Наказ : Про деякі питання електронного документообігу у Держгеокадастрі

ДЕРЖАВНА СЛУЖБА УКРАЇНИ З ПИТАНЬ ГЕОДЕЗІЇ, КАРТОГРАФІЇ ТА КАДАСТРУ

НАКАЗ
27.03.2018 N 50

Про деякі питання електронного
документообігу у Держгеокадастрі

Відповідно до Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Мінюсту від 11.11.2014 N 1886/5 та зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 р. за N 1421/26198, наказую:

1. Керівникам структурних підрозділів апарату Держгеокадастру:

1) забезпечити реєстрацію електронних документів у відповідних картотеках системи електронного документообігу "Автоматизована система управління документами "ДОК ПРОФ 3" (далі - Система) згідно з додатком 1;

2) визначити відповідальних осіб за роботу в Системі (далі - відповідальні особи), та подати до 02 квітня 2018 року Управлінню справами списки цих осіб;

3) надати відповідальним особам повноваження відповідно до Переліку повноважень (прав доступу) структурних підрозділів апарату Держгеокадастру в системі електронного документообігу "Автоматизована система управління документами "ДОК ПРОФ 3" (додаток 2);

4) забезпечити контроль за обов'язковим накладанням відповідальною особою електронного цифрового підпису на зареєстрований документ;

5) передбачити в посадових інструкціях відповідальних осіб повноваження щодо роботи в Системі.

2. Відділу захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби забезпечити адміністрування Системи, доступ до неї користувачів та зберігання електронних документів з моменту їх створення до передавання на архівне зберігання.

3. Департаменту кадрової політики та персоналу своєчасно повідомляти Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби про кадрові зміни у штатному розписі апарату Держгеокадастру.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Держгеокадастру від 05.01.2016 N 5 "Про електронний документообіг у Держгеокадастрі".

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

В. о. Голови О. К. Колотілін

Додаток 1
до наказу Держгеокадастру
27.03.2018 N 50

Перелік
картотек системи "Автоматизована система
управління документами "ДОК ПРОФ 3" та структурних підрозділів
Держгеокадастру, відповідальних за реєстрацію електронних документів

