ПРАВЛІННЯ ПЕНСІЙНОГО ФОНДУ УКРАЇНИ

ПОСТАНОВА
03.09.2018 N 19-1

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
19 вересня 2018 р. за N 1077/32529

Про проведення інвентаризації пенсійних справ

Відповідно до абзацу п'ятого підпункту 6 пункту 4, пунктів 9, 10 Положення про Пенсійний фонд України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 23 липня 2014 року N 280 (із змінами), та завдань, визначених Стратегією модернізації та розвитку Пенсійного фонду України на період до 2020 року, схваленою розпорядженням Кабінету Міністрів України від 14 вересня 2016 року N 672-р, з метою перевірки правильності призначення та виплати пенсій, розвитку електронних пенсійних справ на базі централізованих інформаційних технологій правління Пенсійного фонду України постановляє:

1. Затвердити Порядок проведення у 2018 - 2019 роках інвентаризації пенсійних справ, що додається.

2. Начальникам головних управлінь Пенсійного фонду України в областях, місті Києві:

забезпечити проведення інвентаризації пенсійних справ одержувачів пенсій (щомісячного довічного грошового утримання) у строк до 31 серпня 2019 року (крім пенсійних справ внутрішньо переміщених осіб);

один примірник акта інвентаризації надати Пенсійному фонду України у строк до 01 жовтня 2019 року.

3. Департаменту пенсійного забезпечення (Охріменко О. В.) подати цю постанову на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

4. Ця постанова набирає чинності з дня її офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цієї постанови покласти на заступників Голови правління відповідно до розподілу обов'язків.

Голова правління О. Зарудний

Погоджено:

Перший заступник Міністра соціальної політики України
О. Крентовська

Заступник Голови Спільного представницького органу об'єднань профспілок
А. І. Широков

Керівник Секретаріату Спільного представницького органу
сторони роботодавців на національному рівні
Р. Іллічов

Урядовий уповноважений з прав осіб з інвалідністю
Р. Панасюк

Виконавчий Віце-президент Конфедерації роботодавців України
О. Мірошниченко

Голова ГО ВО СОІУ В. В. Назаренко

Затверджено
Постанова правління
Пенсійного фонду України
03.09.2018 N 19-1

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
19 вересня 2018 р. за N 1077/32529

Порядок
проведення у 2018 - 2019 роках інвентаризації пенсійних справ

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає механізм проведення інвентаризації пенсійних справ одержувачів пенсій (щомісячного довічного грошового утримання), формування електронних пенсійних справ, а також оформлення результатів інвентаризації.

2. Терміни у цьому Порядку застосовуються у значеннях, наведених у Законі України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", Положенні про організацію прийому та обслуговування осіб, які звертаються до органів Пенсійного фонду України, затвердженому постановою правління Пенсійного фонду України від 30 липня 2015 року N 13-1, зареєстрованому в Міністерстві юстиції України 18 серпня 2015 року за N 991/27436 (із змінами).

3. Інвентаризація проводиться з метою:

забезпечення контролю за проведенням пенсійних та інших виплат, що здійснюються Пенсійним фондом України;

перевірки комплектності документів пенсійної справи та відповідності призначених/перерахованих пенсій (щомісячного довічного грошового утримання) чинному законодавству;

визначення якісного стану формування та обробки документів, на підставі яких призначено пенсію (щомісячне довічне грошове утримання), визначено її розмір та здійснюється виплата;

узгодження даних, отриманих у результаті проведення інвентаризації, з інформацією, що зберігається в реєстрі застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов'язкового державного соціального страхування (далі - база даних);

вжиття за результатами інвентаризації Пенсійним фондом України та територіальними органами Пенсійного фонду України (далі - орган Пенсійного фонду України) відповідних заходів.

4. Проведення інвентаризації забезпечується керівником органу Пенсійного фонду України, який утворює інвентаризаційну комісію, визначає її склад, строки проведення інвентаризації, забезпечує умови для її проведення.

До складу інвентаризаційної комісії залучаються спеціалісти підрозділів: фінансово-економічного, супроводження інформаційних систем та електронних реєстрів, з питань призначення та перерахунку пенсій, з питань виплати пенсій, контрольно-перевірочної роботи, юридичної служби.

Інвентаризаційна комісія:

організовує проведення інвентаризації, здійснює інструктаж членів робочих інвентаризаційних комісій;

здійснює контрольні перевірки правильності проведення інвентаризації, а також вибіркову перевірку пенсійних справ, за якими проведено інвентаризацію;

перевіряє обґрунтованість занесення пенсійних справ до списку справ для з'ясування;

проводить за рішенням керівника органу Пенсійного фонду України повторну інвентаризацію у разі встановлення порушень вимог цього Порядку;

складає акт інвентаризації.

