Как сделать бухгалтерский учет эффективнее
Небольшая заметка о рынке труда бухгалтеров в одном из экономических изданий заставила опять задуматься над столь "неновой" темой - "Как бухгалтеру живется в наше непростое время". Как ни претенциозно она звучит, проблемы бухгалтера продолжают жить своей отдельной жизнью. Их решения погрязли в тоннах "первички" и отчетов. Особого подхода и массу времени требует общение с клиентами, любимой налоговой инспекцией и не менее любимым директором. И почему-то постоянно хочется отдохнуть хотя бы три дня на совершенно безлюдном берегу неизвестных карибских островов, где никто не сможет "достать" и не будут тревожить мысли о неуплаченном налоге на прибыль. И все трудности исчезнут сами собой, надо только немного потерпеть. Но стоит ли терпеть? Предлагаем бухгалтеру мысленно отвлечься от повседневных забот и проанализировать сложившуюся ситуацию.
Можно принять кардинальное решение и поменять место работы на более престижное, но нестабильная экономическая ситуация вынуждает предпринимателя-собственника выдвигать более жесткие требования к квалификации подбираемого персонала. Часто руководители не желают (иногда из-за отсутствия денег) вкладывать средства в обучение работников. Требования к квалификации бухгалтера тоже растут, в то время как зарплата на рынке труда не то что не повышается, а неуклонно падает. Еще 5 лет назад высококлассного специалиста-бухгалтера со знанием ПК, иностранного языка и трехлетним стажем работы днем с огнем было не сыскать! А сегодня - стоят очереди к работодателям, открывшим вакансию главного бухгалтера или финансового менеджера, сотнями приходят резюме по факсу. Что ж, положение бухгалтера завидным не назовешь, хотя именно этот специалист запрашивается работодателями чаще всего. Иными словами, желание работодателя найти профессионала-бухгалтера, который, кроме административной, несет еще и уголовную ответственность за относительно скромную заработную плату (которая ну никак не идет в сравнение с зарплатой того же собственника, а тем более иностранца, занимающего пост "manager director"!), не стыкуется с Вашим собственным желанием - интересная, творческая и ответственная работа за приличную заработную плату.
Если с бухгалтерами большинства предприятий все понятно - при таком подходе работодателей их ожидает не очень оптимистическая перспектива, то бухгалтерам малых и средних предприятий стоит особо задуматься над своим будущим. Дело в том, что многие предприятия предпочитают вести учет по упрощенной системе, принятой Указом Президента Украины "Об упрощенной системе налогообложения, учета и отчетности субъектов малого предпринимательства" от 03.07.98 г. N 727/98 (далее - Указ), даже несмотря на то что Указом не все вопросы упрощенного учета были урегулированы. Естественно, что при переходе на упрощенную систему бухгалтерского и налогового учета значительно сократится объем работы главных бухгалтеров малых и средних предприятий и у руководителя появится повод сократить бухгалтерский отдел и снизить зарплату его работникам.
Но есть в жизни бухгалтера и положительные сдвиги. Судьбоносным для него документом стал вступивший в силу 1 января 2000 года Закон Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине" (далее - Закон). Впервые (!) законодательно защищен главный бухгалтер. Ответственность за организацию бухгалтерского учета, обеспечение фиксирования фактов осуществления хозяйственных операций в первичных документах, сохранность регистров и отчетности в течение установленного срока согласно пункту 3 статьи 8 Закона несет собственник или руководитель предприятия. Главный бухгалтер согласно пункту 7 статьи 8 Закона лишь обеспечивает соблюдение методологических принципов составления финансовой отчетности и предоставление ее в установленные сроки в соответствующие инстанции, организует контроль за отражением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций. Хотя этот Закон и не содержит статьи, определяющей права главного бухгалтера и квалификационных требований к этой должности, его явно можно рассматривать как своеобразный прорыв в будущее государства, развитого в рыночном отношении. (Кстати, советуем все же не забывать о существовании ст.167 Уголовного кодекса Украины "Халатность". Субъектами этого преступления могут быть признаны и директор, и главный бухгалтер.) Обратим внимание на введенные новшества - это формы организации ведения бухгалтерского учета, закрепленные пунктом 4 статьи 8 Закона, которые собственник выбирает самостоятельно. Предприятие отныне может использовать не только работу штатного бухгалтера (традиционный способ), но и пользоваться услугами специалиста по бухгалтерскому учету - частного предпринимателя, услугами "централизованной бухгалтерии" или аудиторской фирмы, либо собственник или руководитель предприятия будет самостоятельно вести бухгалтерский учет и отчетность.
