МІНІСТЕРСТВО КУЛЬТУРИ УКРАЇНИ

НАКАЗ
23.11.2017 N 1235

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
15 грудня 2017 р. за N 1520/31388

Про затвердження Інструкції
з діловодства за зверненнями громадян у
Міністерстві культури України

Відповідно до Закону України "Про звернення громадян", статті 1 Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, з метою запровадження єдиного порядку ведення діловодства за зверненнями громадян та організації особистого прийому громадян у центральному апараті Міністерства культури України наказую:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві культури України, що додається.

2. Управлінню документообігу, організаційного забезпечення та контролю (П.М. Кініченко) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.

3. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на державного секретаря Карандєєва Р.В.

Міністр Є.М. Нищук

Затверджено
Наказ Міністерства культури України
23.11.2017 N 1235

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
15 грудня 2017 р. за N 1520/31388

Інструкція
з діловодства за зверненнями громадян у
Міністерстві культури України

І. Загальні положення

1. Ця Інструкція визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян у Міністерстві культури України.

2. Терміни у цій Інструкції вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

3. Діловодство за зверненнями громадян у Мінкультури ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на відділ забезпечення доступу до публічної інформації та звернень громадян управління документообігу, організаційного забезпечення та контролю (далі - відповідальний відділ).

Організація діловодства за зверненнями громадян у самостійних структурних підрозділах Мінкультури (далі - структурні підрозділи) покладається на осіб, визначених відповідальними за ведення діловодства в структурних підрозділах.

4. Розгляд пропозицій (зауважень), заяв (клопотань) та скарг громадян проводиться відповідно до статей 14, 15 та 16 Закону України "Про звернення громадян".

5. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну таємницю, яка охороняється законом, визначається спеціальними нормативно-правовими актами, згідно з вимогами пункту 1 Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348.

6. За організацію та стан діловодства за зверненнями громадян у Мінкультури відповідає державний секретар.

За стан діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах відповідають їх керівники.

ІІ. Реєстрація, облік та попередній розгляд звернень громадян

1. Звернення громадян, що надійшли до Мінкультури, оформляються з дотриманням вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення, оформлене без дотримання зазначених вимог, повертається заявнику з відповідними роз’ясненнями не пізніше ніж через десять календарних днів від дня його надходження.

Звернення про надання безоплатної правової допомоги розглядаються в порядку, встановленому Законом України "Про безоплатну правову допомогу".

2. Звернення може бути усним, поданим громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв'язку через визначені контактні центри, телефонні "гарячі лінії" та записаним посадовою особою, чи письмовим, надісланим поштою або переданим громадянином особисто чи через уповноважену ним особу, якщо ці повноваження оформлені відповідно до законодавства.

Звернення може бути подано як окремо особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв'язку (електронне звернення). Електронні звернення надсилаються на визначену електронну адресу Мінкультури (gromadyanyn@mincult.gov.ua) або шляхом заповнення електронної форми, яка розміщена на офіційному сайті Мінкультури.

Датою подання електронного звернення є дата надходження звернення на визначену електронну адресу або дата заповнення електронної форми та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло на визначену електронну адресу у неробочий день та час, датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

Розміщена на офіційному веб-сайті організації електронна форма повинна мати графи для зазначення громадянином свого прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення.

У разі якщо для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.

Електронне звернення повинно містити електронну поштову адресу заявника для надсилання йому відповіді або відомості про інші засоби зв'язку з ним. Застосування електронного підпису під час надсилання електронного звернення не вимагається.

Електронна петиція, яка в установлений строк не набрала необхідної кількості голосів на її підтримку, після завершення строку збору підписів на її підтримку розглядається як звернення громадян відповідно до Закону України "Про звернення громадян".

3. Не підлягають розгляду та вирішенню:

повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, про що повідомляють особі, яка подала звернення;

письмові звернення без зазначення місця проживання, не підписані автором (авторами), а також такі, з яких неможливо встановити авторство (анонімні звернення);

звернення, терміни розгляду яких передбачено статтею 17 Закону України "Про звернення громадян";

звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду таких звернень приймає Міністр культури України.

4. Усі звернення громадян, що надходять до Мінкультури, підлягають обов’язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян" та Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року N 858, а саме: пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) та скарги.