Як робочі органи інвентаризаційної комісії в органах Пенсійного фонду України утворюються робочі інвентаризаційні комісії.

До складу робочої інвентаризаційної комісії залучаються спеціалісти підрозділу з питань призначення та перерахунку пенсій та за наявності спеціалісти підрозділів з питань виплати пенсій, контрольно-перевірочної роботи, юридичної служби.

Робочі інвентаризаційні комісії:

здійснюють інвентаризацію пенсійних справ;

беруть участь у визначенні результатів інвентаризації і готують пропозиції щодо перегляду рішень про призначення (перерахунок, утримання, відрахування, припинення виплати) пенсії (щомісячного довічного грошового утримання), обліку сум пенсій, виплачених надміру, та списання сум переплат пенсій, що є безнадійними до стягнення;

оформлюють протоколи засідання робочої інвентаризаційної комісії, на підставі яких складаються акти інвентаризації.

5. Інвентаризація пенсійних справ, які знаходяться на тимчасово окупованих територіях Автономної Республіки Крим, м. Севастополя, окремих районів, міст, селищ і сіл Донецької та Луганської областей, проводиться протягом року після безпосереднього доступу до них робочої інвентаризаційної комісії органу Пенсійного фонду України.

II. Основні правила проведення інвентаризації

1. До початку проведення інвентаризації засобами програмного забезпечення формується контрольно-інвентаризаційна відомість за формою згідно з додатком 1 до цього Порядку за переліком одержувачів пенсій (щомісячного довічного грошового утримання), яким здійснювалася виплата станом на 01 число місяця набрання чинності цим Порядком.

2. Під час інвентаризації перевіряються документально і підтверджуються:

фактична наявність пенсійних справ одержувачів пенсій (щомісячного довічного грошового утримання), їхня відповідність базі даних, даним контрольно-інвентаризаційної відомості;

наявність необхідних документів у пенсійній справі;

правильність обчислення розміру пенсійних виплат, зокрема з урахуванням відомостей бази даних;

відповідність відомостей пенсійної справи інформації, що обробляється в базі даних (прізвище, ім'я, по батькові, дата народження, група, підгрупа, причина та строк, на який встановлено інвалідність одержувача пенсії (щомісячного довічного грошового утримання), непрацездатних членів його сім'ї, померлих годувальників, місце проживання (перебування), реєстраційний номер облікової картки платника податків (далі - РНОКПП) або серія та номер паспорта чи іншого документа, що посвідчує особу (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті), тощо);

дотримання порядку відшкодування надміру виплачених сум пенсій, що підлягають поверненню, наявність виконавчих документів, на підставі яких здійснюється відрахування з пенсії, правильність визначення дати, до якої слід здійснювати відрахування;

відповідність виплачених сум розмірам призначеної (перерахованої) пенсії (щомісячного довічного грошового утримання) та здійснених з неї утримань, відрахувань.

3. Перевірка правильності обчислення розміру пенсійних виплат проводиться після з'ясування повноти та достовірності наявних у пенсійній справі документів.

4. За відсутності в пенсійній справі копій паспорта або іншого документа, що посвідчує особу, документа про присвоєння РНОКПП, інших необхідних документів органи Пенсійного фонду України вживають заходів щодо їх одержання (з'ясування наявності документів у пенсіонера, спрямування запитів до підприємств, установ, організацій щодо витребування документів) та долучення до пенсійних справ (електронних пенсійних справ).

5. За наявності в пенсійній справі документів, які містять неточності, виправлення та/або у яких відсутні відповідні записи (відбитки печаток, штампів, підписи), з'ясовується наявність документів, що уточнюють ці обставини, або потреба у проведенні їх перевірки.

6. Якщо при обчисленні пенсії враховано заробітну плату за періоди до 01 липня 2000 року за сумісництвом, перевіряється наявність документів, що підтверджують роботу за сумісництвом.

За довідками, виданими починаючи з 01 січня 1992 року, за якими в помісячному розрахунку розмір заробітної плати або сума доходу перевищує 5,6 розміру середньої заробітної плати в Україні на день отримання зазначених сум, проводиться перевірка обґрунтованості їх видачі та відповідності зазначених у них сум заробітної плати (доходу) первинним документам, якщо в пенсійній справі відсутні матеріали такої перевірки.

7. Пенсійні справи, у яких наявні копії документів (свідоцтва про народження, свідоцтва про шлюб, військового квитка, диплома тощо), що містять виправлення, викликають сумнів щодо їхньої достовірності, обліковуються в окремому списку справ для з'ясування із зазначенням типу та основних реквізитів документів, що викликають сумніви.

