МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
26.06.2018 N 2023/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
02 липня 2018 р. за N 762/32214

Про затвердження Порядку формування та ведення
Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту

Відповідно до Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року N 228 (зі змінами), розпорядження Кабінету Міністрів України від 06 вересня 2017 року N 608-р "Деякі питання обліку засуджених та осіб, узятих під варту" наказую:

1. Затвердити Порядок формування та ведення Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту, що додається.

2. Установити, що до набрання чинності Законом України "Про електронні довірчі послуги" ідентифікація реєстраторів та користувачів під час надання доступу до Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту, а також заявників під час отримання відомостей із зазначеного реєстру здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису, отриманого згідно з вимогами Закону України "Про електронний цифровий підпис".

3. Державному підприємству "Національні інформаційні системи" вжити заходів для реалізації цього наказу, у тому числі забезпечити функціонування:

інформаційно-аналітичної підсистеми обліку засуджених та осіб, узятих під варту, - до 01 квітня 2019 року;

підсистеми електронних сервісів управління справами суб'єктів пробації - до 01 січня 2020 року;

підсистеми електронних сервісів медичного забезпечення засуджених та осіб, узятих під варту, - до 01 січня 2021 року.

4. Департаменту публічного права (Кравченко Л. М.) подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

5. Керівникам Адміністрації Державної кримінально-виконавчої служби України, Державної установи "Центр пробації" та Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України" забезпечити внесення до Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту, актуальних та архівних (починаючи з 2010 року) відомостей про засуджених та осіб, узятих під варту.

6. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

7. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Заступник Міністра Д. Чернишов

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
26.06.2018 N 2023/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
02 липня 2018 р. за N 762/32214

Порядок
формування та ведення Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту

I. Загальні положення

1. Цей Порядок визначає процедуру формування, ведення і користування відомостями Єдиного реєстру засуджених та осіб, узятих під варту (далі - Реєстр).

2. Реєстр - інформаційна система, що містить відомості про засуджених, осіб, узятих під варту, та складається з трьох модулів (підсистем):

інформаційно-аналітична підсистема обліку засуджених та осіб, узятих під варту;

підсистема електронних сервісів управління справами суб'єктів пробації;

підсистема електронних сервісів медичного забезпечення засуджених та осіб, узятих під варту.

3. Ведення Реєстру передбачає:

формування, ведення, редагування, закриття реєстраційних карток про засуджених та осіб, узятих під варту, суб'єктів пробації;

формування, ведення, закриття та передачу прав доступу до реєстраційних справ;

формування документів з можливістю редагування, збереження та друку;

отримання інформації про засуджених та осіб, узятих під варту, суб'єктів пробації;

інформаційну взаємодію та обмін даними з іншими Єдиними та Державними реєстрами;

підготовку та формування статистичних даних/звітів на підставі інформації, внесеної до Реєстру.

4. Терміни, наведені у цьому Порядку, вживаються в таких значеннях:

адміністратор Реєстру - державне підприємство "Національні інформаційні системи", яке відповідно до законодавства уповноважене на забезпечення здійснення заходів зі створення, впровадження і технологічного супроводження програмного забезпечення Реєстру, збереження та захисту даних, що містяться у Реєстрі, виконання інших функцій, передбачених цим Порядком;

держатель Реєстру - Міністерство юстиції України, що розробляє та удосконалює нормативно-правову базу для функціонування Реєстру;

інформаційно-аналітична підсистема обліку засуджених та осіб, узятих під варту (далі - модуль ІАС), - модуль (підсистема) Реєстру, що містить відомості про осіб, які перебувають на обліку в установах виконання покарань та слідчих ізоляторах;

користувач - особа, яка відповідно до законодавства має право отримувати інформацію з Реєстру про засуджених, осіб, узятих під варту, та суб'єктів пробації;

підсистема електронних сервісів медичного забезпечення засуджених та осіб, узятих під варту (далі - модуль МЗ), - модуль (підсистема) Реєстру, що містить відомості про осіб, які перебувають на обліку у відокремлених структурних підрозділах Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України";

підсистема електронних сервісів управління справами суб'єктів пробації (далі - модуль пробації) - модуль (підсистема) Реєстру, що містить відомості про осіб, які перебувають на обліку в уповноважених органах з питань пробації;

реєстратор - особа, яка відповідно до законодавства має право вносити та редагувати відомості про засуджених, осіб, узятих під варту, та суб'єктів пробації;

реєстраційна картка - обліковий запис про засудженого, особу, узяту під варту, суб'єкта пробації, що створюється та ведеться в Реєстрі;

реєстраційна справа - сукупність згрупованих за допомогою програмних засобів ведення Реєстру документів, у тому числі електронних документів чи електронних копій документів про засудженого, особу, узяту під варту, суб'єкта пробації, які були видані, сформовані або отримані в межах одного кримінального провадження.

