НАЦІОНАЛЬНА СЛУЖБА ПОСЕРЕДНИЦТВА I ПРИМИРЕННЯ

НАКАЗ
21.11.2002 N 380

Про затвердження Положення про порядок підготовки,
затвердження та обліку нормативних актів
Національної служби посередництва і примирення

Відповідно до повноважень Національної служби посередництва і примирення, визначених Законом України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів) ( 137/98-ВР ), Положенням про Національну службу посередництва і примирення, затвердженим Указом Президента України від 17 листопада 1998 року N 1258/98, із змінами, внесеними Указом Президента України від 30 грудня 2000 року N 1393/2000, та з метою поліпшення роботи з питань підготовки нормативно-правових актів, їх затвердження, обліку, зберігання та приведення у відповідність з Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, іншими актами законодавства, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про порядок підготовки, затвердження та обліку нормативних актів Національної служби посередництва і примирення (додається).

2. Юридичному відділу Національної служби посередництва і примирення, відділам і відділенням Національної служби посередництва і примирення забезпечити дотримання норм затвердженого пунктом 1 цього наказу Положення про порядок підготовки, затвердження та обліку нормативних актів Національної служби посередництва і примирення в процесі підготовки, затвердження, обліку, зберігання та приведення у відповідність з Конституцією України ( 254к/96-ВР ), законами України, іншими актами законодавства нормативних актів Національної служби посередництва і примирення і її відділень в Автономній Республіці Крим та областях.

3. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова Національної служби посередництва і примирення В.Руденко

Затверджено
Наказ Національної служби
посередництва і примирення
21.11.2002 N 380

Положення
про порядок підготовки, затвердження та обліку
нормативних актів Національної служби
посередництва і примирення

Положення розроблене відповідно до вимог Закону України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" ( 137/98-ВР ), Положення про Національну службу посередництва і примирення, затвердженого Указом Президента України від 17 листопада 1998 року N 1258/98, із змінами, внесеними Указом Президента України від 30 грудня 2000 року N 1393/2000, Інструкції з діловодства Національної служби посередництва і примирення (далі - НСПП), затвердженої наказом НСПП від 17 вересня 2002 року N 295, та з метою поліпшення організації роботи з питань підготовки нормативно-правових актів, їх затвердження, а також обліку, зберігання та приведення у відповідність з Конституцією ( 254к/96-ВР ) та законами України, іншими актами законодавства.

1. Загальні положення

1.1. До нормативних актів НСПП, що підлягають затвердженню, відносяться акти НСПП, відділень НСПП в Автономній Республіці Крим та областях - це накази, розпорядження, рішення, положення, інструкції тощо, що містять правові норми (правила поведінки), розраховані на невизначене коло осіб, підприємств, установ, організацій і неодноразове застосування незалежно від строку дії (постійні чи обмежені певним часом) та характеру відомостей, що в них містяться.

1.2. Це Положення застосовується при підготовці нормативних актів, які:

стосуються діяльності НСПП та здійснення примирних процедур, встановлюють новий або змінюють, доповнюють чи скасовують організаційно-правовий механізм їх реалізації;

мають міжвідомчий характер, тобто є обов'язковими для сторін соціально-трудових відносин, а також підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності, в питаннях сприяння поліпшенню соціально-трудових відносин, запобігання виникненню колективних трудових спорів (конфліктів), їх прогнозування та сприяння своєчасному їх вирішенню, здійснення примирних процедур по вирішенню колективних трудових спорів (конфліктів) і здійснення посередництва при їх вирішенні.

1.3. Управлінська діяльність здійснюється шляхом видання розпорядчих документів, вид яких (наказ, розпорядження, рішення) визначається Законом України "Про порядок вирішення колективних трудових спорів (конфліктів)" (137/98-ВР), Положенням про Національну службу посередництва і примирення, затвердженого Указом Президента України від 17 листопада 1998 року N 1258/98, із змінами, внесеними Указом Президента України від 30 грудня 2000 року N 1393/2000.

