Какие документы являются подтверждением расходов
по проживанию в гостинице

ВОПРОС: Работники предприятия ездят в командировки по территории Украины. Как правило, за проживание в гостиницах выдают счета на оплату и чеки РРО, но бывают случаи, когда командированным выдают только счета на оплату или же гостиничные квитанции. Имеет ли право предприятие возмещать работнику затраты на проживание на основании счетов или гостиничных квитанций, то есть без фискального чека, и относить эти расходы на валовые?

ОТВЕТ: В этой ситуации нам предстоит ответить на два вопроса: какие документы нужны для возмещения затрат на проживание командированному лицу, а какие для отнесения их к валовым расходам?

Руководствуясь пунктом 1.6 раздела 1 Инструкции N 59*, предприятие имеет право возмещать командированным работникам расходы по найму жилья в размере фактических затрат с учетом бытовых услуг, которые предоставляются в гостиницах (стирка, чистка, ремонт и утюжка одежды), за пользование холодильником, телевизором только при наличии оригиналов подтверждающих документов. Это же условие для включения расходов по найму жилья в валовые расходы предусмотрено и подпунктом 5.4.8 Закона о прибыли**.

Мы видим, что нормативные документы единогласны в том, что возместить работнику затраты по найму жилья в командировке и отнести их в валовые расходы можно лишь на основании предоставленных им оригиналов документов, подтверждающих получение услуг (счет) и их оплату. Теперь рассмотрим, какие именно документы в таком случае можно отнести к подтверждающим.

Если гостиничные услуги предоставляет юридическое лицо, доходы которого облагаются по общей системе налогообложения, документом, удостоверяющим получение денежных средств за предоставленные услуги, до 31 октября 2001 года должен был быть только фискальный кассовый чек (статья 1 Закона о РРО***).

Обращаем ваше внимание, что Законом Украины "О внесении изменений в Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 4 октября 2001 года N 2746 в Закон о РРО внесено одно существенное изменение. В настоящее время, а именно с 1 ноября 2001 года, при предоставлении юридическим лицом услуг применение РРО вовсе не обязательно. Так что документом, подтверждающим оплату гостиничных услуг, отныне может служить и приходный кассовый ордер, выписанный и заверенный печатью в установленном порядке.

Если же гостиничные услуги предоставляет физическое лицо, доходы которого облагают по общей системе налогообложения, документом, удостоверяющим получение денежных средств за предоставленные услуги, будет только фискальный кассовый чек (статья 1 Закона о РРО). К сожалению, изменения Закона о РРО их не коснулись.

Сложнее обстоит дело с собственниками гостиниц - физическими лицами, налогообложение доходов которых осуществляется согласно законодательству по вопросам налогообложения субъектов малого предпринимательства. Они на основании статьи 9 Закона о РРО освобождены от применения РРО и ведения расчетных книжек. "Но ведь какой-то документ они должны выдать?" - спросите вы. Да, должны. Во избежание штрафных санкций, предусмотренных Указом Президента Украины "О применении штрафных санкций за нарушение норм по регулированию обращения наличности" от 12 июня 1995 года N 436/95, субъекты предпринимательской деятельности (далее - СПД), осуществляющие расчетные операции в наличной форме, при продаже товаров (предоставлении услуг) должны предоставить покупателю товаров (услуг) по его требованию чек, накладную или другой платежный документ, который бы подтверждал получение продавцом денежных средств от покупателя.

Таким образом, подтверждением оплаты может являться документ, выписанный предпринимателем в произвольной форме. Советуем проследить, чтобы в нем обязательно были информация о СПД (фамилия, идентификационный номер, серия и номер свидетельства об уплате единого налога), дата и место составления документа, наименование услуги, фамилия жильца, количество дней проживания, стоимость проживания за одни сутки, общая стоимость полученных услуг или другая информация (например, сведения о дополнительно предоставленных услугах, таких, как стирка, утюжка и т.д.).

Еще хотим напомнить бухгалтерам, что пунктом 12 Инструкции N 12**** установлено, что при приобретении услуг у частного предпринимателя вы должны не позднее 20 числа месяца, следующего за отчетным, направить в налоговую инспекцию по месту регистрации такого предпринимателя справку по форме N 2 "Справка о сумме выплаченного дохода и удержанного налога:".

Эти выплаты подлежат налогообложению по ставке 20%. Однако для устранения двойного налогообложения в пункте 12 Инструкции N 12 предусмотрено: если СПД подтвердили свой статус оригиналом свидетельства о государственной регистрации субъекта предпринимательской деятельности и платежным поручением (квитанцией) уплату авансовых платежей подоходного налога (или свидетельством об уплате единого налога), налог с таких доходов в момент выплаты не удерживается. Но в таком случае в форме N 2 следует указать номера свидетельств о государственной регистрации и свидетельства об уплате единого налога или платежного поручения (квитанции), дату их выдачи и название организации, которая их выдала.

Возможно, ваш работник, находясь в командировке, и видел оригиналы документов о регистрации СПД и уплате налога, но поверит ли вам на слово представитель контролирующих органов при проведении проверки - неизвестно. В связи с этим командированному обязательно нужно попросить копии этих документов и предоставить их бухгалтеру вместе с авансовым отчетом.

И в заключение рекомендуем нашим уважаемым читателям: перед отъездом работника в командировку обязательно проинструктируйте его о тех документах, которые он должен привезти для подтверждения произведенных затрат. Иначе вам будет сложно доказать свое право на валовые расходы и тогда ваше предприятие ожидают дополнительные затраты, но уже в виде штрафа.

________________________

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за рубеж, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03.98 г. N 59.

** Закон Украины "О налогообложении прибыли предприятий" в редакции от 22.05.97 г. N 283/97-ВР.

*** Закон Украины "О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг" от 01.06.2000 г. N 1776-III.

**** Инструкция о подоходном налоге с граждан, утвержденная приказом Главной государственной налоговой инспекции Украины от 21.04.93 г. N 12.

"Все о бухгалтерском учете" N 108 (654) от 19 ноября 2001 г.