МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ СРСР
ЛИСТ
N 103 від 30.04.74
Об основных положениях по учету материалов на
предприятиях и стройках
Министерство финансов СССР направляет прилагаемые к настоящему письму новые Основные положения по учету материалов на предприятиях и стройках.
Основные положения предусматривают применение оперативно-бухгалтерского метода учета материалов с использованием современной вычислительной техники.
На основе этих положений министерства и ведомства разрабатывают и утверждают инструкции по учету материалов для подведомственных промышленных предприятий и строительных организаций (строек), принимая во внимание отраслевые особенности организации снабжения и производства.
Министерства и ведомства с учетом специфики и в соответствии с Основными положениями разрабатывают и утверждают инструкции по учету материалов для подведомственных предприятий и организаций других отраслей (кроме промышленности и строительства).
С введением настоящих Основных положений считать утратившими силу Основные положения по учету материалов на предприятиях и стройках, приложенные к письму Министерства финансов СССР от 22 марта 1956 г. N 114.
Приложение
к письму Министерства
финансов СССР
от 30 апреля 1974 г. N 103
Основные положения
по учету материалов на предприятиях и стройках
I. Задачи и общие принципы учета материалов
1. Задачами учета материалов (сырья, основных и вспомогательных материалов, покупных полуфабрикатов, строительных материалов, топлива и запасных частей) на предприятиях и стройках являются:
правильное и своевременное документальное отражение операций и обеспечение достоверных данных по заготовлению, поступлению и отпуску материалов;
контроль за сохранностью материалов в местах хранения и на всех этапах их движения;
контроль за соблюдением установленных норм запасов;
систематический контроль за использованием материалов в производстве на базе технически обоснованных норм их расходования;
своевременное выявление ненужных и излишних материалов для их реализации в соответствии с существующим порядком и мероприятиями, разрабатываемыми на предприятиях и стройках.
2. Учет материалов на складах, в производстве и в бухгалтерии организуется и ведется под руководством главного бухгалтера производственного объединения, предприятия или строительной организации, а в условиях централизованной бухгалтерии - главного бухгалтера и руководителей учетно-контрольных групп на предприятиях и стройках*.
____________
* В дальнейшем вместо слов "производственные объединения, предприятия, строительные организации" будут употребляться слова "предприятия и стройки" и вместо слов "бухгалтерия производственного объединения, предприятия, организации" и "централизованная бухгалтерия" - слово "бухгалтерия".
3. Настоящие Основные положения предусматривают организацию учета материалов на предприятиях и стройках на базе основных принципов оперативно-бухгалтерского метода учета с применением современных средств механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.
Основные принципы этого метода учета следующие:
подлинная оперативность и бухгалтерская достоверность количественного учета на складах, который ведется материально ответственными лицами в складских карточках или других регистрах;
систематический контроль работников бухгалтерии непосредственно в местах хранения за правильностью и своевременностью документирования складских организаций по движению материалов, а также ведения складского учета; предоставление бухгалтерам права проверять соответствие фактических остатков материалов в натуре данным текущего складского учета;
осуществление бухгалтерского учета материальных ценностей в денежном выражении по учетным ценам (плановой себестоимости, планово-расчетным ценам, оптовым ценам) в разрезе синтетических счетов, субсчетов, мест хранения складов и кладовых (материально ответственных лиц) и групп материалов, а при обработке документов на вычислительных перфорационных и электронных машинах - также в разрезе номенклатурных номеров;
систематическое подтверждение органической связи между оперативным складским и бухгалтерским учетом сверкой показателей количественного и суммового учета путем сопоставления остатков материалов по данным складского учета, оцененных по принятым учетным ценам, с остатками материалов по данным бухгалтерского учета.
4. Организация аналитического учета материалов, включая разработку на вычислительных машинах сортовых количественно-суммовых оборотных ведомостей, порядок составления материальных отчетов и др., должна осуществляться на базе основных принципов оперативно-бухгалтерского метода учета. В то же время министерствами и ведомствами по согласованию с Министерством финансов СССР могут быть установлены и другие более прогрессивные принципы организации аналитического учета материалов.
5. На предприятиях и стройках следует применять, как правило, типовые проекты механизации учета материалов на вычислительных клавишных, перфорационных и электронных машинах определенного типа, что обеспечивается однородностью и однотипностью, массовостью и частой повторяемостью операций, связанных с движением материальных ценностей и их учетом. При этом получаемые табуляграммы следует использовать не только в качестве вспомогательных ведомостей для записи информации в бухгалтерские регистры, но и вместо соответствующих регистров и отчетных сводок.
6. Необходимыми предпосылками действенного контроля за сохранностью материальных ценностей являются:
наличие должным образом оборудованных складов и кладовых или специально приспособленных площадок (для материалов открытого хранения), проведение надлежащей специализации складов;
размещение материалов по секциям складов, а внутри их по отдельным группам и типо-, сорторазмерам материалов (в штабелях, стеллажах, закромах, на полках и т.п.) таким образом, чтобы обеспечить возможность быстрых их приемки, отпуска и проверки наличия; в местах хранения каждого вида материала следует прикреплять ярлык с указанием данных о находящемся здесь материале;
оснащение мест хранения материалов необходимым весовым хозяйством, измерительными приборами и мерной тарой, обеспечивая их периодическое переосвидетельствование и клеймение;
внедрение централизованной доставки материалов с базисных складов в цехи по согласованным графикам, а на стройках - с заводов-поставщиков, базисных складов и комплектовочных участков непосредственно на объекты строительства по комплектовочным ведомостям; сокращение излишних промежуточных складов и кладовых;
организация, там где это необходимо и целесообразно, участков централизованного раскроя материалов;
установление круга лиц, ответственных за приемку и отпуск материальных ценностей (заведующих складами, кладовщиков, экспедиторов и др.), за правильное и своевременное оформление этих операций, а также за сохранность вверенных им материальных ценностей; заключение с этими лицами в установленном порядке письменных договоров о материальной ответственности; увольнение и перемещение материально ответственных лиц по согласованию с главным бухгалтером предприятия (стройки);
определение перечня должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со кладов материалов, а также выдавать разрешения (пропуска) на вывоз с предприятия (стройки) материальных ценностей.
7. Для обеспечения правильной и рациональной организации учета материалов также необходимо:
применять номенклатуры - ценники на материалы, разрабатываемые, как правило, для группы однородных подведомственных предприятий и строек. В целях улучшения учета целесообразно определить надлежащее количество учетных групп материалов, избегая при этом чрезмерного их укрупнения и добиваясь приближения их к перечням в статистической отчетности, а также предусматривать в номенклатурах-ценниках округление учетных цен на материалы, обеспечивая при этом требования, предъявляемые к учету и контролю материальных ценностей. В отдельных случаях без ущерба для контроля и с разрешения министерства и ведомства может допускаться укрупнение номенклатурных номеров путем объединения в один номенклатурный номер нескольких размеров, сортов, видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах; в этом случае учетной ценой является средняя цена; при этом на складах материалы должны храниться и учитываться в разрезе позиций, подвергшихся объединению;
установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению материальных ценностей;
проводить в установленном порядке инвентаризации, а также контрольные выборочные проверки остатков материалов и своевременно отражать в бухгалтерском учете результаты этих инвентаризаций и проверок;
разрабатывать и постоянно совершенствовать нормы хранения запасов, отпуска и расходования материалов;
шире внедрять современные средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ с использованием типовых проектов механизации учета.
8. В синтетическом учете материальные ценности отражаются по фактической себестоимости, под которой понимается их стоимость по ценам приобретения или заготовления, включая наценки, уплачиваемые снабженческим и сбытовым организациям, и расходы по заготовке и доставке на склады предприятия (стройки) этих ценностей.
