МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
12.01.2011 N 96/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 січня 2011 р. за N 55/18793

Про затвердження Правил
внесення змін до актових записів
цивільного стану, їх поновлення
та анулювання

(Із змінами, внесеними згідно з
Наказами Міністерства юстиції
N 709/5 від 10.05.2012
N 1161/5 від 03.08.2012
N 1607/5 від 02.08.2013
N 919/5 від 12.06.2014
N 921/5 від 13.06.2014
N 1517/5 від 10.09.2014
N 2070/5 від 05.12.2014
N 1189/5 від 09.07.2015
N 14/5 від 06.01.2016
N 3447/5 від 02.12.2016
N 616/5 від 21.02.2017)

Відповідно до частини п'ятої статті 9 Закону України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Правила внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, що додаються.

2. Департаменту у справах цивільного стану громадян (Кунда В.В.):

2.1. Подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03.10.92 N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади" (із змінами).

2.2. Довести цей наказ до відома Головного управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства юстиції України від 26.09.2002 N 86/5 "Про затвердження Положення про порядок зміни, доповнення, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 26.09.2002 за N 786/7074 (із змінами).

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра Панченко А.М.

Міністр О. Лавринович

Погоджено:

Т.в.о. Міністра закордонних справ України Р.М.Демченко

Затверджено
Наказ Міністерства
юстиції України
12.01.2011 N 96/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
14 січня 2011 р. за N 55/18793

Правила
внесення змін до актових записів
цивільного стану, їх поновлення
та анулювання

(У тексті Правил слова
"міськрайонні управління юстиції"
в усіх відмінках і числах замінено словами
"міськрайонні, міжрайонні управління юстиції"
у відповідних відмінках і числах згідно з
Наказом Міністерства юстиції
N 1607/5 від 02.08.2013)

(У тексті Правил слова "Головного управління юстиції
Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим,
головних управлінь юстиції в областях, містах Києві та Севастополі"
замінено словами "Головного територіального управління юстиції
Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим,
головних територіальних управлінь юстиції в областях,
містах Києві та Севастополі" згідно з
Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

(У тексті Правил слова "Головного територіального управління юстиції
Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим,
головних територіальних управлінь юстиції в областях, містах Києві
та Севастополі" замінено словами "головного територіального
управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній
Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі"; слова
"відділ державної реєстрації актів цивільного стану Головного
територіального управління юстиції Міністерства юстиції України
в Автономній Республіці Крим, головних територіальних управлінь
юстиції в областях, містах Києві та Севастополі" у всіх відмінках
замінено словами "відділ державної реєстрації актів цивільного
стану управління державної реєстрації головних територіальних
управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній
Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі" у
відповідних відмінках; слова "відділ державної реєстрації актів
цивільного стану районного, районного в місті, міського (міст
обласного значення), міськрайонного, міжрайонного управління
юстиції" у всіх відмінках і числах замінено словами "районний,
районний у містах, міський (міст обласного значення), міськрайонний,
міжрайонний відділ державної реєстрації актів цивільного стану
головного територіального управління юстиції" у відповідних
відмінках і числах; слова "державна архівна установа" у всіх
відмінках замінено словами "державний архів" у відповідних
відмінках; слова "у відділі державної реєстрації актів цивільного
стану Печерського районного управління юстиції у місті Києві"
замінено словами "у Печерському районному у місті Києві відділі
державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального
управління юстиції у місті Києві" згідно з Наказом Міністерства юстиції
N 3447/5 від 02.12.2016)

I. Загальні положення

1.1. Внесення змін до актових записів цивільного стану, які складено органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться районними, районними у містах, міськими (міст обласного значення), міськрайонними, міжрайонними відділами державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції (далі - відділи державної реєстрації актів цивільного стану) у випадках, передбачених чинним законодавством.

У разі відмови у внесенні змін до актових записів цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вказуються причини відмови та зазначається про можливість оскарження його у судовому порядку.

1.2. Поновлення актових записів цивільного стану, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану України, проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану в разі втрати цих записів.

1.3. Заяви громадян України про поновлення актових записів цивільного стану, які були складені компетентними органами іноземних держав, розглядаються на загальних підставах з дотриманням вимог цих Правил.

Відсутність зазначених актових записів цивільного стану має бути підтверджена документально.

1.4. Анулювання актового запису цивільного стану проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його складання на підставі рішення суду, а у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України,- висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва або консульської установи України.

Анулювання актового запису про розірвання шлюбу, про смерть у випадках, передбачених статтею 118 Сімейного кодексу України, проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану, яким було проведено державну реєстрацію цих актів.

Розгляд питання про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану проводиться за заявою заінтересованої особи або з ініціативи відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем виявлення поновленого або повторно складеного актового запису.

Поновлені чи повторно складені актові записи цивільного стану в разі виявлення первинних записів анулюються на підставі рішення суду або висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (за місцезнаходженням поновленого або повторно складеного запису).

(Пункт 1.4 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

1.5. Заяви про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання приймаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану в порядку, визначеному цими Правилами.

Заяви іноземців, які постійно проживають в Україні, про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, складених органами державної реєстрації України, розглядаються відділом державної реєстрації актів цивільного стану на загальних підставах.

Документи, складені іноземною мовою, подаються для внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання разом з їх перекладами на українську мову, засвідченими в установленому порядку.

(Пункт 1.5 розділу I доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Документи, видані компетентними органами іноземних держав на посвідчення актів цивільного стану, здійснених поза межами України за законами відповідних держав щодо громадян України, іноземців і осіб без громадянства, визнаються дійсними в Україні за наявності легалізації, якщо інше не передбачено міжнародними договорами України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

(Пункт 1.5 розділу I доповнено новим абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Працівник відділу державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, звіряє відомості, зазначені заявником у заяві, з паспортом або паспортним документом. Суперечливі дані в документах письмово пояснюються заявником. Документи, які мають необумовлені виправлення, підчистки або викликають сумніви щодо їх достовірності, перевіряються особливо ретельно та у разі потреби направляються для проведення їх експертизи до судово-експертної установи Міністерства юстиції України (за рахунок заявника).

