Является ли "безымянный" кассовый чек
основанием для отражения расходов

ВОПРОС: Можно ли принимать к авансовому отчету работника кассовые чеки, на которых не написано, какому предприятию или физическому лицу они выданы? Слышал, что существует письмо ГНАУ об отнесении на расходы затрат, осуществленных подотчетным лицом за наличные денежные средства.

ОТВЕТ: Обеспокоенность нашего читателя ненапрасна, поскольку такой нормативный документ действительно существует. Правда, касается он, прежде всего, подтверждения наличных расходов частного предпринимателя. В то же время требования налоговиков на местах вполне применимы и к предприятиям плательщикам налога на прибыль, так как и юридические, и физические лица субъекты предпринимательской деятельности при подтверждении своих расходов руководствуются Законом Украины "О налогообложении прибыли предприятий" от 22.05.97 г. N 283/97-ВР. Рассмотрим подробнее, в чем же заключается суть нововведений ГНАУ.

В письме N 316/6/17-0516 от 23.01.2001 г. ГНА Украины разъясняет, что "основанием для включения в состав валовых затрат отчетного периода стоимости каких-либо товаров, использовавшихся в данном отчетном периоде физическим лицом - субъектом предпринимательской деятельности, вместе с документом, подтверждающим плату за указанный товар, в частности кассовым чеком, является документ, подтверждающий, что именно этим лицом приобретался данный товар для использования его в предпринимательской деятельности. Таким документом может быть товарный чек, накладная, расчет, квитанция или другой документ, удостоверяющий факт покупки".

О каком подтверждении идет речь? - спросит в недоумении читатель. Неужели подотчетному лицу придется предъявлять продавцу розничного магазина или, к примеру, автозаправки свой паспорт и просить дополнительно к чеку выписать какой-то документ с указанием фамилии покупателя?

Справедливости ради, отметим, что подмена расчетных документов в практике предпринимательства действительно встречается. К примеру, всем известно, что подотчетные лица иногда представляли к оплате более дорогой железнодорожный билет (например, для проезда в купе вместо плацкарты), купленный за небольшое вознаграждение у проводника соседнего вагона. Правда, летом 2000 года эта лазейка была перекрыта введением персонифицированной выдачи таких билетов (с указанием в них фамилии пассажира).

В большинстве же случаев работник прилагает к авансовому отчету кассовый чек, по которому платил именно он, а не гражданин, купивший товар несколько ранее и выбросивший свой чек. Далеко не каждый уважающий себя подотчетник или предприниматель подбирает подходящий ему чек в урне или просит знакомого продавца принести не востребованные другими покупателями чеки. Было бы неправильно подозревать всех и требовать "именное" алиби у одних из-за нечестности других.

Хорошо еще, если стоимость покупки превышает 20 гривен. В этом случае покупатель имеет право потребовать от продавца налоговую накладную по НДС, которая является одновременно расчетным и налоговым документом, содержит сведения о покупателе и вполне заменяет тот самый подтверждающий документ.

Если же товар до 20 гривен не дотягивает, то подотчетнику (или предпринимателю) дополнительный документ придется уже не требовать, а просить. И вполне возможно, что продавец не внемлет его просьбам, посчитав их надуманными, или просто сошлется на занятость. И будет прав, так как обязательная выдача дополнительного к кассовому чеку документа по просьбе покупателя (а именно - накладной, счета, товарного чека) никакими правилами торговли в розницу не предусмотрена. Даже если продавец и решит хорошо обслужить покупателя (а повышение уровня культуры отечественной торговли налицо) - каким образом он заверит выданный товарный чек или накладную: побежит к директору за круглой печатью или поставит оттиск наборного штампика, свободно продающегося в любом магазине канцтоваров? Скорее второе! Вот и получается, что "сообразить" именной документ о продаже можно и "задним числом", без продавца. Так зачем же нужен такой документ?

Что касается подтверждения того, что купленный товар приобретался для использования в предпринимательской деятельности, то тут вообще никакой приходный документ не поможет. К примеру, купленная за наличные в хозяйственном магазине краска может быть использована для покраски окон и дверей в офисе, а может - в сауне, принадлежащей предприятию. Во втором случае ее стоимость не должна включаться в валовые расходы (или амортизироваться как улучшения), но инспектору удастся это проверить только на основании расходных документов на списание (требований, актов списания и т.д.), а не изучая дотошно приходные.

Ну а если же кладовщик или директор (предприниматель) решит покрасить этой краской окна своей дачи, то он с помощью грамотного бухгалтера оформит все документы так, что расходы будут включены в состав валовых даже при наличии "персонифицированных" кассовых чеков или при покупке по "безналу". Так нужно ли создавать дополнительные проблемы налогоплательщикам и необоснованно требовать "справку на справку"?

"Все о бухгалтерском учете" N 17 (563) от 23 февраля 2001 г.