5. Реєстрація звернень громадян у Мінкультури здійснюється з метою забезпечення їх обліку та контролю за їх розглядом.

6. Усі звернення громадян, що надходять до Мінкультури, а також ті, що отримані під час проведення особистого прийому громадян керівництвом Мінкультури, керівниками та працівниками структурних підрозділів, передаються для централізованої реєстрації до відповідального відділу.

7. Звернення громадян, які надходять до Мінкультури, реєструються у день їх надходження, а ті, що надійшли після 16 години, реєструються на наступний день.

На зверненнях, що надійшли до Мінкультури під час особистого прийому, в правому верхньому куті першого аркуша проставляється штамп "Особистий прийом".

8. На вимогу громадянина, який подав звернення до Мінкультури, на першому аркуші копії звернення проставляється штамп із зазначенням найменування установи, дати надходження (прийняття) та вхідного номера звернення. Така копія повертається громадянинові з написом "копія".

9. Усі письмові звернення громадян реєструються у підсистемі "Звернення громадян" єдиної автоматизованої системи "Мегаполіс. Документообіг" шляхом прямого введення таких елементів: дата надходження звернення, прізвище, ім’я, по батькові заявника, звідки одержано звернення, місце проживання, місце роботи, категорія (соціальний стан) заявника, вид звернення (заява, скарга, пропозиція), стислий зміст (порушені питання), термін виконання, контроль, резолюція (зміст і дата, виконавець), результати розгляду, дата та номер листа-відповіді, дата зняття з контролю, номер тому та справи за номенклатурою.

10. Реєстраційний індекс проставляється на зверненні шляхом нанесення штрихкоду або реєстраційного штампу в нижньому правому куті першого аркуша документа або на іншому вільному від тексту місці, крім місця, призначеного для підшивки.

На лівому полі біля штрихкоду або реєстраційного штампу проставляється штамп "Звернення громадян".

11. Реєстраційний індекс складається з початкової літери прізвища заявника та порядкового номера звернення.

Реєстраційний індекс колективних звернень складається з двох початкових літер "КО" (із зазначенням прізвища першого заявника) та порядкового номера звернення.

12. Звернення, подані громадянами на особистому прийомі, в тому числі усні, реєструються у тому порядку та за тією нумерацією, що і письмові.

13. На кожне звернення за допомогою єдиної автоматизованої системи документообігу створюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 1), яка є внутрішнім документом, що використовується виключно в межах апарату Мінкультури.

14. Конверт, у якому було надіслано звернення, зберігається разом із зверненням.

15. У разі надходження повторних пропозицій, заяв і скарг їм надається черговий реєстраційний індекс, а у відповідній графі реєстраційної форми підсистеми "Звернення громадян" єдиної автоматизованої системи документообігу "Мегаполіс" зазначається реєстраційний індекс попереднього звернення цього заявника.

На верхньому полі першого аркуша повторних пропозицій, заяв і скарг праворуч робиться позначка "ПОВТОРНО" і додається все попереднє листування.

Звернення одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, що надіслані різним адресатам і надійшли на розгляд до Мінкультури (дублетні), обліковуються за реєстраційним індексом першого звернення з додаванням порядкового номера, що проставляється через дріб (наприклад, Д-401/1, Д-401/2, Д-401/3).

16. Якщо про результати розгляду звернення, крім громадянина, необхідно повідомити іншу організацію або якщо виконання звернення контролюється керівництвом Мінкультури, перший аркуш контрольованого звернення позначається штампом "Контроль", а у графі "Рівень контролю" електронної картки зазначається "Особливий контроль".

У разі якщо резолюцією Міністра культури України визначено завдання доповісти за результатами розгляду звернення у графі "Рівень контролю" електронної версії реєстраційно-контрольної картки документа зазначається "Особливий контроль Міністра".

17. Автоматизована реєстрація звернень громадян з використанням єдиної автоматизованої системи документообігу забезпечує формування банку реєстраційних даних звернень громадян та відповідних документів, а також здійснення їх обліку, що дає можливість відстежувати проходження та стан розгляду звернень громадян.

