О порядке передачи документов организаций
при их реорганизации, ликвидации или
приватизации
Порядок передачи и дальнейшее использование документов учреждения, организации, предприятия (далее - организации) независимо от форм собственности при их реорганизации или ликвидации предусматривается приказом о реорганизации или ликвидации организации.
Передача документов ликвидируемой организации входит в обязанность комиссии, которая создается для передачи дел и имущества. В фондах ликвидационной комиссии должны предусматриваться средства на упорядочение документов и их передачу в соответствующие архивы по принадлежности.
В соответствии с действующими "Правилами работы ведомственных архивов" (М., 1986) существует определенный порядок передачи документов при реорганизации или ликвидации организации.
При реорганизации организации с передачей ее функций другой организации (правопреемнику) последняя принимает по акту незавершенные делопроизводством дела реорганизуемой организации и полностью ее архив.
Если функции реорганизуемой организации передаются нескольким организациям, то ее документы постоянного срока хранения, отнесенные к Национальному архивному фонду Украины (НАФ Украины), передаются в соответствующие государственные архивы, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.
В организацию-правопреемник передаются относящиеся к профилю ее деятельности незавершенные дела реорганизованной организации, а также личные дела и лицевые счета сотрудников, перешедших в эту организацию.
При ликвидации организации без передачи ее функций другим организациям (без правопреемника) документы постоянного срока хранения, отнесенные к НАФ Украины, передаются в соответствующие государственные архивы, а документы с неистекшими сроками временного хранения и по личному составу передаются в архив вышестоящей организации.
При проведении приватизации государственных предприятий предыдущий собственник предприятия обеспечивает упорядочение всех документов, которые образовались в процессе его деятельности, в соответствии с утвержденными номенклатурами дел.
Документы, отнесенные к НАФ Украины, передаются в соответствующие государственные архивы.
Новый собственник приватизированного предприятия принимает документы с неистекшими сроками временного хранения и документы по личному составу предыдущего собственника. Такой порядок работы с документами при приватизации определен исходя из правил работы ведомственных архивов совместным письмом Главархива Украины и Фонда государственного имущества Украины от 24/26 марта 1998 г.
Организации-правопреемники и вышестоящие организации, принявшие на хранение в свои архивные подразделения документы ликвидированных организаций, а также новые собственники приватизированных предприятий обязаны обеспечить хранение принятых документов. Документы временного хранения они могут уничтожать после окончания сроков их хранения по актам установленного образца. Документы по личному составу хранятся 75 лет минус возраст работника на момент увольнения. По этим документам вышеназванные новые владельцы выдают справки по обращениям граждан.
Государственные архивы не принимают на хранение документы временного срока хранения и по личному составу ликвидированной организации. Исключение составляют организации списка N 1 - источники комплектования государственных архивов, от которых в случае их ликвидации без правопреемника и если вышестоящая организация находится за пределами соответствующей области, городов Киева и Севастополя государственные архивы принимают на хранение все документы данной организации.
В последнее время большую часть ликвидированных организаций составляют коммерческие организации, которые существуют непродолжительное время и по разным причинам прекращают свою деятельность. Как правило, такие организации не имеют правопреемников и вышестоящих организаций и, как показывает практика, большинство субъектов предпринимательства не создают документы, имеющие историко-культурное или научное значение, и не подлежат включению в состав НАФ Украины. Однако после их ликвидации остаются документы по личному составу, которые необходимо сохранять до 75 лет с целью удовлетворения законных прав и интересов граждан, работавших в этих организациях.
Куда же передавать документы при ликвидации организаций - субъектов хозяйственной деятельности, если нет правопреемника и вышестоящей организации?
К тому же постановление Кабинета Министров Украины "О порядке государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности" от 25 мая 1998 г. N 740 обязует при упразднении государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности наряду с различными документами представить справку о передаче в архив документов, которые подлежат долговременному хранению.
Государственные архивы в течение ряда лет вносили предложения о создании при районных государственных администрациях, исполкомах городских советов специальных архивов для хранения документов хозяйственной деятельности и по личному составу ликвидированных коммерческих организаций. Процесс создания таких архивов идет уже с 1995 года, но активизировался он только в прошлом году, когда по представлению Главархива Украины Кабинет Министров Украины дал поручение от 25 августа 1998 г. N 16455/46 областным, Киевской и Севастопольской городским администрациям принять меры по обеспечению хранения документов ликвидированных субъектов предпринимательства и созданию в городах с районным делением архивов для дальнейшего хранения их документов.