1.6. Дипломатичне представництво або консульська установа України приймає та розглядає заяви громадян України, іноземців та осіб без громадянства про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення, анулювання, складених органами державної реєстрації актів цивільного стану України, в порядку, передбаченому цими Правилами.

Дипломатичне представництво або консульська установа України, які прийняли заяву про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання, надсилають запити про витребування повних витягів з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копій актових записів цивільного стану через Міністерство закордонних справ України до Міністерства юстиції України для подальшого пересилання до відділів державної реєстрації актів цивільного стану, у яких містяться на зберіганні відповідні актові записи цивільного стану.

Відповідні матеріали про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану надсилаються дипломатичним представництвом або консульською установою України через Міністерство закордонних справ України до Міністерства юстиції України для подальшого пересилання до головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі за місцем зберігання відповідних актових записів цивільного стану.

1.7. Зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання відповідного актового запису, за винятком випадків, встановлених у пункті 2.28 розділу II цих Правил.

У разі зберігання актового запису цивільного стану (метричного запису) у державному архіві внесення змін до актового запису (метричного запису) проводиться зазначеною установою за повідомленням відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

(Абзац другий пункту 1.7 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

1.8. Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складення, за винятком випадків, встановлених в абзацах третьому - п’ятому пункту 3.13 розділу III цих Правил.

(Пункт 1.8 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

1.9. Анулювання актового запису цивільного стану проводиться відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його зберігання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

(Пункт 1.9 розділу I із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

1.10. Питання про внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання розглядається у тримісячний строк з дня подання відповідної заяви до відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

За наявності поважних причин цей строк продовжується з письмового дозволу керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (за місцем їх подання), але не більше ніж на три місяці.

Питання про внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану розглядаються дипломатичним представництвом або консульською установою України у шестимісячний строк з дня подання до них відповідної заяви.

1.11. Внесення змін, поновлення та анулювання актових записів цивільного стану, а також надсилання свідоцтв про державну реєстрацію актів цивільного стану згідно з матеріалами, отриманими від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва або консульської установи України, проводяться в десятиденний строк.

1.12. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який одержав матеріали про внесення змін до актового запису цивільного стану, його поновлення та анулювання, не вправі відмовити в їх виконанні, якщо висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану не відповідає зібраним документам, необхідним для вирішення питання по суті, чинному законодавству чи зазначені в ньому факти не підтверджені повними витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копіями актових записів цивільного стану та іншими документами. У такому випадку отримані матеріали надсилаються разом із мотивованим листом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану до головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (того регіону, до якого вони надійшли). Відділ державної реєстрації актів цивільного стану вищезазначеного управління юстиції після розгляду та вивчення матеріалів справи повертає їх разом із мотивованим висновком до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (за місцем складення висновку) для його перегляду.

1.13. У разі подання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану рішення іноземного суду про внесення змін, поновлення, анулювання актових записів цивільного стану та в інших випадках, передбачених цими Правилами, питання про його виконання вирішується згідно з чинним законодавством України та з урахуванням вимог міжнародних договорів України про надання правової допомоги, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

(Пункт 1.14 розділу I виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1161/5 від 03.08.2012)

1.14. Внесення змін до актових записів цивільного стану, їх поновлення та анулювання щодо померлих проводяться за заявами осіб, які входять до кола спадкоємців за законом або заповітом, згідно з чинним законодавством України.

1.15. Відмова органів державної реєстрації актів цивільного стану у внесенні змін до актових записів цивільного стану, їх поновленні та анулюванні може бути оскаржена в судовому порядку.

1.16. Запис на паперовому носії актового запису цивільного стану про внесені зміни або проставлені відмітки із зазначенням дати і документа, який був підставою для здійснення вищезазначених дій, засвідчується підписом посадової особи та печаткою відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

Відомості про внесення змін до актового запису цивільного стану, їх поновлення та анулювання вносяться до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відповідно до Порядку ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 22.08.2007 N 1064.

II. Внесення змін до актових записів
цивільного стану

2.1. Заява про внесення змін до актового запису цивільного стану за формою, наведеною в додатку 1, подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника, а у випадках, передбачених статтею 53 Сімейного кодексу України, також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про шлюб (крім випадків, коли актовий запис про шлюб складено дипломатичним представництвом або консульською установою України) при пред'явленні паспорта або паспортного документа.

(Абзац перший пункту 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

(Пункт 2.1 розділу II доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

(Пункт 2.1 розділу II доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1517/5 від 10.09.2014)

Громадяни України, а також іноземці та особи без громадянства, які проживають за кордоном або в Україні, можуть подати заяву про внесення змін до актового запису про народження у зв’язку з доповненням відомостей щодо по батькові та місця народження дитини також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання актового запису.

(Пункт 2.1 розділу II доповнено новим абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 921/5 від 13.06.2014)

Громадяни України, а також іноземці і особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Іноземці, особи без громадянства, які постійно проживають в Україні, подають заяву про внесення змін до актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання.

Заява про внесення змін до актового запису про народження у зв'язку із зміною статі (гермафродитів та транссексуалів) може бути подана також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцезнаходженням Комісії з питань зміни (корекції) статевої належності, що видала медичне свідоцтво про зміну (корекцію) статевої належності, форма якого наведена в додатку до Порядку обстеження осіб, які потребують зміни (корекції) статевої належності, затвердженого наказом Міністерства охорони здоров’я України від 03 лютого 2011 року N 60, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 25 лютого 2011 року за N 241/18979.

(Абзац пункту 2.1 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

Заява про внесення змін до актового запису про смерть невпізнаної особи може бути подана також до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про смерть (крім випадків, коли актовий запис про смерть складено дипломатичним представництвом або консульською установою України).

(Пункт 2.1 розділу II доповнено новим абзацом восьмим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 2070/5 від 05.12.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін, може бути подана до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису про народження (крім випадків, коли актовий запис про народження складено дипломатичним представництвом або консульською установою України) або за місцем постановлення рішення суду про визнання батьківства.

(Абзац дев'ятий пункту 2.1 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Реєстрація заяв про внесення змін до актових записів цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми.

