МІНІСТЕРСТВО ВНУТРІШНІХ СПРАВ УКРАЇНИ
Затверджено
Наказ Міністерства внутрішніх справ України
07.02.2017 N 95
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
01 березня 2017 р. за N 285/30153
Порядок
прийому, реєстрації і розгляду запитів на публічну
інформацію, розпорядником якої є Національна поліція України,
та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання
і друк документів у Національній поліції України
І. Загальні положення
1. Цей Порядок розроблено відповідно до Закону України "Про доступ до публічної інформації", Указу Президента України від 05 травня 2011 року N 547 "Питання забезпечення органами виконавчої влади доступу до публічної інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 13 липня 2011 року N 740 "Про затвердження граничних норм витрат на копіювання або друк документів, що надаються за запитом на інформацію", з метою врегулювання порядку прийому, реєстрації і розгляду запитів на публічну інформацію (далі - запит) та відшкодування запитувачами фактичних витрат на копіювання і друк документів у центральному органі управління поліцією, міжрегіональних територіальних органах Національної поліції України, їх відокремлених підрозділах, територіальних органах поліції, їх структурних та відокремлених підрозділах, закладах та установах, що належать до сфери управління Національної поліції України (далі - органи та/чи підрозділи поліції), забезпечення можливості оскарження рішень, дій чи бездіяльності органів та підрозділів поліції щодо надання або відмови в наданні інформації за запитом на інформацію та з метою реалізації права кожного на доступ до публічної інформації.
Право на доступ до публічної інформації гарантується максимальним спрощенням процедури подання запиту на отримання публічної інформації.
Дія цього Порядку не поширюється на відносини щодо отримання інформації суб'єктами владних повноважень при здійсненні ними своїх функцій, а також на відносини у сфері, що регулюються Законом України "Про звернення громадян".
2. Доступ до публічної інформації в органах та підрозділах Національної поліції України забезпечується шляхом:
1) оприлюднення публічної інформації в офіційних друкованих виданнях;
2) розміщення публічної інформації на офіційних веб-сайтах центрального органу управління поліцією, територіальних органів поліції в мережі Інтернет;
3) розміщення публічної інформації на інформаційних стендах у приміщеннях приймалень громадян;
4) надання інформації за запитами на інформацію;
5) надання доступу до системи обліку публічної інформації, яка містить інформацію про документи, розпорядниками яких є органи та підрозділи поліції;
6) розміщення на єдиному державному веб-порталі відкритих даних.
3. Терміни, що використовуються в цьому Порядку, уживаються в значеннях, наведених у Законах України "Про доступ до публічної інформації" та "Про інформацію".
II. Порядок прийому, реєстрації, розгляду запитів
на інформацію та надання відповідей
1. Безпосередня організація і забезпечення доступу до публічної інформації та організація спеціальних місць для роботи запитувачів з документами чи їх копіями покладається:
у центральному органі управління поліцією - на відділ забезпечення доступу до публічної інформації Департаменту документального забезпечення (далі - ДДЗ);
в органах та підрозділах поліції - на посадових осіб, відповідальних за організацію доступу до публічної інформації (далі - відповідальна особа).
2. Запити на інформацію, розпорядником якої є органи та підрозділи поліції, які надійшли поштовим зв’язком, електронною поштою, телефоном, факсимільним зв’язком, приймаються з 09.00 до 18.00, крім вихідних, святкових та неробочих днів.
Отримання запитів на особистому прийомі громадян здійснюється через приймальні громадян відповідальними особами щодня з 09.00 до 17.00, у п'ятницю та передсвяткові дні - з 09.00 до 16.00, крім вихідних, святкових та неробочих днів. Запити, які надійшли до органів та підрозділів поліції після закінчення робочого дня, реєструються наступного робочого дня.
Запити, які надійшли у вихідні, святкові та інші неробочі дні, реєструються в органах та підрозділах поліції першого робочого дня.
3. Діловодство за запитами здійснюється окремо від інших видів діловодства.
4. Запити, які надійшли на адресу органів та підрозділів поліції електронною поштою, телефоном, факсимільним зв’язком чи в усній формі, приймаються і реєструються в електронній автоматизованій системі працівниками ДДЗ та відповідальними особами. На запиті ставиться відповідний штамп із зазначенням реєстраційного номера, дати реєстрації запиту. У реєстраційному номері після цифр зазначаються літери "ЗІ". Після реєстрації працівниками ДДЗ та відповідальними особами запити протягом робочого дня передаються до органів та підрозділів поліції, напряму діяльності яких стосується порушене в запиті питання, для розгляду та надання відповіді запитувачу.
Відлік строку розгляду запиту починається з дня його реєстрації.
5. У разі якщо запитувана інформація належить до сфери діяльності двох або більше органів чи підрозділів поліції, такі запити на інформацію подаються працівниками ДДЗ та відповідальними особами на розгляд керівництву органу чи підрозділу поліції для визначення головного виконавця.
