення, в яких не вказані прізвище, ім'я, по батькові заявника, адреса його проживання або місце роботи чи навчання, а також такі, з яких неможливо встановити авторство, визнаються анонімними, реєструються та передаються до справи керівництвом відділень НСПП, до яких надійшли такі звернення, і подальша робота з ними не проводиться.
7.7. Звернення розглядаються керівництвом відділень НСПП або, залежно від характеру порушених питань, передаються ними у встановленому порядку відповідним структурним підрозділам відділень НСПП, або надсилаються відповідним органам державної влади, органам місцевого самоврядування, об'єднанням громадян, підприємствам, установам, організаціям, до компетенції яких належить вирішення порушених громадянами питань.
7.8. Листування за зверненнями громадян здійснюється структурними підрозділами відділень НСПП.
7.9. Відповіді міністерств, відомств, місцевих державних адміністрацій, виконавчих комітетів рад, інших органів і організацій, до яких були надіслані на розгляд звернення громадян, передаються до відповідних структурних підрозділів відділень НСПП у встановленому порядку.
7.10. Звернення розглядаються і вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.
На обгрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду звернення може бути скорочено.
Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у встановленому порядку.
7.11. Ознайомлення із зверненнями громадян осіб, які їх безпосередньо не стосуються, а також розголошення відомостей із звернень громадян стороннім особам не дозволяється.
7.12. З метою вивчення громадської думки, виявлення і усунення причин, що породжують заяви і скарги громадян, врахування пропозицій у діяльності НСПП в структурних підрозділах НСПП систематично аналізується і узагальнюється інформація, що міститься у зверненнях.
Особи, відповідальні за ведення діловодства за зверненнями громадян, щороку до 5 січня готують для керівництва НСПП та керівників відділень НСПП матеріали у формі статистичних довідок за минулий рік для аналізу й узагальнення.
7.13. Відповідальність за організацію прийому громадян і розгляд їхніх звернень, стан діловодства за зверненнями громадян несуть керівники структурних підрозділів НСПП.
8. Робота з документами, що містять
інформацію з обмеженим доступом
Робота з документами, які містять інформацію, що є власністю держави, здійснюється з дотриманням вимог Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженої Постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 року N 1893, та вимог цієї Інструкції.
9. Контроль за виконанням документів і доручень
9.1. Завдання і порядок контролю за виконанням документів
9.1.1. У відділеннях НСПП підлягають контролю терміни виконання доручень, що містяться у актах НСПП (наказах, розпорядженнях НСПП, наказах відділень НСПП), протокольних рішень, доручень даних на нарадах або інших засіданнях, доручень керівництва відділень НСПП, підготовки проектів нормативних актів, проходження документів з метою своєчасного вирішення зазначених у них завдань.
9.1.2. Контроль за виконанням документів включає:
- постановку документів (доручень) на контроль, в т.ч. з використанням комп'ютерних технологій, формування інформаційної бази даних щодо контрольних документів;
- перевірку своєчасного доведення документів до виконавців;
- попередні перевірки і регулювання ходу виконання;
- облік і узагальнення результатів контролю за виконанням документів (доручень);
- інформування керівництва про стан виконання документів (доручень);
- повідомлення про стан виконання документів на нарадах, засіданнях;
- зняття документів з контролю.
9.2. Строки виконання документів
9.2.1. Документи можуть бути із зазначенням і без зазначення строку виконання. Строки виконання можуть бути вказані у самому документі або встановлені актами законодавства.
9.2.2. Усі документи з резолюціями в день їх розгляду керівництвом відділень НСПП повертаються до осіб, відповідальних за ведення діловодства у відділеннях, для передачі виконавцям.
Передача документів з позначкою "Терміново" здійснюється невідкладно. У випадку, коли доручення щодо виконання документа дається кільком виконавцям, особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП, знімається необхідна кількість копій документа та резолюції, які направляються визначеним у дорученнях виконавцям.
Відповідальному виконавцю передається, як правило, оригінал документа. Відповідальний виконавець готує узагальнену інформацію про виконання документа, яка візується усіма виконавцями.
9.2.3. Документи виконуються у строки, визначені законодавством та зазначені у резолюціях, якщо інші строки не встановлені самим документом.
Документи, в яких не зазначені строки, виконуються протягом місяця.