2.2. Заява повинна бути заповнена розбірливо, у ній мають бути надані вичерпні відповіді на всі запитання.

2.3. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про внесення змін.

2.4. Якщо заявник не володіє державною мовою, заява може бути складена іншою особою в присутності перекладача та підписана заявником, про що на ній робиться відповідний запис.

2.5. Заява про внесення змін до актового запису цивільного стану подається:

особою, щодо якої складено актовий запис;

одним із батьків неповнолітнього (малолітнього);

піклувальником неповнолітнього та опікуном малолітнього;

опікуном недієздатної особи;

спадкоємцем померлого;

представником органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

Якщо заява про визнання батьківства, яка є підставою для внесення змін до актового запису про народження після державної реєстрації народження, не може бути подана особисто, вона може бути подана через представника або надіслана поштою за умови засвідчення справжності підпису нотаріально. Повноваження представника мають ґрунтуватися на нотаріально посвідченій довіреності.

2.6. Разом із заявою про внесення змін до актового запису цивільного стану заявником подаються:

свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану, у яких зазначені неправильні, неповні відомості або відомості, які підлягають зміні;

інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

2.7. На підтвердження достовірності представлених заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України додаються до матеріалів справи повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану, на підставі яких вирішується питання щодо необхідності внесення змін або відмови в цьому.

Якщо в актовому записі про народження відсутні графи "По батькові" та "Місце народження", що стосуються відомостей про дитину, або відсутні відомості у цих графах, їх доповнення проводиться з урахуванням даних паспорта громадянина України або паспортного документа особи, відносно якої складено запис, та імені батька дитини, зазначеного в ньому.

(Пункт 2.7 розділу II доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 921/5 від 13.06.2014)

Якщо актовий запис цивільного стану, до якого потрібно внести зміни, зберігається в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України, то відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

(Пункт 2.7 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав, з якими Україна не уклала договорів про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, підтверджується відповідними легалізованими у встановленому порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану без витребування копій актових записів цивільного стану.";

(Пункт 2.7 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

2.8. У разі зберігання актового запису про народження, до якого потрібно внести зміни у зв'язку з визнанням батьківства, в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України відділ, який прийняв заяву про визнання батьківства (рішення суду про визнання батьківства, про встановлення факту батьківства), у триденний строк надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису. Повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян та отримане підтвердження додаються до заяви.

Якщо в актовому записі про народження дитини батьком указаний чоловік заявниці або інша особа (за винятком випадків, передбачених статтею 135 Сімейного кодексу України), то в унесенні змін стосовно визнання батьківства має бути відмовлено до вирішення судом питання щодо виключення з актового запису про народження відомостей про батька.

2.9. У разі відсутності (втрати) актового запису цивільного стану, до якого необхідно внести зміни, розв'язання питання можливе тільки після поновлення втраченого актового запису відповідно до цих Правил.

Відсутність (утрата) актового запису повинна бути підтверджена документально.

2.10. Заяви батьків про виправлення (зміну) прізвища або власного імені дитини в актовому записі про її народження у зв'язку з тим, що при державній реєстрації народження дитині присвоєно прізвище або власне ім'я без урахування побажань обох або одного з батьків, приймаються відділами державної реєстрації актів цивільного стану не пізніше одного року з дня народження, а заяви про виправлення власного імені дитини у зв'язку з тим, що вона фактично має власне ім'я, відмінне від зазначеного в актовому записі про її народження, - до досягнення нею 14-річного віку.

Спір між батьками щодо виправлення (зміни) прізвища або власного імені дитини у цьому випадку вирішується органом опіки та піклування або судом.

2.11. Факти, зазначені в заяві, а також записи у свідоцтвах про державну реєстрацію актів цивільного стану та в інших поданих заявником документах, якщо вони викликають сумніви щодо їх достовірності, можуть бути перевірені відділом державної реєстрації актів цивільного стану шляхом направлення запитів до відповідних установ, організацій для затребування необхідних документів.

2.12. На підставі зібраних документів та за наслідками перевірки відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України складає обґрунтований висновок про внесення змін до актового запису (або декількох актових записів) цивільного стану або про відмову в цьому за формою, наведеною в додатку 2.

У разі відмови у внесенні змін до актового запису цивільного стану у висновку мають бути чітко вказані причини відмови та зазначено про можливість її оскарження в судовому порядку.

2.13. Підставою для внесення змін в актові записи цивільного стану є:

2.13.1 рішення суду про визнання батьківства (материнства), усиновлення (удочеріння), про скасування раніше винесеного рішення суду про визнання батьківства, виключення відомостей про батька (матір) дитини з актового запису про народження, скасування або визнання усиновлення (удочеріння) недійсним, про визнання шлюбу недійсним, установлення неправильності в актовому записі цивільного стану та інші, у яких зазначено про внесення конкретних змін в актові записи цивільного стану;

2.13.2 постанова адміністративного суду;

2.13.3 висновок районного, районного у містах, міський (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції або дипломатичного представництва чи консульської установи України;

2.13.4 заява про визнання батьківства (додаток 3);

2.13.5 заява матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей про батька дитини, якщо вони не зазначені в актовому записі про народження відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України;

2.13.6 заява дружини або чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища прізвища другого з подружжя згідно із статтею 53 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 4;

2.13.7 заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків у разі зміни прізвища одного з них та згода дитини, яка досягла семи років, згідно з частиною третьою статті 148 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 5;

2.13.8 заява про зміну прізвища малолітньої дитини обох батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, та згода дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при державній реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, згідно з частиною четвертою статті 148 Сімейного кодексу України за формою, наведеною в додатку 5;

2.13.9 актовий запис про зміну імені. Цей актовий запис є підставою: для зміни прізвища батьків в актовому записі про народження малолітніх дітей у разі зміни їх прізвища з дотриманням вимог статті 148 Сімейного кодексу України; для зміни імені батька та по батькові дитини в актовому записі про народження малолітньої дитини у разі подання батьками заяви про зміну по батькові дитини.