18. Відповідальний відділ забезпечує прийом, попередній розгляд та реєстрацію письмових звернень громадян, що надійшли на поштову та/або електронну адресу Мінкультури, а також поданих громадянами на особистому прийомі, готує проекти доручень керівництва (резолюцій) і передає їх на розгляд державному секретарю.

Після розгляду звернення керівництвом Мінкультури працівники відповідального відділу в той самий день заповнюють реєстраційно-контрольну картку в інформаційно-комп’ютерній системі реєстрації та контролю за розглядом звернень громадян, вносять до картки резолюцію керівництва, виконавців, термін розгляду та направляють звернення із матеріалами до нього діловоду відповідного структурного підрозділу для подальшого розгляду порушеного питання та надання проекту відповіді відповідальному відділу.

Після розгляду керівництвом звернення передають особам, відповідальним за ведення діловодства за зверненнями громадян в структурних підрозділах (далі - діловоди).

Не пізніше першої половини наступного дня діловоди підтверджують отримання листів в електронних версіях, розміщених в єдиній автоматизованій системі документообігу, та передають зазначені звернення на розгляд керівникам відповідних структурних підрозділів.

Дата передачі звернень та матеріалів працівниками фіксується в реєстраційно-контрольній картці.

ІІІ. Розгляд письмових звернень громадян

1. Керівники структурних підрозділів, до компетенції яких належить порушене у зверненні питання або яких визначено відповідальними за розгляд звернення резолюцією керівництва, здійснюють подальший розгляд цього звернення і визначають виконавців кожного звернення безпосередньо у підпорядкованому структурному підрозділі та організовують їх роботу.

2. За своєчасний, якісний і повний розгляд звернень та виконання рішень, які приймаються за результатами розгляду пропозицій, заяв і скарг громадян, відповідальними є визначені у дорученні керівництва Мінкультури керівники структурних підрозділів та безпосередньо виконавці.

У разі якщо розгляд звернення доручено кільком виконавцям, головною є особа, зазначена в резолюції першою.

Для виконання резолюції особі, яка визначена головним виконавцем, надається право залучати інших виконавців і координувати їхню роботу.

3. У разі направлення звернення посадовій особі, до компетенції якої не належить вирішення зазначених у зверненні питань, діловод повертає його протягом одного робочого дня до відповідального відділу.

Передача звернення громадянина від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється відповідальним відділом лише за письмовими пропозиціями керівників структурних підрозділів та резолюцією керівництва Мінкультури.

4. Працівник, відповідальний за розгляд звернень, у разі відпустки, відрядження або звільнення зобов’язаний поінформувати діловода в структурному підрозділі за погодженням із своїм безпосереднім керівником щодо передачі іншому працівникові усіх нерозглянутих звернень громадян.

5. Відповідно до Закону України "Про звернення громадян" забороняється направляти скарги громадян для розгляду тим структурним підрозділам або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

6. Керівники і працівники структурних підрозділів під час розгляду звернень громадян повинні уважно вивчати зазначені у них питання, з’ясовувати причини та умови, які сприяли порушенням.

7. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути мотивованими та ґрунтуватися на нормах чинного законодавства України.

IV. Підготовка листів-відповідей та
присвоєння реєстраційного індексу

1. Листи-відповіді на звернення громадян оформлюються відповідно до Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242.

2. Лист-відповідь візується працівником, який його підготував, керівником структурного підрозділу, працівником відповідального відділу та іншими виконавцями, визначеними в резолюції.

За потреби (якщо в листі порушуються важливі та принципові питання) лист-відповідь візується керівниками заінтересованих структурних підрозділів відповідно до розподілу обов’язків.

Листи-відповіді на звернення громадян підписуються Міністром культури України або його заступниками відповідно до розподілу обов’язків.

3. Для підготовки відповідей структурні підрозділи, до компетенції яких належить вирішення порушених у зверненні питань, подають у паперовому та електронному вигляді проекти відповідей за підписом керівника структурного підрозділу до відповідального відділу.

У разі якщо звернення розглядалося працівниками декількох структурних підрозділів заявникові направляється лише один лист-відповідь. У цьому випадку проекти відповідей від структурних підрозділів надаються відповідальному відділу не пізніше п’яти робочих днів до закінчення терміну виконання. Проект листа-відповіді готується, погоджується з іншими виконавцями, візується та передається на підпис керівництву Мінкультури відповідальним відділом.