Не секрет, что многие руководители предприятий пользуются услугами бухгалтеров-"нелегалов", которые совмещают ведение нескольких фирм. И бухгалтеру "копейка", и малые предприятия не без бухучета. Некоторые "умельцы" ведут по 5-6 фирм, газеты пестрят объявлениями о предоставляемых услугах бухгалтеров, имеющих собственный компьютер и бухгалтерскую программу. В общем, все правильно: есть спрос - есть и предложение. Однако вряд ли собственник когда-либо задумывался над трудностями, с которыми он может столкнуться при переда.че дел от бухгалтера-"нелегала" к другому бухгалтеру. Часто возникает следующая ситуация: бухгалтер ведет налоговый учет, сдает отчетность в налоговую инспекцию, бухгалтерский учет ведет с помощью программы "1С: Бухгалтерия" на своем домашнем компьютере, не считая нужным предоставлять отчеты на бумажных носителях информации. Собственник не требует этой отчетности, считая: если деньги уплачены, значит, работа выполнена. А вот когда дело доходит до передачи документов, то оказывается, что их нет и переписать базу данных первичных документов невозможно, так как компания просто не имеет программы "1С: Бухгалтерия", а покупать нелицензионную версию - себе дороже обойдется. Так что будьте бдительны, господа собственники!
Обращает на себя внимание и отношение руководителя к личности главного бухгалтера. Поразительно, но большинство руководителей в главном бухгалтере видят не ПАРТНЕРА ПО БИЗНЕСУ, а только подчиненного, которого они "кормят". Страх потерять мнимый контроль за всем потоком первичных документов и за правильностью их отражения в учете не дает им возможности взглянуть на ситуацию по-другому. Только партнерские отношения можно считать прогрессивными, и уже сегодня, после выхода в свет Закона, Вы можете начинать строить их в своей же компании.
Теперь мы хотим более подробно рассказать о работе бухгалтера - частного предпринимателя. Давайте посмотрим вместе, будет ли это выгодно для Вас. Представим себе два предприятия. Первое, со штатом 8-10 человек, работает на рынке несколько лет и выплачивает своим сотрудникам заработную плату через банк в полном объеме, второе - вновь созданное малое предприятие.
Рассмотрим первый вариант.
Вы можете стать согласно Указу и Закону специалистом - бухгалтером физическим лицом, занимающимся предпринимательской деятельностью по ведению бухучета, выручка от реализации услуг которого не превышает 500 тыс.грн. в год. То есть фактически в месяцна личный расчетный счет специалиста-бухгалтера может поступить в среднем не более 41666 грн. 67 коп. Единый налог по такой деятельности составит от 20 до 200 грн. в месяц плюс 1% за выдачу наличных денег из кассы банка -все эти расходы при условии, что частный предприниматель не нанимает работников. Перечислив в бюджет максимально 200 гривен в месяц, никаких отчислений с заработной платы Вы не делаете и полученные доходы в совокупный годовой доход не включаете. Выгода для бухгалтера налицо! Вы сможете работать уже не по трудовому контракту, а по договору подряда, в котором оговариваются условия работы, оплаты и обязательства сторон. Такие важные вопросы, как отсутствие оплаты больничного листа и потеря рабочего времени из-за болезни работника, неоплачиваемый ежегодный отпуск, отсутствие необходимости оплаты сверхурочной работы, упрощенная система увольнения без выплаты трехмесячного оклада, должны убе-, дить работодателя в том, что нанять бухгалтера-предпринимателя ему очень выгодно.
Финансовую выгоду в экономии средств компании можно продемонстрировать путем простого математического расчета.
Средняя начисленная зарплата бухгалтера (450 у.е.) - 2475,00 грн.
Отчисления в Пенсионный фонд (32%) - 320,00.
Отчисления в Пенсионный фонд (2%) - 20,00.
Отчисления в Фонд соцстраха (4%) - 40,00.
Отчисления в Фонд занятости (1,5%) -15,00.
Подоходный налог - 703,55.
Отчисления в Фонд по безработице (0,5%) - 5,00.
Примечание. Начисление сборов в социальные фонды произведено согласно постановлению КМУ N 1094 от 15.07.98 г., где указан максимальный размер совокупного налогооблагаемого дохода, на который начисляют сборы, - 1000,00 грн.
Итак, чтобы выплатить на руки бухгалтеру 1746,45 грн., что составляет 317,54 у.е. (по курсу 5,5 грн.), необходимо иметь на счете 2850,00 +17,46 (1% за выдачу наличных денег) = 2867,46 грн. Валовые расходы составят: 2475,00 + 320,00 + 40,00 +15,00 = = 2850,00 грн.
Если компания оплатит услуги бухгалтера в той же сумме, но по договору подряда, то валовые расходы составят: 1746,45 + + 17,46 (1% за выдачу наличных денег) + 200,00 (фиксированный налог) = 1963,91 грн.
Таким образом, в год компания может сэкономить (2850,00 -- 1963,91) х 12 = 10633,08 грн. (1933,29 у.е. в год). За счет этого можно повысить зарплату главного бухгалтера, заинтересовать его в повышении эффективности труда.