8. Підрозділ з питань призначення та перерахунку пенсій не пізніше наступного робочого дня після дня встановлення потреби у проведенні перевірки відправляє копії таких документів до підрозділу контрольно-перевірочної роботи органу Пенсійного фонду України за місцем розташування підприємства, установи, організації, архівної установи із зазначенням даних, які потребують перевірки.

У разі розташування підприємства, установи, організації, архівної установи за межами України для проведення відповідної перевірки копії документів відправляються до компетентних органів з питань пенсійного забезпечення, визначених міжнародними договорами.

9. У разі виявлення невідповідності відомостей пенсійної справи інформації, що обробляється в базі даних, інвентаризаційна комісія (робоча інвентаризаційна комісія) складає список таких справ та проставляє відмітку у графі 14 контрольно-інвентаризаційної відомості. На підставі наказу керівника відповідного органу Пенсійного фонду України протягом десяти днів до бази даних вносяться відповідні зміни.

У випадках, визначених пунктами 4, 5, 7 цього розділу, такий наказ видається після отримання відповідних документів.

Наказ керівника органу Пенсійного фонду України про внесення змін до бази даних має визначати:

підставу внесення змін;

відомості, які підлягають зміні;

дії, які мають бути вчинені (внесення/вилучення відомостей, їх заміна);

особу, уповноважену на внесення таких змін.

Дата й час внесення змін до бази даних фіксуються автоматично і відповідають даті й часу збереження цих змін.

10. Після з'ясування обставин, зазначених у пунктах 4, 5, 7 цього розділу, та отримання необхідних підтвердних документів пенсійна справа передається для сканування та формування електронної пенсійної справи.

11. Після проведення інвентаризації на обкладинці пенсійної справи проставляється відмітка, в електронній пенсійній справі фіксується дата проведення інвентаризації, що підтверджується підписом (електронним цифровим підписом) члена робочої інвентаризаційної комісії.

12. Пенсійні справи, за результатами інвентаризації яких не виявлено порушень та розбіжностей, за списком передаються для сканування та формування електронних пенсійних справ, про що в графі 15 контрольно-інвентаризаційної відомості робиться відповідна відмітка.

Пенсійні справи, за якими на час проведення інвентаризації виплату пенсії припинено відповідно до законодавства, зокрема у зв'язку із закінченням строку, на який її призначено, передаються для сканування після подання документів, необхідних для продовження виплати пенсії.

III. Результати проведення інвентаризації

1. Результати проведення інвентаризації оформлюються актом інвентаризації пенсійних справ за формою згідно з додатком 2 до цього Порядку (у 2 примірниках), який підписується головою та всіма членами інвентаризаційної комісії. Акт інвентаризації пенсійних справ надсилається до Пенсійного фонду України.

2. У разі виявлення під час інвентаризації порушень законодавства рішення про призначення (перерахунок, утримання, відрахування) пенсії (щомісячного довічного грошового утримання) переглядаються відповідно до чинного законодавства.

У разі донарахування сум пенсій, належних до виплати, доплата здійснюється у місяці, наступному після виявлення недоплат.

Надміру виплачені суми пенсії відшкодовуються відповідно до Порядку повернення сум пенсій, виплачених надміру, та списання сум переплат пенсій, що є безнадійними до стягнення, затвердженого постановою правління Пенсійного фонду України від 21 березня 2003 року N 6-4, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 15 травня 2003 року за N 374/7695.

3. У разі виявлення під час інвентаризації пенсійних справ фактів підроблень, зловживань, втрати пенсійних справ орган Пенсійного фонду України письмово повідомляє про це правоохоронні органи та Пенсійний фонд України.

Відновлення втрачених документів (пенсійної справи) здійснюється підрозділами з обслуговування громадян, з питань призначення та перерахунку пенсій, контрольно-перевірочної роботи органу Пенсійного фонду України.

Директор департаменту пенсійного забезпечення
О. Охріменко

Додаток 1
до Порядку проведення у 2018 - 2019 роках
інвентаризації пенсійних справ
(пункт 1 розділу II)

Контрольно-інвентаризаційна відомість

Контрольно-інвентаризаційна відомість (Додаток 1) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Постанови".

Додаток 2
до Порядку проведення у 2018 - 2019 роках
інвентаризації пенсійних справ
(пункт 1 розділу III)

Актінвентаризації пенсійних справ

________________________________________________________________
(найменування органу Пенсійного фонду України)

Примітка. Графи 4 - 6 заповнюються у разі недолучення необхідних документів на дату закінчення інвентаризації.