9. На предприятиях и в организациях (кроме подрядных организаций и строек) к расходам по заготовке и доставке материальных ценностей относятся:
оплата штрафов (фрахта) за перевозку грузов всеми видами транспорта; железнодорожные или водные сборы, а также другие виды провозной платы со всеми дополнительными сборами;
расходы по доставке и разгрузке на складах (кладовых) прибывшего груза (кроме оплаты постоянных складских рабочих);
расходы по содержанию специальных заготовительных пунктов, складов и агентств, организованных в местах заготовок;
расходы на командировки по непосредственному заготовлению материальных ценностей;
недостачи сырья и материалов в пути в пределах установленных норм естественной убыли.
Расходы по содержанию отдела снабжения* и заводских (фабричных) складов не включаются в себестоимость заготовляемых материальных ценностей, а учитываются в составе общезаводских расходов.
____________
* Здесь и далее под словами "отдел снабжения" следует понимать и другие отделы (службы), занимающиеся обеспечением предприятия материалами (отделы комплектации, кооперированных поставок и т.п.).
На промышленных предприятиях, приобретающих в качестве сырья сельскохозяйственную продукцию, в фактическую ее себестоимость включаются основная закупочная (заготовительная) стоимость, доплаты к последней в установленном порядке, а также все заготовительно-складские расходы, отражаемые на синтетическом счете того же наименования (включая расходы по заготовке и доставке).
Исходя из своих отраслевых особенностей, промышленные предприятия с разрешения министерств и ведомств могут вносить необходимые изменения и дополнения в номенклатуру расходов по заготовке и доставке материальных ценностей в порядке, предусмотренном Основными положениями по планированию, учету и калькулированию себестоимости продукции на промышленных предприятиях.
10. На стройках к расходам по заготовке и доставке материальных ценностей относятся:
оплата тарифов (фрахта) за перевозку грузов всеми видами транспорта до приобъектного склада со всеми видами дополнительных сборов, а при линейном строительстве - и за развозку материалов по трассе, за исключением оплаты сборов за извещение о прибытии материалов и за взвешивание грузов;
затраты на погрузочно-разгрузочные работы, кроме оплаты труда заготовительных и складских работников;
затраты по комплектации материалов, осуществляемые конторами материально-технического снабжения или управлениями производственно-технологической комплектации.
11. В фактическую себестоимость строительных материалов включаются также заготовительно-складские расходы. К ним относятся содержание заготовительного аппарата, материальных складов и кладовых на строительстве, охрана материалов, оплата сборов за извещение о прибытии материалов и за взвешивание грузов, а также потери от недостачи материалов в пути и на складах в пределах установленных норм естественной убыли. Предварительно заготовительно-складские расходы учитываются на счете того же наименования, с которого списываются на счета учета материальных ценностей.
12. Стоимость тары и упаковочных материалов (кроме деревянной, картонной и другой возвратной тары) сверх оптовой цены сырья и материалов, принимаемых от поставщиков под материалами, а также расходы на ее ремонт также должны относиться на себестоимость приобретаемых или заготавливаемых промышленных, сельскохозяйственных или строительных материалов за вычетом стоимости тары по цене возможного использования.
Стоимость деревянной, картонной и другой возвратной тары и расходы на ее ремонт не относятся на себестоимость приобретаемых сырья и материалов, а учитываются на счете "Сырье и материалы" (субсчет "Тара и тарные материалы"), если в отраслевых инструкциях министерств и ведомств не предусмотрен иной порядок. По мере возврата этой тары поставщикам или тароремонтным предприятиям стоимость ее списывается на счета реализации. В тех случаях, когда стоимость тары включена в оптовую цену сырья и материалов, из общей суммы затрат на их приобретение исключается стоимость тары по цене ее возможного использования или реализации (с учетом расходов на ее ремонт).
13. Бухгалтерский синтетический учет материальных ценностей осуществляется на счетах и субсчетах, установленных Планом счетов бухгалтерского учета производственно-хозяйственной деятельности предприятий, строек и хозяйственных организаций, утвержденным Министерством финансов СССР по согласованию с ЦСУ СССР.
Материальные ценности, принятые на ответственное хранение, учитываются на забалансовом счете того же наименования.
Давальческое сырье и материалы, т. е. материалы, принимаемые без оплаты их стоимости и подлежащие переработке по договорам с давальцами, отражаются в текущем бухгалтерском учете также на забалансовом счете по ценам, предусмотренным в договорах.
14. Текущий учет движения материальных ценностей должен осуществляться в бухгалтерии предприятия (стройки), как правило, по учетным ценам. Такими ценами могут быть оптовые (фактурные) цены или планово-расчетные цены и плановая себестоимость заготовления материалов.
При небольшой номенклатуре, а также в зависимости от их значимости, отдельные виды и группы материалов могут отражаться в текущем учете по фактической себестоимости.
15. Предприятиям разрешается вести учет материальных ценностей по оптовым (фактурным) ценам с выделением (обособленным учетом) транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческих организаций. При учете по плановой себестоимости обособленно отражаются отклонения фактической себестоимости от стоимости по плановым ценам. Вместе с транспортно-заготовительными расходами или отклонениями от плановых цен учитываются и разницы, образующиеся при округлении учетных цен.
В строительных организациях учет материалов, как правило, осуществляется по планово-расчетным ценам франко-приобъектный склад с отдельным учетом соответствующих отклонений фактической себестоимости от этих цен.
Фактическая себестоимость остатка и расхода материалов в этих случаях определяется на основе учета стоимости их по оптовым (фактурным) ценам и сумм транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческих организаций или по плановым ценам и сумм отклонений от них.
16. В целях правильного отнесения транспортно-заготовительных расходов (включая наценки снабженческих организаций) или отклонений от плановых цен на себестоимость отдельных видов продукции они учитываются по соответствующим группам или видам сырья, материалов, покупных полуфабрикатов, топлива и запасных частей.
В тех же случаях, когда нет значительного различия в уровнях отклонений между группами материалов, учитываемых на одном субсчете, допускается выявление отклонений производить в целом по субсчету.
На предприятиях, в которых сортовой учет материалов ведется по фактической себестоимости, материалы должны расцениваться при отпуске на производство по средневзвешенной себестоимости, определяемой исходя из себестоимости остатка на начало месяца и себестоимости заготовленного количества в отчетном месяце.
В хозрасчетных конторах материально-технического снабжения или управлениях производственно-технической комплектации строительных трестов сумма отклонений, относящаяся к материалам, реализованным строительно-монтажным управлениям (конторам и участкам), включается в сводный отчет треста о себестоимости строительно-монтажных работ по статье "Материалы", без распределения ее между строительными управлениями. В строительных управлениях (конторах и участках) в этих случаях учет таких материалов ведется по планово-расчетным ценам (без учета отклонений).
17. Транспортно-заготовительные расходы и наценки снабженческих организаций, относящиеся к израсходованным материалам, подлежат ежемесячному списанию на те же бухгалтерские счета, на которых отражен расход материалов (на счета производства, расходов на обслуживание производства и управление, товаров отгруженных, реализации и др.).
Процент транспортно-заготовительных расходов (включая наценки снабженческих организаций) данного вида или группы материалов определяется, исходя из отношения суммы остатков этих расходов на начало месяца и текущих расходов за месяц к сумме остатка материалов на начало месяца и поступивших материалов, умноженного на сто. По исчисленному таким образом проценту следует списывать указанные расходы на израсходованные материалы.
При небольшом количестве видов (групп) материалов, по которым следует выявлять процент указанных расходов и наценок, и при стабильных связях с поставщиками возможно применение этого процента по данным прошлого месяца. Конкретный порядок применения расчетов устанавливается министерствами и ведомствами.
Транспортно-заготовительные расходы (включая наценки снабженческих организаций), относящиеся к остаткам материалов на складах и в кладовых, в балансе присоединяются к остаткам по синтетическим счетам материальных ценностей.
Аналогичным путем распределяются отклонения фактической себестоимости от плановых цен.