2.13.10 актовий запис про шлюб та розірвання шлюбу. Ці актові записи є підставою для зміни прізвищ батьків (одного з них) в актовому записі про народження малолітньої дитини при умові одночасної зміни прізвища дитини;

2.13.11 рішення органу опіки та піклування, оформлене розпорядженням районної державної адміністрації чи рішенням виконавчого комітету про зміну прізвища малолітньої дитини відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України.

2.13.12. Внесення змін до актових записів цивільного стану можливе також і в інших окремих випадках, якщо це не суперечить чинному законодавству України.

2.14. Підставою для внесення відповідних відміток в актові записи цивільного стану, у тому числі про анулювання та поновлення, є:

рішення суду про усиновлення (удочеріння), про позбавлення або поновлення батьківських прав, про розірвання шлюбу, визнання шлюбу недійсним, поновлення шлюбу після його розірвання у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, анулювання актових записів цивільного стану, у яких зазначено про необхідність проставлення відмітки у відповідному актовому записі цивільного стану, визнання розірвання шлюбу фіктивним;

висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про визнання шлюбу недійсним та анулювання актового запису про шлюб;

висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про анулювання актового запису цивільного стану;

актовий запис про розірвання шлюбу.

2.15. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану складається:

2.15.1 якщо актовим записом про народження передбачені, але в ньому відсутні прізвище, власне ім'я, по батькові або громадянство батьків;

2.15.2 якщо прізвище, власне ім'я та по батькові зазначено без урахування національних традицій;

2.15.3 якщо при державній реєстрації народження дитині присвоєне прізвище або власне ім'я без урахування побажань батьків або одного з них;

2.15.4 якщо дитина має власне ім'я, відмінне від того, яке зазначено в актовому записі про народження, і цього вимагають інтереси дитини;

2.15.5 при необхідності зміни прізвища, власного імені, по батькові у зв'язку із зміною статі;

2.15.6 при впізнанні особи, смерть якої була зареєстрована як невідомої (за наявності протоколу впізнання трупа);

2.15.7 при зміні громадянства;

2.15.8 при зміні батьком або матір'ю прізвища відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України та необхідності внесення змін до актового запису про народження їх дитини (висновок складається з урахуванням вимог, зазначених у статті 148 Сімейного кодексу України);

2.15.9 якщо під час державної реєстрації акту цивільного стану були допущені помилки (перекручення, пропуск відомостей, окремих слів або граматичні помилки чи вказані неправильні відомості);

2.15.10 в інших окремих випадках, що не суперечать вимогам чинного законодавства.

2.16. Зміни, доповнення, виправлення вносяться в паперові носії актових записів цивільного стану та одночасно до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

У разі отримання повідомлення про державну реєстрацію розірвання шлюбу, рішень судів про розірвання шлюбу, про позбавлення або поновлення батьківських прав відділи державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій та Луганській областях вносять відповідну відмітку тільки до Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, розташованому на тимчасово окупованій території відповідних областей.

(Пункт 2.16 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015; із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 14/5 від 06.01.2016, N 3447/5 від 02.12.2016)

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Херсонській області вносить до Державного реєстру актів цивільного стану громадян відмітки, зазначені в абзаці другому цього пункту, якщо паперовий носій актового запису цивільного стану зберігається на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим.

(Пункт 2.16 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

2.16.1. Відповідно до рішення суду про усиновлення в актовому записі про народження змінюються відомості щодо батьків, дитини, у тому числі дати та місця її народження, дати державної реєстрації народження. У разі зміни рішенням суду про усиновлення дати народження дитини дата державної реєстрації народження може бути також змінена за заявою особи, зазначеної у рішенні суду, або уповноваженої нею особи.

В актовому записі про народження виправляється прізвище матері дитини, яка у шлюбі з особою, що усиновила дитину, змінила прізвище, у разі подання матір'ю відповідної заяви.

(Підпункт 2.16.1 пункту 2.16 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 921/5 від 13.06.2014)

2.16.2. За наявності рішення суду щодо оспорювання батьківства або материнства в актовому записі про народження дитини виправляються відомості, про які зазначено в рішенні суду.

2.16.3. На підставі рішення суду про скасування або визнання усиновлення недійсним уносяться виправлення в актовий запис про народження усиновленої дитини та поновлюються відомості, записані до усиновлення, про що має бути зазначено в рішенні суду.

2.16.4. На підставі рішення суду про визнання батьківства (материнства) в актовому записі про народження змінюються відомості про батька та вносяться пов'язані з цим інші зміни згідно із зазначеними в рішенні суду.

2.16.5. Відомості про усиновлення, скасування усиновлення, визнання усиновлення недійсним, позбавлення та поновлення батьківських прав вносяться до паперового носія актового запису цивільного стану та Державного реєстру актів цивільного стану в день надходження копії відповідного рішення суду до відділу державної реєстрації актів цивільного стану або в день її пред'явлення особою, зазначеною в рішенні суду, або уповноваженою нею особою.

2.16.6. У разі скасування рішення суду про визнання батьківства в актовому записі про народження дитини змінюються прізвище дитини, якщо воно було змінено у зв'язку з визнанням батьківства, а також по батькові дитини і відомості про батька.

2.16.7. На підставі рішення суду про внесення змін, доповнень або виправлень в актові записи цивільного стану вносяться відповідні зміни, які зазначені в рішенні суду.

2.16.8. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану вносяться доповнення в актовий запис про народження, якщо в актовому записі передбачені, але не зазначені прізвища, власні імена та по батькові або громадянство батьків.

2.16.9. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, складеного згідно з відповідним медичним свідоцтвом про зміну (корекцію) статевої належності, в актовому записі про народження цієї особи змінюються її власне ім'я, по батькові, стать та, за потреби, прізвище у відповідному роді.

(Підпункт 2.16.9 пункту 2.16 розділу ІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

2.16.10. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про зміну прізвища або власного імені малолітній дитині, якщо воно було присвоєно без побажання батьків чи одного з них або якщо дитина має власне ім'я, відмінне від того, яке зазначено в актовому записі про народження, і цього вимагають інтереси дитини, вносяться зміни в актовий запис про народження.

