Документальне оформлення недостач ТМЦ , виявлених при транспортуванні
При транспортуванні товарно-матеріальних цінностей від постачальника до отримувача можуть виникати їх недостачі (крадіжки, втрати, псування).
Доставка вантажів від постачальника до отримувача може здійснюватися транспортом постачальника, отримувача, а також іншими особами-перевізниками.
Приймання товару від постачальника за кількістю провадиться згідно з Інструкцією про порядок приймання продукції виробничо-технічного призначення та товарів народного споживання за кількістю, затвердженою Постановою Державного арбітражного суду при Раді Міністрів СРСР від 15.06.65 р. N П-6 (зі змінами та доповненнями, внесеними Постановами Держарбітражу СРСР від 29.12.73 р. N 81, від 14.11.74 р. N 98 і від 23.07.75 р. N 115). Ця Інструкція застосовується у тих випадках, коли при прийманні товару встановлюються пошкодження або псування вантажів, невідповідність найменування і ваги вантажу або кількості місць даним, зазначеним у транспортному документі. Приймання вантажу за кількістю провадиться за транспортними і супровідними документами (рахунком-фактурою, специфікацією, пакувальними ярликами тощо) відправника (виготовлювача). Передача вантажу товароотримувачу у пункті призначення за масою і кількістю місць провадиться таким же способом, яким він був отриманий від вантажовідправника (зважуванням на вагах, обміром, підрахунком місць тощо). Ті вантажі, що надійшли в непошкоджених кузовах автомобілів (контейнерах, цистернах) з непошкодженими пломбами вантажовідправника, можуть видаватися отримувачу без перевірки маси, стану вантажу і кількості вантажних місць.
У тому випадку, якщо вантаж прибув з порушенням термінів доставки або з порушенням температурного режиму при перевезенні, якщо вантаж прибув з пошкодженими пломбами вантажовідправника або коли відсутні вищеперелічені документи, процес приймання товару не призупиняється, а складається акт про фактичну наявність продукції. У такому акті зазначається, які документи є в наявності і які повинні бути, але відсутні.
Якщо при отриманні продукції виявлений факт недостачі, то отримувач зобов'язаний скласти комерційний акт за підписами осіб, які проводили приймання продукції. Акт складається у той же день, коли недостача виявлена. В обов'язковому порядку у комерційному акті про недостачу продукції зазначається:
- найменування і адреса отримувача, який склав акт;
- дата і номер акта, місце приймання продукції і складання акта;
- прізвища, імена та по батькові тих осіб, які брали участь у прийманні продукції за кількістю;
- найменування і адреса відправника і постачальника;
- дата і номер рахунка-фактури і транспортної накладної;
- дата відправки продукції зі станції відправлення або зі складу відправника;
- дата прибуття товару або вантажу на станцію призначення;
- номер і дата комерційного акта;
- інші дані, які на думку осіб, що беруть участь у прийманні, необхідно зазначити в акті для підтвердження недостачі;
- точна кількість продукції, якої не вистачає, і її вартість;
- висновок про причини і місце утворення недостачі.
Крім цього, в акті повинні бути засвідчені такі обставини, як:
1) невідповідність між найменуванням, масою і кількістю місць вантажу у натуральному вимірі і тими даними, які позначені у товарно-транспортній накладній;
2) порушення або відсутність пломб на кузові автомобіля, вагона або контейнера;
3) простій автомобіля у пунктах навантаження і розвантаження понад встановлений час.
Акт повинен бути підписаний особами, які беруть участь у засвідченні обставин, що послужили підставою для складання акта, але не менше ніж двома особами.
Ні одна із сторін не має право відмовитися від підписання актів. При незгоді зі змістом акта, сторона має право викласти свою думку у графі акта "Особливі відмітки".
Комерційні акти складаються:
а) у день розвантаження або у день видачі вантажу отримувачу;
б) на шляху слідування вантажу - у день виявлення обставин, що підлягають оформленню комерційним актом.
При неможливості скласти комерційні акти у зазначені терміни акти повинні бути складені у всіх випадках не пізніше наступної доби.
До акта приймання, яким встановлюється недостача продукції, повинні бути додані:
- копії супровідних документів або звіряльної відомості, тобто відомості звірки фактичної наявності продукції з даними, зазначеними у документах відправника;
- пакувальні ярлики, вкладені у кожне тарне місце;
- квитанція станції призначення про перевірку ваги вантажу, якщо така перевірка проводилась;
- пломби від тарних місць, в яких виявлена недостача;
- справжній транспортний документ, а у випадку пред'явлення отримувачем претензії, пов'язаної з цим документом, - його копія;
- документ, що засвідчує повноваження представника, який виділений для участі у прийманні;
- комерційний акт;
- документ, що містить дані зважувань і обміру, якщо кількість продукції визначалася шляхом зважування або обміру.