18. На основе настоящих Основных положений министерства и ведомства разрабатывают и утверждают инструкции, а также формы первичной документации (кроме междуведомственных) по учету материалов для подведомственных им предприятий и организаций, принимая во внимание отраслевые особенности организации снабжения и производства. Типовые междуведомственные формы документов по учету материалов, утвержденные ЦСУ СССР, применяются без изменений в установленном им порядке.
При организации учета драгоценных металлов и алмазов следует руководствоваться специальными инструкциями Министерства финансов СССР по учету этих ценностей.
Учет тары должен осуществляться в полном соответствии с Основными положениями по бухгалтерскому учету тары на промышленных предприятиях и стройках, сообщенными письмом Министерства финансов СССР от 30 апреля 1966 г. N 159.
II. Оформление операций по движению материальных ценностей
Общие положения
19. Все операции, связанные с поступлением, перемещением и отпуском материальных ценностей, должны оформляться первичными документами, формы которых утверждаются в установленном порядке.
Первичные документы могут быть многострочными (на несколько номенклатурных номеров) или однострочными (на один номенклатурный номер). При наличии вычислительных машин, особенно перфорационных и электронных, целесообразно применять многострочные документы. Однострочные документы выписываются тогда, когда совершается операция с материалом только одного номенклатурного номера.
В условиях ручной техники и малой механизации рекомендуется применять однострочные документы. При этом целесообразно использовать и некоторые разновидности многострочных документов (с отрывными на один номенклатурный номер талонами; выписываемые на несколько номенклатурных номеров, входящих в одну учетную группу или относимых на один шифр (заказ), и др.). При небольшой номенклатуре материалов могут применяться и обычные многострочные документы.
20. Количество экземпляров выписываемых первичных документов и документооборот устанавливаются министерствами и ведомствами в зависимости от характера предприятий, особенностей организации производства и материально-технического снабжения, а также от системы организации и механизации учета. Первичные документы надлежит выписывать в минимальном числе экземпляров (при механизации с использованием ПВМ и ЭВМ, как правило, в одном, а при малой механизации не более двух), а типовые междуведомственные - в строгом соответствии с указаниями ЦСУ СССР.
21. Первичные документы на получение и отпуск материалов должны быть надлежащим образом оформлены и иметь соответствующие подписи. Они должны быть заранее пронумерованы (нумератором). Такую нумерацию целесообразно производить в централизованном порядке на небольших предприятиях и в децентрализованном (по цехам, складам, отделам) - на крупных.
Список лиц, имеющих право подписи на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материалов, и перечень таких материалов устанавливается руководителем предприятия (стройки) по представлению начальника отдела снабжения и главного бухгалтера.
На предприятиях и стройках может устанавливаться порядок, при котором на первом экземпляре требований, выписываемых на материалы, включенные в перечень дефицитных и дорогостоящих, ставится виза уполномоченного работника бухгалтерии.
22. Вся документация, составленная при помощи средств механизации на основании первичных документов и служащая основанием для последующих записей в бухгалтерском учете, должна иметь наименование, определяющее ее содержание, и подписи лиц, отвечающих за соответствие данных, имеющихся в документации, составленной механизированным способом, данным первичных документов.
В целях сокращения трудоемкости учетных работ и по согласованию с министерством или ведомством при наличии вычислительных перфорационных или электронных машин и там, где это целесообразно, в качестве оправдательных документов следует использовать непосредственно такие технические носители информации, как дуаль-карты, макетированные перфокарты, бланки с графическими отметками. В этом случае перечисленные носители должны иметь все реквизиты, установленные для аналогичного оправдательного документа, составляемого ручным способом. При применении дуаль-карт заранее в централизованном порядке создаются специальные картотеки карт-заготовок (на складах и в цехах) с постоянными показателями. При совершении операции нужная дуаль-карта изымается из картотеки и в ней фиксируются соответствующие переменные данные, дополнительно характеризующие эту операцию. Один и тот же макет дуаль-карт используется для оформления операций как приемки, так и отпуска. Для удобства чтения применяются макетированные дуаль-карты.
Следует иметь в виду, что внедрение дуаль-карт и других технических носителей в качестве оправдательных документов требует тщательной подготовки и значительной перестройки всей действующей системы документооборота. Их надо вводить постепенно, начиная с отдельных участков.
23. В условиях применения современных вычислительных машин и устройств целесообразно рекомендовать выписку первичных документов на пишущих или счетно-табличных машинах с перфоприставками для одновременного нанесения нужных сведений на перфоленты, которые по каналам связи и другим способом передаются для механизированной обработки.
Оформление операций по поступлению материалов
24. Расчетные документы (платежные требования, счета-фактуры и др.) на поступающие материалы с приложенными к ним другими документами направляются в отдел снабжения или другой аналогичный отдел, работники которого обязаны:
зарегистрировать документы в журнале учета поступающих грузов; проверить соответствие данных этих документов договору поставки в отношении ассортимента материалов, их количества, цен, сроков отгрузки и др.;
сделать в карточках или книге оперативного учета соответствующие записи о реализации фондов и о выполнении договора поставки;
акцептовать расчетные документы поставщика или мотивированно отказаться от акцепта;
передать уполномоченному лицу распоряжение на получение и доставку груза; перечень этих лиц устанавливается директором предприятия по согласованию с начальником отдела снабжения и главным бухгалтером;
передать документы в финансовый отдел или бухгалтерию. В инструкциях министерств и ведомств может устанавливаться и иной порядок регистрации и прохождения расчетных документов.
25. Для получения материалов со склада поставщика или транспортной организации уполномоченному лицу выдается наряд (или другой документ) и доверенность на получение материала.
Выписка доверенностей должна производиться в порядке, установленном инструкцией Министерства финансов СССР от 14 января 1967 г. N 17.
26. Приемка материалов от органов транспорта и связи по количеству и качеству осуществляется по правилам, действующим на транспорте и в органах связи.
27. Зарегистрированные экземпляры расчетных и других документов (спецификации, сертификаты, качественные удостоверения и т.п.) передаются соответствующему складу для руководства при приемке и оприходовании материалов.
При несвоевременном поступлении документов от поставщика распоряжением складу на приемку груза является транспортная накладная, на которой отделом снабжения делается соответствующая надпись.
На предприятиях и стройках должен быть установлен порядок оперативного контроля за поступлением материалов, а также розыска своевременно не прибывших грузов.
28. Сдача грузов, доставленных уполномоченным лицом на предприятие (стройку), осуществляется на соответствующий склад под расписку заведующего складом (кладовщика) на квитанции транспортного документа или, в части местных грузов, на документе поставщика (товарно-транспортной накладной или др.).
29. Контроль за своевременным оприходованием прибывших грузов должен осуществляться отделом снабжения и бухгалтерией на основе приходных документов или суточных сведений о прибывших грузах. Порядок такого контроля определяется предприятиями (стройками) в зависимости от конкретных условий их деятельности и организации снабжения.
30. Все материальные ценности, прибывающие на предприятие, должны быть своевременно оприходованы соответствующими складами. Если в интересах производства целесообразно направить отдельные партии материалов непосредственно в цех, такие партии материалов отражаются в учете как поступившие на склад и переданные в цех или на участок. При этом в приходных и расходных документах склада и цеха (участка) делается отметка о том, что материалы получены от поставщика и выданы цеху без завоза их на склад (транзитом).
Перечень материалов, которые могут завозиться транзитом непосредственно в цехи, должен быть определен и оформлен приказом по предприятию.
На стройках массовые строительные материалы, конструкции и детали, как правило, должны завозиться непосредственно на объекты строительства, минуя базисный (центральный) склад.
31. Материалы, поступающие на склады предприятий (строек), должны подвергаться тщательной проверке в отношении соответствия их ассортименту, количеству (счету, весу, объему) и качеству, указанным в сопроводительных документах.
Порядок и сроки приемки материалов по количеству и качеству определяются инструкциями, утвержденными Государственным арбитражем при Совете Министров СССР.