При ликвидации организации - субъекта предпринимательской деятельности необходимо обращаться в ту районную государственную администрацию, которая проводила регистрацию организации в качестве субъекта предпринимательской деятельности.
На сегодняшний день, например, в г.Киеве практически все райгосадминистрации приняли решение о создании специальных архивов для хранения документов хозяйственной деятельности, по личному составу ликвидированных организаций и уже 9 архивов осуществляют прием этих видов документов. Аналогичные специальные архивные подразделения для приема документов ликвидированных субъектов предпринимательства создаются и в других регионах Украины.
Вышеназванные архивы принимают документы по личному составу, временного и долговременного сроков хранения ликвидированных организаций разных форм собственности, обеспечивают сохранность принятых документов с соблюдением требований архивной технологии, выделяют в архивохранилищах стеллажи для хранения документов, проводят научно-техническую обработку, систематизацию, фондирование и учет документов в соответствии с действующими правилами Главархива Украины, а также организуют использование документов в служебных, научных и других целях, выдают архивные справки, копии, выписки юридическим лицам и гражданам.
Архивы, как правило, осуществляют хранение документов организаций за оплату. Если документы ликвидированной организации не упорядочены в соответствии с архивными правилами, то на договорных началах сотрудники архива проводят научно-техническую обработку документов. Платные услуги предоставляются в соответствии с утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины "Перечнем платных услуг, которые могут предоставляться государственными архивными учреждениями" от 07.05.98 г. N 639 и прейскурантами по упорядочению документов.
Перед передачей документов ликвидированной организации проводится проверка наличия и состояния дел, а также качества обработки документов в делопроизводстве и архивном подразделении организации.
Если состояние и качество обработки документов ликвидированной организации не соответствует требованиям архивных правил, то ликвидационная комиссия обязана организовать упорядочение документов в соответствии с требованиями архива, в который передаются документы.
Если подготовка к передаче документов ликвидированной организации на дальнейшее хранение осуществляется собственными силами организации, то необходимо соблюдать некоторые архивные требования, предъявляемые к сдаваемым документам, и порядок передачи документов.
Передача документов ликвидированных организаций как в государственные архивы, так и в специальные архивные подразделения при райгосадминистрациях, а также в архивы вышестоящих организаций или архив организации-правопреемника осуществляется по описям и оформляется актом приемки-передачи документов. Описи составляются на документы временного срока хранения; долговременного (свыше 10 лет) хранения; по личному составу, а для организаций списка N 1 - постоянного срока хранения.
В опись дел временного хранения включаются документы, срок хранения которых на момент ликвидации организации не истек. Это, как правило, первичные учетно-отчетные бухгалтерские документы, акты ревизий финансово-хозяйственной деятельности, документы об инвентаризации, договоры, переписка и т.д.
В опись дел долговременного хранения (свыше 10 лет) включаются: бизнес-планы, годовые финансовые планы (балансы доходов и расходов), сметы расходов, документы по утверждению уставных фондов организаций, годовые отчеты по основной деятельности, статистические отчеты, бухгалтерские отчеты и балансы, коллективные договоры, учредительные документы и т.д.
В опись дел по личному составу включаются: приказы по личному составу, списки личного состава, карточки по учету личного состава, личные дела, лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате), невостребованные трудовые книжки, акты несчастных случаев. Указанные виды документов, образующиеся в организации в больших объемах, могут выделяться в самостоятельные описи, например личные дела.
Существуют определенные требования к формированию и оформлению дел, передаваемых на хранение. Эти требования определяются "Примерной инструкцией по делопроизводству в министерствах, других центральных органах исполнительной власти, Совете Министров Автономной Республики Крым, местных органах исполнительной власти", утвержденной постановлением Кабинета Министров Украины от 17.10.97 г. N 1153.