Но можно пойти и дальше, поставив вопрос о регистрации в качестве частных предпринимателей многих работников предприятия (если их деятельность не лицензируется и не патентуется), что значительно сократит расходы по оплате труда сотрудников. Советуем включать в оплату труда частного предпринимателя суммы для компенсации покупки канцтоваров, запасных частей, бензина, автомобильных шин, плату за стоянку (это как упростит бухгалтерский учет, так и позволит более экономно расходовать средства).
Рассмотрим второй вариант - вновь созданное малое предприятие. Когда компания начинает свою деятельность - каждая копейка на счету. Обратите внимание на ориентировочную стоимость рабочего места бухгалтера. Приведем пример калькуляции себестоимости одного бухгалтерского рабочего места для трех типов компаний в зависимости от получаемого ими дохода (см. таблицу).
Таблица
+----------------------------------------------------------------------------+
¦ N ¦ Наименование статей расхода ¦Низкий ¦Средний ¦Высокий ¦
¦п/п¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+---+----------------------------------------------+-------+--------+--------¦
¦ 1 ¦Стол ¦ 400,00¦ 800,00¦ 1400,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 2 ¦Стул ¦ 120,00¦ 260,00¦ 600,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 3 ¦Компьютер ¦4000,00¦ 4400,00¦ 5000,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 4 ¦Принтер и картридж ¦ 660,00¦ 660,00¦ 800,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 5 ¦Канцелярские принадлежности ¦ 50,00¦ 50,00¦ 50,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 6 ¦Телефон ¦ 100,00¦ 200,00¦ 300,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 7 ¦Уничтожитель бумаги ¦ 550,00¦ 550,00¦ 550,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 8 ¦Сейф для хранения документации ¦ 300,00¦ 300,00¦ 300,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 9 ¦Электроэнергия (обогрев, охлаждение) ¦ 50,00¦ 50,00¦ 50,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦Заработная плата (начисленная*) ¦600,00*¦1100,00*¦1650,00*¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 10¦Налоги на ЗП (32%, 4%, 1 ,5%) ¦ 225,00¦ 375,00¦ 375,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 11¦Подоходный налог ¦ 105,55¦ 213,00¦ 378,55¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 12¦Пенсионный фонд (2%) ¦ 12,00¦ 20,00¦ 20,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 13¦Фонд безработицы (0,5) ¦ 3,00¦ 5,00¦ 5,00¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ 14¦Заработная плата на руки ¦ 479,45¦ 852,00¦ 1246,45¦
+---+----------------------------------------------+-------+--------+--------¦
¦ ¦Итого: ¦7055,00¦ 8735,00¦11075,00¦
+----------------------------------------------------------------------------+
* Сумма не учитывается при расчете необходимых средств для обеспечения работы бухгалтера.
Из таблицы видно: минимальная сумма, которую работодатель должен выложить в первый месяц, чтобы создать рабочее место для бухгалтера, совсем не маленькая даже для фирм с высоким доходом. Кроме вышеперечисленных затрат, в приличную сумму выльются расходы на бухгалтерскую программу, литературу по бухгалтерии (в том числе подписные издания), нормативную базу, сопровождение бухгалтерской программы, обслуживание компьютерной техники. С помощью чисел, представленных в приведенной калькуляции, можно убедить работодателя или собственника заключить с бухгалтером именно договор подряда. Бухгалтер - частный предприниматель или же бухгалтерская фирма может освободить собственника компании от этого груза расходов, предоставив свои услуги практически за ту же зарплату, но в виде гонорара, сократив при этом реальные расходы на зарплату, связанные с созданием рабочего места бухгалтера.
Но Вы можете столкнуться с базовыми проблемами, одна из которых ответственность за оказанные бухгалтерские услуги, не закрепленная никакими законодательными актами. Это, естественно, может вызвать недоверие с Вашей стороны. На сегодняшний день все, что можно посоветовать, - застраховать профессиональную ответственность от причинения ущерба имуществу третьего лица.
Еще один предлагаемый нами путь, который повысит статус бухгалтера и позволит ему больше зарабатывать, - это совмещение должности главного бухгалтера и директора. Поскольку на малых и средних предприятиях собственник, как правило, является директором, то, делегируя обязанности директора главному бухгалтеру, он может освободить себя от многих проблем. Столь неординарный подход к должностным обязанностям главного бухгалтера и директора, возможно, дает Вам не только надбавку к зарплате, но и подтолкнет к развитию личностных качеств и Вашему профессиональному росту.
И последнее - пускай ваши желания базируются не на стремлении подняться на вершину управленческой иерархии, а на стремлении к вершине мастерства в том деле, которое соответствует Вашей внутренней природе.
"Все о бухгалтерском учете" N 102 (527) от 3 ноября 2000 г.