ГЛАВНОЕ АРХИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ
при Кабинете Министров Украины
ПЕРЕЧЕНЬ
Утвержден
приказом Главного архивного управления
при Кабинете Министров Украины
от 31.03.97 г. N 11-а
Перечень
типовых документов, образующихся
в деятельности органов государственной
власти и местного самоуправления, других
учреждений, организаций и предприятий,
с указанием сроков хранения документов
--------------------------------------------------------------------------
¦ ¦ Срок хранения ¦
¦ ¦ документов ¦
N ¦ +---------------------------------¦
статьи¦ Вид документа ¦в учреждениях, ¦в учреждениях, ¦
¦ ¦организациях, ¦организациях, ¦Примечание
¦ ¦на предприятиях,¦на предприятиях,¦
¦ ¦документы ¦документы ¦
¦ ¦которых ¦которых не ¦
¦ ¦поступают в ¦поступают в ¦
¦ ¦госархивы ¦госархивы ¦
--------------------------------------------------------------------------
4.2. Бухгалтерский учет и отчетность
--------------------------------------------------------------------------
¦Бухгалтерские отчеты и¦ ¦ ¦* При
¦балансы организаций и ¦ ¦ ¦отсутствии
¦пояснительные записки ¦ ¦ ¦годовых-
¦к ним: ¦ ¦ ¦постоянно
+----------------------+----------------+----------------¦
308 ¦а) сводные годовые ¦ Постоянно ¦ - ¦** При
+----------------------+----------------+----------------¦отсутствии
¦б) годовые ¦ Постоянно ¦ 10 лет ¦годовых-
¦ ¦ ¦ ¦10 лет
¦в) квартальные ¦ 3 года* ¦ 3 года** ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Отчеты по ¦ ¦ ¦* При
¦финансированию: ¦ ¦ ¦отсутствии
+----------------------+----------------+----------------¦годовых-
¦а) сводные годовые ¦ Постоянно ¦ - ¦постоянно
+----------------------+----------------+----------------¦** При
309 ¦б) годовые ¦ Постоянно ¦ 10 лет ¦отсутствии
+----------------------+----------------+----------------¦годовых-
¦в) квартальные ¦ 3 года* ¦ 3 года** ¦10 лет
+----------------------+----------------+----------------¦*** При
¦г) месячные ¦ 1 год*** ¦ 1 год**** ¦отсутствии
¦ ¦ ¦ ¦годовых и
¦ ¦ ¦ ¦квартальных
¦ ¦ ¦ ¦- постоянно
¦ ¦ ¦ ¦**** При
¦ ¦ ¦ ¦отсутствии
¦ ¦ ¦ ¦годовых и
¦ ¦ ¦ ¦квартальных
¦ ¦ ¦ ¦- 10 лет
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Передаточные, ¦ ¦ ¦
¦разделительные, ¦ ¦ ¦
310 ¦ликвидационные балансы¦ Постоянно ¦ 10 лет ¦
¦и приложения, ¦ ¦ ¦
¦пояснительные записки ¦ ¦ ¦
¦к ним ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Протоколы заседаний ¦ ¦ ¦* При
¦комиссий по ¦ ¦ ¦отсутствии
¦рассмотрению и ¦ ¦ ¦годовых-
¦утверждению отчетов и ¦ ¦ ¦постоянно
311 ¦балансов: ¦ ¦ ¦** При
+----------------------+----------------+----------------¦отсутствии
¦а) годовые ¦ Постоянно ¦ 10 лет ¦годовых-
+----------------------+----------------+----------------¦10 лет
¦б) квартальные ¦ 3 года* ¦ 3 года** ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Аналитические таблицы ¦ ¦ ¦