При формировании дел необходимо соблюдать такие правила: не включать в одно дело документы постоянного и временного срока хранения, черновики, дублетные документы, размноженные копии. В дело группируются документы одного календарного года, исключение составляют переходящие дела, судебные дела, личные дела.
Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Документы должны быть составлены в соответствии с государственными стандартами и другими нормативными документами, заверены подписями должностных лиц организации в соответствии с их компетенцией, утверждены соответствующим органом или должностным лицом, заверены гербовой печатью в случаях, предусмотренных действующими нормативно-правовыми актами.
Внутри дела документы группируют в хронологическом или логическом порядке или по алфавиту авторов, корреспондентов.
Приказы по основной деятельности группируют отдельно от приказов по личному составу.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируют отдельно от их проектов.
Документы в личных делах располагают в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируют в самостоятельные дела и располагают в них по фамилиям в алфавитном порядке.
Переписка группируется по определенному вопросу за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Протоколы группируют в хронологическом порядке и по номерам.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел при передаче.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- оформление обложки дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи дел.
Дела подшиваются на четыре прокола и переплетаются в обложку из твердого картона. Металлические скрепки и булавки удаляются.
Обложка дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме, надписи на обложках делаются четко черными светостойкими чернилами или тушью. На обложке дела указывается: наименование организации; наименование структурного подразделения; индекс дела по номенклатуре дел; номер дела по описи; заглавие дела (тома, части); дата дела; количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела (присваивается соответствующим архивом, в который передаются документы).
При оформлении обложки дел наименование организации указывается полностью в именительном падеже с указанием полного названия организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеет официально принятые сокращения, то они указываются в скобках после полного наименования. При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче документов в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-приемника, а прежнее заключается в скобки.
Листы в деле нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом или нумератором, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой.
В конце дела составляется заверительная надпись на отдельном листе-заверителе, в котором указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, наличие литерных номеров. Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.
К делам с наиболее ценными документами составляется внутренняя опись, ее рекомендуется составлять прежде всего к делам, сформированным по видам и разновидностям документов, сложных по содержанию (протоколы, приказы и др.). Листы внутренней описи нумеруются отдельно и их количество проставляется в заверительной надписи после указания листов дела со знаком "+" (плюс).
Дела временного хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается передавать в архивы на скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы не нумеровать, заверительные надписи не составлять, исключение составляют первичные учетно-отчетные бухгалтерские документы, проводки, требующие обязательной подшивки и нумерации.
При поступлении документов ликвидированных организаций на дальнейшее хранение в другие архивы вместе с описями дел предоставляется историческая справка о фондообразователе и фонде. Историческая справка состоит из трех разделов: история фондообразователя, история фонда, характеристика документов фонда.
В первом разделе справки отражаются в хронологической последовательности следующие сведения:
- распорядительные документы о создании, преобразовании организации;
- крайние даты деятельности организации;
- задачи, функции организации и их изменения;
- масштаб деятельности организации;
- изменения в названии и подчиненности организации;
- структура организации и ее изменения на протяжении деятельности. Во втором разделе:
- количество дел в фонде и крайние даты дел фонда;
- время поступления фонда в архив учреждения;
- изменения в составе и объеме фонда и причины;
- указание даты передачи документов на дальнейшее хранение в архив по принадлежности, место передачи;
- степень сохранности документов.
В третьем разделе:
- обобщенная характеристика фонда как по разновидностям документов, так и по содержанию, наличие документов, выходящих за хронологические границы фонда;
- наличие научно-справочного аппарата к фонду (описей дел, картотек, каталогов, указателей, обзоров, исторической справки);
- использование документов фонда (в каких целях).
Для небольших по объему фондов историческую справку может заменять предисловие к описям. Историческая справка и предисловие подписываются составителем с указанием должности и даты.
На документы временного хранения, срок хранения которых на момент ликвидации организации истек в соответствии с "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения документов" (К., 1998 г.), составляется акт о выделении к уничтожению документов, который передается в архив, осуществляющий дальнейшее хранение документов ликвидированной организации.
Уполномоченный представитель организации, передавший документы для дальнейшего хранения в соответствующие архивы, получает по одному экземпляру описей дел, экземпляр акта приемки-передачи дел, а субъекты предпринимательской деятельности получают справку архива о передаче документов.