Розпорядчий документ - це акт, що видається НСПП або відділеннями НСПП в Автономній Республіці Крим та областях (далі - відділення НСПП) у процесі здійснення ними виконавчо-розпорядчої діяльності з метою виконання покладених на них завдань відповідно до наданої компетенції.

1.4. Підставами для прийняття розпорядчих документів є: Конституція (254к/96-ВР) і закони України, укази і розпорядження Президента України, декрети, постанови і розпорядження Кабінету Міністрів України;

провадження діяльності з метою виконання НСПП або відділенням НСПП, що видають нормативні акти, покладених на них завдань і функцій.

1.5. Нормативні акти (положення, інструкції, правила тощо) НСПП затверджуються наказом НСПП.

Нормативні акти відділення НСПП затверджуються наказом відділення НСПП.

1.6. Положення - це нормативно-правовий акт, що встановлює структуру і функції будь-якого органу, або визначає порядок будь-якої діяльності.

1.7. Інструкція - це нормативно-правовий акт, який встановлює порядок застосування актів законодавства або власних актів, а також порядок здійснення будь-якої діяльності.

1.8. Правила - це звід правових норм, що регламентують окремий вид діяльності.

1.9. Нормативно-правовий акт, що готується, повинен відповідати Конституції ( 254к/96-ВР ) та Законам України, іншим актам законодавства України, а також узгоджуватися з раніше прийнятими актами з питань, що регламентуються актом, і викладатися згідно з правописом.

2. Організація роботи над проектом нормативно-правового акта

2.1. Підготовка проекту нормативно-правового акта НСПП покладається на один або декілька структурних підрозділів НСПП, з урахуванням їх компетенції.

До розробки проекту визначається коло посадових осіб, відповідальних за його підготовку, та структурні підрозділи НСПП або інші організації, які залучаються до цієї роботи.

Для підготовки найбільш важливих та складних проектів створюється комісія (робоча група).

У разі необхідності до розробки проекту залучаються вчені та кваліфіковані спеціалісти-практики.

Юридичний відділ НСПП надає необхідну допомогу структурним підрозділам НСПП з правових питань, що виникають при підготовці проекту, а за дорученням керівництва НСПП бере участь у розробці питань, що входять до його компетенції.

2.2. Якщо підготовку нормативного акта доручено декільком структурним підрозділам НСПП, то роботу над проектом організовує той з них, якому доручено скликання комісії або який у дорученні записаний першим.

2.3. Посадова особа, яка очолює розробку проекту, за участю відповідних спеціалістів готує пропозиції щодо порядку його розробки та складає план роботи.

У плані роботи з підготовки проекту передбачається:

- вивчення матеріалів, необхідних для розробки проекту;

- розробка пропозицій по суті питань, які складають зміст проекту;

- обговорення підготовлених пропозицій та складання проекту;

- підготовка переліку актів, які втратять чинність, або в які будуть внесені відповідні зміни у зв'язку з прийняттям підготовленого акта;

- направлення проекту на відгук відповідним органам та організаціям;

- розгляд одержаних зауважень та пропозицій, уточнення проекту;

- підписання нормативного акта.

У плані зазначаються строки виконання передбачених заходів та особи, відповідальні за їх виконання.

До плану роботи з підготовки проекту після обговорення його на організаційній нараді вносяться уточнення, він затверджується керівництвом НСПП. Затверджений план надсилається всім структурним підрозділам, зазначеним в дорученні про підготовку нормативного акта.

2.4. Проект, який передбачено затвердити за узгодженням з іншими органами, після його підготовки надсилається на офіційне узгодження їх керівництву.

3. Складання проекту нормативно-правового акта

3.1. Складання проекту починається з визначення кола питань, які слід вирішити у новому акті. До нього включаються правові норми, які відносяться до одного чи декількох питань, безпосередньо пов'язаних між собою змістом. Необхідно також визначити вид акта (наказ, положення, інструкція тощо).