4. Відповіді на повторні скарги, заяви і пропозиції громадян, а також на звернення, що перебувають на особливому контролі, підписують заступники Міністра культури України відповідно до розподілу обов’язків.

5. У разі якщо заявникові за результатами розгляду звернення надається усна відповідь у телефонному режимі або на особистому прийомі робиться відмітка у реєстраційно-контрольній картці автоматизованої системи реєстрації звернень та відповідний запис у документах справи.

6. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина в письмовій формі з посиланням на чинне законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому зазначають заходи, вжиті для перевірки цього звернення.

На лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша листа зазначається прізвище, ім’я, по батькові виконавця та номер його службового телефону.

Відповідь готується у трьох примірниках на аркушах паперу формату А4, один з яких оформляється на бланку Мінкультури та підписується посадовими особами, зазначеними в абзацах третьому і четвертому пункту 2 цього розділу. Один примірник копії зберігається у відповідальному відділі разом із оригіналом звернення, а інший передається до структурного підрозділу.

У разі надсилання документа одночасно кільком адресатам виконавець готує необхідну кількість примірників на бланку, а посадова особа підписує всі примірники.

Кількість примірників відповіді повинна відповідати кількості адресатів.

7. Присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям на звернення громадян здійснюється відповідальним відділом.

8. Для присвоєння реєстраційного індексу лист-відповідь передається до відповідального відділу не пізніше двох робочих днів до закінчення терміну.

9. На листах-відповідях реєстраційний індекс проставляється шляхом нанесення номера та дати з посиланням на реєстраційний індекс і дату звернення.

Реєстраційний індекс листа-відповіді складається з порядкового номера, індексу структурного підрозділу, номера журналу реєстрації та року реєстрації.

10. Для надіслання листів-відповідей на звернення громадян діловоди запаковують ці листи у конверти, на яких зазначають адресу заявника.

11. Надіслання усіх листів-відповідей на звернення громадян здійснюється централізовано працівником, відповідальним за відправлення службової кореспонденції в Мінкультури.

V. Термін розгляду звернень громадян

1. Звернення громадян, у тому числі ті, що надійшли з редакцій газет, журналів, радіо й телебачення, розглядаються в терміни, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян".

Звернення громадян розглядаються і вирішуються у термін, що не перевищує одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п’ятнадцяти днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, встановлюється необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п’яти днів.

2. Термін розгляду пропозицій, заяв і скарг обчислюється в календарних днях і починається з дати надходження (реєстрації), а ті, що надійшли у неробочий день і час, - наступного після нього робочого дня та закінчується у день присвоєння реєстраційного індексу листу-відповіді та направлення його заявнику. Якщо останній день терміну розгляду звернення припадає на неробочий день, останнім днем терміну вважається перший після нього робочий день.

3. Звернення, взяті на контроль і надіслані до Мінкультури на розгляд органом державної влади вищого рівня, виконуються в терміни, встановлені цим органом або керівництвом Мінкультури, але не більше від встановлених у статті 20 Закону України "Про звернення громадян" термінів.

4. Звернення без зазначення терміну виконання повинні бути виконані не пізніше ніж за тридцять календарних днів з дня їх надходження, звернення з позначкою "Невідкладно" - протягом трьох робочих днів, "Терміново" - протягом семи робочих днів від дати надходження документа.

5. Якщо порушені у зверненні питання не входять до компетенції Мінкультури, відповідальний за розгляд такого звернення структурний підрозділ у п’ятиденний строк забезпечує його надсилання за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформує громадянина, який подавав звернення.

6. У разі якщо звернення не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, воно також у п’ятиденний строк повертається заявнику із відповідними роз’ясненнями.

7. На обґрунтовану письмову вимогу громадянина термін розгляду звернення може бути скорочено від встановлених у статті 20 Закону України "Про звернення громадян" термінів.

8. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання) і скарги громадян, які мають визначені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

За потреби продовження терміну виконання звернення керівник структурного підрозділу, відповідального за розгляд і виконання звернень, повинен звернутись з відповідною пропозицією до посадової особи, яка встановила термін.