6. Запити, що надійшли безпосередньо на адресу структурних підрозділів центрального органу управління поліцією, міжрегіональних територіальних органів Національної поліції України, їх відокремлених підрозділів, територіальних органів поліції, їх структурних та відокремлених підрозділів, закладів та установ, що належать до сфери управління Національної поліції України, приймаються, реєструються у відповідних журналах або системі електронної реєстрації та в день отримання запиту після його реєстрації подаються на розгляд керівництву цих органів чи підрозділів.
7. Працівники ДДЗ та відповідальні особи протягом робочого дня здійснюють перевірку електронної пошти. У разі надходження на електронну пошту запитів їх роздруковують та реєструють. Разом із запитом на окремому аркуші роздруковується інформація про запитувача, дати та час відправлення і отримання запиту, реєстраційний номер запиту, час і дата його реєстрації. Зазначена інформація зберігається в ДДЗ або у відповідальних осіб органів та підрозділів поліції.
8. При надходженні запиту до органу чи підрозділу поліції телефоном працівник ДДЗ та відповідальна особа зобов'язані з'ясувати прізвище, ім’я, по батькові запитувача, контактну адресу (номер факсу, електронної адреси, засоби зв’язку), а також суть запиту. Після з'ясування необхідної інформації заповнюється форма запиту, який реєструється у відповідних журналах або системі електронної реєстрації.
На вимогу запитувача працівник ДДЗ та відповідальна особа зобов'язані повідомити реєстраційний номер його запиту.
9. На кожен запит працівниками ДДЗ та відповідальними особами складається контрольна картка, яка разом із запитом передається органу чи підрозділу поліції, який визначений відповідальним за надання відповіді на цей запит.
10. Відповідь на запит надається в спосіб, обраний запитувачем, протягом п'яти робочих днів з дня надходження та реєстрації запиту. У разі неможливості надання запитуваної інформації в запитуваній формі така інформація надається в тому вигляді, в якому вона зберігається в її розпорядника. Реєстрація відповідей на запити громадян ведеться за індексами, присвоєними під час реєстрації.
11. У разі якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, керівник органу чи підрозділу поліції, відповідальний за надання інформації за таким запитом, може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів. Про продовження строку він повідомляє запитувача в письмовій формі не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту. Копія такого листа передається до ДДЗ або відповідальним особам для забезпечення контролю.
Якщо запит стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, щодо стану довкілля, якості харчових продуктів і предметів побуту, аварій, катастроф, небезпечних природних явищ та інших надзвичайних подій, що сталися або можуть статися і загрожують безпеці громадян, відповідь має бути надана не пізніше 48 годин з дня отримання запиту. За наявності підстав, що свідчать про реальну загрозу життю та здоров'ю особи, яка повідомила про кримінальне правопорушення, працівники підрозділу документального забезпечення та відповідальна особа, яка отримала запит, невідкладно повинні поінформувати відповідні органи та підрозділи поліції для вжиття всіх можливих заходів із його запобігання або припинення.
Якщо в запиті є прохання про необхідність термінового його опрацювання та надання відповіді в терміни менші, ніж визначені Законом України "Про доступ до публічної інформації", це прохання має бути обґрунтованим.
12. Відповідь на запит у центральному органі управління надається за підписом керівництва Національної поліції України або керівництва структурних підрозділів, у міжрегіональних територіальних органах Національної поліції України, їх відокремлених підрозділах, територіальних органах поліції, їх структурних та відокремлених підрозділах, закладах та установах, що належать до сфери управління Національної поліції України, - за підписом керівництва вказаних підрозділів.
13. У задоволенні запиту на інформацію може бути відмовлено, якщо:
1) органи та/чи підрозділи поліції не володіють і не зобов'язані відповідно до своєї компетенції володіти інформацією, щодо якої зроблено запит;
2) інформація, що запитується, належить до категорії інформації з обмеженим доступом;
3) не дотримано вимог щодо оформлення запиту, передбачених частиною п'ятою статті 19 Закону України "Про доступ до публічної інформації";
4) особа, яка подала запит, не оплатила передбачені статтею 21 Закону України "Про доступ до публічної інформації" фактичні витрати на копіювання та друк.
14. Відмова в задоволенні запиту надається в письмовій формі. Якщо в запиті не зазначено повної адреси запитувача, така відмова надсилається на адресу електронної пошти, зазначену ним у запиті. Відповідь має містити вмотивовану підставу відмови, прізвище, ім'я, по батькові та посаду особи, яка прийняла рішення про відмову в задоволенні запиту і підписала відповідь, реєстраційний номер, дату, підпис, а також порядок оскарження відмови.
