МІНІСТЕРСТВО ЗАКОРДОННИХ СПРАВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
01.12.2017 N 532

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
27 грудня 2017 р. за N 1570/31438

Питання виконання Закону України
"Про доступ до публічної інформації" в
Міністерстві закордонних справ України

Відповідно до статті 14, частини третьої статті 21 Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 05 травня 2011 року N 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року N 740 "Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію" та з метою належної організації доступу до публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Положення про забезпечення доступу до публічної інформації у Міністерстві закордонних справ України, що додається.

2. Затвердити Порядок відшкодування фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України, що додається.

3. Затвердити Розмір фактичних витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України, що додається.

4. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства закордонних справ України від 06 квітня 2012 року N 101 "Питання виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації" в Міністерстві закордонних справ України", зареєстрований в Міністерстві юстиції України 25 квітня 2012 року за N 625/20938 (із змінами).

5. Визначити Управління генерального секретаріату Міністерства закордонних справ України спеціальним структурним підрозділом, який організовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є Міністерство закордонних справ України.

6. Управлінню генерального секретаріату Міністерства закордонних справ України забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України в установленому порядку.

7. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

8. Контроль за виконанням цього наказу покласти на Державного секретаря Міністерства закордонних справ України.

Т.в.о. Міністра О.В. Зеркаль

Затверджено
Наказ Міністерства
закордонних справ України
01.12.2017 N 532

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
27 грудня 2017 р. за N 1570/31438

Положення
про забезпечення доступу до публічної інформації у
Міністерстві закордонних справ України

І. Загальні положення

1. Це Положення визначає порядок доступу до публічної інформації у Міністерстві закордонних справ України (далі - МЗС).

2. У цьому Положенні терміни вживаються у таких значеннях:

запит на інформацію - прохання особи чи групи осіб в усній, письмовій чи іншій формі надати публічну інформацію, що знаходиться у володінні МЗС;

запитувачі інформації - фізичні, юридичні особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень;

публічна інформація - відображена та задокументована будь-якими засобами та на будь-яких носіях інформація, що була отримана або створена в процесі виконання МЗС своїх обов’язків, передбачених чинним законодавством, або яка знаходиться у володінні МЗС.

3. Правове регулювання відносин, пов’язаних із забезпеченням доступу до публічної інформації, здійснюється відповідно до Законів України "Про доступ до публічної інформації", "Про інформацію", "Про державну таємницю" та інших нормативно-правових актів з цих питань.

4. Дія цього Положення не поширюється на відносини, пов’язані з отриманням публічної інформації МЗС при здійсненні ним своїх функцій, а також на відносини, що виникають у сфері звернень громадян, які регулюються Законом України "Про звернення громадян".

5. Роботу структурних підрозділів щодо надання доступу до публічної інформації спрямовує, координує та контролює Державний секретар МЗС.

6. Відповідальними за виконання Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 05 травня 2011 року N 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", цього наказу є Міністр закордонних справ України, його Перший заступник, заступники Міністра, керівники структурних підрозділів МЗС, представництв МЗС на території України, закордонних дипломатичних установ України.

7. Структурні підрозділи МЗС відповідно до компетенції забезпечують опрацювання, облік та оперативне надання у визначені терміни достовірної, точної та повної інформації, у тому числі у формі відкритих даних, за запитами на публічну інформацію, що надходять від фізичних та юридичних осіб, об’єднань громадян без статусу юридичної особи.

8. Дотримання встановленого порядку надання публічної інформації (облік, аналіз, систематизація, ведення електронного реєстру) та контроль щодо задоволення запитів на інформацію, визначення спеціальних місць для роботи запитувачів організовує відповідальна посадова особа структурного підрозділу, до компетенції якого віднесено систематизацію, аналіз та контроль запитів на інформацію.

ІІ. Забезпечення доступу до публічної інформації

1. Доступ до публічної інформації у МЗС забезпечується шляхом:

1) систематичного та оперативного оприлюднення інформації в офіційних друкованих виданнях, на офіційному веб-сайті МЗС, на інформаційних стендах, будь-яким іншим способом;

2) надання інформації за запитом на інформацію.

2. Оприлюднення та розміщення на офіційному веб-сайті МЗС публічної інформації, підготовленої та поданої структурними підрозділами апарату МЗС з урахуванням вимог Закону України "Про доступ до публічної інформації", забезпечуються структурним підрозділом, до компетенції якого віднесено питання організації роботи із забезпечення доступу до публічної інформації.