Інші терміни, що використовуються у цьому Порядку, вживаються у значеннях, наведених у Кримінальному кодексі України, Кримінальному процесуальному кодексі України, Кримінально-виконавчому кодексі України, Законах України "Про пробацію", "Про попереднє ув'язнення", "Про державний захист працівників суду правоохоронних органів".

5. Реєстраторами Реєстру (далі - Реєстратор) є:

уповноважені посадові особи установ виконання покарань та слідчих ізоляторів в частині внесення або редагування відомостей про засуджених та осіб, узятих під варту (далі - реєстратор ІАС);

уповноважені посадові особи відокремлених структурних підрозділів Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України" в частині внесення або редагування відомостей про засуджених та осіб, узятих під варту, які перебувають на обліку у відокремлених структурних підрозділах Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України" (далі - реєстратор МЗ);

уповноважені посадові особи уповноважених органів з питань пробації в частині внесення або редагування відомостей про суб'єктів пробації (далі - реєстратор пробації).

6. Користувачами Реєстру (далі - Користувач) є:

уповноважені посадові особи Адміністрації Державної кримінально-виконавчої служби України;

уповноважені посадові особи міжрегіональних управлінь з питань виконання кримінальних покарань та пробації Міністерства юстиції в межах територіальної юрисдикції;

уповноважені посадові особи установ виконання покарань, слідчих ізоляторів Державної кримінально-виконавчої служби України в межах територіальної юрисдикції;

уповноважені посадові особи Державної установи "Центр пробації" та уповноважені органи з питань пробації;

уповноважені посадові особи Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України";

уповноважені посадові особи правоохоронних органів.

7. Доступ до Реєстру Реєстраторів та Користувачів здійснюється безоплатно з використанням ідентифікаторів доступу, що надаються адміністратором Реєстру на підставі відповідних договорів, а також з використанням кваліфікованого електронного підпису, сумісного з програмним забезпеченням Реєстру. Отримання кваліфікованого електронного підпису в Акредитованому центрі сертифікації ключів здійснюється Реєстраторами та Користувачами самостійно.

8. Реєстр ведеться державною мовою.

9. Фінансування ведення та функціонування Реєстру здійснюється за рахунок коштів Державного бюджету.

II. Пошук відомостей у Реєстрі

1. Перед початком внесення до Реєстру відомостей про засуджених, осіб, узятих під варту, та суб'єктів пробації Реєстратор здійснює обов'язкову перевірку наявності чи відсутності в Реєстрі раніше сформованої реєстраційної картки відповідної особи шляхом пошуку за такими ідентифікаторами:

прізвище, ім'я та по батькові (за наявності);

дата народження;

податковий номер;

унікальний номер запису Єдиного державного демографічного реєстру;

тип, серія та/або номер документа, що посвідчує особу;

номер реєстраційної картки.

2. Пошук відомостей у Реєстрі здійснюється за одним або декількома ідентифікаторами пошуку за принципом повного або часткового збігу одного чи декількох ідентифікаторів пошуку.

3. За результатом здійснення пошуку програмними засобами ведення Реєстру формується Відомість про наявність чи відсутність у Реєстрі за заданими ідентифікаторами пошуку реєстраційної картки. За необхідності Відомість може бути роздрукована.

4. У разі відсутності у Реєстрі сформованої реєстраційної картки Реєстратор створює нову реєстраційну картку.

5. У разі наявності у Реєстрі сформованої реєстраційної картки Реєстратор приймає, редагує та вносить відомості до такої реєстраційної картки.

III. Порядок формування та внесення відомостей до Реєстру

1. Підставою для внесення до Реєстру відомостей про засуджених, осіб, узятих під варту, та суб'єктів пробації є судові рішення, акти про помилування, акти органів та установ виконання покарань, уповноважених органів з питань пробації, документи відокремлених структурних підрозділів Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України".

2. Щодо однієї особи у Реєстрі створюється одна реєстраційна картка. Кожній реєстраційній картці присвоюється єдиний унікальний номер, який формується Реєстром.