32. Сырье, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны приходоваться в соответствующих единицах измерения (по весу, объему, счету и т. д.). В случаях, если материал (например, листовое железо) поступает в одной единице измерения (по весу), а расходуется в другой (по счету), то его оприходование, хранение и отпуск должны отражаться в документах и аналитических регистрах одновременно в двух единицах измерения.
На стройках железобетонные и деревянные конструкции и изделия следует учитывать по каждой марке в штуках.
33. Приемка и оприходование материалов и тары (под материалами), поступающих от поставщиков, оформляются соответствующими складами предприятия и стройки, как правило, путем составления приходных ордеров, выписываемых на основании расчетных и других сопроводительных документов поставщиков.
Приходные ордера должны выписываться на фактически принятое количество ценностей.
На массовые однородные грузы (руда, известняк, уголь, песок, камень бутовый, щебень и др.), прибывающие от одного и того же поставщика несколько раз в течение дня, допускается составление приходных ордеров в целом за день. При этом на каждую отдельную приемку материала в течение дня делаются соответствующие записи на обороте ордера, которые в конце дня подсчитываются и общим итогом заносятся в приходный ордер.
В случаях перевозки грузов автотранспортом приемка материалов, поступающих на предприятие (стройку), осуществляется на основе товарно-транспортной накладной, получаемой от грузоотправителя.
При отсутствии расхождений между фактически принятым количеством и количеством, указанным в документах поставщика, приход материалов целесообразно оформлять проставлением на поступившем документе штампа, в оттиске которого содержатся те же реквизиты, что и в приходном ордере.
В соответствии с п. 22 настоящих Основных положений приходные ордера там, где это целесообразно, рекомендуется заменять дуаль-картами или другими соответствующими техническими носителями информации.
34. При установлении несоответствия поступивших материалов их ассортименту, качеству и количеству, указанным в документах поставщика, составляется акт о приемке материалов в порядке, установленном соответствующим законодательством. При наличии приемного акта приходный ордер не оформляется.
35. Приемка импортного оборудования и импортных материалов осуществляется в соответствии с установленными правилами.
36. Приемные акты и приходные ордера на оприходование материальных ценностей должны, как правило, составляться в день их поступления.
В некоторых случаях (когда отдельные партии материалов находятся в процессе технической приемки, лабораторного испытания или в силу отказа от акцепта счета) материалы принимаются на временное ответственное хранение. Такие материалы должны быть своевременно записаны заведующим складом (кладовщиком) в специальную книгу. Записи в этой книге ведутся с подразделением на "Материалы, ожидающие приемки", "Материалы, находящиеся на временном ответственном хранении", а внутри этих групп - в разделе отдельных партий материалов. Такие материалы хранятся на складах обособленно и до выяснения результатов приемки не могут расходоваться.
37. Сдача цехами и участками из производства на склад материальных ценностей, изготовленных ими или переработанных, должна оформляться путем выписки накладных на внутреннее перемещение материалов. Этими же накладными оформляются также операции по сдаче цехами (участками) на склад или в кладовую цеха (участка) из производства остатков неизрасходованных материалов (если они ранее были получены по требованию), а также сдача отходов от производства продукции, отходов от брака, от ликвидации основных средств, от разборки временных сооружений и т.п.
Оформление отпуска материалов в производство
38. Под отпуском сырья, материалов, конструкций, деталей, топлива и полуфабрикатов на производство понимается отпуск этих материальных ценностей непосредственно для изготовления продукции, а на стройках - для выполнения строительно-монтажных работ. Кроме того, сюда же относится и отпуск на ремонтные и хозяйственные нужды. Отпуск указанных ценностей в кладовые цехов, участков, а также на площадки строительства следует рассматривать не как отпуск на производство, а как перемещение материальных ценностей.
39. Сырье, материалы, топливо, полуфабрикаты и другие материальные ценности должны отпускаться в производство по весу, объему или счету, в строгом соответствии с установленными расходными нормативами и объемом производственной программы.
40. Согласованные с главным бухгалтером списки лиц, которым предоставлено право требовать со складов материалы, а также образцы их подписей должны быть сообщены соответствующему складу. Отпуск складами материалов на производство осуществляется только выделяемым для их получения работникам цехов, хозяйств, отделов, строительно-монтажных участков.
41. Отпуск материалов на производство, как правило, должен осуществляться на основе предварительно установленных лимитов.
Лимитирование отпуска материалов на производство должно основываться на утвержденных прогрессивных нормах расхода материалов, объемах производственных программ цехов с учетом переходящих запасов неизрасходованных цехами материалов на начало и конец месяца.
Лимит отпуска материалов на производство устанавливается отделом снабжения или другими отделами, по указанию руководителя предприятия, на основе соответствующих расчетов планово-производственного отдела.
Установленные лимиты отпуска материала могут изменяться при необходимости уточнения лимита на остаток материала в незавершенном производстве (на начало месяца), замены материала или исправления ошибок, допущенных при расчете лимита. Изменение лимита производится теми же лицами, которым предоставлено право их утверждения.
Изменение лимитов за истекший период времени не допускается. На стройках лимитирование расхода материалов производится плановым или производственным отделом при составлении производственных планов. В основу лимитов принимаются утвержденные в установленном порядке производственные нормы расхода материалов на единицу конструктивного элемента или вида работ с учетом организационно-технических мероприятий, положенных в основу утвержденного плана снижения стоимости строительства.
42. При необходимости в первичных документах на отпуск материалов может предусматриваться виза представителя отдела технического контроля, удостоверяющая пригодность отпускаемого материала для производственных целей.
43. Лимитирование отпуска материалов на производство оформляется или лимитно-заборными картами, или групповыми ведомостями (картами) учета использования лимитов. Такие карты или ведомости эффективно составлять на современных вычислительных машинах, которые при этом делают соответствующие расчеты по лимитированию.
44. Лимитно-заборные карты предназначены для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды.
Отпуск материалов по лимитным картам может производиться лишь из одного заранее прикрепленного склада, только указанных в лимитных картах наименований материалов и строго в пределах количеств, установленных лимитами.
Лимитно-заборные карты выписываются отделом снабжения или плановым отделом на один или несколько номенклатурных номеров материалов и, как правило, на один шифр затрат (заказа) в двух экземплярах сроком на один месяц. В отдельных случаях лимитно-заборная карта может открываться в целом на заказ на всю номенклатуру потребляемых материалов.
Один экземпляр лимитно-заборной карты до начала месяца передается цеху (участку) - потребителю материалов, второй экземпляр - складу или кладовой цеха (участка).
Кладовщик производит взвешивание или замер отпускаемого материала обязательно в присутствии представителя цеха (участка) и отмечает в обоих экземплярах лимитно-заборной карты дату и количество отпущенного материала, после чего выводит остаток лимита по данному номенклатурному номеру материала.
Лимитно-заборная карта может выписываться и в одном экземпляре. В этом случае работник цеха (участка) расписывается в получении материалов непосредственно в карточке складского учета, а в лимитно-заборной карте расписывается кладовщик.
По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется. На предприятиях и стройках должен быть организован контроль за своевременной сдачей лимитно-заборных карт в конце месяца в бухгалтерию.
В целях сокращения количества лимитно-заборных карт министерства и ведомства могут рекомендовать там, где это целесообразно, применение карт, выписываемых на квартал (с отрывными месячными талонами).
45. На предприятиях, где высок удельный вес расхода комплектующих изделий на выпуск готовой продукции, для контроля за отпуском этих изделий целесообразно применять комплектовочные ведомости, выписываемые на месяц или на всю потребность изделий по данному заказу. Формы и порядок ведения таких ведомостей устанавливают министерства и ведомства в инструкциях по учету материалов.
46. Отпуск цехам, хозяйствам и участкам материалов, потребность в которых возникает периодически, должен осуществляться по требованиям. Отпуск материала с небольшими отступлениями против количества, затребованного по первичному документу, допускается производить без получения дополнительного разрешения только в тех случаях, когда такой отпуск вызван состоянием упаковки этих материалов, их объемом, размером, развесом и т.п.
