КОНСУЛЬТИРУЕТ ГОСАРХИВ Г.КИЕВА

Утилизация документов

За время деятельности учреждений создается много документов, различных по своей ценности. Одни из них нет необходимости хранить долго, другие предназначены для долгосрочного пользования. Данная консультация является попыткой помочь учреждениям лучше организовать архивную работу, рассказывает о порядке создания и функционирования постоянно действующих экспертных инстанций, а также о порядке выделения документов к уничтожению. Статья построена на примере деятельности Государственного архива г.Киева, хотя и в других городах Украины деятельность архивных учреждений абсолютно аналогична.

Утилизация документов

Основным документом, регламентирующим работу архивных учреждений Украины, является Закон Украины "О Национальном архивном фонде и архивных учреждениях" от 24 декабря 1993 года N 3814-XII и "Положение о принципах и критериях определения ценности документов, порядка создания и деятельности экспертных комиссий по вопросам отнесения документов к Национальному архивному фонду", утвержденное постановлением Кабинета Министров Украины от 20 октября 1995 г. N 853. Руководствуясь статей 14 вышеупомянутого Закона, организации, независимо от форм собственности, создают архивы (архивные подразделения) для постоянного и временного хранения документов, которые накапливаются в период их деятельности. Юридические лица должны обеспечить сохранность документов своей деятельности до решения вопроса о возможности их отнесения к Национальному архивному фонду.

Государственный архив г.Киева, в пределах предоставленных ему Кабинетом Министров Украины прав и полномочий, осуществляет контроль и нормативнометодическое обеспечение работы делопроизводственных и архивных подразделений на территории г.Киева. Источниками комплектования Госархива г.Киева являются предприятия, учреждения, организации (далее - учреждения), где формируются документы Национального архивного фонда Украины (далее НАФ).

Эти учреждения относятся к 1 категории. Делопроизводственным и архивным подразделениям учреждений, в процессе деятельности которых не создаются документы НАФ, Государственный архив г.Киева предоставляет методическую помощь в их работе, в том числе в обеспечении хранения документов по личному составу.

С целью предупреждения случайных потерь или умышленного уничтожения документов постановлением Кабинета Министров Украины от 25.05.98 г. N 740 "О порядке регистрации субъектов предпринимательской деятельности" предусмотрена обязательная передача их на архивное хранение.

При райгосадминистрациях г.Киева созданы архивные подразделения, принимающие документы субъектов предпринимательской деятельности, которые ликвидируются и не имеют правопреемников, или документы предприятийбанкротов.

В деятельности учреждений создается много документов, ценность которых различна, поэтому все они распределены по группам: документы временного хранения (до 10 лет включительно); документы продолжительного хранения; документы постоянного хранения, передаваемые на государственное хранение.

Для работы с документами в учреждениях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (далее - ЭК), которые руководствуются в своей работе "Типовым положением об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения и организации", утвержденным приказом Главархива Украины от 13.03.96 г. N 9. В состав ЭК, который утверждается приказом руководителя учреждения, входят руководители делопроизводственной службы и архивного подразделения, опытные специалисты структурных подразделений и обязательно бухгалтерии. Председателем ЭК избирается заместитель руководителя учреждения, а секретарем - руководитель архивного подразделения.

На своих заседаниях ЭК рассматривают сводные описи дел постоянного, продолжительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу; акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.

Выделение документов для уничтожения и составление об этом акта проводится после подготовки описей дел постоянного и продолжительного (свыше 10 лет) сроков хранения за этот же период. Акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседаниях ЭК вместе с описями дел.

Для учреждений, передающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем учреждения после утверждения описей дел постоянного хранения Экспертно-проверочной комиссией (далее - ЭПК) Государственного архива г.Киева.