3.2. З початку роботи над проектом вивчаються законодавчі акти України, які відносяться до його теми, практику застосування цих актів для виявлення оптимальних напрямів їх вдосконалення, уточнюється, які з них зберігають чинність, встановлюються прогалини, протиріччя та інші недоліки нормативних актів, визначаються проблеми, що можуть виникнути на практиці у зв'язку з прийняттям нового акта, з врахуванням їх при підготовці проекту.

3.3. Структура проекту повинна забезпечити послідовний розвиток теми правового регулювання, а також правильне розуміння та застосування нормативного акта, що складається.

Текст нормативно-правового акта повинен містити аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження.

3.4. Проект повинен мати відповідну його змісту коротку назву.

Якщо є потреба у роз'ясненні мети та мотивів прийняття акта, у проекті подається вступна частина. Положення, що мають нормативний характер, до вступної частини не включаються.

Залежно від змісту та обсягу проект може складатися з розділів та підрозділів, які, як правило, мають заголовки.

Розділи і підрозділи нумеруються відповідно однією чи двома арабськими цифрами та складаються із пунктів, які нумеруються у розділах двома, а у підрозділах трьома цифрами. Пункти можуть поділятися на абзаци. При визначенні порядкового номера абзацу враховується кожна правова норма, яка написана з абзацу.

3.5. Текст проекту викладається державною мовою, однозначною, чіткою та зрозумілою термінологією. Коли якийсь термін має різні значення, то з тексту повинно бути зрозуміло, в якому з них застосовується він у даному акті.

3.6. Посилання на інші пункти проекту, а також на раніше видані відомчі акти, робиться лише у тих випадках, коли необхідно показати їх взаємний зв'язок або уникнути повторнення. Посилання на раніше виданий акт повинно містити його найменування, дату та номер акта, назву органу, що видав акт.

3.7. Кожний пункт проекту повинен містити, як правило, одну правову норму.

Декілька пов'язаних між собою правових норм доцільно вміщувати до одного пункту в тих випадках, коли це необхідно для їх правильності розуміння та застосування. Кожний самостійний пункт акта повинен мати повний та закінчений зміст.

Викладання правових норм у зносках не допускається.

3.8. Якщо у проекті необхідно навести переліки (осіб, органів, робіт тощо), таблиці, графіки, карти, зразки документів, бланків, схем, вони як правило, містяться у додатку. У відповідних пунктах проекту нормативного акта на додатки даються посилання.

3.9. Найменування організацій та інших об'єктів вказуються у проекті у точній відповідності з їх офіційним найменуванням, передбаченим статутами та положеннями про їх правовий статус, рішеннями про їх утворення та іншими актами.

Використання їх скорочених найменувань допускається у тих випадках, коли вони є офіційними (передбачені відповідними актами).

3.10. У випадках, коли при підготовці нового акта необхідно внести зміни до раніше прийнятого акта, доцільно дати нову редакцію відповідних пунктів чинного акта. Якщо пункти, які потребують зміни, немає необхідності повністю викладати в новій редакції, до їх тексту вносяться уточнення (зокрема, шляхом виключення, доповнення або заміни окремих слів, речень). Можуть бути також викладені у новій редакції окремі частини пунктів, абзаців.

Доповнення, що містять нові правові норми, оформляються, як правило, у вигляді окремих пунктів та абзаців.

У проекті нового акта не передбачаються правові норми із зазначенням про те, що вони приймаються "на зміну", "у часткову зміну", "на додаток" відповідного пункту чинного акта.

3.11. Якщо є значна кількість актів, які підлягають визнанню такими, що втратили чинність, або до яких необхідно внести зміни чи доповнення (більше трьох), їх переліки доцільно викладати у додатку.

3.12. При підготовці пропозицій про визнання актів такими, що втратили чинність, або про зміни чи доповнення раніше прийнятих актів та їх частин, встановлюється, чи поширювалася їх дія наступними актами на інші організації, категорії працівників, ці обставини врахувуються для того, щоб скасувати також акти про їх поширення.

3.13. Нормативні акти, видані спільно чи за узгодженням з іншими органами, змінюються, доповнюються або визнаються такими, що втратили чинність, спільно або за узгодженням з відповідними органами.