Документи з позначкою "Терміново" виконуються у строк до трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 календарних днів.
Строк виконання документів, у яких не зазначені конкретні терміни, відліковується з дати їх реєстрації.
Перелік документів із зазначенням строків виконання наводиться в додатку 4.
9.2.4. Строк виконання документу може бути змінено лише за вказівкою начальника відділення НСПП, який його встановив, а у разі його відсутності посадовою особою, яка його заміщає. У разі потреби строк може бути продовжено з обгрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше як за 3 робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа без зазначення строку - до закінчення 30-денного строку від дати його одержання.
9.3. Контроль за виконанням документів
9.3.1. Контроль за виконанням документів здійснюється на реєстраційно-контрольних картках (РКК). Картки документів, які контролюються, систематизуються за строками виконання документів і надходять до контрольної картотеки.
9.3.2. Контроль за виконанням документів, за додержанням строків виконання завдань, визначених в актах відділень НСПП, доручень начальників відділень НСПП та їх заступників, виконанням резолюцій керівництва відділень НСПП, додержанням строків розгляду звернень громадян та результатами розгляду порушених у них питань здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях;
У необхідних випадках підрозділи або посадові особи, на яких покладається контроль за виконанням окремих документів, визначаються керівництвом відділень НСПП.
Відповідальність за стан організації контролю несе керівництво відділень НСПП.
9.3.3.Рішення про зняття документа з контролю або продовження строку його виконання приймається відповідним керівником або уповноваженими ним особами. За вказівкою керівника ці повноваження можуть бути покладені на керівників підрозділів, які безпосередньо здійснюють контроль.
9.3.4. Інформацію про результати виконання документа виконавець подає через особу, відповідальну за ведення діловодства у відділенні НСПП, керівнику, який дав доручення щодо цього документа.
9.3.5 Особи, відповідальні за ведення діловодства у відділеннях НСПП, які здійснюють контроль, вивчають інформацію щодо вирішення поставлених у документах питань і інформують відповідного керівника про хід та результати виконання документа.
10. Виготовлення та використання
бланків, печаток і штампів
10.1. У відділеннях НСПП дозволяється використовувати бланки документів, виготовлені лише за встановленими НСПП зразками.
10.2. Виготовлення бланків здійснюється тільки для НСПП та її відділень.
10.3. Печатки використовуються для засвідчення дійсності підпису на документах та відповідності копій документів оригіналам.
Штампи використовуються для проставлення відміток про отримання, реєстрацію, використання документів, а також інших відміток довідкового характеру.
10.4. Гербовими печатками відділень НСПП засвідчуються акти відділень НСПП, посвідчення про службові відрядження, відповідність копій документів оригіналам.
10.5. Відбиток печатки повинен захоплювати кінець найменування посади особи, що підписала документ та особистий підпис.
10.6. Зразки та описи гербових печаток відділень НСПП затверджуються головою НСПП.
10.7. Зразки та описи печаток, що не мають зображення Державного Герба України, і штампів, які застосовуються у діловодстві відділень НСПП затверджуються головою НСПП.
10.8. Забезпечення виготовлення печаток і штампів, що використовуються відділеннями НСПП здійснюється у встановленому чинними законодавчими і нормативно-правовими актами порядку відділом фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП за затвердженими головою НСПП зразками.
10.9. Виготовлені печатки і штампи видаються відділом фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП замовникам під розписку у спеціальному журналі.
10.10. Працівники відділень НСПП, визначені відповідальними за використання відповідних печаток і штампів, при звільненні з посади зобов'язані здати їх начальникам відповідних відділень.
10.11. Печатки і штампи, що втратили призначення або стали непридатними для використання, підлягають поверненню до відділу фінансів, бухгалтерського обліку і звітності та матеріально-технічного забезпечення НСПП.
10.12. Особи, визначені відповідальними за зберігання та використання гербових печаток, зобов'язані забезпечити облік кожного випадку їх застосування шляхом фіксування дати та назви документів, які були ними засвідчені.
10.13. Печатки і штампи повинні зберігатися у сейфах або металевих шафах. Бланки можуть зберігатись у шафах, що замикаються та опечатуються.
10.14. Про порушення правил зберігання і використання печаток, штампів і бланків, а також про втрату печатки або штампа повідомляється голова НСПП, а також проводиться службове розслідування, результати якого оформляються актом довільної форми.
