ВИКОНАВЧИЙ ОРГАН КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ)
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
09.10.2017 N 1249
Про затвердження Положення
про комплексну інформаційно-аналітичну
систему управління фінансово-господарською
діяльністю в м. Києві
Відповідно до законів України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про місцеві державні адміністрації", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", постанов Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року N 1433 "Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади" та від 29 березня 2006 року N 373 "Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах", рішення Київської міської ради від 02 липня 2015 року N 654/1518 "Про затвердження Комплексної міської цільової програми "Електронна столиця" на 2015 - 2018 роки", з метою визначення порядку та особливостей функціонування комплексної інформаційно-аналітичної системи управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві:
1. Затвердити Положення про комплексну інформаційно-аналітичну систему управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві, що додається.
2. Структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям, підприємствам, установам та організаціям, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва:
2.1. У місячний термін з дня видання цього розпорядження надати в межах компетенції до Департаменту інформаційно-комунікаційних технологій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції щодо регламентів комплексної інформаційно-аналітичної системи управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві згідно з підсистемами (модулями), визначеними Положенням про комплексну інформаційно-аналітичну систему управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві, затвердженим пунктом 1 цього розпорядження.
2.2. У разі підключення до комплексної інформаційно-аналітичної системи управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві керуватися Положенням про комплексну інформаційно-аналітичну систему управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві, затвердженим пунктом 1 цього розпорядження.
3. Департаменту інформаційно-комунікаційних технологій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з урахуванням пропозицій, наданих згідно з підпунктом 2.1 пункту 2 цього розпорядження, розробити та подати на затвердження виконавчому органу Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації) в установленому порядку відповідні регламенти комплексної інформаційно-аналітичної системи управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві.
4. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на заступників голови Київської міської державної адміністрації згідно з розподілом обов'язків.
Голова В. Кличко
Затверджено
Розпорядження виконавчого органу
Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
09.10.2017 N 1249
Положення
про комплексну інформаційно-аналітичну систему управління
фінансово-господарською діяльністю в м. Києві
1. Загальні положення
1.1. Положення про комплексну інформаційно-аналітичну систему управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві (далі - Положення) визначає призначення, структуру, мету, завдання, інформаційні ресурси, суб'єктів відносин, вимоги щодо функціонування, технічного захисту, використання та доступу до інформаційних ресурсів у комплексній інформаційно-аналітичній системі управління фінансово-господарською діяльністю в м. Києві (далі - КІАС УФГД), яка створена та використовується в інтересах територіальної громади міста Києва.
1.2. Правовою основою функціонування КІАС УФГД є закони України "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про місцеві державні адміністрації", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", постанови Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року N 1433 "Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади" та від 29 березня 2006 року N 373 "Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах", рішення Київської міської ради від 02 липня 2015 року N 654/1518 "Про затвердження Комплексної міської цільової програми "Електронна столиця" на 2015 - 2018 роки" та інші нормативно-правові акти.
1.3. У цьому Положенні терміни вживаються в значеннях, наведених у законах України "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", постановах Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року N 1433 "Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади" та від 29 березня 2006 року N 373 "Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах" та інших нормативно-правових актах.
1.4. Дія цього Положення розповсюджується на структурні підрозділи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районні в місті Києві державні адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва.
1.5. Фінансування створення, забезпечення функціонування та розвиток КІАС УФГД здійснюється згідно з відповідними міськими цільовими програмами на відповідні роки, затвердженими рішеннями Київської міської ради, або з інших джерел відповідно до законодавства.
2. Призначення, структура, мета і завдання КІАС УФГД
2.1. КІАС УФГД призначена для забезпечення комплексного централізованого обліку фінансових і господарських операцій користувачів інформації в КІАС УФГД.