Невідкладному оприлюдненню підлягає будь-яка інформація про факти, що загрожують життю, здоров’ю та/або майну осіб, і про заходи, які застосовуються у зв’язку з цим.

3. Розміщенню на офіційному веб-сайті МЗС із зазначенням дати оприлюднення документа і дати оновлення інформації підлягають:

інформація про організаційну структуру, функції, повноваження, основні завдання, напрями діяльності та фінансові ресурси (структура та обсяг бюджетних коштів, порядок та механізм їх витрачання тощо);

нормативно-правові акти, акти індивідуальної дії (крім внутрішньоорганізаційних), прийняті МЗС, проекти рішень, що підлягають обговоренню, інформація про нормативно-правові засади діяльності;

перелік та умови отримання послуг, що надаються МЗС, форми і зразки документів, правила їх заповнення;

порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень МЗС, дій чи бездіяльності;

інформація про систему обліку, види інформації, яку зберігає МЗС;

інформація про механізми чи процедури, за допомогою яких громадськість може представляти свої інтереси або в інший спосіб впливати на реалізацію повноважень МЗС;

плани проведення та порядок денний своїх відкритих засідань;

розташування місць, де надаються необхідні запитувачам форми і бланки установи;

загальні правила роботи МЗС, правила внутрішнього трудового розпорядку;

звіти, в тому числі щодо задоволення запитів на інформацію;

інформація про діяльність суб'єктів владних повноважень, а саме про:

їхнє місцезнаходження, поштову адресу, номери засобів зв'язку, адреси офіційних веб-сайтів та електронної пошти;

прізвища, імена та по батькові, контактні номери телефонів, адреси електронної пошти керівника органу та його заступників, а також керівників структурних підрозділів, основні функції структурних підрозділів, крім випадків, коли ці відомості належать до інформації з обмеженим доступом;

розклад роботи та графік прийому громадян;

вакансії, порядок та умови проходження конкурсу на заміщення вакантних посад;

перелік та умови надання послуг, форми і зразки документів, необхідних для надання послуг, правила їх оформлення;

перелік та контактні номери телефонів підприємств, установ та організацій, що належать до сфери їх управління, та їх керівників;

порядок складання, подання запиту на інформацію, оскарження рішень суб'єктів владних повноважень, їх дій чи бездіяльності;

система обліку, види інформації, якою володіє суб'єкт владних повноважень;

інша інформація про діяльність суб'єктів владних повноважень, порядок обов'язкового оприлюднення якої встановлений законом.

4. Доступ до інформації про діяльність МЗС може бути обмежено відповідно до законодавства.

До відомостей, що становлять службову інформацію МЗС, належать внутрішня службова кореспонденція та доповідні записки, рекомендації, якщо вони пов’язані з розробленням напрямів діяльності МЗС, процесом прийняття управлінських рішень і передують публічному обговоренню та/або прийняттю рішень.

ІІІ. Порядок складання та подання запитів на інформацію

1. Запитувачі інформації мають право звернутися до МЗС із запитом на інформацію незалежно від того, стосується інформація їх особисто чи ні, без пояснення причини його подання.

2. Запитувачі інформації мають право доступу до спеціального місця у приміщенні МЗС для роботи запитувачів із документами чи їх копіями, що містять публічну інформацію.

3. Запит на інформацію подається до МЗС фізичною або юридичною особою, об’єднанням громадян без статусу юридичної особи в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою) на вибір запитувача, який також може звернутися до МЗС із запитом на інформацію під час особистого прийому посадовими особами МЗС.

4. Запитувачі інформації можуть подати письмовий запит на інформацію у довільній формі.

5. З метою спрощення процедури оформлення письмових запитів на інформацію особа може подавати запит на інформацію шляхом заповнення відповідних форм запиту на інформацію (додатки 1-4), зразки яких можна отримати в структурному підрозділі, до компетенції якого віднесено систематизацію, аналіз та контроль запитів на інформацію, або на офіційному веб-сайті МЗС.

6. Якщо з поважних причин (інвалідність, обмежені фізичні можливості тощо) особа не може подати письмовий запит, його має оформити представник спеціального структурного підрозділу, який організовує в установленому порядку доступ до публічної інформації, розпорядником якої є МЗС, обов’язково зазначивши в запиті своє ім’я, контактний телефон, та надати копію запиту особі, яка його подала.