312 ¦по разработке и ¦ Постоянно ¦ 5 лет ¦
¦анализу годовых ¦ ¦ ¦
¦отчетов и балансов ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Переписка по ¦ ¦ ¦
313 ¦утверждению и ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦уточнению балансов и ¦ ¦ ¦
¦отчетов ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Переписка по срокам ¦ ¦ ¦
314 ¦представления ¦ 1 год ¦ 1 год ¦
¦бухгалтерской и ¦ ¦ ¦
¦финансовой отчетности ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Первичные документы и ¦ ¦ ¦* При
¦приложения к ним, ¦ ¦ ¦условии
¦которые фиксируют факт¦ ¦ ¦завершения
¦выполнения ¦ ¦ ¦ревизий. В
¦хозяйственных операций¦ ¦ ¦случае
¦и являются основанием ¦ ¦ ¦возникно-
¦для бухгалтерских ¦ ¦ ¦вения про-
¦записей (кассовые, ¦ ¦ ¦тиворечий,
¦банковские документы, ¦ ¦ ¦споров,
¦извещения банков и ¦ ¦ ¦следствен-
315 ¦переводные требования,¦ 3 года* ¦ 3 года* ¦ных и судеб-
¦выписки банков, наряды¦ ¦ ¦ных дел -
¦на работу, табеля, ¦ ¦ ¦хранятся до
¦акты о приемке, сдаче,¦ ¦ ¦вынесения
¦списании имущества и ¦ ¦ ¦окончатель-
¦материалов, квитанции ¦ ¦ ¦ного
¦и накладные по учету ¦ ¦ ¦решения
¦товарно-материальных ¦ ¦ ¦
¦ценностей, авансовые ¦ ¦ ¦
¦отчеты и т.п.) ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Лицевые счета: ¦ ¦ ¦* После
¦ ¦ ¦ ¦завершения
¦ ¦ ¦ ¦выплаты
¦ ¦ ¦ ¦пособий и
¦ ¦ ¦ ¦пенсий; для
316 ¦ ¦ ¦ ¦одноразовой
¦ ¦ ¦ ¦помощи -
+----------------------+----------------+----------------¦1 год
¦а) для рабочих и ¦ ¦ ¦
¦служащих, студентов ¦ 75 лет - "В" ¦ 75 лет - "В" ¦
+----------------------+----------------+----------------¦
¦б) получателей пенсий ¦ ¦ ¦
¦и государственных ¦ ¦ ¦
¦пособий ¦ 5 лет* ¦ 5 лет* ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Расчетные (расчетно- ¦ ¦ ¦* При
¦платежные) ведомости ¦ ¦ ¦отсутствии
317 ¦(в том числе на ¦ ¦ ¦лицевых
¦машинных носителях) ¦ 5 лет* ¦ 5 лет* ¦счетов -
¦ ¦ ¦ ¦75 лет
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Инвентарные карточки и¦ ¦ ¦* После
318 ¦журналы учета основных¦ ¦ ¦ликвидации
¦средств ¦ 3 года* ¦ 3 года* ¦основных
¦ ¦ ¦ ¦средств
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Доверенности на ¦ ¦ ¦
¦получение денежных ¦ ¦ ¦
¦сумм и товарно- ¦ ¦ ¦
319 ¦материальных ценностей¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦(в том числе ¦ ¦ ¦
¦аннулированные ¦ ¦ ¦
¦доверенности) ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
320 ¦Гарантийные письма ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Учетные реестры ¦ ¦ ¦* При
¦(главная книга, ¦ ¦ ¦условии
¦журналы-ордера, ¦ ¦ ¦завершения
¦разработочные таблицы ¦ ¦ ¦ревизий. В
¦и т.п.) ¦ ¦ ¦случае
¦ ¦ ¦ ¦возникно-
¦ ¦ ¦ ¦вения про-
321 ¦ ¦ 3 года* ¦ 3 года* ¦тиворечий,
¦ ¦ ¦ ¦споров,
¦ ¦ ¦ ¦следствен-