3.14. Нормативно-правовий акт затверджується розпорядчим документом та розміщується на чистих аркушах паперу, без титульного аркуша.

3.15. Під час затвердження нормативного акта розпорядчим документом на акті зазначається гриф за такою формою:

Затверджено наказом Національної служби посередництва і примирення 20.11.2002 року N 400

3.16. Гриф затвердження розміщується у правому верхньому куті першого аркуша нормативно-правового акта.

4. Підготовка розпорядчого документа

4.1. Розпорядчий документ виготовляється на бланку, який повинен мати обов'язкові реквізити і стабільний порядок їх розміщення: найменування установи - автора документа, назву виду документа, дату і номер, заголовок, текст, підпис, візи, напис про державну реєстрацію акта.

4.2. Найменування установи повинно відповідати найменуванню, зазначеному у положенні (статуті) про неї. Скорочене найменування вживається тільки у разі, коли воно офіційно зафіксовано у положенні про установу. На бланку скорочене найменування розміщується слідом за повним.

4.3. Датою розпорядчого документа є дата його підписання, яка проставляється у лівій верхній частині бланка і оформляється словесно-цифровим способом: 30 травня 2002 року або 3 січня 2002 року.

4.4. Номер документа проставляється у правому верхньому куті.

4.5. Заголовок документа повинен містити короткий виклад змісту документа, відповідати на питання "про що?" та розміщуватись по центру бланка під датою і номером документа.

Якщо у заголовку йдеться про кілька питань, заголовок може бути узагальненим.

4.6. Текст розпорядчого документа складається з двох частин. У першій зазначається підстава (компетенція органу, що видає акт) та обгрунтування для складання документа, в другій - рішення, розпорядження.

4.7. У другій частині, як правило, вирішуються питання про затвердження певного нормативного акта, коло осіб, на яких поширюється його дія, у разі потреби визначається час, з якого акт набирає чинності, визначається перелік нормативних актів, що втрачають чинність або не застосовуються на території України, вносяться зміни і доповнення в інші акти з аналогічного питання, встановлюється контроль за виконанням акта, а також можуть регламентуватись інші питання.

4.8. Друга частина складається із пунктів і підпунктів, які нумеруються арабськими цифрами.

4.9. Розпорядчий документ підписується керівником установи або його заступником відповідно до їх компетенції.

Підпис складається з найменування особи, яка підписує документ, особистого підпису, ініціалів та прізвища.

4.10. Для визначення доцільності прийняття документа, його обгрунтованості та відповідності чинному законодавству здійснюється погодження нормативного акта як в установі (посадовими особами, які відповідно до їх компетенції займаються питаннями, порушеними в документі) внутрішнє, так і за її межами - зовнішнє.

4.11. Внутрішнє погодження здійснюється на зворотньому боці останнього аркуша документа шляхом візування і включає в себе візи заступника голови НСПП, керівника підрозділу, що готує акт, керівників інших заінтересованих підрозділів, юридичної відділу та літредактора. Віза складається із найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ.

4.12. Зовнішнє погодження здійснюють заінтересовані відомства і оформляється грифом, який ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша розпорядчого документу і включає в себе слово "ПОГОДЖЕНО", найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування установи), особистий підпис, ініціали, прізвище та дату погодження, а також засвідчення печаткою.

4.13. У разі, коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається "Аркуш погодження", про що робиться відмітка у самому документі на місці грифу погодження, наприклад: Аркуш погодження додається.

Аркуш погодження оформляється за такою формою:

Аркуш погодження

4.14. Якщо посадова особа, підпис якої зазначений на документі погодження, відсутня, то документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. При цьому обов'язково зазначається посада особи, яка підписала документ і її прізвище. Виправлення вносяться чорнилом або машинописним способом, наприклад: "в.о.", "заст.", не допускається підписання документа з прийменником "за" або проставлення косої риски перед найменуванням посади.

4.15. У разі потреби, НСПП видає разом з іншими відомствами спільні нормативно-правові акти.