ІV. Порядок реєстрації та опрацювання запитів на інформацію

1. Запити на інформацію, що надходять на адресу МЗС, приймаються і реєструються у відділі інформаційно-організаційного менеджменту Управління генерального секретаріату МЗС, ставляться на контроль в автоматизованій системі діловодства та контролю виконавської дисципліни у картотеці "Запити на отримання інформації" та опрацьовуються в установленому порядку.

2. Запити на інформацію, що надійшли в електронній формі, роздруковуються та опрацьовуються працівником структурного підрозділу, до компетенції якого віднесено облік, аналіз, систематизацію, ведення електронного реєстру запитів на інформацію, який вносить відомості про запит на інформацію до електронного реєстру та невідкладно передає начальнику Управління генерального секретаріату МЗС або заступникам Міністра відповідно до функціонального розподілу обов’язків або Державному секретарю МЗС для отримання відповідної резолюції та визначення самостійного структурного підрозділу, який володіє запитуваною інформацією (далі - виконавець).

3. Після отримання резолюції працівник структурного підрозділу, до компетенції якого віднесено облік, аналіз, систематизацію, ведення електронного реєстру запитів на інформацію, ставить запит на контроль в автоматизованій системі діловодства та контролю виконавської дисципліни у картотеці "Запити на отримання інформації" та передає оригінал запиту виконавцю для опрацювання та підготовки проекту відповіді. Співвиконавцям надається копія запиту.

4. Виконавець готує проект відповіді на запит на інформацію, який візується керівником структурного підрозділу.

5. Відповідальним за надання відповіді на запит щодо інформації з різних напрямів діяльності МЗС визначається виконавець, зазначений у резолюції першим. У такому разі співвиконавці зобов’язані не пізніше ніж за два робочих дні до настання строку виконання запиту надати відповідальному виконавцю запиту відповідні пропозиції, документи та/або інформацію.

6. Відповідь на запит на інформацію надається за підписом Міністра або заступників Міністра закордонних справ України відповідно до функціонального розподілу обов’язків, Державного секретаря МЗС.

7. Управління генерального секретаріату реєструє лист-відповідь запитувачу інформації.

8. Копія відповіді надається структурному підрозділу, до компетенції якого віднесено систематизацію, аналіз та контроль запитів на інформацію, для зняття з контролю.

9. Резолюції до запитів на інформацію та відповіді на запити підписуються невідкладно.

V. Порядок надання публічної інформації

1. Відповідь на запит на інформацію повинна містити достовірну, точну та повну інформацію.

2. Відповідь на запит на інформацію надається не пізніше п’яти робочих днів з дня його отримання.

Якщо запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин із дня надходження запиту.

Клопотання про термінове опрацювання запиту повинно бути обґрунтованим.

3. У разі якщо запит на інформацію стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, заступник Міністра, відповідно до функціонального розподілу обов’язків, Державний секретар МЗС за поданням керівника структурного підрозділу, відповідального за надання публічної інформації за таким запитом, можуть продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку виконавець письмово повідомляє запитувача не пізніше п’яти робочих днів із дня отримання запиту.

4. У рішенні про продовження строку розгляду запиту на інформацію мають зазначатися:

прізвище, ім’я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд запиту;

дата надсилання або вручення повідомлення про продовження строку розгляду; причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений у встановлений законодавством строк; строк, у який буде надано відповідь; підпис.

5. Якщо у запиті на інформацію міститься прохання надати також інформацію, що не є публічною, то запитувачу повідомляється про це у відповіді на запит на інформацію.

6. Якщо запит стосується інформації з обмеженим доступом, у відповіді на запит зазначаються вид, назва, номер і дата прийняття акта, відповідно до якого доступ до зазначеної інформації обмежено. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша є загальнодоступною, надається запитувана інформація, доступ до якої необмежений.

Відповідь на такий запит підлягає обов’язковому погодженню із Управлінням режиму та захисту інформації МЗС.

7. Відповідь на запит на інформацію про те, що інформація може бути одержана запитувачем із загальнодоступних джерел, або відповідь не по суті запиту вважається неправомірною відмовою в наданні інформації.

8. Інформація на запит надається безкоштовно. Плата за копіювання та друк не стягується у разі: надання особі інформації про неї; надання інформації, що становить суспільний інтерес; якщо задоволення запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом, що не перевищує 10 сторінок.