¦ ¦ ¦ ¦ных и судеб-
¦ ¦ ¦ ¦ных дел -
¦ ¦ ¦ ¦хранятся до
¦ ¦ ¦ ¦вынесения
¦ ¦ ¦ ¦окончатель-
¦ ¦ ¦ ¦ного
¦ ¦ ¦ ¦решения
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Вспомогательные и ¦ ¦ ¦* При
¦контрольные книги, ¦ ¦ ¦условии
¦журналы, картотеки, ¦ ¦ ¦завершения
¦кассовые книги, ¦ ¦ ¦ревизий. В
¦оборотные ведомости ¦ ¦ ¦случае
¦ ¦ ¦ ¦возникно-
¦ ¦ ¦ ¦вения про-
322 ¦ ¦ 3 года* ¦ 1 года* ¦тиворечий,
¦ ¦ ¦ ¦споров,
¦ ¦ ¦ ¦следствен-
¦ ¦ ¦ ¦ных и судеб-
¦ ¦ ¦ ¦ных дел -
¦ ¦ ¦ ¦хранятся до
¦ ¦ ¦ ¦вынесения
¦ ¦ ¦ ¦окончатель-
¦ ¦ ¦ ¦ного
¦ ¦ ¦ ¦решения
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Книги учета ¦ ¦ ¦
¦депонированной ¦ ¦ ¦
323 ¦заработной платы, ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦журналы регистрации ¦ ¦ ¦
¦исполнительных листов ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Журналы, книги ¦ ¦ ¦
¦регистрации счетов, ¦ ¦ ¦
324 ¦кассовых ордеров, ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦доверенностей, ¦ ¦ ¦
¦платежных поручений ¦ ¦ ¦
¦и т.п. ¦ ¦ ¦
------+----------------------+--------------------------------------------
¦Корешки,копии ордеров,¦ ¦ ¦* При
¦счетов, фактур, ¦ ¦ ¦условии
¦накладных, квитанций, ¦ ¦ ¦завершения
¦чековых книжек, ¦ ¦ ¦ревизий. В
¦ассигнаций ¦ ¦ ¦случае
¦ ¦ ¦ ¦возникно-
¦ ¦ ¦ ¦вения про-
325 ¦ ¦ 3 года* ¦ 3 года* ¦тиворечий,
¦ ¦ ¦ ¦споров,
¦ ¦ ¦ ¦следствен-
¦ ¦ ¦ ¦ных и судеб-
¦ ¦ ¦ ¦ных дел -
¦ ¦ ¦ ¦хранятся до
¦ ¦ ¦ ¦вынесения
¦ ¦ ¦ ¦окончатель-
¦ ¦ ¦ ¦ного
¦ ¦ ¦ ¦решения
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Реестры счетов к ¦ ¦ ¦* При
¦оплате ¦ ¦ ¦условии
¦ ¦ ¦ ¦завершения
¦ ¦ ¦ ¦ревизий. В
¦ ¦ ¦ ¦случае
¦ ¦ ¦ ¦возникно-
¦ ¦ ¦ ¦вения про-
326 ¦ ¦ 3 года* ¦ 3 года* ¦тиворечий,
¦ ¦ ¦ ¦споров,
¦ ¦ ¦ ¦следствен-
¦ ¦ ¦ ¦ных и судеб-
¦ ¦ ¦ ¦ных дел -
¦ ¦ ¦ ¦хранятся до
¦ ¦ ¦ ¦вынесения
¦ ¦ ¦ ¦окончатель-
¦ ¦ ¦ ¦ного
¦ ¦ ¦ ¦решения
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Отчеты, ведомости по ¦ ¦ ¦
¦поступлению, ¦ ¦ ¦
¦расходованию и ¦ ¦ ¦
327 ¦остаткам драгоценных ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦металлов, алмазов и ¦ ¦ ¦
¦изделий из них ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Сведения по ¦ ¦ ¦
¦использованию ¦ ¦ ¦
¦кредитов: ¦ ¦ ¦
+----------------------+----------------+----------------+----------
328 ¦а) годовые ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
+----------------------+----------------+----------------+----------
¦б) квартальные ¦ 1 год ¦ 1 год ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Сведения по учету ¦ ¦ ¦
¦фондов, лимитов ¦ ¦ ¦
¦заработной платы и ¦ ¦ ¦
¦контролю за их ¦ ¦ ¦
¦распределением, по ¦ ¦ ¦
¦расчетам по ¦ ¦ ¦
329 ¦перерасходованию и ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦задолженности по ¦ ¦ ¦