При оформлении отпуска материалов на производство требованиями, а также возврата из производства и перемещения материалов со склада в кладовую цеха (участка) накладными, контроль за отпуском материалов в пределах лимита осуществляется по ведомостям (картам) использования лимитов. Эти ведомости, заполняемые на основе требований и накладных, являются только оперативными документами, предназначенными для текущего контроля, за использованием лимитов отпуска материалов. Формы и порядок ведения таких ведомостей устанавливают министерства и ведомства.
Указанные ведомости выписываются отделом снабжения на группу материалов, получаемых цехом с одного склада, на месяц, квартал или срок действия заказа в одном экземпляре (для цеха, участка-потребителя). Отпуск материалов производится только при предъявлении цехом (участком) ведомости (карты) учета использования лимитов и требований. Требования на отпуск и накладные на перемещение материалов там, где это возможно, целесообразно заменять дуаль-картами или другими соответствующими техническими носителями информации.
Министерства и ведомства в инструкциях могут возлагать контроль за использованием цехами и участками лимитов отпуска материалов и на отдел снабжения. В этом случае получатель материала обязан предъявлять требование на отпуск материалов в отдел снабжения, который указывает на требовании, что материал может быть выдан цеху, и одновременно делает запись об отпуске материала в ведомости (карте) учета использования лимита.
47. Всякий сверхлимитный отпуск материала на производство и замену материалов следует оформлять выпиской специального требования. К сверхлимитному отпуску материала относятся: дополнительный отпуск материала при перевыполнении цехом производственной программы, дополнительный отпуск на покрытие перерасхода материала, на возмещение брака и др.
Сверхлимитный отпуск материалов и замена одних видов материала другими допускаются только по разрешению директора предприятия (руководителя организации), главного инженера или лиц, ими на то уполномоченных.
48. В целях уменьшения трудоемкости учетных работ и в условиях применения вычислительных машин предприятиям (стройкам) выписку первичных документов по отпуску материалов следует производить, как правило, в централизованном порядке. В этом случае, используя технологическую документацию по изготовлению продукции, на машиносчетной установке делается предварительный расчет необходимого для каждого цеха количества материалов, исходя из месячной программы. На основании таких расчетов выписывается нужное количество первичных документов, которые заранее передаются цехам (участкам) - потребителям.
Следует также шире применять централизованную доставку материалов. При такой доставке материалов со склада в цеховые кладовые, на участки или на рабочие места составляется специальный оперативный документ на отпуск (план-карта), в котором отражаются утвержденные лимиты отпуска и календарные сроки подачи материалов в производство. На основе этого документа склад сам выписывает накладную (дуаль-карту) на отпуск материалов в пределах месячного лимита и производит доставку материалов в утвержденные сроки (через экспедитора).
Порядок отпуска, график и формы оперативных документов при централизованной доставке определяются предприятиями и стройками.
49. Для сокращения количества первичных документов в условиях применения современных вычислительных машин рекомендуется внедрять там, где это целесообразно, систему оформления отпуска материалов (например, из цеховых кладовых) непосредственно в карточках складского учета. В этом случае расходные документы на отпуск материалов не оформляются, а сама операция производится на основании лимитных или заборных карт (книжек), выписываемых в одном экземпляре и не имеющих значения бухгалтерских документов. Лимит отпуска можно указать и в самой карточке. Представитель цеха при получении материалов расписывается непосредственно в карточке складского учета. Здесь же отражается шифр направления затрат (калькуляционный объект, цеховые и иные нужды). При этой системе карточка складского учета является регистром аналитического учета и одновременно выполняет функции оправдательного документа. Перечень наименований материалов, отпускаемых указанным способом, и порядок оформления этого отпуска устанавливают предприятия (стройки) по согласованию с министерством (ведомством).
50. Количество отпущенных в производство массовых однородных материалов (песок, щебень, гравий, руда, уголь и др.) при невозможности отпуска их по фактическому весу или обмеру допускается определять на основе проведения периодических, не реже одного раза в месяц, инвентаризаций остатков этих материалов.
Результаты инвентаризации остатков массовых материалов должны оформляться постоянно действующей инвентаризационной комиссией путем составления акта. Состав комиссии определяется приказом руководителя предприятия (стройки) по согласованию с главным бухгалтером.
51. Отпуск материалов, конструкций, деталей, твердого и жидкого топлива с приобъектного склада на производство на стройках отражается в материальном отчете прораба (мастера) без оформления первичными документами, если прораб является материально ответственным лицом.
Оформление операций по перемещению материалов
52. Перемещение материалов из одного склада или кладовой цеха (участка) на другой склад или в другую кладовую данного предприятия (стройки) следует оформлять составлением накладной на внутреннее перемещение материалов, выписываемой на основании распоряжения отдела снабжения, или лимитными картами (ведомостями учета использования лимита) при систематическом пополнении запасов цеховых кладовых с базисных складов. При возвращении неиспользованных материалов, а также при сдаче отходов и брака накладные составляются материально ответственным лицом цеха (участка), сдающего ценности (если неиспользованные материалы были ранее получены не по лимитной карте).
Материалы, полученные со склада представителем цеха (участка), должны быть полностью сданы им в кладовую. Эта сдача подтверждается распиской кладовщика (прораба, мастера) на документах.
53. В целях сокращения количества первичных документов и при наличии вычислительных машин внутреннее перемещение материалов между базисными складами и цеховыми кладовыми допускается оформлять непосредственно на карточках складского учета. При этом получатель расписывается в карточке отпустившего материал, а отпустивший - в карточке получателя. В карточке получателя указывается лимит отпуска на месяц. По окончании месяца эти карточки с согласия материально ответственных лиц передаются на МСУ для соответствующей обработки.
Оформление операций по отпуску материалов на сторону
54. Отпуск материальных ценностей на сторону государственным и кооперативным предприятиям и организациям производится в соответствии с действующим законодательством.
55. Отпуск материалов на сторону должен оформляться отделом снабжения на основании договоров, нарядов и других соответствующих документов и письменного разрешения руководителя предприятия (стройки) или лиц, им на то уполномоченных, путем выписки приказа-накладной на отпуск материалов на сторону.
При перевозке грузов автотранспортом вместо накладной на отпуск материалов оформляется товарно-транспортная накладная.
Аналогично оформляется отпуск материалов хозяйством своего предприятия (отделу капитального строительства, жилищно-коммунального хозяйства и др.).
Отпуск материалов на сторону для целей переработки может производиться при наличии на это договоров или соглашений.
56. При отпуске материалов на сторону, а также хозяйствам своего предприятия, расположенным вне территории предприятия, соответствующий отдел (сбыта, снабжения или др.) обеспечивает получателя ценностей пропуском, дающим право на вывоз или вынос с территории предприятия (стройки) отпущенных материальных ценностей. Министерством или ведомством может быть установлен порядок, при котором пропуском служит один из экземпляров расходного документа.
Отпуск на сторону и пропуск оформляются при предъявлении получателем материалов доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке.
Порядок оформления пропусков, возврата их в бухгалтерию, проверки и контроля в бухгалтерии устанавливается министерствами и ведомствами в инструкциях по учету материалов.
III. Учет материалов и контроль за их движением на
складах (в кладовых)
57. Аналитический учет материальных ценностей на складах и в кладовых предприятия (стройки) и цехов (участков) должен осуществляться в сортовом разрезе, в соответствии с порядком хранения материалов, вызываемом как условиями производственного потребления материалов, так и требованиями организации складского хозяйства.
Сортовой количественный учет движения материальных ценностей ведется непосредственно материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.). В отдельных случаях допускается возлагать с согласия материально ответственного лица ведение карточек складского учета на учетчиков (операторов).