N з/п	Назва картотек Системи	Перелік основних видів діловодних операцій за видами документів	Підрозділ, який відповідає за реєстрацію документів
1	Вхідні документи	Реєстрація вхідних документів	Загальний відділ
2	Вихідні документи	Реєстрація вихідних документів	Загальний відділ
3	Внутрішні документи	Реєстрація внутрішніх документів (доповідні записки, доручення, акти тощо)	Загальний відділ
4	Вхідна ДВС, ДФС	Реєстрація запитів, що надходять від виконавчої та фіскальної служб	Загальний відділ
5	Накази з основної діяльності	Реєстрація наказів з питань основної діяльності	Загальний відділ
6	Накази з адміністративно-господарських питань	Реєстрація наказів з адміністративно-господарських питань	Загальний відділ
7	Протоколи апаратних нарад	Реєстрація протоколів апаратних нарад	Загальний відділ
8	Урядова гаряча лінія	Реєстрація звернень громадян, які надійшли з Урядового контактного центру	Загальний відділ
9	Адмінпослуги вхідні	Реєстрація звернень про надання адміністративних послуг	Загальний відділ
10	Адмінпослуги вихідні	Реєстрація документів про надані адміністративні послуги	Загальний відділ
11	Запит на очищення влади	Реєстрація запитів про проведення перевірки, передбаченої Законом України "Про очищення влади"	Загальний відділ
12	Запити на отримання публічної інформації	Реєстрація запитів на інформацію	Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації
13	ЗВГ	Реєстрація звернень громадян	Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації
14	ЗВГ вихідні	Реєстрація документів про розгляд звернень громадян	Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації
15	Особистий прийом	Реєстрація звернень громадян, які звернулися на особистий прийом керівників Держгеокадастру	Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації
16	Вихідні ПІ	Реєстрація документів про розгляд запитів на інформацію	Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації
17	Гаряча лінія	Реєстрація звернень громадян, які надійшли на розгляд "з гарячої лінії" Держгеокадастру	Гаряча лінія
18	Накази ДГК з кадрових питань	Реєстрація наказів з кадрових питань: підвищення кваліфікації, проходження практики, стажування, зміна біографічних даних, заохочення (нагородження, преміювання), оплата праці, нарахування надбавок, доплат, матеріальної допомоги, чергування, закінчення випробувального строку, покладання та зняття виконання обов'язків, оголошення конкурсу, конкурсна комісія, відпустки по догляду за дитиною до 3-х років, графік відпусток, присвоєння рангів, притягнення до дисциплінарної відповідальності працівників апарату, територіальних органів Держгеокадастру	Департамент кадрової політики та персоналу
19	Накази про надання відпусток без збереження заробітної плати	Реєстрація наказів про надання відпусток без збереження заробітної плати, відпусток по догляду за дитиною за медичними висновками	Департамент кадрової політики та персоналу
20	Накази про надання відпусток	Реєстрація наказів про надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв'язку з навчанням, відкликання з відпусток, надання додаткових відпусток	Департамент кадрової політики та персоналу
21	Накази про відрядження	Реєстрація наказів про короткострокові відрядження в межах України та за кордон	Департамент кадрової політики та персоналу
22	Накази з особового складу працівників апарату	Реєстрація наказів про призначення, звільнення, переміщення, припинення державної служби	Департамент кадрової політики та персоналу
23	Конкурсна комісія	Реєстрація документів осіб, які виявили бажання взяти участь у конкурсі на зайняття посад державної служби (без сканування)	Департамент кадрової політики та персоналу
24	Вихідні Департаменту кадрової політики	Реєстрація листів інформаційного характеру, що надсилаються до територіальних органів та державних підприємств, що належать до сфери управління Держгеокадастру; довідок з кадрових питань; викликів на семінари, наради; повідомлення про результати конкурсу на зайняття посад державної служби	Департамент кадрової політики та персоналу
25	Дисциплінарна комісія	Реєстрація документів, що подаються на дисциплінарну комісію	Департамент кадрової політики та персоналу
26	Накази про дисциплінарні стягнення ТО	Реєстрація наказів про застосування, дострокове зняття дисциплінарних стягнень, закриття дисциплінарного провадження щодо керівників територіальних органів Держгеокадастру	Департамент кадрової політики та персоналу
27	Накази з особового складу керівних кадрів ТО	Реєстрація наказів про звільнення, призначення, покладання та зняття виконання обов'язків, відсторонення, допуск до роботи, поновлення, встановлення виплат, преміювання керівників, присвоєння рангу, припинення державної служби, зміну біографічних даних, графік відпусток щодо керівників територіальних органів Держгеокадастру	Департамент кадрової політики та персоналу
28	Накази з особового складу керівників ДП	Реєстрація наказів про призначення, звільнення, покладання та зняття виконання обов'язків щодо керівників державних підприємств, що належать до сфери управління Держгеокадастру	Департамент кадрової політики та персоналу
29	Накази про дисциплінарні стягнення керівників ДП	Реєстрація наказів про застосування, дострокове зняття дисциплінарних стягнень, закриття дисциплінарного провадження щодо керівників державних підприємств, що належать до сфери управління Держгеокадастру	Департамент кадрової політики та персоналу
30	Вихідні інспекції	Реєстрація документів, які стосуються питань здійснення функцій з державного нагляду (контролю) в агропромисловому комплексі в частині дотримання земельного законодавства, використання та охорони земель усіх категорій і форм власності, родючості ґрунтів	Департамент контролю за використання та охороною земель
31	Накази з інспекційної діяльності	Накази про здійснення державного контролю за додержанням земельного законодавства, використанням та охороною земель усіх категорій і форм власності	Департамент контролю за використання та охороною земель
32	Управління контентом	Реєстрація документів інспекторського реагування	Департамент контролю за використання та охороною земель
33	Вихідні документи ДДКЗ	Реєстрація листів інформаційного характеру, запитів на отримання інформації та інших документів, які надсилаються до територіальних органів та державних підприємств, що належать до сфери управління Держгеокадастру	Департамент державного земельного кадастру
34	Вихідні документи УЕ	Реєстрація листів, які стосуються повідомлень заявників про результати контролю за усуненням зауважень державної експертизи землевпорядної документації, про видачу та відмову у видачі кваліфікаційних сертифікатів інженера-землевпорядника; заявників, які за законом одержують такі сертифікати за добровільним зверненням без складання кваліфікаційних іспитів; прийняття рішень щодо позбавлення, зупинення та поновлення дії кваліфікаційних сертифікатів інженера-землевпорядника; анулювання кваліфікаційних сертифікатів інженера-геодезиста	Управління державної експертизи
35	Вихідні землеустрою	Реєстрація листів з питань, пов'язаних із запровадженням та функціонуванням екстериторіального принципу погодження документації із землеустрою; запитів на отримання інформації, яка надсилається до територіальних органів Держгеокадастру	Департамент землеустрою, використання та охорони земель
36	Вихідні картографії	Реєстрація листів інформаційного характеру, запитів на отримання інформації та інших документів, які надсилаються до територіальних органів та державних підприємств, що належать до сфери управління Держгеокадастру	Департамент топографо-геодезичної та картографічної діяльності
37	Вхідні кваліфікаційної комісії	Реєстрація документів, що надійшли до Кваліфікаційної комісії	Управління державної експертизи
38	Вихідні Сектору контролю	Реєстрація листів інформаційного характеру, що надсилаються до Міністерства аграрної політики та продовольства України, територіальних органів та державних підприємств, що належать до сфери управління Держгеокадастру	Сектор контролю
39	Довіреності	Реєстрація довіреностей на представництво у судах та на реєстрацію речових прав на нерухоме майно тощо	Юридичний департамент
40	Звернення викривачів	Реєстрація повідомлень працівників Держгеокадастру про порушення вимог Закону України "Про запобігання корупції" іншою особою	Загальний відділ