3. Реєстратор в межах своєї територіальної юрисдикції та відповідних модулів Реєстру вносить такі відомості:

1) загальні дані:

прізвище, ім'я та по батькові (за наявності), за необхідності - додатково англійською мовою;

дата народження (число, місяць, рік);

громадянство (відомості про відсутність громадянства);

стать;

місце народження;

місце реєстрації/проживання;

засоби зв'язку;

освіта, спеціальність;

місце роботи (навчання), посада;

дані про військовий обов'язок та проходження військової служби;

наявність пільг;

наявність виконавчих документів;

відмітка про сімейний стан, наявність неповнолітніх дітей чи непрацездатних осіб, які перебувають у особи на утриманні;

дані про близьких родичів та членів сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові та ступінь спорідненості);

місце проживання близьких родичів (за наявності);

відмітка про наявність хвороб, що становлять небезпеку для здоров'я інших осіб;

дата (число, місяць, рік) та причина смерті;

2) дані про документи:

тип, серія (за наявності) та номер документа, що посвідчує особу;

про освіту (за наявності);

податковий номер (реєстраційний номер облікової картки платника податків з Державного реєстру фізичних осіб - платників податків) або повідомлення про відмову від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та офіційно повідомили про це відповідний контролюючий орган);

унікальний номер запису з Єдиного державного демографічного реєстру (за наявності);

документи, що підтверджують спеціальний статус (за наявності);

документ, що підтверджує смерть особи;

3) дані про ідентифікацію особи:

відцифрований образ обличчя;

дактилоскопіювання (оформлення дактилоскопічної карти);

особливі прикмети (за наявності);

4) дані про обвинувачення:

дата затримання особи та найменування органу, який здійснив затримання;

дата застосування запобіжного заходу та найменування органу, який застосував запобіжний захід;

вид і термін дії запобіжного заходу;

статті (частини статті) Кримінального кодексу України, за якими обвинувачується особа;

дата та номер ухвали суду про підготовку досудової доповіді (за наявності);

5) дані про судимості (в хронологічному порядку):

дата ухвалення судового рішення та найменування суду, який його постановив;

дата набрання судовим рішенням законної сили;

статті (частини статті) Кримінального кодексу України, за якими особа засуджена;

строк, вид, початок та закінчення строку основного та додаткових покарань;

наявність зарахування часу тримання під вартою;

дані про зміну вироку суду та скорочення строку покарання (за наявності);

ступінь тяжкості кримінального правопорушення, за який засуджено особу;

наявність пом'якшуючих чи обтяжуючих обставин (у тому числі скоєних групою осіб, неповнолітніми, за участю дорослих, з необережності тощо);

6) дані про відбування покарання та звільнення:

вид установи виконання покарань, визначений в установленому законодавством порядку, дата, номер протоколу та найменування комісії;

дата настання заохочувальних норм законодавства;

дата, вид, підстава застосування заохочення чи стягнення;

дата та підстава взяття на профілактичний облік;

дата та підстава звільнення засудженого від покарання та його відбування;

перелік обов'язків, покладених на особу при звільненні від відбування покарання з випробуванням;

дані про заміну невідбутої частини покарання більш м'яким покаранням або про застосування умовно-дострокового звільнення від відбування покарання;

дані про переміщення засуджених, осіб, узятих під варту, та суб'єктів пробації;

дані про зміну умов тримання;

дані про переміщення по камерах, відділеннях соціально-психологічної служби та структурних дільницях установи виконання покарань;

дані про втечу (розшук);

7) медичні дані:

сигнальні позначки (група крові, резус-фактор, переливання крові (коли, скільки), цукровий діабет, інфекційні захворювання, хірургічні втручання, алергологічний анамнез, непереносимість лікарських препаратів, вагітність тощо);

загальний огляд (наявність тілесних ушкоджень тощо);

вид, група та період дії інвалідності;

відомості про щеплення;

інформація про перебування на стаціонарному лікуванні (період, з приводу);

діагноз (встановлений вперше (основний, супутні), заключний/уточнений (основний, супутні));

проведене лікування;

8) дані про заходи пробації, що застосовуються до суб'єктів пробації відповідно доЗакону України "Про пробацію".

4. Реєстратор після отримання документів, що є підставою для внесення відомостей до Реєстру або їх редагування, не пізніше наступного робочого дня з дня отримання таких документів вносить відповідні відомості до Реєстру.

5. Перед внесенням відомостей до Реєстру Реєстратор здійснює пошук у порядку, передбаченому розділом II цього Порядку, за результатами якого створює нову чи редагує раніше сформовану реєстраційну картку.