2.2. КІАС УФГД складається з таких підсистем (модулів):
модуль "Фінансовий аналіз" - дає змогу відстежувати актуальне в будь-який момент часу значення бюджетних призначень: річних, затверджених кошторисом витрат і довідками про його зміну; щомісячних, затверджених планом асигнувань і довідками про його зміну; порівняння між запланованими і фактичними здійсненими витратами;
модуль "Управління фінансовими розрахунками" - забезпечує облік готівкових та безготівкових коштів, банківських та касових операцій, взаєморозрахунків з контрагентами, формування фінансової звітності;
модуль "Зобов'язання" - призначений для обліку взяття юридичних та фінансових зобов'язань структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями, підприємствами, установами та організаціями, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва;
модуль "Логістика" - забезпечує облік операцій з купівлі та продажу матеріалів, обладнання, надання послуг, виконання робіт тощо; облік кредиторської та дебіторської заборгованості підприємства, установи, організації та формування відповідної звітності;
модуль "Облік договорів" - забезпечує облік договорів з постачальниками і покупцями, виконавцями робіт і надавачами послуг з урахуванням їх специфікацій, відстеження стану платежів і відвантажень (надання послуг, виконання робіт) за кожною позицією специфікації;
модуль "Податковий облік" - дає змогу оперативно вести облік податкових зобов'язань та податкового кредиту з податку на додану вартість і первинних податкових документів, що необхідно для формування передбаченої законодавством звітності зі сплати податку на додану вартість; залежно від облікової політики, прийнятої на підприємстві, в установі, організації, можливість налаштування стратегії розрахунку сум першої події для податкового кредиту і окремо для податкового зобов'язання різними методами (касовий метод; при зміні знаку заборгованості; відключення автоматичного розрахунку);
модуль "Документообіг" - забезпечує зовнішній документообіг, обмін документами (договори, акти, накладні) в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису з контрагентами;
модуль "Облік матеріальних цінностей" - забезпечує ведення нефінансових активів (основних засобів, нематеріальних активів, запасів та інших нефінансових активів), формування звітності; облік запасів з різними методами обліку цін, аналізу джерел надходження та методів надходження; облік бланків суворої звітності за номерами і серіями тощо;
модуль "Облік персоналу" - забезпечує ведення взаєморозрахунків з працівниками, а також облік витрат на оплату праці в складі витрат підприємства, установи, організації, кадровий і персоніфікований облік персоналу, формує всі необхідні уніфіковані форми з обліку заробітної плати та інші необхідні звіти, що дають можливість отримати інформацію за будь-який розрахунковий період, в тому числі у формі аналітичних звітів, графіків і діаграм;
модуль "Звітність" - забезпечує автоматичне формування передбаченої законодавством звітності підприємства, установи, організації за актуальними формами для подачі до контролюючих органів, зокрема в електронному вигляді з використанням електронного цифрового підпису; включає обов'язкові звіти, призначені для подання контролюючим органам, в тому числі форми бухгалтерської звітності й податкові декларації;
модуль "Облік комунальних послуг" - забезпечує ведення виконавцями житлово-комунальних послуг, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, обліку доходів і витрат в розрізі будинків, проведення розрахунків тарифів на послуги з утримання будинків і споруд та прибудинкових територій на плановий період у розрізі видів послуг; формування даних для доведення до споживачів інформації про перелік житлово-комунальних послуг, структуру цін і тарифів, зміну цін і тарифів з обґрунтуванням (загальний розмір тарифу та його структура (плановані витрати за елементами, прибуток, податок на додану вартість);
модуль "Фінансове планування" - забезпечує формування річних фінансових планів з поквартальною розбивкою, облік надходжень та зобов'язань, відстеження виконання показників фінансового плану та проведення аналізу отриманих даних;
модуль "Головна книга" - забезпечує формування гнучких звітів по кожному з перерахованих вище модулів, зокрема: оборотно-сальдову відомість, обороти рахунку, аналіз рахунку, шахову відомість тощо, включаючи стандартні бухгалтерські звіти бюджетних установ, передбачених наказом Державного казначейства України від 27 липня 2000 року N 68 "Про затвердження Інструкції про форми меморіальних ордерів бюджетних установ та порядок їх складання", зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 31 серпня 2000 року за N 570/4791, меморіальні ордери, книга "Журнал-головна" та універсальні звіти, які можуть бути сформовані за будь-яким з модулів;
модуль "Персональний кабінет працівника" - забезпечує наявність системи, яка надає кожному працівникові структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районної в місті Києві державної адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, доступ до його особового рахунку з мобільних пристроїв;
модуль "Персональний кабінет керівника" - забезпечує наявність системи, яка надає керівникові структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районної в місті Києві державної адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, доступ до оперативної інформації щодо діяльності структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районної в місті Києві державної адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, в реальному часі з мобільних пристроїв;
модуль "Освіта" - дає змогу автоматизувати роботу навчальних закладів (дошкільних, загальноосвітніх, позашкільних, професійно-технічних, вищих) у процесі ведення особових справ дошкільнят/учнів/студентів, ведення обліку відвідуваності навчальних закладів, формування різнопланових звітів, наказів та інших документів згідно із законодавством, формування рахунків за послуги навчальних закладів тощо.