Заступник начальника управління - начальник
загального відділу Управління справами Т. О. Чебан

Додаток 2
до наказу Держгеокадастру
27.03.2018 N 50

Перелік
повноважень (прав доступу) структурних підрозділів
апарату Держгеокадастру в системі електронного документообігу
"Автоматизована система управління документами "ДОК ПРОФ 3"

Загальний відділ Управління справами:

реєстрація вхідної, вихідної кореспонденції; внутрішніх документів (наказів Держгеокадастру з основних питань діяльності, наказів з адміністративно-господарських питань, доповідних записок, окремих доручень керівництва, протоколів нарад керівництва, актів перевірок, які проводяться працівниками апарату Держгеокадастру тощо) з нанесенням штрих-коду та скануванням документів;

обмін документами з центральними органами виконавчої влади та державними установами і організаціями, які є учасниками системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;

редагування документів;

створення реєстрів відправки кореспонденції;

ведення реєстрів передачі паперових оригіналів документів у структурні підрозділи;

обмін документами з територіальним органами Держгеокадастру з використанням Системи;

формування конвертів для вихідних документів;

формування зведеної номенклатури справ;

моніторинг проходження документів, які зареєстровані загальним відділом;

формування звітів та підготовка оперативної інформації;

формування та облік справ;

аудит подій;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

доступ до картотек у режимі "Перегляд";

візування документів.

Відділ захисту інформації та електронного урядування Департаменту забезпечення діяльності служби:

підтримка роботи програмного та апаратного забезпечення Системи, встановлення клієнтських робочих місць системи автоматизованого документообігу;

створення облікових записів користувачів та адміністрування їх прав;

підтримка системних довідників журналів;

підтримка службових довідників журналів (штатний розпис, структура, види документів, кореспонденти тощо);

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Відділ організаційного забезпечення Департаменту забезпечення діяльності служби:

підготовка проектів резолюцій;

доступ до картотек у режимі "Перегляд";

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Відділ аналітики та взаємодії з органами державної влади Департаменту забезпечення діяльності служби:

реєстрація звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію" Держгеокадастру;

взяття на контроль та зняття з контролю звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

моніторинг проходження звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

внесення даних про виконання документів;

формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян, які надходять на "гарячу лінію";

формування та облік справ;

доступ до картотек у режимі "Перегляд";

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Відділ консультацій з громадськістю та зв'язків зі ЗМІ Департаменту забезпечення діяльності служби:

доступ до картотеки "Накази з основної діяльності" в режимі "Перегляд";

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Сектор контролю:

реєстрація вихідних документів підрозділу з нанесенням штрих-коду та скануванням;

поточна робота з документами;

доступ до картотек у режимі "Перегляд";

взяття на контроль та зняття з контролю документів;

надсилання документів на виконання територіальним органам Держгеокадастру з використанням Системи;

моніторинг стану опрацювання контрольних доручень;

підтвердження етапів виконання контрольних документів;

внесення даних про виконання документів;

направлення упереджувальної інформації (нагадувань) щодо термінів виконання документів;

формування звітів щодо виконання доручень;

візування документів;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

аналіз виконавської дисципліни.

Відділ звернень громадян та доступу до публічної інформації:

реєстрація звернень громадян, листів інформаційного характеру та запитів на отримання інформації з нанесенням штрих-коду та скануванням;

реєстрація вихідної кореспонденції;

отримання та реєстрація документів від центральних органів виконавчої влади та державних установ і організацій, які є учасниками системи електронної взаємодії органів виконавчої влади;

моніторинг проходження документів, які зареєстровані відділом;

редагування документів;

підготовка резолюцій;

створення реєстру передач звернень громадян та запитів на отримання інформації;

взяття на контроль звернень громадян, запитів на отримання інформації;

моніторинг та контроль опрацювання звернень та запитів на отримання інформації;

надсилання звернень громадян, запитів на отримання інформації на виконання територіальним органам Держгеокадастру з використанням Системи;

формування звітів та підготовка оперативної інформації щодо звернень громадян та запитів на отримання інформації;

формування та облік справ;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Юридичний департамент:

реєстрація довіреностей;

доступ до картотек у режимі "Перегляд";

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Департамент кадрової політики та персоналу:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

реєстрація наказів з кадрових питань, наказів про відрядження, наказів про відпустки, дисциплінарних справ, документів для участі в конкурсі, надісланих особами, які бажають взяти у ньому участь;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Департамент державного земельного кадастру:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Департамент землеустрою, використання та охорони земель:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

моніторинг погодження документації із землеустрою, яка надійшла до територіальних органів Держгеокадастру за екстериторіальним принципом;

візування документів.

Департамент контролю за використанням та охороною земель:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

доступ до картотек у режимі "Перегляд";

реєстрація наказів про проведення державного контролю за додержанням земельного законодавства, використанням та охороною земель усіх категорій і форм власності;

реєстрація клопотань про надання документів, матеріалів та іншої інформації, необхідних для здійснення державного нагляду (контролю) за використанням та охороною земель, актів перевірки дотримання вимог земельного законодавства, клопотань з питань дотримання вимог земельного законодавства тощо;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Департамент топографо-геодезичної і картографічної діяльності:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів.

Управління державної експертизи:

реєстрація вихідних документів підрозділу;

поточна робота з документами, які надійшли на виконання до підрозділу;

візування документів;

реєстрація вхідних документів, які надходять на розгляд Кваліфікаційної комісії;

реєстрація вихідних документів Кваліфікаційної комісії.

Діловоди структурних підрозділів:

поточна робота з документами підрозділу;

створення реєстру передачі документів, підтвердження отримання документів;

взяття на контроль;

моніторинг виконання контрольних доручень;

формування звітів;

закриття документів та направлення їх до справи;

поточне і архівне зберігання;

формування та ведення номенклатури справ підрозділу.

Керівники структурних підрозділів:

поточна робота з документами підрозділу;

створення та підписання резолюцій;

візування документів;

контроль за виконанням документів;

моніторинг виконання контрольних доручень.

Користувачі - працівники апарату:

поточна робота з документами підрозділу;

розробка проектів документів на базі створених шаблонів документів;

електронне погодження, візування та затвердження проектів документів;

внесення даних про виконання документів;

пошук документів за реквізитами відповідно до наданих прав доступу.

Керівництво Держгеокадастру:

доступ до документів у режимі "Перегляд";

підписання резолюцій;

підписання документів, вихідної кореспонденції.

Заступник начальника управління - начальник
загального відділу Управління справами Т. О. Чебан