Сроки хранения документов
ВОПРОС: Документальная проверка предприятия органами налоговой службы по вопросам соблюдения налогового законодательства была проведена за первое полугодие 1998 года, второе полугодие 1998 проверено не было.
1. Можем ли мы уничтожить документы хозяйственной деятельности предприятия за 1-ое и 2-ое полугодие 1998 года?
2. Какие санкции могут быть применены к предприятию в случае уничтожения непроверенных документов?
ОТВЕТ: Вначале необходимо отметить, что определение "документы хозяйственной деятельности" содержит широкий перечень документов. С учетом данного обстоятельства, без указания полного перечня документов, подлежащих уничтожению, дать конкретный ответ не представляется возможным.
1. В настоящее время существуют два нормативных документа Главного архивного управления при КМУ, устанавливающих срок хранения документов, имеющихся у субъекта предпринимательской деятельности. Это Приказ N11-а от 31.03.1997г. "Перечень типовых документов, которые создаются в процессе деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий с указанием сроков хранения документов" и Приказ N41 от 20.07.1998г. "Об утверждении перечня типовых документов, которые создаются в деятельности органов власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий с определением сроков хранения документов" (далее Приказ N41).
Однако субъекты предпринимательской деятельности при определении сроков хранения документов и порядка их уничтожения должны руководствоваться Приказом N41. поскольку согласно Указу Президента Украины N493 от 03.10.1992г. "О государственной регистрации нормативных актов министерств и иных органов государственной власти" Приказ N41 17.09.1998г, прошел обязательную регистрацию в Минюсте, а Приказ N11-а нет.
Согласно п.2.9 Приказа N41 исчисление срока хранения документов проводится с 1 января года, который идет за годом завершения их делопроизводства. Следовательно, документы за 1-е полугодие 1998 года, по которым установлен срок хранения 3 года, Вы можете уничтожить после 1 января 2002 года.
В тоже время, в соответствии с п.2.12 вышеупомянутого Приказа, существует ряд документов, срок хранения которых определяется наступлением определенного обстоятельства, а именно "При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства...".
С учетом вышеизложенного считаем, что те документы за второе полугодие 1998 года, по которым срок хранения в соответствии с Приказом N41 определен наступлением такого обстоятельства, как завершение проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, могут быть уничтожены только после осуществления налоговыми органами проверки за данный период. Остальные же документы за 1 -е и 2-е полугодия 1998 года могут быть уничтожены по истечению срока хранения, установленного Приказом N41.
2. В случае уничтожения таких документов до проведения проверки налоговыми органами, их отсутствие может повлечь за собой такие последствия:
Во-первых, лица, виновные в уничтожении документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности по ст.357 УК Украины, которой установлена ответственность в виде ограничения свободы на срок до трех лет, либо штрафа до пятидесяти необлагаемых минимумов доходов, а в случае уничтожения особо важных документов -штраф до семидесяти необлагаемых минимумов или ограничение свободы на срок до трех лет, либо лишение свободы на тот же срок.
Во-вторых, отсутствие документов, которые необходимы для исчисления налогов, может повлечь за собой доначисление сумм налогов и штрафных санкций.
Здесь необходимо отметить следующее: ст. 15 Закона Украины "О порядке погашения обязательств плательщиков налогов перед бюджетом и государственными целевыми фондами" (Закон N2181) предусмотрено применение срока давности (1095 дней) для определения налоговыми органами налоговых обязательств. Так, согласно п.п. 15.1.1 п. 15.1 ст. 15 но истечении 1095 дня, следующего за последним днем предельного (или фактического) срока предоставления налоговой, декларации по виду налога, по которому уничтожены документы на момент осуществления проверки предприятия налоговыми органами, налоговые органы не имеют право производить доначисление сумм налогов и штрафных санкций, поскольку налогоплательщик считается свободным от налогового обязательства. Однако соблюдение срока давности не касается случаев (п.п. 15.1.2 Закона N2181), когда:
а) налоговая декларация за период, когда возникло налоговое обязательство, не была предоставлена;
б) судом установлено совершение преступления должностными лицами налогоплательщика либо физическим лицом - налогоплательщиком относительно преднамеренного уклонения от уплаты указанного налогового обязательства.
"Адвокат бухгалтера" N 4 (10), февраль 2002 г.
Подписной индекс 23311