Перелік підсистем (модулів) КІАС УФГД не є вичерпним і може доповнюватися в разі необхідності та потреб територіальної громади міста Києва на підставі заявок на розміщення (створення) картографічного шару даних, що відповідають потребам та вимогам секретаріату Київської міської ради, структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва.
2.3. На кожну підсистему (модуль) КІАС УФГД розробляється регламент, який затверджується виконавчим органом Київської міської ради (Київською міською державною адміністрацією) в установленому порядку та, зокрема, містить опис підсистеми (модуля), врегульовує процедуру наповнення, внесення змін та доступу до інформації, структуру інформації, володільців інформації, організацію роботи користувачів інформації в КІАС УФГД.
Структурні підрозділи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районні в місті Києві державні адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, які є користувачами інформації в КІАС УФГД, здійснюють наповнення КІАС УФГД інформацією, отриманою та створеною в установленому порядку в межах повноважень та відповідно до законодавства.
2.4. Метою КІАС УФГД є надання можливостей користувачам інформації в КІАС УФГД отримувати дані для прийняття ефективних управлінських рішень у режимі реального часу, а саме:
аналітичний контроль за діяльністю структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районної в місті Києві державної адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, в режимі реального часу;
оперативний доступ з центру до відомостей обліку структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районної в місті Києві державної адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва;
порівняльний аналіз діяльності в розрізі структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва;
комплексна оцінка ефективності діяльності структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, за напрямками діяльності та категоріями обліку.
2.5. Основними завданнями КІАС УФГД є:
зменшення витрат на облік господарської діяльності одночасно з підвищенням ефективності обліку й управління;
зменшення витрат на придбання та обслуговування обладнання, оновлення та супроводження програмного забезпечення;
зменшення витрат на побудову комплексної системи захисту інформації персональних даних;
зменшення навантаження на працівників структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва;
усунення розбіжностей довідників різних підприємств, установ, організацій та консолідація відповідних даних;
зменшення часу та людських ресурсів на складання звітів і консолідацію відповідних даних;
надання керівникові структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районної в місті Києві державної адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, достовірної оперативної інформації про діяльність структурного підрозділу виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районної в місті Києві державної адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, в цілому;
прозорість здійснення користувачами інформації в КІАС УФГД своєї фінансово-господарської діяльності.
3. Інформаційні ресурси КІАС УФГД
3.1. Інформаційні ресурси КІАС УФГД - сукупність документів у КІАС УФГД, які створюються, обробляються та актуалізуються користувачами інформації в КІАС УФГД.
3.2. Інформаційні ресурси КІАС УФГД забезпечують:
фізичну та логічну цілісність даних;
достовірність та актуальність даних.
3.3. Порядок обробки і захисту персональних даних, що містяться в КІАС УФГД, визначається володільцями, розпорядниками персональних даних відповідно до Закону України "Про захист персональних даних" з урахуванням наказу Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини від 08 січня 2014 року N 1/02-14 "Про затвердження документів у сфері захисту персональних даних".
4. Суб'єкти відносин у КІАС УФГД
4.1. Суб'єктами відносин у КІАС УФГД є:
розпорядник КІАС УФГД;
адміністратор КІАС УФГД;
володільці інформації в КІАС УФГД;
користувачі інформації в КІАС УФГД.