4.16. Спільні розпорядчі документи викладаються на чистому аркуші, у верхній частині якого розміщуються найменування органів, що видають акт.

4.17. Спільний розпорядчий документ видається за однією датою. Номер цього документа складається із порядкових номерів, органів, що видають акт, і проставляється через дріб.

4.19. У разі підписання розпорядчого документа кількома посадовими особами, їх підписи розміщуються на одному рівні, наприклад:

5. Оформлення додатків до документів

5.1. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання нормативно-правового акта або акт в цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті. Назва додатка у тексті акта повинна відповідати назві самого додатка.

5.2. Додатки можуть бути таких видів:

додатки, що затверджуються розпорядчим документом і в тексті позначаються грифом "ЗАТВЕРДЖЕНО" - це нормативно-правові акти;

додатки, що вводяться в дію розпорядчим документом і позначаються грифом "Додаток" - це зміни і доповнення до нормативних актів, переліки актів, що визнаються такими, що втратили чинність тощо;

додатки, що пояснюють або доповнюють зміст основного нормативного акта це додатки до нормативного акта, що затверджений розпорядчим документом і позначаються грифом:

Додаток
до пункту 2.13 Положення про
порядок проведення примирних
процедур

5.3. Додатки оформляються на стандартних аркушах, гриф розміщується у правому верхньому куті, сторінки додатка нумеруються окремо.

У разі кількох додатків, на них зазначаються порядкові номери. Знак N перед цифровим позначенням не ставиться. Наприклад, Додаток 1, Додаток 2 тощо.

5.4. Додатки до розпорядчих документів повинні підписуватись керівниками структурних підрозділів установи на лицьовій стороні останнього аркуша.

6. Організація обліку та підтримання у контрольному
стані актів законодавства України

6.1. Один примірник всіх актів законодавства, як тих, що надходять від органів вищого рівня або з інших відомств, так і власних, підлягає зберіганню та обліку у юридичному відділі НСПП або відповідно у відділі (секторі) правового забезпечення відділення НСПП.

6.2. Порядок обліку, зберігання та підтримання у контрольному стані повинен бути закріплений розпорядчим документом НСПП або відділення НСПП, у якому також визначається форма ведення обліку на паперових чи магнітних носіях.

6.3. Нормативно-правові акти систематизуються за класифікатором, який складається із розділів, підрозділів, пунктів, розташованих у відповідності з системою права. Кожний розділ, підрозділ, пункт має свій цифровий індекс та найменування.

Розділ позначається римськими цифрами - I, II, III; підрозділ арабськими - 1, 2, 3, пункт - великими буквами у алфавітному порядку - А, Б, В.

До класифікатора слід включити питання, актуальні, перш за все, для НСПП або для відділення НСПП. Для системи відділень НСПП розробляється єдиний класифікатор.

Нормативному акту надається індекс того розділу, підрозділу, пункту класифікатора, найменування яких відповідає основній темі акта, що індексується.

Індекс, за яким акт взято на облік в цілому, ставиться на нижньому полі першої сторінки акта. Якщо на облік береться окрема частина акта, індекс ставиться проти цієї частини нормативного акта.

6.4. На кожний нормативний акт, а також на окрему його частину, якщо вона має свій індекс, заповнюється облікова картка. В ній зазначається найменування акта (основну тему акта, якщо акт не має найменування), дату та номер акта, орган, який видав акт, наявність грифу обмеження доступу до документа, у правому верхньому куті картки зазначається індекс акта. При записах можуть бути використані загальноприйняті, а також встановлені у даному органі скорочення.

Заповнені належним чином облікові картки поміщуються у картотеку. Місце картки у картотеці визначається індексом акта. Облікові картки розміщуються у хронологічному порядку. Розділи, підрозділи та пункти класифікатора у картотеці виділяються спеціальними розділовими картками (вони робляться вище облікових). На розділових картках зазначаються індекс та найменування відповідного розділу, підрозділу, пункту. індекс необхідно зазначити також і на картотечних ящиках.