2.16.11. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану щодо виправлення прізвища, власного імені, по батькові, які були зазначені без урахування національних традицій, уносяться зміни до актового запису про народження та інших актових записів, де вони аналогічно зазначені.

2.16.12. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про внесення змін до актових записів про народження дітей при зміні батьком або матір'ю дитини прізвища відповідно до статті 53 Сімейного кодексу України в актових записах про народження змінюється прізвище батька (матері) та малолітньої дитини у разі подання батьками заяви про зміну її прізвища.

2.16.13. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану при зміні громадянства згідно із Законом України "Про громадянство України" відповідні зміни вносяться до актових записів цивільного стану, складених після 13.11.91.

2.16.14. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану про виправлення помилок, доповнення запису відомостями тощо виправляються або доповнюються відповідні відомості в актових записах, які зазначено у висновку.

2.16.15. На підставі рішення органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням або рішенням районної державної адміністрації чи виконавчого комітету, при зміні прізвища дитини відповідно до частини п'ятої статті 148 Сімейного кодексу України виправляється прізвище дитини в актовому записі про її народження.

2.16.16. За наявності заяви матері та батька дитини про визнання батьківства в актовий запис про народження, який складено відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України, уносяться відомості про батька, змінюється по батькові дитини і, на бажання батьків, змінюється її прізвище.

2.16.17. Якщо батьки зареєстрували шлюб після народження дитини і при державній реєстрації шлюбу мати змінила своє прізвище, то в актовому записі про народження дитини виправляється прізвище матері згідно з актовим записом про шлюб без складання висновку.

2.16.18. За наявності заяви дружини та (або) чоловіка, які зберегли дошлюбні прізвища, про обрання прізвища одного з них як спільного прізвища або про приєднання до свого прізвища другого з подружжя відповідні зміни вносяться до актового запису про шлюб.

2.16.19. За наявності заяви матері, яка не перебуває у шлюбі, опікуна, піклувальника дитини або самої повнолітньої особи щодо внесення відомостей (у разі їх відсутності) про батька відповідно до статті 135 Сімейного кодексу України відомості про батька зазначаються в актовому записі про народження.

2.16.20. За наявності заяви обох батьків про зміну прізвища дитини в разі зміни прізвища одного з них, а також за згодою дитини, яка досягла семи років, прізвище дитини змінюється в актовому записі про народження.

2.16.21. За наявності заяви обох батьків або одного з них, якщо другий помер, оголошений померлим, визнаний недієздатним або безвісно відсутнім, про зміну прізвища дитини та згоди дитини віком від семи до чотирнадцяти років, якій при реєстрації народження присвоєне прізвище одного з батьків, прізвище дитини змінюється в актовому записі про народження.

2.16.22. При зміні прізвища батьків дитини або одного з них у зв'язку з державною реєстрацією шлюбу, розірванням шлюбу чи визнанням шлюбу недійсним в актовому записі про народження малолітньої дитини змінюється прізвище батьків або одного з них при їх зверненні до відділу державної реєстрації актів цивільного стану та за умови одночасної зміни прізвища дитини.

2.16.23. Державна реєстрація зміни імені не тягне за собою внесення змін до актового запису цивільного стану, крім випадків, зазначених у підпункті 2.13.9 пункту 2.13 цього розділу.

2.17. При державній реєстрації розірвання шлюбу, проведеній у відділі державної реєстрації актів цивільного стану до набрання чинності Законом України "Про державну реєстрацію актів цивільного стану" за заявою одного з подружжя, доповнення відповідного актового запису про розірвання шлюбу відомостями щодо другого з подружжя проводиться в порядку, установленому правилами проведення державної реєстрації актів цивільного стану.

2.18. Зміни до актового запису цивільного стану вносяться відділом державної реєстрації за місцем зберігання відповідного актового запису цивільного стану, крім випадків, встановлених у пункті 2.28 цього розділу.

(Пункт 2.18 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

2.19. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України про внесення змін до актового запису цивільного стану складається у двох примірниках, з яких один разом із зібраними документами надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису цивільного стану, до якого вносяться зміни. Другий примірник залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичному представництві чи консульській установі України за місцем його складання. Якщо актовий запис цивільного стану, у який потрібно внести зміни, міститься в даному відділі державної реєстрації актів цивільного стану, висновок складається в одному примірнику.

При потребі внесення змін до декількох актових записів цивільного стану, які містяться у різних відділах державної реєстрації актів цивільного стану, один примірник висновку разом з усіма зібраними документами надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника одного із зазначених актових записів цивільного стану, другий залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичному представництві чи консульській установі України за місцем його складання. В інші відділи державної реєстрації актів цивільного стану надсилаються копії висновку з відміткою про те, до якого відділу державної реєстрації актів цивільного стану надіслано примірник висновку з матеріалами справи. Копія висновку має бути засвідчена підписом керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану або посадовою особою дипломатичного представництва чи консульської установи України та скріплена печаткою.

2.20. Висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України про відмову у внесенні змін до актових записів цивільного стану складається у двох примірниках. Один примірник разом з усіма матеріалами залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану або дипломатичному представництві чи консульській установі України, якими складено висновок про відмову, а другий вручається (надсилається) заявнику.

Водночас у висновку зазначається про можливість оскарження відмови про внесення змін до актового запису цивільного стану в судовому порядку. На прохання заявника пред'явлені ним документи, крім заяви, повертаються.

2.21. У разі внесення змін на підставі рішення суду, постанови адміністративного суду, органу опіки та піклування, оформленого розпорядженням районної державної адміністрації чи рішенням виконавчого комітету відповідних рад, за потреби, до них додаються відповідні заява про внесення змін та інші необхідні для виконання документи, які надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, до якого вносяться зміни.

2.22. Після внесення змін до актового запису цивільного стану заявнику повторно видається або надсилається для вручення до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану. На свідоцтві проставляється штамп "Повторно". Свідоцтво про державну реєстрацію, подане заявником для внесення змін, анулюється та знищується у встановленому порядку.

2.23. Про зміни та відмітки, внесені до актових записів цивільного стану, надсилається повідомлення за формами, наведеними в додатках 6-8, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, який робить відповідну відмітку у другому примірнику актового запису цивільного стану.