11. Формування справ і зберігання документів
11.1. Складання номенклатури справ
11.1.1. Номенклатура справ структурних підрозділів НСПП - це систематизований перелік найменувань справ, створюваних у діловодстві відділень НСПП, із зазначенням строків зберігання.
Номенклатура справ є обов'язковим для відділень НСПП документом, який складається для створення в НСПП єдиної системи формування справ, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на державне зберігання у процесі діловодства.
Номенклатури справ відділень НСПП складаються щорічно і мають за мету створення системи справ відділень НСПП, забезпечення їх обліку, швидкого пошуку документів за їхнім змістом та видом, відбору документів на зберігання у процесі діловодства.
11.1.2. До номенклатури справ включаються всі справи постійного та тимчасового строків зберігання, що утворюються в процесі діяльності відділень НСПП, в тому числі довідкові картотеки (картки реєстрації) до документів, перехідні справи, що ведуться протягом встановленого строку, а також справи зареєстрованих в установленому порядку колективних трудових спорів (конфліктів).
11.1.3. Номенклатура справ затверджується наказом відділення НСПП.
11.1.4. До номенклатури справ відділення НСПП включається найменування справ, що відображають всі документальні ділянки роботи відділення НСПП.
До номенклатури справ включаються незакінчені діловодством справи, що надійшли від інших установ для її проходження.
Справи з питань, вирішення яких триває більше року (перехідні справи), вносяться до номенклатури справ кожного року протягом всього терміну їх вирішення.
11.1.5. До номенклатури справ не включаються друковані видання, брошури, довідники, бюлетені, реферативні журнали, експрес-інформації тощо.
11.1.6. Розміщення найменування справ у номенклатурі справ повинно відповідати ступеню важливості питань, які вирішуються, з урахуванням взаємозв'язку документів, включених до конкретних справ. Як правило, першою розміщується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі групи організаційно-розпорядчої та планово-звітної документації самого відділення, планово-звітна документація і листування. У групі листування справи розміщуються за рівнем адресатів.
11.1.7. При складанні номенклатури справ їх графи заповнюються таким чином:
у графі 1 номенклатури справ проставляється індекс кожної справи, яка входить до номенклатури;
індекс справи позначається арабськими цифрами і складається з груп цифр, що відокремлені одна від одної за допомогою тире - 01-01;
перша група цифр - індекс спеціаліста за штатним розкладом кожній;
друга група - порядковий номер справи; у графу 2 вносяться найменування справ, що у стислій узагальненій формі відтворюють склад і зміст документів кожної справи.
Складові кожного найменування (заголовку) розміщуються у такій послідовності:
назва виду справи ("справа", "документи", "журнал", "листування") або різновидності документів (протоколи, накази);
авторство документів (назви установ або структурного підрозділу);
адресати або кореспонденти документів; короткий зміст документів справи; назва місцевості, з якою пов'язано зміст документів у справі; посилка на копійність документів. Використання у заголовку справи його складових залежить від характеру документів.
Графа 3 заповнюється після закінчення календарного року і використовується для складання підсумкового напису.
У графі 4 відмічається термін зберігання.
У графі 5 "Примітка" протягом діловодного року робляться відмітки про заведення і виключення нових справ, про перехідні справи, про посадових осіб, відповідальних за формування справ, про місцезнаходження документів на магнітних носіях, про передачу справ до архіву НСПП та інші установи для їх продовження тощо.
11.1.8. У номенклатурі справ зазначаються кількість томів (частин) кожної справи і строки їх зберігання.
Строки зберігання документів, не включених до номенклатури справ, визначаються керівництвом відділень НСПП за погодженням із загальним сектором НСПП.
11.1.9. Відлік строків зберігання документів, діловодство яких завершено у поточному році, починається з 1 січня кожного наступного року.
11.1.10. У кінці діловодного року номенклатура справ обов'язково закривається підсумковим записом. Підсумковий запис скріпляється особистим підписом особи, відповідальної за ведення діловодства у відділенні.
11.1.12. Номенклатура справ відділень НСПП друкується в двох примірниках (перший надсилається до загального сектора НСПП, другий зберігається у справах відділення НСПП).
11.2. Формування справ
11.2.1. Формування справ - це групування документів відповідно до номенклатури справ.
Формування виконаних документів у справи здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства у відділенні НСПП.