При визначенні кількості вантажу за допомогою зважування перевізник не несе матеріальної відповідальності у випадках розбіжності між масою вантажу, яка позначена у товарно-транспортних документах, і фактичною масою вантажу, якщо різниця не перевищує:
а) недостачі ваги - норми природного убутку ваги даного вантажу і норми розбіжності у показах ваг або норми точності зважування даного вантажу;
б) надлишку ваги - норми розбіжності у показах ваг або норми точності зважування даного вантажу.
Норма розбіжності у показах ваг (плюс-мінус 0,1%) і норма точності зважування повинні обчислюватися:
- від ваги брутто вантажу - при зважуванні вантажу на товарних і вагонних вагах;
- від ваги нетто вантажу - при зважуванні вантажу на елеваторних і бункерних вагах.
Норма природного убутку ваги вантажів обчислюється:
- від ваги брутто вантажу - за вантажами, що перевозяться у тарі та упаковці;
- від ваги нетто вантажу - за вантажами, що перевозяться без тари та упаковки.
У випадку, якщо при виявленні недостач перевізник, постачальник і отримувач не дійшли згоди у визначенні її причин і суми і не склали комерційний акт недостачі, проводиться експертиза у бюро товарних експертиз або іншими компетентними організаціями чи фізичними особами.
Така експертиза провадиться в присутності представників перевізника, постачальника і отримувача. Результати такої експертизи оформляються актом. Акт експертизи підписується експертами і особами, що присутні при проведенні експертизи.
Експертиза вантажів, що швидко псуються, повинна бути проведена не пізніше 24 годин з моменту надходження вантажу.
Витрати з експертизи (винагорода експерту, вартість його проїзду у відповідних випадках від місця роботи або проживання до місця видачі вантажу і назад тощо) оплачуються перевізником, постачальником або отримувачем залежно від того, хто був ініціатором виклику експерта. У подальшому витрати з проведення експертизи відносяться на рахунок винного у недостачі або псуванні вантажу.
Не допускається проведення експертизи у випадках, якщо вартість експертизи перевищує розміри збитку.
Згідно зі ст.5 розділу 2 Арбітражного процесуального кодексу України сторона, що постраждала, перед тим, як звернутися до арбітражного суду за вирішенням спору повинна спочатку врегулювати спір з іншою стороною шляхом направлення на її адресу листа претензійного характеру з додаванням всіх наявних документів, що підтверджують його обгрунтування.
Всі вищеперелічені документи по можливості повинні додаватися до виставленої постачальнику претензії про недостачу.
У претензійній заяві повинні бути зазначені наступні дані:
а) причини пред'явлення претензії (повна або часткова втрата вантажу або багажу, за пошкодження, псування, за прострочення у доставці тощо) і коротке обгрунтування претензій;
б) сума претензії за кожним окремим видом вимоги і за кожним окремим документом (накладною, багажною квитанцією, обліковою карткою);
в) докладна поштова адреса, за якою заявник претензії бажає отримати відповідь (місто, вулиця, номер будинку);
г) відділення банку, у якому відкритий розрахунковий рахунок заявника претензії, і номер цього рахунка;
д) дата складання претензійної заяви.
Претензійні заяви повинні бути підписані керівником організації або його заступником.
До претензійної заяви про недостачу вантажу повинен бути доданий розрахунок суми претензії, складений з урахуванням норми природного убутку ваги вантажу при перевезенні, якщо вона встановлена для даного роду вантажу. Додаток розрахунку суми претензії не обов'язковий, якщо зазначений розрахунок зроблений у претензійній заяві.
Претензія висувається не пізніше встановленого терміну з посиланням на нормативні акти.
Так, претензія до транспортної компанії, що перевозить вантаж, може бути пред'явлена протягом 6-місячного терміну, а претензія зі сплати штрафу протягом 45 днів. Транспортна компанія повинна розглянути пред'явлену претензію і повідомити пред'явника про задоволення або відхилення її в такі терміни: протягом 3 місяців - за претензіями, які виникають при транспортуванні одним видом транспорту; протягом 6 місяців - за претензіями, які виникають з перевезень у прямому змішаному сполученні; протягом 45 днів - за претензіями зі сплати штрафів. Коли відповідь від транспортної компанії на пред'явлену претензію не надійшла або відхилена, пред'явник може звернутися до арбітражного суду після закінчення 2-х місяців.
З метою підтвердження виявлених розбіжностей до претензії додається посвідчення на представника незацікавленої організації або підприємства, яке брало участь в прийманні товару.
Якщо обидві сторони самі не дійшли згоди, то сторона, що постраждала, звертається до суду з позовом до боржника про примусове стягнення з нього належних сум.
Звернення з позовом до суду має строк позовної давності. Цей строк врегульований ст.71 Цивільного кодексу України і складає загальний строк для захисту права тривалістю у три роки.