58. Сортовой учет осуществляется на карточках складского учета материалов по типовой междуведомственной форме N М-17, заготовляемых бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов и передаваемых материально ответственным лицам под расписку в реестре вместе с приходными документами.
На каждый номенклатурный номер материала должна открываться отдельная карточка.
В полученных карточках складского учета кладовщик заполняет реквизиты, характеризующие места хранения материалов (стеллажи, ячейки и т.п.). К месту хранения прикрепляется материальный ярлык.
Министерства и ведомства могут устанавливать и иной порядок выдачи карточек складского учета, обеспечивая при этом необходимые требования контроля. Они же утверждают форму карточки, применяемую для бездокументного отпуска материалов.
59. На складах с небольшой номенклатурой материалов вместо карточек складского учета допускается ведение учета в оформленных в установленном порядке книгах сортового учета, предусматривая при этом реквизиты, указываемые в карточках складского учета.
60. На основании оформленных в установленном порядке первичных документов (приходных ордеров, требований, накладных, товарно-транспортных накладных, дуаль-карт и т. п.) заведующий складом (кладовщик) обязан сделать записи операций по приходу и отпуску материалов в карточках складского учета в день совершения операций и ежедневно выводить на карточках остатки материалов (как правило, после каждой операции).
Разноска из лимитно-заборных карт в карточки складского учета данных об отпуске материалов может производиться и по мере закрытия карт, но не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца. При этом порядке записей лимитные карты следует хранить вместе с соответствующими карточками складского учета.
61. На основе данных складского сортового учета материалов заведующий складом (кладовщик) обязан своевременно сообщать отделу снабжения об отклонениях фактического остатка материалов от установленной нормы запаса, а также и об остатках материалов, находящихся без движения. Это делается путем выписки сигнальных справок. Для этой цели могут быть также использованы данные, полученные с помощью средств механизации (ПВМ и ЭВМ).
62. Работники бухгалтерии предприятия (стройки) обязаны систематически, но не реже одного раза в неделю (декаду) осуществлять непосредственно на складах в присутствии заведующего складом или кладовщика проверку своевременности и правильности оформления первичных документов по складским операциям, а также своевременности и правильности записей в карточках складского учета, произведенных материально ответственными лицами.
Проверку записи операций и выведенных кладовщиком остатков по каждой операции работник бухгалтерии подтверждает своей подписью по соответствующей строке карточки складского учета.
Материально ответственные лица обязаны по требованию указанного выше работника бухгалтерии предъявлять для фактической проверки (в натуре) определенные материальные ценности, особенно дорогостоящие и дефицитные.
63. Одновременно с указанной в п. 62 проверкой работник бухгалтерии и кладовщик обязаны произвести приемку-сдачу первичных документов.
Приемка-сдача первичных документов должна оформляться, как правило, составлением специального реестра. Однако с согласия материально ответственных лиц подтверждением приемки-сдачи документов может служить подпись работника бухгалтерии в карточке складского учета о проверке записей по каждой операции.
64. Сдача складом лимитных карт производится немедленно после использования лимита. На конец месяца должны быть сданы все лимитные карты (или месячные талоны от квартальных карт) независимо от использования лимита.
До сдачи лимитных карт их итоговые данные выверяются с аналогичными данными цеховых экземпляров лимитных карт (при ведении карт в двух экземплярах). Это делают работники складов, отпускавшие материалы, и цехов, получавшие их. Выверка подтверждается их подписями.
65. О выявленных серьезных дефектах и нарушениях в работе материально ответственного лица, а также о результатах выборочных проверок и проведенном инструктаже работник бухгалтерии должен в необходимых случаях докладывать главному бухгалтеру предприятия (стройки).
66. Если склады или кладовые отдельных хозяйств (цехов, подсобных хозяйств, участков) расположены от заводоуправления (конторы) предприятия (стройки) на далеком расстоянии, контроль за правильным документированием операций и за ведением материально ответственным лицом складского сортового учета допускается осуществлять не на складах, а в бухгалтерии предприятия (стройки). В этом случае первичные документы в установленные сроки должны передаваться в бухгалтерию при реестре сдачи документов, в котором указывается количество и номера сдаваемых первичных документов (раздельно по приходу и расходу).
Независимо от получения первичных документов и текущего их контроля работник бухгалтерии в целях проверки организации складского учета должен посещать отдаленно расположенные склады и кладовые (в сроки, установленные главным бухгалтером).
Заведующий (кладовщик) склада, расположенного на далеком расстоянии от заводоуправления (конторы) предприятия (стройки), обязан представлять в бухгалтерию в установленный для этого срок в двух экземплярах ведомость остатков материалов на конец отчетного месяца. Ведомость составляется в количественном выражении только по тем материалам, которые имели движение в отчетном месяце. Эти ведомости должны быть подписаны также начальником (мастером) цеха, участка или производителем работ. Проверка правильности оформления документов и составления ведомостей остатков производится бухгалтерией немедленно по их получении. После проверки один экземпляр ведомости с замечаниями и указаниями возвращается на склад.
67. При многочисленности и отдаленности кладовых строительно-монтажных участков от строительной организации допускается с разрешения министерства или ведомства представление материально ответственным лицом вместо ведомости остатков материалов месячных отчетов о поступлении, отпуске и остатках материалов (с приложением первичных документов).
Формы этих отчетов, а также порядок составления, представления и проверки их устанавливаются министерствами и ведомствами на основе типовых форм, изданных ЦСУ СССР.
68. При оформлении отпуска материалов (без расходных документов) подписями получателей непосредственно в карточках складского учета (см. п. 49) возможны различные варианты. При небольшой номенклатуре материалов и отсутствии машиносчетной установки карточки открываются на месяц. В конце месяца они передаются в бухгалтерию для обработки. Вместо них открываются новые карточки, в которые переносятся данные об остатках из карточек за истекший месяц. При наличии машиносчетной установки и большой номенклатуры материалов карточки обрабатывают в конце месяца (в вечернюю смену работы) с таким расчетом, чтобы к началу следующего дня вернуть их на склад. Возможно и ведение таких карточек в двух экземплярах, первые из которых по окончании месяца предназначены для бухгалтерии. Целесообразно и применение варианта, при котором ведется два комплекта карточек: один на четные, а другой на нечетные месяцы. Когда один сдается на машиносчетную установку или в бухгалтерию, записи производят во втором. Конкретный порядок применения того или иного варианта определяется министерствами и ведомствами или по их поручению предприятиями (стройками).
69. При наличии соответствующих условий и возможностей целесообразно соответствующие вычислительные машины устанавливать непосредственно на складах. Эти машины агрегатируются с перфораторами карт или лент для получения технического носителя информации. При этом на основании первичных документов каждая операция с материалами отражается учетчиком-оператором одновременно на карточках складского учета, а также на перфокартах (перфолентах), которые используются затем для составления бухгалтерских сводок и группировок. Тем самым механизированным путем обеспечивается тождественность записей в складском и бухгалтерском учете.
В условиях автоматизированной системы управления и автоматизированного складского хозяйства, использования электронных вычислительных машин, а также ограниченного количества номенклатурных номеров материалов возможно применение систематически составляемых ведомостей - табуляграмм движения и остатков материалов, предназначенных как для оперативного руководства, так и контроля за состоянием и движением материалов на складах. В связи с этим целесообразно рекомендовать материально ответственным лицам отказываться от ведения карточек складского учета.
IV. Учет материальных ценностей в бухгалтерии
70. Полученные со складов первичные документы подвергаются в бухгалтерии контролю по существу операций и правильности их оформления (в том числе полноты проставленных в документах шифров).
Бухгалтерией должна быть установлена тождественность данных центральных складов и кладовых цехов и участков о внутренней переработке материалов.