11.2.2. При формуванні справ перевіряються правильність віднесення документів до цієї справи, якість оформлення і повнота документів, наявність на документах підписів, віз, дат, облікових (реєстраційних) номерів, довідок або відміток про виконання, про списання "До справи" тощо.
Залучення до справи неправильно оформлених документів не допускається.
11.2.3. Під час формування справ необхідно дотримуватися таких вимог:
кожен документ у справі повинен відповідати вимогам державних стандартів та інших нормативних актів;
групувати у справи оригінали (у разі їх відсутності - по одному примірнику засвідчених в установленому порядку копій) правильно оформлених і виконаних документів, не допускати включення до справ чорнових, особистих, дублікатів документів, а також таких, що підлягають поверненню, розмножених копій;
групувати у справи документи одного календарного року (за винятком особових та перехідних справ);
групувати у справи окремо документи постійного і тимчасового строків зберігання;
включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тематичний комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім усі інші у логічній послідовності;
одна справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки), у разі більшого обсягу справа формується з кількох томів.
Як виняток, коли цього вимагає специфіка відділення НСПП, документи постійного або тимчасового строків зберігання, пов'язані з вирішенням одного питання, можуть групуватися протягом діловодного року в одну справу. Після закінчення діловодного року або перед передачею справи в архів НСПП документи повинні бути розкладені за окремими справами згідно з номенклатурою.
Необхідно включати до справи документи тільки з одного питання або групи споріднених питань, що становлять єдиний тимчасовий комплекс, спочатку ініціативний документ, а потім всі інші в логічній послідовності.
Якщо документи за своїм змістом не можуть бути згруповані у справи, передбачені номенклатурою, заводиться нова справа з обов'язковим внесенням її найменування та строку зберігання в діючу номенклатуру справ.
Документи, створені за допомогою ПК, групуються на загальних підставах.
Справа не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 мм завтовшки).
11.2.4. Документи в середині справи групуються, як правило, у хронологічному порядку.
11.2.5. Розпорядчі документи відділень НСПП разом з додатками групуються у справи за їх характером і хронологією.
Накази групуються у такі справи:
з основної діяльності;
про прийняття, переведення, звільнення, заохочення, сумісництво працівників, про надання відпусток.
Положення, інструкції та інші документи, що затверджені відповідними наказами НСПП і є додатками до них, розміщуються разом з основними документами. Якщо вони затверджені як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.
11.2.6. Доручення органів вищого рівня і документи, пов'язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності відділення НСПП. При невеликій кількості таких документів вони формуються в одну справу. Всередині справи документи систематизуються за датами доручень.
11.2.7. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справах окремо від проектів цих документів.
11.2.8. Листування групується за кореспондентським принципом і систематизується у хронологічній послідовності: документ-відповідь йде за документом-запитом.
11.2.9. Звернення громадян і документи щодо їх розгляду групуються у справи окремо від листування з інших питань.
Кожне звернення і документи щодо його розгляду становлять у справі окрему групу і систематизуються за прізвищами авторів звернень в алфавітному порядку.
11.2.10. Документи в особових справах групуються у хронологічному порядку в міру їх надходження у послідовності, встановленій Порядком ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 року N 731.
Довідки з місця проживання, медичні довідки про стан здоров'я та інші аналогічні документи групуються в окремі справи тимчасового зберігання і до особових справ не включаються.
11.2.11. Особові рахунки працівників та інші подібні документи систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку.
11.2.12. Методичне забезпечення та контроль за формуванням справ у відділенні НСПП здійснюється особами, відповідальними за ведення діловодства.
11.3. Поточне зберігання документів
11.3.1. Документи з часу створення (надходження) і до передачі їх в архів НСПП зберігаються за місцем їх формування у справи.
З метою підвищення оперативності пошуку документів справи розміщуються відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою справ.
11.3.2. Схоронність документів і справ забезпечується керівниками структурних підрозділів НСПП та особами, відповідальними за ведення діловодства у відділеннях НСПП.
11.3.3. З метою забезпечення схоронності документів справи повинні зберігатись у робочих кімнатах або спеціально відведених для цієї мети приміщеннях, у шафах і столах, що замикаються.