Учреждения, в которых не создаются документы НАФ, уничтожают свои документы, руководствуясь "Перечнем типовых документов, которые создаются в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, иных учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов", утвержденным приказом Главного архивного управления от 20 июля 1998 г. N 41 (далее - Перечень). При этом они составляют опись N 1-ОС по личному составу, в которую вносят приказы руководителя учреждения по личному составу (прием, перемещение, увольнение, поощрение, совместительство работников) и лицевые счета работников, которые систематизируют по годам и фамилиям в алфавитном порядке. При отсутствии лицевых счетов вносят расчетноплатежные ведомости работников.

В учреждениях с большим объемом документов упорядочение документов проводится ежегодно. Учреждениям, в которых создается небольшое количество документов, а также учреждениям, которые не передают документы на постоянное хранение в госархивы, разрешается производить упорядочение документов один раз в несколько лет в зависимости от объемов накопления материалов. Пакет документов (опись N 1-ОС, акт на выделение к уничтожению документов и дел) учреждения, независимо от форм собственности, согласовывают с Государственным архивом г.Киева.

Дела включаются в акт о выделении документов к уничтожению, если предусмотренный для них срок хранения заканчивается до 1 января года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, завершенные делопроизводством в 1996 году, могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2000 года, с пятилетним сроком хранения - не ранее 1 января 2002 года.

В акте необходимо указать следующие графы:

- порядковый номер дела;

- заглавие дела;

- крайние даты документов, подлежащих списанию;

- количество дел;

- срок хранения дела и номера статей по Перечню;

- примечание.

В конце акта делают запись о количестве (цифрами и прописью) дел и за какие года они уничтожаются. Акт подписывает лицо, проводившее экспертизу ценности документов, указывается его должность и дата.

Акт согласовывается ЭК учреждения, проставляется номер и дата протокола и утверждается руководителем учреждения.

При составлении акта необходимо внимательно ознакомиться с примечаниями к статьям Перечня. Например, читаем примечание к статьей 315 о том, что бухгалтерская документация уничтожается после трех лет хранения при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для бюджетных учреждений и организаций, а также для хозрасчетных предприятий и организаций, находящихся в сфере управления министерств, других центральных органов исполнительной власти, - ревизии. В случае возникновения противоречий, споров, следственных и судебных дел документы хранятся до вынесения окончательного решения. Это примечание конкретизирует сроки хранения большей части первичной бухгалтерской документации.

Если была проведена проверка государственной налоговой администрацией, например, коммерческого учреждения, то его документы с трехлетним сроком хранения, созданные в 1996 году, могут включаться в акт о выделении документов к уничтожению в январе 2000 года.

Это следующие виды документов:

-доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей;

- гарантийные письма;

- учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработочные таблицы);

-оборотные ведомости;

- кассовые книги;

-реестры счетов к оплате;

- корешки;

- копии ордеров, счетов, накладных, квитанций, чековых книжек;

- инвентарные описи и акты и т.п.

Договора, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) могут включаться в акт при условии окончания сроков их действия и хранятся три года после этого.

Документы с отметкой "По минованию надобности" уничтожаются, если их хозяйственная необходимость и практическое значение исчерпаны.

Согласно Примерной инструкции по делопроизводству, после утверждения акта о выделении документов к уничтожению руководителем учреждения, отобранные документы передаются организациям по заготовке вторсырья. При этом на такие документы выписывается накладная, в которой указывается количество дел и их вес.

Документы, имеющие конфиденциальную информацию, могут быть уничтожены путем сжигания или в машинке по переработке бумаги.

Уничтожение документов без предварительного утверждения описей дел, а также нарушение установленных Перечнем сроков хранения документов является незаконным и лица, нарушившие эти правила, несут ответственность согласно действующему законодательству.

Описи дел составляются по установленной форме, в которой предусмотрены следующие графы:

- порядковый номер;

- индекс дела (тома) по номенклатуре дел;

- заглавие дела;

- дата дела;

- количество листов в деле;

- срок хранения;

- статья по Перечню (только для описи N 1-ОС);

- примечание.

В годовой раздел описи по личному составу включаются следующие виды дел в такой последовательности:

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- картотека учета личного состава;

- личные дела работников;

- лицевые счета работников по начислению заработной платы (расчетные ведомости по заработной плате);

- акты несчастных случаев.