71. После проверки документы комплектуются в пачки по их однородности (видам) и при сопроводительном ярлыке сдаются на машиносчетную установку. При установлении с согласия материально ответственных лиц порядка передачи карточек складского учета для обработки на машиносчетной установке картотеки с этими карточками ежемесячно не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца (после выведения на них остатков материалов на конец месяца) передаются со складов на эти установки в сроки, установленные графиком. Чтобы обеспечить своевременное оформление выдачи материальных ценностей со складов, целесообразно осуществлять передачу карточек для обработки их в вечернюю смену работы машиносчетной установки.
72. Все первичные документы подвергаются таксировке, как правило, с помощью вычислительной техники. В необходимых случаях может производиться двойная (параллельная) таксировка. Таксировка осуществляется по каждой строке многострочного документа (за исключением лимитно-заборных карт) и по каждому однострочному документу. По лимитно-заборным картам таксируется общее количество (с учетом возврата) по каждому номенклатурному номеру.
Также общее количество расхода за месяц таксируется и на карточках складского учета, если по ним оформляется отпуск материалов (без расходных документов).
73. При обработке карточек складского учета на машиносчетной установке таксируются все карточки (при варианте обработки с их таксировкой).
Контроль таксировки первичных документов и карточек на вычислительных машинах производится с помощью сальдово-сличительных ведомостей или контрольно-таксировальных табуляграмм.
Порядок такой обработки и контроля таксировки устанавливается типовыми проектами механизации учета материалов.
74. При применении перфорационных и электронных вычислительных машин составляются табуляграммы обобщенных данных о заготовленных предприятием (стройкой) материальных ценностях, о материальных ценностях, находящихся в пути, о неотфактурованных поставках, об оплате платежных требований поставщиков; об отклонениях фактической себестоимости от учетных цен и др. Эти табуляграммы используются для соответствующих бухгалтерских записей по заготовлению и приобретению материалов и, кроме того, отделом снабжения и финансовым отделом - для оперативного руководства и контроля за поступлением материальных ценностей и расчетами с поставщиками.
Для увязки данных аналитического и синтетического учета материалов применяются следующие табуляграммы: заготовления и приобретения материалов и выявления транспортно-заготовительных расходов и наценок снабженческих организаций (или отклонений фактической себестоимости от плановых цен), составляемые в разрезе соответствующих групп или видов материалов; сальдово-сличительная или оборотная ведомость, составляемая в разрезе номенклатурных номеров по количеству и сумме.
Порядок разработки и составления указанных табуляграмм устанавливается типовыми проектами механизации учета материалов.
75. При обработке документов вручную или с помощью вычислительных клавишных машин вторые экземпляры первичных документов раскладываются в разрезе складов (кладовых и других мест хранения), групп и номенклатурных номеров материалов. Картотека этих документов используется для справок и выверки аналитического сортового учета и составления отчетности. В отделах снабжения никакого сортового учета движения материальных ценностей, дублирующего складской учет, вестись не должно.
На первых экземплярах первичных документов бухгалтерией проставляются учетные шифры видов операции, поставщика и др., а затем эти документы группируются по видам операций, источникам поступления или направлениям отпуска (расхода) материалов (по корреспондирующим счетам). Выявленные суммы записываются в соответствующие регистры синтетического учета.
После разметки первые экземпляры первичных документов передаются соответствующим исполнителям: приходные документы с приложенными к ним счетами - фактурами, накладными и т. п. для учета приобретения и заготовления материальных ценностей, а расходные документы - для учета затрат на производство и калькуляции и др.
76. Синтетический учет движения материальных ценностей при обработке документов вручную или с помощью вычислительных клавишных машин должен осуществляться бухгалтерией в суммовом выражении на соответствующих синтетических счетах, субсчетах, а внутри их по складам или кладовым (по материально ответственным лицам) и группам материалов.
В этих целях суммы оборотов по группам материалов записываются в накопительные ведомости синтетического учета, которые ведутся по каждому складу отдельно по приходу и расходу в разрезе синтетических счетов и субсчетов и групп материалов (по учетным ценам). Формы накопительных ведомостей устанавливаются министерствами и ведомствами при утверждении инструкций по учету материалов.
77. Периодически либо в конце отчетного месяца итоговые данные (по приходу и расходу) накопительных ведомостей записываются в учетные регистры. При журнально-ордерной форме учета эти данные записывают в соответствующие разделы ведомости N 10 "Движение материальных ценностей (в денежном выражении)". На стройках ведомость N 10-е заполняется по данным соответствующих первичных документов и материальных отчетов прорабов.
Итоговые данные ведомости N 10 по поступлению и выбытию материалов по учетным ценам и с учетом сумм транспортно-заготовительных расходов (включая наценки снабженческих организаций) или отклонений фактической себестоимости от плановых цен должны быть сверены с соответствующими данными журналов ордеров NN 6, 10, 10/1, 10-е и др.
78. По окончании месяца на основании данных о приобретении и заготовлении материалов, бухгалтерия должна определить:
а) остатки материалов в пути и материалов, не вывезенных со складов поставщиков;
б) данные о неотфактурованных поставках;
в) остатки задолженности поставщикам по не оплаченным в срок расчетным документам.
Эти учетные данные используются для принятия соответствующих мер по розыску непоступивших грузов, затребованию счетов-фактур от поставщиков, для оплаты задолженности поставщикам, а также для отражения в бухгалтерском балансе.
79. Предприятия и стройки обязаны производить инвентаризацию сырья и материалов в порядке и в сроки, установленные Положением о бухгалтерских отчетах и балансах и Основными положениями по инвентаризации.
В целях осуществления систематического контроля за сохранностью государственных ценностей должны проводиться контрольные выборочные проверки остатков отдельных видов материалов в натуре. Эти проверки производятся комиссией, назначаемой руководителем предприятия (стройки), и оформляются в соответствии с Основными положениями по инвентаризации.
Выявленные недостачи и излишки материалов должны быть отражены на соответствующих карточках складского учета, а после рассмотрения и утверждения результатов инвентаризации делаются соответствующие бухгалтерские записи.
V. Взаимосвязь складского сортового учета с учетом в
бухгалтерии
80. При обработке первичных документов и карточек складского учета на машиносчетной установке предусматривается механизация процесса сверки данных бухгалтерского учета материалов с данными складского учета. В иных случаях данные сортовых оборотных ведомостей должны сверяться с карточками складского учета.
81. В условиях преобладания ручной обработки первичных документов или при применении средств малой механизации для обеспечения взаимосвязи складского сортового учета с данными синтетического учета и для составления отчетности бухгалтерией должна быть открыта ведомость (книга) учета остатков материалов на складе, которая заводится на год.
По окончании месяца заведующий складом или кладовщик обязан переносить из проверенных карточек складского учета в ведомость (книгу) учета остатков, получаемую от бухгалтерии, количественные остатки материалов на начало нового месяца. В отдельных случаях перенесение остатков материалов в ведомость остатков допускается поручать работнику бухгалтерии или МСБ с тем, чтобы правильность записей остатков была подтверждена материально ответственным лицом.
Данные об остатках материалов на начало второго и третьего месяца квартала могут заноситься в ведомость (книгу) остатков только по материалам, имевшим движение в отчетном месяце, с тем, однако, что количественные и денежные итоги записываются по всем группам материалов.
82. В условиях далеко расположенных складов перенесение остатков материалов в ведомость (книгу) остатков осуществляется бухгалтерией предприятия (стройки) на основе получаемых от материально ответственных лиц ведомостей остатков материалов. В этом случае остатки материалов в ведомость (книгу) остатков кладовщик не проставляет.
83. Ежемесячно количественные остатки по ведомостям (книгам) учета остатков материалов таксируются (умножаются на принятые учетные цены). По группам материалов, синтетическим счетам или субсчетам подсчитываются итоговые данные (для этого следует использовать вычислительные машины).
Выведенные в ведомости (книги) остатки материалов в денежном выражении должны быть сопоставлены по каждой группе материалов или по каждому синтетическому счету (субсчету) с аналогичными данными, приведенными в накопительных ведомостях или в оборотных ведомостях группового синтетического учета. Тождество указанных данных служит подтверждением правильности ведения складом аналитического (сортового) учета материалов.