11.3.4. Видача справ у тимчасове користування стороннім установам здійснюється з дозволу начальника відділення НСПП. На видану справу заводиться картка - замінник справи, в якій зазначається номер справи, дати її видачі, кому справу видано, дата її повернення. Передбачаються грифи для підписів в одержанні і прийому справи.
11.3.5. Вилучення документів із справ постійного строку зберігання забороняється.
У виняткових випадках вилучення документа допускається з дозволу начальника відділення НСПП з обов'язковим залишенням у справі завіреної копії документа.
11.4. Експертиза цінності документів
11.4.1. Експертиза цінності документів здійснюється з метою визначення наукової, історичної і практичної значимості документів, що утворились у процесі діяльності відділень НСПП, з метою відбору їх для подальшого зберігання або знищення.
11.4.2. Експертиза цінності документів полягає у здійсненні відбору документів постійного і тимчасового строків зберігання, виділення справ і документів, що підлягають знищенню через закінчення строків зберігання, а також перевіряються якість і повнота формування справ.
11.4.3. Для організації і проведення експертизи цінності документів у відділенні НСПП утворюється постійно діюча експертна комісія (далі - ЕК). До складу ЕК, яка затверджується наказом відділення НСПП входять особа, відповідальна за ведення діловодства у відділенні НСПП, працівник відділу (сектору) правового забезпечення, інші досвідчені працівники відділення НСПП. Головою ЕК призначається заступник начальника відділення НСПП, а секретарем - працівник відділення, відповідальний за ведення діловодства.
11.4.4. За результатами експертизи цінності документів складаються описи справ постійного і тимчасового строків зберігання та акти про виділення справ для знищення.
11.4.5. Описи справ складаються особами, відповідальними за ведення діловодства у відділенні НСПП.
11.4.6 Опис справ структурного підрозділу відділення НСПП складається з дотриманням таких вимог:
графи опису заповнюються відповідно до відомостей, винесених на обкладинку справи;
кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером.
Якщо справа складається з кількох томів (частин), то кожний том (частина) вноситься до опису під окремим номером;
особові справи вносяться до опису за тематикою і хронологією.
11.4.7. В кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням (цифрами та літерами) кількості справ, що зазначаються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні і пропущені номери справ).
У річний розділ опису вносяться, також, справи, не завершені у діловодному році. В таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувалися діловодством, зазначається "Документи з цього питання див. також у розділі за ________ рік, N __________".
11.4.8. Виділення документів для знищення і складання про це відповідного акту проводиться після підготовки описів справ постійного і тривалого строків зберігання за цей же період. Акти про виділення документів для знищення розглядаються і затверджуються начальником відділення НСПП.
Після затвердження акта на знищення відібраних документів, вони знищуються. Знищення документів у відділенні НСПП без оформлення відповідного акта забороняється.
11.5. Оформлення справ
11.5.1. Документи відділення НСПП групуються у справи після закінчення діловодного року. Справи постійного і тимчасового строків зберігання підлягають такому оформленню: нумерація аркушів у справі; складання титульного та засвідчувального аркушів, внутрішнього опису документів; оформлення підсумкового напису; підшивка в обкладинку з твердого картону; оформлення обкладинки справи згідно з установленою формою.
Засвідчувальний аркуш складається особою, відповідальною за ведення діловодства у відділенні НСПП.
11.5.2. Документи у справі поаркушно нумеруються простим олівцем у правому верхньому куті.
11.5.3. У разі потреби складається внутрішній опис документів, який розміщується на початку справи і містить перелік документів, їхню назву, прізвища адресатів тощо. Наявність документів в справі щомісячно звіряється з описом.
11.5.4. Після закінчення діловодного року до заголовків справ постійного і тимчасового строків зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків змісту документів, у разі потреби до заголовка справи вносяться додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, види і форми звітності тощо).
11.5.5. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи. У справі, що містить документи за роки, що передують року утворення справи, під датою робиться запис: "Є документи за... роки".
11.5.6. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів, проставляються дати першого і останнього документів кожного тому. Число і рік позначаються арабськими цифрами, назва місяця пишеться словом.
11.5.7. Написи на обкладинках справ постійного строку зберігання робляться чітко, чорним світлостійким чорнилом або тушшю.
11.5.8. Справи постійного строку зберігання, що підлягають передачі в архів НСПП, підшиваються після проведення експертизи цінності документів і перевірки правильності формування та оформлення справ.