4.2. Розпорядником КІАС УФГД є Департамент інформаційно-комунікаційних технологій виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
4.3. Адміністратором КІАС УФГД є комунальне підприємство "Головний інформаційно-обчислювальний центр", яке відповідає за технічний супровід та здійснення підтримки працездатності КІАС УФГД в цілому, надання та припинення прав доступу користувачів інформації в КІАС УФГД, здійснює контроль за дотриманням користувачами правил, процедур, технології обробки інформації в КІАС УФГД.
4.4. Володільцями інформації в КІАС УФГД є структурні підрозділи виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районні в місті Києві державні адміністрації, підприємства, установи та організації, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, яким належать права на інформацію в КІАС УФГД.
Володільці інформації в КІАС УФГД визначають у встановленому порядку посадових (службових) осіб та працівників, які відповідають за координування на технічному рівні прав доступу користувачів інформації в КІАС УФГД.
4.5. Користувачами інформації в КІАС УФГД є посадові (службові) особи та працівники структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, підприємств, установ та організацій, що належать до комунальної власності територіальної громади міста Києва, яким у встановленому порядку надано права доступу до КІАС УФГД, зокрема з використанням електронного цифрового підпису в разі необхідності.
5. Функціонування і технічний захист КІАС УФГД
5.1. Заходи щодо накопичення, обробки та зберігання інформації в КІАС УФГД здійснює адміністратор КІАС УФГД.
5.2. Модернізація, налагодження та внесення змін до програмного забезпечення на всіх стадіях життєвого циклу КІАС УФГД здійснюється на підставі рішень адміністратора КІАС УФГД за погодженням з розпорядником КІАС УФГД.
5.3. Оснащення КІАС УФГД технічними, програмно-технічними та програмними засобами базується на сучасному досвіді використання інформаційних технологій, засобів комп'ютерної техніки, комунікаційного обладнання, загальносистемного та прикладного програмного забезпечення відповідно до вимог законодавства.
5.4. Адміністратор КІАС УФГД забезпечує конфіденційність, цілісність, доступність та спостережність інформаційних ресурсів КІАС УФГД.
5.5. Адміністратор системи забезпечує побудову комплексної системи захист інформації (далі - КСЗІ) з підтвердженою відповідністю вимогам нормативних документів з технічного захисту інформації та підтримує її в актуальному стані на всіх стадіях життєвого циклу КІАС УФГД.
Підтвердження відповідності КСЗІ вимогам нормативних документів з технічного захисту інформації здійснюється за результатами державної експертизи в порядку, визначеному Положенням про державну експертизу у сфері технічного захисту інформації, затвердженим наказом Адміністрації Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України від 16 травня 2007 року N 93, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 16 липня 2007 року за N 820/14087.
6. Використання та доступ до
інформаційних ресурсів КІАС УФГД
6.1. Доступ до інформаційних ресурсів КІАС УФГД надасться з дотриманням вимог законів України "Про інформацію", "Про захист персональних даних", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про електронні документи та електронний документообіг", постанов Кабінету Міністрів України від 10 вересня 2003 року N 1433 "Про затвердження Порядку використання комп'ютерних програм в органах виконавчої влади" та від 29 березня 2006 року N 373 "Про затвердження Правил забезпечення захисту інформації в інформаційних, телекомунікаційних та інформаційно-телекомунікаційних системах".
6.2. Користувачам інформації в КІАС УФГД надасться доступ до інформації в КІАС УФГД відповідно до їх прав та посадових обов'язків.
6.3. Користувачі інформації в КІАС УФГД використовують інформацію, що обробляється в ній, відповідно до посадових обов'язків та в установленому порядку. Така інформація не підлягає поширенню та передачі іншим особам, крім випадків, передбачених законодавством України.
6.4. Користувачі інформації в КІАС УФГД несуть відповідальність за достовірність та цілісність інформації, що вводиться ними до системи, відповідно до законодавства.
Виконуючий обов'язки керівника апарату Л. Верес