6. Реєстратор з документів, отриманих у паперовому вигляді, виготовляє шляхом сканування електронні копії, які долучає до реєстраційної справи, заведеної у Реєстрі.

7. До Реєстру в обов'язковому порядку вносяться також відомості про всі документи, отримані на запит Реєстратора, та їх скановані копії.

8. Закриття реєстраційної картки здійснюється у разі смерті особи на підставі підтвердних документів.

IV. Порядок формування, ведення, закриття, передачі прав доступу
до реєстраційних справ та доступу до відомостей, внесених до Реєстру

1. Реєстраційна справа формується в електронній формі у межах одного кримінального провадження після створення реєстраційної картки щодо засудженого, особи, узятої під варту, суб'єкта пробації та внесення до неї необхідної інформації.

2. Реєстраційна справа комплектується сканованими копіями документів, які:

посвідчують особу;

відображають підстави тримання, переміщення та звільнення особи з установи виконання покарань чи слідчого ізолятора;

відображають перебування засудженого у відокремлених структурних підрозділах Державної установи "Центр охорони здоров'я Державної кримінально-виконавчої служби України";

відображають перебування суб'єкта пробації на обліку в уповноважених органах з питань пробації;

інших необхідних документів.

3. Підстави для закриття реєстраційної справи:

закінчення строку відбування покарання (звільнення засудженого з установи виконання покарання);

набрання виправдувальним вироком законної сили;

зняття з обліку в уповноважених органах з питань пробації.

4. У разі необхідності передачі прав доступу до реєстраційних справ від одного Реєстратора до іншого в межах одного й того самого модуля чи Реєстратору інших модулів Реєстру Реєстратор обирає у Реєстрі відповідного Реєстратора.

5. Право доступу до відомостей, внесених до Реєстру, мають:

Держатель - у повному обсязі;

Реєстратор - з правом доступу до відповідних модулів Реєстру для внесення або редагування відомостей про засуджених, осіб, узятих під варту, суб'єктів пробації, а також правом перегляду відомостей Реєстру;

Користувач - з правом доступу для перегляду відомостей Реєстру без права внесення або редагування відомостей про засуджених, осіб, узятих під варту, суб'єктів пробації.

V. Надання відомостей з Реєстру реєстратором
ІАС та реєстратором пробації

1. Відомості з Реєстру надаються реєстратором ІАС / реєстратором пробації за допомогою програмних засобів ведення цього Реєстру у паперовій або електронній формі у вигляді витягу про запитувані та актуальні на дату й час їх надання відомості щодо засуджених, осіб, узятих під варту, суб'єктів пробації або про відсутність у Реєстрі таких відомостей.

2. Відомості з Реєстру надаються за заявою фізичної особи щодо відомостей стосовно неї, яка подається реєстратору ІАС / реєстратору пробації в паперовій або електронній формі.

3. У разі якщо заявник за власним бажанням отримує відомості з Реєстру у паперовій формі, реєстратор ІАС / реєстратор пробації встановлює особу заявника шляхом порівняння наданих даних з наявною в Реєстрі інформацією про особу.

4. У разі якщо заявник за власним бажанням отримує відомості з Реєстру в електронній формі, ідентифікація його особи здійснюється з використанням кваліфікованого електронного підпису чи іншого альтернативного засобу ідентифікації особи, у тому числі з використанням електронної системи ідентифікації "Bank ID".

5. Витяг надається протягом семи робочих днів з моменту отримання реєстратором ІАС / реєстратором пробації заяви. Витяг у паперовій формі надається на аркушах паперу формату А4 (210 х 297 мм) без використання спеціальних бланків.

6. Формування витягу з Реєстру в електронній формі здійснюється автоматично програмними засобами ведення цього Реєстру залежно від зазначених заявником ідентифікаторів пошуку, передбачених у пункті 1 розділу II цього Порядку, з можливістю перегляду, завантаження та друку такого витягу.

VI. Захист відомостей, внесених до Реєстру

1. Адміністратор здійснює комплекс програмних, технологічних та організаційних заходів щодо захисту відомостей, що містяться у Реєстрі, від несанкціонованого доступу.

2. Адміністратор відповідно до законодавства є відповідальним за втрату інформації, допущену з його вини.

3. Реєстратори та Користувачі є відповідальними за порушення вимог цього Порядку, втрату, пошкодження електронних ключів доступу та незаконне втручання в роботу Реєстру згідно з чинним законодавством.

4. Реєстратори забезпечують своєчасне, повне та достовірне внесення інформації до Реєстру.

Директор Департаменту публічного права Л. М. Кравченк