9. Звернення громадян, що надійшли від народних депутатів України, розглядаються відповідно до вимог та в порядку, визначених статтею 16 Закону України "Про статус народного депутата України".

10. Звернення, надіслані до Мінкультури як запити на публічну інформацію з посиланням на Закон України "Про доступ до публічної інформації", але не відповідають за змістом зазначеному Закону (роз’яснення, прохання тощо), розглядаються відповідно до Закону України "Про звернення громадян" з встановленням відповідних термінів.

VI. Контроль за розглядом звернень громадян

1. Контроль за виконанням звернень громадян здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.

2. Безпосередній контроль за виконанням звернень у структурних підрозділах здійснюється їх керівниками та діловодами.

3. Звернення, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після остаточного прийняття рішення і вжиття заходів щодо вирішення порушеного у зверненні питання.

Рішення про зняття з контролю звернення приймає посадова особа, яка прийняла рішення про встановлення контролю за цим зверненням.

4. У процесі розгляду та зняття з контролю звернень громадян працівники відповідального відділу оперативно вносять доповнення і зміни, що стосуються звернень (резолюції, прізвища виконавців, терміни виконання, дати зняття з контролю, відмітки про результати розгляду звернень тощо), до підсистеми "Звернення громадян" єдиної системи автоматизації документообігу, що відображається в реєстраційно-контрольних картках звернень.

5. Звернення громадян знімаються з контролю відповідальним відділом під час присвоєння реєстраційного індексу листам-відповідям у порядку, визначеному розділом IV цієї Інструкції.

6. Інформація щодо результатів розгляду звернень громадян з відміткою "Контроль" не менше двох разів на рік узагальнюється відповідальним відділом для інформування державного секретаря.

VII. Особистий прийом громадян

1. Особистий прийом громадян у Мінкультури здійснюється уповноваженими посадовими особами, які мають право приймати рішення з питань, що належать до їх компетенції, за попереднім записом у дні та години, визначені графіком особистого прийому громадян.

2. У разі відсутності керівництва Мінкультури особистий прийом громадян проводиться уповноваженими посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення відповідних питань.

3. Графік особистого прийому громадян затверджується наказом Мінкультури.

4. Інформація щодо порядку особистого прийому громадян і графіка особистого прийому громадян із зазначенням прізвищ посадових осіб, які проводять прийом, час і місце прийому розміщується на офіційному веб-сайті Мінкультури в спеціальній рубриці "Звернення громадян" та на інформаційному стенді в доступному місці, вільному для огляду громадян.

5. Громадяни, які мають встановлені законодавством пільги, приймаються у першочерговому порядку.

6. Прийом народних депутатів України здійснюється з урахуванням вимог Законів України "Про статус народних депутатів України" та "Про комітети Верховної Ради України".

7. Прийом громадян у дні, не визначені графіком особистого прийому, здійснюється відповідальним відділом без попереднього запису кожного дня з 9:00 до 18:00, у п’ятницю - до 16:45, обідня перерва з 13:00 до 13:45 у приміщенні Мінкультури за адресою: м. Київ, вул. Івана Франка, 19, перший поверх, кімната 104, телефон (044) 235-52-21.

8. Запис громадян на особистий прийом до керівництва Мінкультури проводиться у разі, якщо порушене громадянином питання залишилося не вирішеним по суті після особистого прийому посадовою особою структурного підрозділу апарату.

Попередній запис на особистий прийом до керівництва Мінкультури здійснюється у їх приймальнях не пізніше ніж за сім днів до дня прийому.

9. Під час попереднього запису на особистий прийом з’ясовують прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів державної влади він звертався і яке було прийнято рішення, вивчають документи, інші матеріали, що подає громадянин для обґрунтування своєї заяви (клопотання), скарги або пропозиції (зауваження).

Не допускається з’ясування відомостей про особу громадянина, що не стосуються його звернення.

10. Працівники приймалень керівників Мінкультури складають списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом до керівництва Мінкультури, та подають перелік питань, викладених у зверненнях громадян, для вивчення та опрацювання до структурних підрозділів (у межах їх компетенції) не пізніше ніж за сім днів до дня прийому.