В обох примірниках актового запису цивільного стану, до яких внесено зміни або зроблено відмітки, зазначаються серія, номер свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, яке повторно видано у зв'язку з внесенням змін, та зазначається дата його видачі.

2.24. При потребі внесення змін в актовий запис цивільного стану (метричний запис), який зберігається в державному архіві, районний, районний у містах, міський (міст обласного значення), міськрайонний, міжрайонний відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, який прийняв заяву, надсилає матеріали справи разом з висновком до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління юстиції вищого рівня.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі на підставі отриманих матеріалів надсилає відповідне повідомлення до державного обласного (міського) архіву або Центрального державного історичного архіву в місті Києві. Державний архів, який отримав таке повідомлення, у десятиденний строк вносить зміни до актового запису (метричного запису) і після цього готує архівну довідку з внесеними змінами, яку надсилає до того самого відділу державної реєстрації актів цивільного стану.

(Абзац другий пункту 2.24 розділу II із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

На підставі цієї довідки зазначений відділ державної реєстрації актів цивільного стану повторно видає свідоцтво про державну реєстрацію актів цивільного стану, на якому проставляє штамп "Повторно".

Державному архіву надсилається повідомлення для проставлення у книзі державної реєстрації актів цивільного стану (метричній книзі) серії, номера виданого свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану та дати його видачі.

2.25. Відділом державної реєстрації актів цивільного стану, яким унесено зміни до актового запису цивільного стану, у семиденний строк після внесення таких змін надсилається до районного (міського) військового комісаріату, в якому перебувають на військовому обліку призовники і військовозобов’язані, повідомлення про зміну ними прізвища, власного імені, по батькові, місця і дати народження за формою, наведеною в додатку 9.

У разі відсутності відомостей щодо перебування призовників і військовозобов’язаних на військовому обліку таке повідомлення надсилається до районного (міського) військового комісаріату за місцем їх проживання або за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану, якщо місце проживання померлого призовника або військовозобов’язаного зареєстровано на окупованій території.

(Пункт 2.25 розділу II в редакції Наказу Міністерства юстиції N 616/5 від 21.02.2017)

2.26. У разі визнання батьківства і внесення відомостей про батька дитини до актового запису про її народження, у якому є відмітка про видачу матері відповідної довідки до органів праці та соціального захисту населення для одержання допомоги, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який вніс зміни, зобов'язаний у десятиденний строк письмово повідомити про це орган праці та соціального захисту населення за місцем проживання матері дитини. Таке повідомлення про визнання батьківства надсилається у тих випадках, коли дитина не досягла повноліття (додаток 10).

2.27. Якщо виникла потреба поновлення втраченого актового запису цивільного стану, перебіг тримісячного строку припиняється, про що робиться відмітка в заяві та в журналі обліку заяв.

2.28. У разі якщо актовий запис цивільного стану, до якого необхідно внести зміни у зв'язку з усиновленням, скасуванням усиновлення, визнанням усиновлення недійсним, визнанням та встановленням факту батьківства, материнства, а також доповненням і виправленням відомостей, що в ньому містяться, було складено компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок внесення змін, відмінний від передбаченого законодавством України, або неможливості його направлення органами іноземної держави (стихійне лихо, військові дії тощо), що підтверджується відповідними документами, актовий запис цивільного стану попередньо поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника. Про поновлення актового запису цивільного стану та внесення до нього відповідних змін повідомляється компетентному органу іноземної держави.

У разі необхідності внесення змін до актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України, цей запис попередньо поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, що проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

(Пункт 2.28 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014; в редакції Наказу Міністерства юстиції N 1517/5 від 10.09.2014)

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у місті Києві.

(Пункт 2.28 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

У такому разі у графі "Для відміток" поновленого актового запису цивільного стану зазначаються місце і дата його первинного складання.

(Пункт 2.28 розділу II доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

2.29. Зміни до паперових носіїв актових записів цивільного стану проводяться шляхом внесення додаткових відомостей у відповідні графи актових записів або закреслення даних у цих записах та внесення нових. Закреслення здійснюється таким чином, щоб можна було прочитати закреслені слова.

На першому та другому примірниках паперового носія актового запису цивільного стану робиться відмітка або проставляється такий штамп:

що засвідчується печаткою відділу.

III. Поновлення актових записів
цивільного стану

3.1. Заява про поновлення втраченого актового запису цивільного стану за встановленою додатком 11 формою подається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника при пред'явленні паспорта або паспортного документа.

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

(Пункт 3.1 розділу III доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про поновлення актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

(Пункт 3.1 розділу III доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1517/5 від 10.09.2014)

Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про поновлення втраченого актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Іноземці, особи без громадянства, які постійно проживають в Україні, подають заяву про поновлення втраченого актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання.

Реєстрація заяв про поновлення втрачених актових записів цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми. У цьому журналі реєструються заяви про державну реєстрацію народження з пропуском установленого законодавством строку, а також заяви про державну реєстрацію смерті: після одного року з дня настання смерті; на підставі рішення суду про оголошення особи померлою; на підставі рішення суду про встановлення факту смерті, якщо з дня настання смерті минуло більше року.

3.2. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану не вправі відмовити громадянину в прийнятті та розгляді заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

3.3. Поновлення актових записів цивільного стану проводиться за заявою:

особи, щодо якої було складено актовий запис;

одного з батьків неповнолітнього (малолітнього);

піклувальника неповнолітнього та опікуна малолітнього;

опікуна недієздатної особи;

спадкоємців померлого;

представника органу опіки та піклування під час здійснення повноважень з опіки та піклування стосовно особи, яка має право на подання такої заяви.

3.4. Відсутність актового запису цивільного стану підтверджується повним витягом з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану за формою, наведеною у додатку 24 до Інструкції з ведення Державного реєстру актів цивільного стану громадян, затвердженої наказом Міністерства юстиції України від 24 липня 2008 року N 1269/5, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 25 липня 2008 року за N 691/15382 (зі змінами).

Якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву, відсутність актового запису цивільного стану підтверджує архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві або Севастополі.