9. Якщо задоволення запиту на інформацію передбачає виготовлення копій документів обсягом більше 10 сторінок, запитувач зобов’язаний відшкодувати фактичні витрати на їх копіювання та друк.

У такому разі про це повідомляється заявника із зазначенням вартості фактичних витрат, пов’язаних із копіюванням або друком документів, та реквізитів і порядку оплати цих витрат. За таких обставин надання публічної інформації здійснюється після підтвердження оплати вартості фактичних витрат.

10. Розмір витрат на копіювання та друк документів і порядок відшкодування таких витрат визначаються в межах граничних норм, встановлених постановою Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року N 740 "Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію".

11. МЗС має право відмовити в задоволенні запиту на інформацію, якщо:

МЗС не володіє і не зобов’язане відповідно до його компетенції, передбаченої законодавством, володіти інформацією, щодо якої зроблено запит на інформацію;

інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом відповідно до частини другої статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації";

особа, яка подала запит на інформацію, не оплатила передбачені статтею 21 Закону України "Про доступ до публічної інформації" фактичні витрати, пов’язані з копіюванням або друком;

не дотримано вимог щодо оформлення запиту на інформацію, передбачених частиною п’ятою статті 19 Закону України "Про доступ до публічної інформації", відповідно до якої запит на інформацію повинен містити:

ім’я (найменування) запитувача, поштову адресу або адресу електронної пошти, а також номер засобу зв'язку, якщо такий є;

загальний опис інформації або вид, назву, реквізити чи зміст документа, щодо якого зроблено запит, якщо запитувачу це відомо;

підпис і дату за умови подання запиту в письмовій формі.

12. Відмова у задоволенні запиту на інформацію надається в письмовій формі. У відмові в задоволенні запиту на інформацію мають бути зазначені:

прізвище, ім'я, по батькові та посада особи, відповідальної за розгляд запиту;

дата відмови; мотивована підстава відмови; порядок оскарження відмови; підпис.

13. Якщо МЗС не володіє запитуваною інформацією, але за статусом або характером діяльності відомо або має бути відомо, хто нею володіє, цей запит направляється належному розпоряднику інформації з одночасним повідомленням про це запитувача інформації.

14. Відповідь на запит на інформацію надається у спосіб, обраний запитувачем.

У разі відсутності можливості надання публічної інформації, яка потребує додаткового опрацювання шляхом узагальнення, вилучення, аналітичного опрацювання із публічної інформації, вона надається в тому вигляді, в якому зберігається в МЗС.

15. Відповідь на запит підлягає обов’язковій реєстрації в установленому порядку.

16. Копії листування за запитами на інформацію зберігаються в структурному підрозділі, до компетенції якого віднесено систематизацію, аналіз та контроль запитів на інформацію, в окремій справі "Листування щодо запитів стосовно публічної інформації" та структурних підрозділах МЗС згідно з номенклатурою справ МЗС та номенклатурами справ структурних підрозділів.

Т.в.о. начальника Управління генерального секретаріату О.І. Мисик

Додаток 1
до Положення про забезпечення
доступу до публічної інформації у
Міністерстві закордонних справ України
(пункт 5 розділу ІІІ)

Форма запиту
на отримання публічної інформації, розпорядником якої є
Міністерство закордонних справ України, електронною поштою

__________

* Відповідь на запит в електронній формі надсилається на адресу електронної пошти або поштову адресу, вказану запитувачем, у строки, визначені Законом України "Про доступ до публічної інформації".

Додаток 2
до Положення про забезпечення доступу
до публічної інформації у Міністерстві
закордонних справ України
(пункт 5 розділу ІІІ)

Форма
для подання інформаційного запиту від
об’єднань громадян в письмовому вигляді

Запит
на отримання публічної інформації

Підкреслити обрану категорію

Зареєстровано: ____________________

Додаток 3
до Положення про забезпечення
доступу до публічної інформації у
Міністерстві закордонних справ України
(пункт 5 розділу ІІІ)

Форма
для подання інформаційного запиту
від фізичних осіб в письмовому вигляді

Запит
на отримання публічної інформації

Підкреслити обрану категорію

Зареєстровано: ____________________

Додаток 4
до Положення про забезпечення доступу
до публічної інформації у
Міністерстві закордонних справ України
(пункт 5 розділу ІІІ)

Форма
для подання інформаційного запиту
від юридичних осіб в письмовому вигляді

Запит
на отримання публічної інформації

Підкреслити обрану категорію

Зареєстровано: ____________________