6.5. Юридичний відділ НСПП, відділ (сектор) правового забезпечення відділення НСПП, що здійснюють юридичний облік, стежать за всіма змінами, які вносяться у нормативні акти, враховують їх та роблять необхідні у кожному випадку відмітки: поширено, доповнено, втрачена чинність тощо. При цьому відтворюється точний текст вказівки про зміну акта та робиться посилання на вид, дату і номер акта, яким вносяться зміни.

В акті, який містить вказівку про зміну іншого акта, підкреслюється номер та дата акта, щодо якого ця вказівка подається.

Відмітки робляться на тому примірнику акта, на якому поставлений індекс, наданий цьому акту при юридичному обліку. Цей примірник є контрольним. Відмітки робляться на верхньому полі першої сторінки акта. Якщо відмітка стосується окремої частини акта, її роблять навпроти цієї частини нормативного акта. В разі відсутності на полях вільного місця, для відміток може бути використана вкладка.

6.6. Зміни, внесені до нормативного акта, повинні бути відображені в облікових картках. У них робляться відмітки, аналогічні тим, що провадяться на актах у випадках їх змін.

Облікова картка на акт, що втратив чинність, не вилучається з картотеки, оскільки вона може бути використана у нормотворчій діяльності (наприклад, при вивченні історії конкретного питання). Таку картку доцільно ставити наприкінці відповідного розділу картотеки або у спеціальній картотеці (на акти, що втратили чинність). При цьому текст картки слід перекреслювати (по діагоналі).

6.7. Для забезпечення правильного та ефективного застосування нормативних актів юридичний відділ НСПП готує та видає не рідше одного разу в два роки збірники чинних нормативних актів, якими забезпечуються сторони соціально-трудових відносин. До видання збірників один раз в рік юридичний відділ НСПП видає окремими брошурами та надсилає на місця переліки чинних нормативних актів, бюлетені нормативних актів за певний період часу.

6.8. Відділи (сектори) правового забезпечення відділень НСПП, які здійснюють юридичний облік актів, повинні мати зазначені збірники (бюлетені) для контрольних відміток у випадках внесення змін у чинні нормативні акти.

6.9. Кожний отриманий структурним підрозділом збірник (бюлетень) необхідно звіряти з контрольними примірниками актів. До них переносяться всі відмітки про зміни, внесені у акти після їх видання. При цьому слід врахувати дату, за станом на яку акти включені у збірник (бюлетень). Після перевірки на внутрішній стороні обкладинки слід зазначити, що збірник перевірено, поставити дату та підпис відповідальної особи. Засвідчений таким чином збірник (бюлетень) є контрольним. Наступні (після перевірки) відмітки провадяться тільки у цьому примірнику.

Відмітки у збірниках (бюлетенях) проводяться одночасно з відмітками у актах та облікових картках.

6.10. Юридичний відділ НСПП, який здійснює юридичний облік, на підставі аналізу облікових даних вносить керівництву НСПП пропозиції про видання доповнень до збірників (бюлетенів), а також до їх перевидання.

6.11. Примірники нормативних актів, на підставі яких ведеться юридичний облік, зберігаються у підрозділі, який здійснює такий облік. При цьому примірники актів, що надходять у цей підрозділ, групуються залежно від року їх видання (у хронологічному порядку).

Згруповані за календарний рік акти брошуруються у комплекти, аркуші яких нумеруються. Комплект повинен містити повні тексти актів з усіма додатками.

Складаються описи актів, які містяться у комлекті. У них зазначаються найменування актів, дати їх прийняття та номери, а також номери сторінок, на яких ці акти розміщені. Описи розміщаються на початку комплекту.

Аналогічно оформляються обкладинки комплектів. На них зазначаються найменування підрозділу, відповідального за зберігання комплектів, а також органів, які видали акти, вид актів, рік їх видання.

6.12. Для зберігання примірників нормативно-правових актів, на підставі яких провадиться їх юридичний облік (їх комплектів), створюються необхідні умови (виділені спеціальні приміщення, обладнані комп'ютерами, сейфами, шафами, що зачиняються тощо).