(Пункт 3.4 розділу ІІІ в редакції Наказу Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

3.5. Поновлення втрачених актових записів про шлюб, зміну прізвища, розірвання шлюбу, смерть проводиться тільки за наявності документів, які підтверджують, що відповідний актовий запис був раніше складений в органах державної реєстрації актів цивільного стану України (свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану, його копії, засвідченої нотаріально, відмітки (штампа) про державну реєстрацію акту цивільного стану в паспорті або паспортному документі), або на підставі рішення суду.

3.6. (Абзац перший пункту 3.6 розділу ІІІ виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

(Абзац другий пункту 3.6 розділу ІІІ виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

Державна реєстрація народження дитини, яка досягла 16 років, але актовий запис про народження не був своєчасно складений, може бути проведена за її письмовою заявою з пред'явленням паспорта. Складений актовий запис про народження із зазначенням після порядкового номера: "Державна реєстрація з пропуском строку" - включається до книги поновлених актових записів про народження.

(Пункт 3.6 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 921/5 від 13.06.2014)

3.7. У тих випадках, коли внаслідок перевірки заяви про поновлення актового запису про народження з'ясувалось, що народження заявника не реєструвалось, відділ державної реєстрації актів цивільного стану (дипломатичне представництво чи консульська установа України) проводить державну реєстрацію народження з пропуском строку. При цьому від заявника додаткової заяви не вимагається.

3.8. Разом із заявою про поновлення втраченого актового запису цивільного стану подаються:

архівна довідка, видана державним архівом в Автономній Республіці Крим, області, містах Києві та Севастополі, якщо метричні книги або книги державної реєстрації актів цивільного стану передані на зберігання до державного архіву;

(Абзац другий пункту 3.8 розділу ІІІ в редакції Наказу Міністерства Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

документи (виписки з них), які підтверджують дані, необхідні для поновлення актового запису цивільного стану;

свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану (про народження, смерть, шлюб, розірвання шлюбу тощо);

інші документи, необхідні для розгляду заяви та вирішення питання по суті.

Повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану, зазначений у пункті 3.4 цього розділу, додається відділом державної реєстрації актів цивільного стану до поданої заявником заяви про поновлення актового запису цивільного стану.

(Пункт 3.8 розділу ІІІ доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

3.9. Для правильного написання відомостей у поновлених актових записах цивільного стану здійснюється необхідна перевірка, під час якої з'ясовуються число, місяць і рік народження заявника, а також ті відомості про його батьків, які істотно впливають на цивільно-правові відносини.

На підтвердження достовірності поданих заявником документів про державну реєстрацію актів цивільного стану відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України до матеріалів справи додаються повні витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, копії відповідних актових записів цивільного стану.

У разі зберігання відповідного актового запису цивільного стану в архіві іншого відділу державної реєстрації актів цивільного стану України відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який прийняв заяву, надсилає відповідний запит щодо підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану, яке в подальшому додається до повного витягу з Державного реєстру актів цивільного стану громадян у відповідній справі. Копія актового запису цивільного стану направляється, якщо про необхідність її надіслання було зазначено у запиті.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

(Пункт 3.9 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав, з якими Україна не уклала договорів про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, підтверджується відповідними легалізованими у встановленому законодавством порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану без витребування копій актових записів цивільного стану.";

(Пункт 3.9 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

3.10. Вік особи в поновленому актовому записі про народження зазначається на підставі поданих заявником документів, якщо вони не мають суперечностей.

Якщо відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України не має змоги встановити день і місяць народження, то датою народження у висновку зазначається 1 липня відповідного року, а якщо неможливо встановити лише день народження, зазначається 15-те число відповідного місяця.

Якщо з поданих документів убачається, що заявник народився в першій половині року, то днем його народження зазначається 1 квітня відповідного року, а якщо в другій половині року - 1 жовтня відповідного року.

Якщо заявник не може підтвердити документами місце народження, то в графі "Місце народження" поновленого актового запису про народження вказується той населений пункт, у якому розташований відділ державної реєстрації актів цивільного стану, що складає поновлений запис, про що зазначається у графі "Для відміток".

3.11. На підставі поданих заявником та затребуваних відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України документів та їх аналізу складається висновок про поновлення або відмову в поновленні актового запису цивільного стану (додаток 12).

(Пункт 3.11 розділу ІІІ із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

3.12. У разі відмови в поновленні актового запису цивільного стану у висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України вказуються:

коли і ким подана заява про поновлення актового запису;

який конкретно актовий запис необхідно поновити;

які документи були подані заявником та зібрані відділом державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичним представництвом чи консульською установою України (перелічити документи);

що встановлено за результатами перевірки;

причини відмови в поновленні актового запису;

роз'яснення про можливість оскарження відмови в судовому порядку.

3.13. Поновлення актового запису цивільного стану проводиться за місцем його первинного складання, крім випадків, встановлених в абзацах третьому - п’ятому цього пункту.

(Абзац перший пункту 3.13 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Якщо актовий запис цивільного стану, який поновлюється, було складено в іншому органі державної реєстрації актів цивільного стану України, висновок відділу державної реєстрації актів цивільного стану про поновлення актового запису цивільного стану разом з матеріалами надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання.

У разі якщо втрачено актовий запис цивільного стану, складений компетентним органом іноземної держави, з якою Україною не укладено договору про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, або якщо законодавством іноземної держави встановлено інший порядок поновлення, відмінний від передбаченого законодавством України, а також у разі якщо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану від компетентних органів іноземної держави неможливо (відповідь не надходить тривалий час, стихійне лихо, військові дії тощо), що підтверджується відповідними документами, актовий запис цивільного стану поновлюється відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання заявника.

У разі якщо неможливо витребувати документи про державну реєстрацію актів цивільного стану у зв’язку зі зберіганням актових записів цивільного стану на тимчасово окупованій території України, актовий запис цивільного стану поновлюється у відділі державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано відповідну заяву громадянами України, які проживають на тимчасово окупованій території України або переселилися з неї; у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання громадянина України, яке знаходиться за межами тимчасово окупованої території України.