84. В случаях, когда между данными накопительных или оборотных ведомостей и данными карточек складского учета или ведомости (книги) учета остатков материалов на складе будут обнаружены расхождения, все ошибки должны быть выявлены и урегулированы бухгалтерией с материально ответственными лицами до сдачи установленной бухгалтерской отчетности за истекший месяц, о чем делается соответствующая отметка в регистрах (табуляграммах, ведомостях или книгах учета остатков) за подписью бухгалтера, ведущего учет материалов.
При любом способе сверки она должна подтверждаться подписями материально ответственных лиц и работников бухгалтерии.
85. При обработке первичных документов и карточек складского учета на машиносчетных установках создается специальная картотека табличных перфокарт, на основании которых составляется табуляграмма остатков, поступления и расхода сырья и материалов, которая передается отделу снабжения для заполнения статистических отчетов о наличии и движении материалов (NN 1-СН, 2-СН и 4-СН).
В остальных случаях составление указанной отчетности может осуществляться на основании выверенных данных об остатках материалов на складах и в кладовых на начало и конец отчетного месяца, имеющихся в ведомостях (книгах) учета остатков, а также по данным, полученным путем подсчета первичных документов. Для этого сначала по картотеке документов определяются общий приход материалов, внутреннее их перемещение, а также отпуск на сторону и документально оформленные списания.
Данные об отпуске материалов на производство, необходимые для составления отчетности, получаются балансовым методом. Если эти данные скорректировать на прирост (-) или убыль (+) остатков материалов на рабочих местах, получают расход материалов на производство.
Составление отчетности о наличии и движении материалов целесообразно производить и непосредственно по данным карточек складского учета.
На основании данных указанной отчетности и ведомостей учета остатков материалов отдел снабжения предприятия (стройки) должен систематически выявлять и мобилизовать внутренние материальные ресурсы - излишние и неиспользуемые материальные ценности.
Бухгалтерии при этом следует осуществлять систематический контроль за ходом работы по мобилизации внутренних ресурсов.
VI. Учет и контроль за использованием материалов в
производстве
86. На всех предприятиях (стройках) должен быть организован учет и контроль за использованием в производстве сырья, материалов, топлива и других материальных ценностей. При этом основой бухгалтерского учета служит количественный (натуральный) учет использования материалов в цехах и на участках.
87. Документы количественного учета использования сырья, материалов и других материальных ценностей оформляются, как правило, теми должностными лицами, на которых возложена ответственность за их правильное использование в производстве. Функции по ведению бухгалтерского учета и контроля за использованием в производстве материалов осуществляются бухгалтерией.
88. Учет использования материалов в производстве должен быть организован в зависимости от особенностей сырья, материалов и полуфабрикатов, технологического процесса производства и характера возникающих потерь.
89. Материалы, оставшиеся в цехах (на участках) на конец месяца неиспользованными (нераскроенными, не подвергшимися обработке), необходимо списать со счетов производства на соответствующие счета материалов. Для этого должна проводиться их инвентаризация. Первым числом нового месяца остатки этих материалов бухгалтерской записью списываются на счета производств.
90. Для контроля за использованием материалов в производстве применяются следующие основные методы: документальное оформление отклонений от норм, учет раскроя по партиям и инвентаризация (инвентарный метод).
Применение других методов, вытекающих из особенностей отрасли, должно предусматриваться министерствами и ведомствами в отраслевых инструкциях по учету материалов и производства.
91. При документальном оформлении отклонения от норм, возникающих вследствие замены одних материалов другими, а также при отпуске материалов сверх норм (в тех случаях, когда отпуск материалов в производство, на рабочие места совпадает с их фактическим израсходованием), должны оформляться отдельными сигнальными документами.
В некоторых отраслях при отпуске сырья и материалов в производство возникают отклонения в результате структурных сдвигов в составе исходной смеси (шихты, смески, композиции и т. п.). Их документируют методом предварительных расчетов.
92. Для выявления отклонений по каждой партии раскраиваемого материала (преимущественно при раскрое дорогостоящих материалов) пользуются методом учета раскроя по партиям. Этот учет осуществляется производственными мастерами, мастерами-распределителями, работниками планово-диспетчерских бюро цеха и т. п. в учетных (раскройных) картах, открываемых на каждую партию раскраиваемого материала. В учетных картах, исходя из технологических карт раскроя, указывается, какое количество и каких заготовок должно быть получено в результате раскроя данной партии, а также количество отходов (по нормам). В учетные карты, кроме того, заносятся количество материала, поданного к рабочему месту, количество заготовок (деталей), фактически изготовленных из этой партии, а также фактическое количество отходов. Для выявления результатов раскроя фактически полученное количество заготовок сопоставляется с нормативным. Расход материала по нормам определяется путем умножения количества выработанной продукции на действующую норму расхода. Экономия или перерасход определяется путем сопоставления количества фактически израсходованного материала с нормативным расходом на фактический выпуск продукции. Аналогичный контроль осуществляется и в отношении отходов. В учетной карте указываются причины отклонений и лица, ответственные за раскрой материалов.
93. При невозможности или нецелесообразности применения учета по партиям отклонения выявляются по каждому виду материалов по отдельным исполнителям, бригадам, отделениям или по цеху в целом (за смену, сутки, пятидневку, декаду или месяц) с помощью периодических инвентаризаций. Выбор варианта инвентарного метода осуществляется с учетом структуры управления производством, ценности и дефицитности материалов, возможностей механизации учетно-вычислительных работ и других условий. Этот метод требует надлежащей организации учета фактического запуска и выработки деталей по операциям, на которых происходит расходование сырья и материалов в производстве, и проведения проверок (инвентаризации) неиспользованных остатков сырья и материалов.
94. На основании данных текущего учета цехи (участки) должны составлять и представлять рапорты с указанием причин экономии или перерасхода. После проверки эти рапорты и отчеты об использовании материалов в производстве и об отклонениях от норм и отчеты используются для целей анализа и контроля, а также для разработки мероприятий по экономному расходованию материальных ценностей.
95. При обработке первичных документов на машиносчетной установке составляются следующие табуляграммы: ведомость расхода материалов на производство в пределах установленных норм по направлениям затрат; ведомость отклонений от установленных норм расхода на материалы по направлениям затрат; ведомость прочего расхода материалов по направлениям затрат; отчет о расходе материалов на производство (в целом по предприятию, стройке и по отдельным цехам и участкам) и т.п.
96. Фактический расход материалов, конструкций и изделий на строительные и монтажные работы за отчетный месяц сопоставляется в отчетах о расходе основных материалов в строительстве с нормативным расходом, исчисленным по производственным нормам на выполненный объем работ.
Перечень основных материалов, по которым производится сопоставление, устанавливается вышестоящей организацией. Производственные нормы расхода материальных ценностей на единицу работ также должны, как правило, разрабатываться вышестоящими организациями.
Объем строительно-монтажных работ, по которым определяется плановый (нормативный) расход материалов, принимается по данным журнала учета выполненных строительно-монтажных работ.
Правильность составления отчета проверяется производственно-техническим отделом стройки. На все отклонения от норм (как перерасход, так и экономию) должны быть даны объяснения с приведением причин и технических расчетов.
Отчет производителя работ о расходе материалов утверждается руководителем стройки (главным инженером).
При продолжительности строительства объекта до 6 месяцев сопоставление фактического расхода материалов с нормативным может производиться по окончании строительства объекта и на конец календарного года, если окончание работ по объекту переходит на следующий год.
97. В целях улучшения учета и контроля за расходом материальных ценностей на производство строительных и монтажных работ рекомендуется применять пообъектные материальные отчеты на весь период строительства.
В таком материальном отчете должен быть указан лимит потребности материальных ценностей на объект, приход их и расход на производство и другие нужды, а также остатки на начало и конец месяца. Расход материалов на производство указывается как за отчетный месяц, так и с начала строительства объекта.