Структурні підрозділи в межах компетенції забезпечують розгляд порушених громадянами питань, підготовку матеріалів та подають проект рішення за підписом керівника структурного підрозділу не пізніше ніж за три робочі дні до прийому.

За два робочі дні до прийому списки громадян, які виявили бажання потрапити на особистий прийом, з необхідними матеріалами подаються посадовій особі, яка здійснюватиме особистий прийом.

11. У записі на особистий прийом може бути відмовлено з таких причин:

повторне звернення громадянина з питання, яке вже розглядалось керівництвом Мінкультури та було вирішено по суті;

звернення щодо оскарження рішення, яке було подане з порушенням термінів, визначених статтею 17 Закону України "Про звернення громадян";

звернення особи, визнаної судом недієздатною (за винятком випадків, коли від імені особи діє представник, повноваження якого оформлені в порядку, встановленому чинним законодавством).

Про відмову в записі на особистий прийом та причини відмови громадянам надаються відповідні роз'яснення.

12. Забороняється відмова громадянам у записі на особистий прийом з підстав ознак раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, місця проживання, мовних або інших ознак.

13. Громадянин, який з’явився на особистий прийом, повинен пред’явити документ, що посвідчує його особу.

На особистому прийомі громадян разом з громадянином можуть бути присутні лише його представник та/або особи, які перебувають з ним у сімейних відносинах і мають документи, що підтверджують їх особу та повноваження.

14. Посадова особа під час прийому зобов’язана об’єктивно та всебічно розглянути питання, надати відповідно до чинного законодавства обґрунтоване роз’яснення та вжити заходів, що спрямовані на усунення виявлених порушень.

15. Якщо вирішити порушене у зверненні громадянина питання безпосередньо під час особистого прийому неможливо, воно розглядається в тому самому порядку, що й письмове звернення. Про результати такого розгляду громадянинові за його згодою надається усна або письмова відповідь.

16. Для забезпечення кваліфікованого роз’яснення порушених громадянином питань посадова особа може залучати до їх розгляду працівників відповідних структурних підрозділів, а також представників підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Мінкультури, або одержувати за запитом від них необхідну інформацію.

17. Письмове звернення, яке подається громадянином на особистому прийомі, оформлюється відповідно до вимог статті 5 Закону України "Про звернення громадян".

Результати розгляду звернень повідомляють громадянам письмово або усно (за їх бажанням).

18. Письмові та усні звернення (пропозиції, заяви і скарги), подані під час особистого прийому, передаються до відповідального відділу для реєстрації відповідно до вимог цієї Інструкції.

19. Під час особистого прийому громадян посадовими особами структурних підрозділів та керівництвом Мінкультури на кожного заявника заповнюється картка обліку особистого прийому громадян за формою, наведеною у додатку 2 до цієї Інструкції.

20. Штамп "Особистий прийом" проставляється на першому аркуші звернення, поданому на особистому прийомі, та на першому аркуші копії цього звернення.

21. Облік прийому громадян та контроль термінів розгляду звернень, прийнятих під час особистого прийому, здійснюються відповідальним відділом.

22. Облік громадян, яких особисто приймають посадові особи у структурних підрозділах, та контроль за дотриманням термінів розгляду їхніх звернень здійснюються діловодом у відповідному структурному підрозділі.

23. Керівники структурних підрозділів, які здійснюють особистий прийом громадян, забезпечують у своєму підрозділі систематичний аналіз та узагальнення звернень громадян з метою виявлення причин, що їх спричинили, а також найбільш гострих суспільно значущих проблем, що потребують негайного вирішення.

24. Діловоди в структурних підрозділах щокварталу готують інформацію про ведення особистого прийому громадян керівниками структурних підрозділів та подають її до відповідального відділу.

VIII. Формування і зберігання
справ за зверненнями громадян

1. Після завершення розгляду звернення громадянина у правому куті верхнього поля реєстраційної картки звернення проставляється відмітка про його виконання.

Відмітка повинна містити напис "До справи", посилання на дату і реєстраційний індекс листа-відповіді, дату, найменування посади і підпис посадової особи, яка прийняла рішення.

Вказані реквізити можна зазначати у рукописний спосіб.

2. Звернення громадян після їх розгляду з усіма додатками та копіями листів-відповідей повертаються до відповідального відділу для централізованого формування справ та їх зберігання.