12. Організація роботи архіву НСПП
12.1. Передавання справ на зберігання до архіву НСПП
12.1.1. Закінчені діловодством справи постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання передаються в архів НСПП через 2 роки після завершення їх у діловодстві (наприклад, справи за 2000 рік передаються в архів НСПП у 2003 році).
Справи тимчасового зберігання (до 10 років включно) передаються до архіву НСПП за погодженням з головою НСПП.
12.1.2. Підготовка документів до передачі в архів НСПП включає:
експертизу цінності документів;
оформлення справ;
складання описів справ;
передачу справ в архів НСПП.
12.1.3. Встановлюються такі граничні терміни тимчасового зберігання документів в архіві НСПП:
- документи НСПП і відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях - 15 років;
- документи з особового складу НСПП - 75 років;
- науково-технічна документація - 25 років;
- для документів на електронних носіях - 5 років.
Після припинення державним службовцем роботи його особова справа залишається в кадровій службі і передається до архіву в порядку, визначеному цією Інструкцією.
12.1.4. Приймання кожної справи здійснюється особою, відповідальною за ведення діловодства у відділенні НСПП, лише після її повного упорядкування і оформлення та проведення відповідної експертизи.
Виявлені недоліки в оформленні документів і справ повинні бути усунені структурним підрозділом, який передає документи.
12.1.5. Справи постійного і тимчасового строків зберігання передаються до архіву НСПП за описами (додаток 7).
12.1.6. Справи з архіву НСПП можуть бути видані в її структурні підрозділи для службового користування на строк до одного місяця за заявкою, підписаною керівником структурного підрозділу відділення НСПП.
12.1.7. Копія, архівні довідки і виписки з документів, що зберігаються в архіві, видаються за письмовими запитами начальників відділень НСПП з дозволу голови НСПП.
12.1.8. У взятих з архіву справах і документах забороняється робити будь-які помітки та підкреслювання, вилучати аркуші..
Начальник юридичного відділу НСПП Н.М.Лук'яненко
Додаток 1
до підпункту 6.2.1.
Журнал
реєстрації вхідних документів
------------------------------------------------------------------
| N | Дата |Кореспондент,|Короткий |Резолюція |Позначка |
|з/п | надходження | дата та |зміст | або кому | про |
| | та індекс | індекс | |направлено|виконання|
| | документа | одержаного | | документ |документа|
| | | документа | | | |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Додаток 2
до підпункту 6.3.1.
Журнал
реєстрації вихідних документів
------------------------------------------------------------------
| N |Дата та індекс| Кореспондент |Короткий зміст| Позначка |
|з/п | вихідного | | | про |
| | документа | | | виконання |
| | | | | документа |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Додаток 3
до підпункту 4.11.11.
Журнал
реєстрації посвідчень про відрядження
------------------------------------------------------------------
| N |Прізвище,|Місце |Місце і |Дата і |Термін |Термін |
|з/п |ім'я та |роботи та|мета |номер |відряд- |фактич- |
| |по |посада |відряжден-|посвідчен-|ження |ного |
| |батькові | |ня |ня про | |перебу- |
| | | | |відряджен-| |вання |
| | | | |ня | | |
------------------------------------------------------------------
Формат А4 (210х297)
Додаток 4
до підпункту 9.2.3.
Перелік
документів із зазначенням строків виконання
1. Депутатський запит - не пізніше як у 10-денний строк з дня його одержання або інший строк, встановлений Верховною Радою України.
2. Звернення народного депутата України та депутата місцевої ради - не більше 10 днів з моменту одержання.
3. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня - до зазначеного в них терміну або протягом 30 днів.
4. Телеграми, в яких порушують питання, що потребують термінового вирішення - до 2 днів, решта - протягом 10 днів.
5. Документи з позначкою "Терміново" - протягом трьох робочих днів, а при потребі додаткового вивчення порушених питань - протягом 10 днів від дати підписання документа.
Додаток 5
до підпункту 6.2.1.
Індекси
на вхідні документи відділення НСПП
01. Закони України.
02. Укази і розпорядження Президента України.
03. Постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України.
04. Накази НСПП.
05. Розпорядження НСПП.
06. Доручення НСПП.
07. Листи НСПП.
08. Місцеві державні адміністрації.
09. Місцеві ради.