¦заработной плате, по ¦ ¦ ¦
¦отчислениям с ¦ ¦ ¦
¦заработной платы, по ¦ ¦ ¦
¦средствам социального ¦ ¦ ¦
¦страхования,по выплате¦ ¦ ¦
¦отпускных и выходного ¦ ¦ ¦
¦пособия и т.п. ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Документы (протоколы ¦ ¦ ¦* При
¦заседаний ¦ ¦ ¦условии
¦инвентаризационных ¦ ¦ ¦завершения
¦комиссий, инвентарные ¦ ¦ ¦ревизий. В
¦описи, акты, ¦ ¦ ¦случае
¦сличительные ¦ ¦ ¦возникно-
¦ведомости) по ¦ ¦ ¦вения про-
330 ¦инвентаризации ¦ 3 года* ¦ 3 года* ¦тиворечий,
¦ ¦ ¦ ¦споров,
¦ ¦ ¦ ¦следствен-
¦ ¦ ¦ ¦ных и судеб-
¦ ¦ ¦ ¦ных дел -
¦ ¦ ¦ ¦хранятся до
¦ ¦ ¦ ¦вынесения
¦ ¦ ¦ ¦окончатель-
¦ ¦ ¦ ¦ного
¦ ¦ ¦ ¦решения
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Документы (копии ¦ Пока не пройдет¦ Пока не пройдет¦
¦отчетов, выписки из ¦ необходимость ¦ необходимость ¦
¦протоколов,заключения)¦ ¦ ¦
331 ¦по выплате пособий, ¦ ¦ ¦
¦пенсий, оплате листов ¦ ¦ ¦
¦нетрудоспособности из ¦ ¦ ¦
¦фонда социального ¦ ¦ ¦
¦страхования ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
332 ¦Исполнительные листы ¦ Пока не пройдет¦ Пока не пройдет¦
¦ ¦ необходимость ¦ необходимость ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Поручение- ¦ Пока не пройдет¦ Пока не пройдет¦
¦обязательство за ¦ необходимость ¦ необходимость ¦
333 ¦товары, получаемые в ¦ ¦ ¦
¦кредит, переписка по ¦ ¦ ¦
¦оформлению поручений- ¦ ¦ ¦
¦обязательств ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Справки,представляемые¦ Пока не пройдет¦ Пока не пройдет¦
¦в бухгалтерию на ¦ необходимость ¦ необходимость ¦
334 ¦оплату учебных ¦ ¦ ¦
¦отпусков, получение ¦ ¦ ¦
¦льгот по налогам ¦ ¦ ¦
¦и т.п. ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Документы (справки, ¦ Пока не пройдет¦ Пока не пройдет¦
¦акты, обязательства, ¦ необходимость ¦ необходимость ¦
335 ¦переписка) по ¦ ¦ ¦
¦дебиторской ¦ ¦ ¦
¦задолженности, ¦ ¦ ¦
¦растратах, недостачах,¦ ¦ ¦
¦хищениям ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Документы (протоколы, ¦ Постоянно ¦ До новой ¦
336 ¦акты, отчеты) по ¦ ¦ переоценки ¦
¦переоценке основных ¦ ¦ ¦
¦фондов ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Акты, ведомости ¦ Постоянно ¦ До новой ¦
337 ¦переоценки и ¦ ¦ переоценки ¦
¦определения износа ¦ ¦ ¦
¦основных средств ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Паспорта зданий *, ¦ ¦ ¦* Паспорта
338 ¦сооружений *, ¦ 3 года** ¦ 3 года** ¦зданий,
¦оборудования ¦ ¦ ¦сооружений-
¦ ¦ ¦ ¦памятников
¦ ¦ ¦ ¦архитектуры,
¦ ¦ ¦ ¦которые
¦ ¦ ¦ ¦находятся
¦ ¦ ¦ ¦под охраной
¦ ¦ ¦ ¦государства,
¦ ¦ ¦ ¦- постоянно
¦ ¦ ¦ ¦** После
¦ ¦ ¦ ¦ликвидации
¦ ¦ ¦ ¦основных
¦ ¦ ¦ ¦средств
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Наблюдательные дела по¦ ¦ ¦
¦надзору за зданиями и ¦ ¦ ¦
339 ¦сооружениями, ¦ Постоянно ¦ - ¦