Формувати та зберігати справи в структурних підрозділах, відповідальних за розгляд звернень громадян, забороняється.

3. Документи розміщуються у справах у хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення громадянина з додатками та усіма документами щодо його розгляду становить у справі самостійну групу і вміщується у м'яку обкладинку. У разі одержання повторного звернення або появи додаткових документів вони підшиваються до цієї групи документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів.

Пропозиції, заяви, скарги, відповіді на які не були надані, а також неправильно оформлені документи підшивати до справ забороняється.

Обкладинка справи оформлюється за встановленою формою, наведеною у додатку 3 до цієї Інструкції.

4. Мінкультури зберігає звернення громадян для надання довідок і використання в інших цілях протягом часу, визначеного зведеною номенклатурою справ Мінкультури.

5. За необхідності тривалого або постійного зберігання окремих справ за зверненнями громадян здійснюється передача їх особі, відповідальній за ведення архівної справи в Мінкультури.

6. Строки зберігання документів за пропозиціями, заявами та скаргами громадян визначаються відповідно до номенклатури справ.

З огляду на специфіку діяльності Мінкультури постійно діюча експертна комісія з проведення експертизи цінності документів Мінкультури (далі - експертна комісія) може прийняти рішення про збільшення терміну зберігання або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян.

Рішення експертної комісії про збільшення термінів за пропозиціями, заявами і скаргами, про відбір їх для подальшого зберігання підлягають обов'язковому затвердженню керівництвом Мінкультури.

Справи, що підлягають постійному, а також тимчасовому (понад десять років) зберіганню, передаються до архівного підрозділу Мінкультури через два роки після завершення діловодства щодо них.

Справи, що підлягають тимчасовому зберіганню (до десяти років включно), передаються до архівного підрозділу Мінкультури.

Строк зберігання документів за зверненнями громадян визначається відповідно до строків, визначених у Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженому наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року N 578/5, зареєстрованому у Міністерстві юстиції України 17 квітня 2012 року за N 571/20884.

Після закінчення встановлених строків зберігання на підставі рішення експертної комісії та згідно з актом знищення, затвердженим керівником структурного підрозділу, звернення громадян (заяви) та матеріали щодо їх розгляду підлягають знищенню.

IX. Аналіз роботи зі зверненнями громадян

1. Керівники структурних підрозділів або за їх дорученням інші посадові особи зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені у зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, що призвели до порушення прав громадян.

2. Діловоди в структурних підрозділах, щокварталу до десятого числа місяця, що настає за звітним періодом, готують у вигляді аналітичних довідок матеріали для аналізу інформації за зверненнями громадян та передають їх керівникам структурних підрозділів.

Статистичний аналіз звернень громадян здійснюється за напрямами діяльності структурних підрозділів та в розрізі таких показників:

загальна кількість письмових та усних звернень громадян (окремо);

кількість громадян, що звернулись;

кількість повторних звернень;

кількість колективних звернень;

категорії заявників;

напрям діяльності (питання);

результати розгляду звернень - "надано роз'яснення та необхідну інформацію", "вирішено позитивно", "відмовлено у задоволенні", "надіслано на розгляд іншому органу влади, установі чи організації", "взято до відома".

3. Підготовлені структурними підрозділами аналітичні матеріали передаються для узагальнення до відповідального відділу.

4. Узагальнені аналітичні матеріали щодо результатів роботи за зверненнями громадян щокварталу доводяться до державного секретаря та до вищих органів державної влади.

Начальник управління документообігу, організаційного
забезпечення та контролю П.М. Кініченко

Додаток 1
до Інструкції з діловодства за
зверненнями громадян у
Міністерстві культури України
(пункт 13 розділу II)

Реєстраційно-контрольна картка

Додаток 2
до Інструкції з діловодства за
зверненнями громадян у
Міністерстві культури України
(пункт 19 розділу VII)

Картка обліку
особистого прийому громадян

Картка обліку особистого прийому громадян (Додаток 2) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 3
до Інструкції з діловодства за
зверненнями громадян у
Міністерстві культури України
(пункт 3 розділу VIII)

Форма
обкладинки для звернень громадян

Форма обкладинки для звернень громадян (Додаток 3) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".