10. Профспілки і профспілкові об'єднання.
11. Роботодавці і об'єднання роботодавців.
12. Сторони колективних трудових спорів (конфліктів).
13. Підприємства, установи і організації.
14. Звернення громадян.
Індекси
на вихідні документи відділення НСПП
01. Національна служба посередництва і примирення.
02. Місцеві державні адміністрації.
03. Місцеві ради.
04. Профспілки і профспілкові об'єднання.
05. Роботодавці і об'єднання роботодавців.
06. Сторони колективних трудових спорів (конфліктів).
07. Підприємства, установи і організації.
08. Громадяни.
Додаток 6
до пункту 6.3.3.
Класифікатор
індексів відділень НСПП
01-* - начальник відділення
02-* - відділ (сектор) правового забезпечення
03-* - відділ (сектор) аналітично-інформаційної роботи та прогнозування
Примітка. * - порядковий номер адміністративно-територіальної одиниці (області):
01. Автономна Республіка Крим
02. Вінницька область
03. Волинська область
04. Дніпропетровська область
05. Донецька область
06. Житомирська область
07. Закарпатська область
08. Запорізька область
09. Івано-Франківська область
10. Київська область
11. Кіровоградська область
12. Луганська область
13. Львівська область
14. Миколаївська область
15. Одеська область
16. Полтавська область
17. Рівненська область
18. Сумська область
19. Тернопільська область
20. Харківська область
21. Херсонська область
22. Хмельницька область
23. Черкаська область
24. Чернівецька область
25. Чернігівська область
26. м. Київ
27. м. Севастополь
Додаток 7
до пункту 12.1.5.
Лицьовий бік
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник відділення НСПП
в ________________ області
_______________________
(ініціали, прізвище)
Опис N ________
справ постійного зберігання
за ________ рік
------------------------------------------------------------------
| N | Індекс |Заголовок справи| Дата |Кількість | Примітка |
|з/п| справи * |(тому, частини) | справи |аркушів у | |
| | | | (тому, | справі | |
| | | | частини) | (томі, | |
| | | | | частині) | |
------------------------------------------------------------------
* - за номенклатурою справ.
Зворотний бік
У цей розділ опису внесено _______________________________________________________________________________________________
(цифрами і літерами)
справ за номерами ______________________________________________________________________________________________________
(перелік номерів)
у тому числі:
літерні номери __________________________________________________________________________________________________________
пропущені номери _______________________________________________________________________________________________________
| Опис склав | (підпис) (ініціали, прізвище) |
| Дата | |
| Голова експертної комісії | (підпис) (ініціали, прізвище) |
Перелік
справ відділень
Національної служби посередництва і примирення
в Автономній Республіці Крим та областях
1. Накази відділення НСПП (з основної діяльності)
2. Накази відділення НСПП (по роботі з кадрами)
3. Рішення відділення НСПП
4. Закони України
5. Укази та розпорядження Президента України
6. Постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України
7. Накази НСПП
8. Розпорядження НСПП
9. Рішення НСПП
10. Листи і доручення НСПП
11. Постанови і розпорядження Ради міністрів Автономної Республіки Крим (обласної державної адміністрації)
12. Рішення Верховної Ради Автономної Республіки Крим (обласної ради)
13. Місцеві державні адміністрації
14. Органи місцевого самоврядування
15. Профспілки та профспілкові об'єднання
16. Роботодавці та об'єднання роботодавців
17. Сторони колективних трудових спорів (конфліктів)
18. Підприємства, установи, організації
19. Звернення громадян
20. Книга реєстрації вхідних документів
21. Книга реєстрації вихідних документів
22. Справи по колективних трудових спорах (конфліктах) - зареєстровані (по кожному спору окрема справа)
23. Справи по колективних трудових спорах (конфліктах) - знаходяться на контролі
24. Статистика колективних трудових спорів (конфліктів)
25. Статистика страйків
26. Матеріали по вивченню стану соціально-трудових відносин в окремих галузях і адміністративно-територіальних одиницях
27. Прогнозування колективних трудових спорів (конфліктів)
28. Інформаційна діяльність відділення НСПП та взаємодія із засобами масової інформації
29. Книга телефонограм
30. Фінансово-господарська діяльність
( Типова інструкція в редакції Наказу Національної служби посередництва і примирення N 176 від 30.04.2003 )