15. Орган чи підрозділ поліції, який не володіє запитуваною інформацією, але йому відомо, хто нею володіє, зобов'язаний надіслати цей запит відповідному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача. У такому разі відлік строку розгляду запиту на інформацію починається з дня отримання запиту належним розпорядником.
16. Відстрочка в задоволенні запиту на публічну інформацію допускається в разі, якщо запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені Законом України "Про доступ до публічної інформацію" строки в разі настання обставин непереборної сили. У рішенні про відстрочку в задоволенні такого запиту має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові та посаду особи, відповідальної за розгляд запиту; дату надсилання або вручення повідомлення про відстрочку; причини, у зв’язку з якими запит на інформацію не може бути задоволений; строк, у який буде задоволено запит; підпис.
17. У разі якщо частина запитуваної інформації належить до інформації з обмеженим доступом, а інша частина є відкритою інформацією, надається лише відкрита інформація.
18. Після підписання відповіді запитувачу посадова особа, яка визначена виконавцем запиту, заповнює контрольну карту, підписує її в керівництва органу або структурного підрозділу та разом з копією відповіді запитувачу передає до ДДЗ або відповідальній особі.
19. У разі необхідності надання відповіді на запит електронною поштою посадова особа, визначена виконавцем, готує паперовий варіант відповіді, підписує його в керівництва органу або структурного підрозділу та разом з копією зареєстрованої відповіді передає до ДДЗ або відповідальній особі електронний варіант відповіді для відправлення запитувачу електронною поштою.
Працівник ДДЗ або відповідальна особа після відправлення електронною поштою відповіді запитувачу роздруковують звіт про відправлення, в якому повинна міститися інформація про відправника відповіді (зазначення адреси електронної пошти), адресата (електронна пошта), дату та час відправки, зміст документа, посаду, звання, прізвище, ім’я, по батькові, підпис працівника ДДЗ або відповідальної особа, указують дату та час відправки.
20. Оприлюднення публічної інформації в засобах масової інформації забезпечується підрозділами комунікації поліції.
21. Усі матеріали листування за запитами підшиваються до окремих номенклатурних справ.
III. Порядок відшкодування запитувачами
фактичних витрат на копіювання та друк документів
1. При отриманні для виконання запиту виконавець аналізує інформацію, яку необхідно надати запитувачу, після чого, якщо виконання запиту передбачає надання копій відповідних документів, здійснює підрахунок аркушів документа, які необхідно копіювати або друкувати.
2. Інформація на запит надається безкоштовно. Проте в разі якщо задоволення запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом понад 10 сторінок, запитувач зобов'язаний відшкодувати фактичні витрати на їх копіювання або друк.
3. При вирахуванні витрат за виготовлення однієї сторінки береться за основу розмір мінімальної заробітної плати, який діє на дату копіювання та друку документів.
4. Якщо запит підлягає задоволенню і для його виконання необхідно виготовлення копій або друк документів обсягом більше ніж 10 сторінок, виконавцями проводяться такі заходи:
1) починаючи з одинадцятої сторінки, підраховується кількість аркушів кожного документа та обирається коефіцієнт згідно з періодом, за який надається послуга. За перші 10 сторінок плата не стягується;
2) після розрахунку витрат отримана сума зазначається у квитанції встановленого зразка з визначеними банківськими реквізитами;
3) не пізніше п'яти робочих днів з дня отримання запиту запитувач інформується в письмовій формі або телефоном, електронною поштою про необхідність відшкодування витрат;
4) разом з інформацією про відшкодування фактичних витрат на копіювання та друк документів запитувачу надсилається квитанція на оплату послуг, відповідно до якої утримувачем платежу є орган чи підрозділ поліції.
5. При надходженні квитанції про сплату послуг запитувачу надсилається інформація протягом трьох робочих днів.
6. У разі несплати фактичних витрат на копіювання та друк запитувачу у двадцятиденний строк з дня отримання запиту надсилається інформація про відмову в задоволенні запиту на підставі частини третьої статті 22 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
7. Зразок квитанції, реєстр надісланих квитанцій, класифікатор органів та підрозділів поліції надсилаються для використання до відповідних органів та підрозділів поліції Департаментом фінансового забезпечення та бухгалтерського обліку Національної поліції України.
8. При наданні запитувачу інформації про нього та інформації, що становить суспільний інтерес, плата за копіювання та друк не стягується.
IV. Контроль за станом розгляду
запитів в органах та підрозділах поліції
1. Контроль за строками розгляду запитів здійснюється працівниками ДДЗ та відповідальними особами.
2. Контроль за своєчасністю та повнотою надання відповіді запитувачу покладається на керівників органів та підрозділів поліції, до яких надійшли запити та які здійснюють їх розгляд.
Директор Департаменту формування політики
щодо підконтрольних Міністрові органів влади та
моніторингу Міністерства внутрішніх
справ України В.Є. Боднар