¦находящимися под ¦ ¦ ¦
¦охраной государства ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Переписка по ¦ ¦ ¦
340 ¦паспортизации зданий и¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦сооружений ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Документы (планы, ¦ ¦ ¦
¦отчеты, переписка) по ¦ ¦ ¦
341 ¦проведению ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦документальных ревизий¦ ¦ ¦
¦и контрольно- ¦ ¦ ¦
¦ревизионной работы ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Акты документальных ¦ ¦ ¦* При
¦ревизий финансово- ¦ ¦ ¦условии
¦хозяйственной ¦ ¦ ¦завершения
342 ¦деятельности ¦ 5 лет ¦ 5 лет* ¦ревизий. В
¦организаций, документы¦ ¦ ¦случае
¦(справки, докладные ¦ ¦ ¦возникно-
¦записки) к ним ¦ ¦ ¦вения про-
¦ ¦ ¦ ¦тиворечий,
¦ ¦ ¦ ¦споров,
¦ ¦ ¦ ¦следствен-
¦ ¦ ¦ ¦ных и судеб-
¦ ¦ ¦ ¦ных дел -
¦ ¦ ¦ ¦хранятся до
¦ ¦ ¦ ¦вынесения
¦ ¦ ¦ ¦окончатель-
¦ ¦ ¦ ¦ного
¦ ¦ ¦ ¦решения
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Переписка по ¦ ¦ ¦
¦финансово- ¦ ¦ ¦
¦хозяйственной ¦ ¦ ¦
¦деятельности (по учету¦ ¦ ¦
343 ¦фондов, наложению и ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦взысканию штрафов, ¦ ¦ ¦
¦приемке,сдаче,списании¦ ¦ ¦
¦материальных ценностей¦ ¦ ¦
¦и т.п.) ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Акты проверок кассы, ¦ ¦ ¦
344 ¦правильности взыскания¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦налогов и т.п. ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Договоры, соглашения ¦ ¦ ¦* После
345 ¦(хозяйственные, ¦ 3 года* ¦ 3 года* ¦истечения
¦операционные, трудовые¦ ¦ ¦сроков
¦и т.п.) ¦ ¦ ¦действия
¦ ¦ ¦ ¦договоров,
¦ ¦ ¦ ¦соглашений
¦ ¦ ¦ ¦при условии
¦ ¦ ¦ ¦завершения
¦ ¦ ¦ ¦ревизий
------+----------------------+----------------+----------------+----------
346 ¦Реестры договоров ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
-------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Договоры о ¦ ¦ ¦* После
347 ¦материальной ¦ 5 лет* ¦ 5 лет* ¦увольнения
¦ответственности ¦ ¦ ¦материально
¦ ¦ ¦ ¦ответствен-
¦ ¦ ¦ ¦ного лица
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Образцы подписей ¦Пока не пройдет ¦ Пока не пройдет¦
348 ¦(материально ¦необходимость ¦ необходимость ¦
¦ответственных лиц) ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Сведения по ¦ ¦ ¦* После
¦регистрации ¦ ¦ ¦ликвидации
¦государственных ¦ ¦ ¦предприятий,
349 ¦предприятий, ¦ 5 лет* ¦ 5 лет* ¦учреждений,
¦учреждений, ¦ ¦ ¦организаций
¦организаций, ¦ ¦ ¦
¦кооперативов, малых ¦ ¦ ¦
¦предприятий и т.п. ¦ ¦ ¦
------+----------------------+----------------+----------------+----------
¦Расчетные ведомости ¦ ¦ ¦
350 ¦уплаты взносов в ¦ 3 года ¦ 3 года ¦
¦различные фонды ¦ ¦ ¦
--------------------------------------------------------------------------