(Пункт 3.13 розділу III доповнено новим абзацом четвертим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014; в редакції Наказу Міністерства юстиціїN 1517/5 від 10.09.2014)

Про поновлення актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Донецької та Луганської областей, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, повідомляються відділи державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації відповідних головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій та Луганській областях.

(Пункт 3.13 розділу III доповнено новим абзацом п'ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Якщо поновлено актовий запис цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території Автономної Республіки Крим, відомості якого наявні у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян, повідомляється відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Херсонській області.

(Пункт 3.13 розділу III доповнено новим абзацом шостим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

У разі отримання повідомлення про поновлення актового запису цивільного стану відділи державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій, Луганській та Херсонській областях вносять відповідну відмітку тільки до Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

(Пункт 3.13 розділу III доповнено новим абзацом сьомим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

За заявами іноземців, осіб без громадянства, громадян України, які проживають за кордоном, такий актовий запис цивільного стану поновлюється у Печерському районному у місті Києві відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у місті Києві.

(Пункт 3.13 розділу III доповнено новим абзацом згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

До матеріалів справи долучається повний витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян про відсутність актового запису цивільного стану. Перевірка наявності поновленого актового запису цивільного стану проводиться з урахуванням місцевості та періоду проживання в Україні особи, відносно якої поновлюється актовий запис.

(Абзац пункту 3.13 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Про поновлення актового запису цивільного стану повідомляється компетентному органу іноземної держави.

У такому разі у графі "Для відміток" поновленого актового запису цивільного стану зазначаються місце і дата його первинного складання.

3.14. Поновлені актові записи цивільного стану складаються у двох примірниках. Перший примірник залишається у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем складання, а другий передається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.

3.15. Кожен примірник поновленого актового запису цивільного стану нумерується одним і тим самим номером. Нумерація поновлених актових записів кожного виду реєстрації актів цивільного стану починається з першого номера і ведеться послідовно впродовж року.

Поновлений актовий запис про народження включається до окремої книги державної реєстрації поновлених актових записів про народження, а всі інші види актових записів цивільного стану включаються в одну книгу поновлених записів поточного року. Нумерація кожного виду поновлених актових записів цивільного стану ведеться окремо.

3.16. На підставі поновленого актового запису цивільного стану заявнику повторно видається або надсилається до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його проживання свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану для вручення. На свідоцтві проставляються штампи "Запис поновлено" та "Повторно".

У разі якщо поновлено актовий запис цивільного стану щодо особи, яка померла (для вирішення спадкової справи), у свідоцтві про державну реєстрацію акту цивільного стану зазначається дата смерті цієї особи. У таких випадках замість свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану може бути виданий витяг з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.

3.17. Рішення суду про встановлення факту державної реєстрації акту цивільного стану є підставою для поновлення актового запису цивільного стану у відділі державної реєстрації актів цивільного стану за місцем його первинного складання, крім випадку зберігання запису на тимчасово окупованій території України.

(Абзац перший пункту 3.17 розділу III із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Рішення суду про встановлення факту народження, смерті в певний час, постановлене судом у разі неможливості їх реєстрації органом державної реєстрації актів цивільного стану, є підставою для державної реєстрації таких фактів.

У цих випадках заявник подає до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання копію рішення суду разом із заявою про поновлення актового запису цивільного стану.

При потребі заявник зазначає в заяві про поновлення актового запису про народження додаткові дані (відомості про місце народження, про батьків), необхідні для складання актового запису, які мають бути підтверджені відповідними документами.

Актовий запис про народження, смерть, складений на підставі рішення суду про встановлення факту народження, смерті, включається до книги поновлених актових записів цивільного стану, якщо з дня народження або дня настання смерті минуло більше одного року.

IV. Анулювання актових записів
цивільного стану

4.1. Заява про анулювання актового запису цивільного стану за встановленою формою подається заінтересованою особою до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання або за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню при пред'явленні паспорта або паспортного документа (додаток 13).

(Абзац перший пункту 4.1 розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

Громадяни України, які проживають на тимчасово окупованій території України, подають заяву про анулювання актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за межами цієї території на їх вибір.

(Пункт 4.1 розділу IV доповнено новим абзацом другим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Громадяни України, які переселилися з тимчасово окупованої території України, подають заяву про анулювання актового запису цивільного стану до відділу державної реєстрації актів цивільного стану на їх вибір.

(Пункт 4.1 розділу IV доповнено новим абзацом третім згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014; із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1517/5 від 10.09.2014)

Громадяни України, а також іноземці, особи без громадянства, які проживають за кордоном, подають аналогічну заяву про анулювання актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до дипломатичного представництва або консульської установи України.

Іноземці, особи без громадянства, які постійно проживають в Україні, подають заяву про анулювання актового запису цивільного стану, складеного органом державної реєстрації актів цивільного стану України, до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем проживання.

Поновлений або повторно складений актовий запис цивільного стану може бути також анульований з ініціативи відділу державної реєстрації актів цивільного стану, яким виявлено первинний актовий запис.

Реєстрація заяв про анулювання актового запису цивільного стану, поданих до відділу державної реєстрації актів цивільного стану заявником особисто та отриманих від інших відділів державної реєстрації актів цивільного стану, проводиться у журналі обліку заяв встановленої форми.

4.2. Разом із заявою про анулювання актового запису цивільного стану подаються:

свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану, яке підлягає анулюванню;

інші документи.

У разі анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану заявник додає письмове пояснення стосовно проведення подвійної державної реєстрації актового запису цивільного стану.

4.3. Анулювання поновлених або повторно складених актових записів цивільного стану проводиться відділами державної реєстрації актів цивільного стану в разі виявлення первинного актового запису і за відсутності спору між заінтересованими особами.

Поновлені актові записи цивільного стану також підлягають анулюванню, якщо їх складання було проведено всупереч зібраним матеріалам або з порушенням встановленого порядку поновлення актових записів цивільного стану.

При виявленні повторно складеного актового запису цивільного стану анулюванню підлягає актовий запис, який складений пізніше.

За наявності спору між заінтересованими особами питання про анулювання поновлених або повторно складених актових записів вирішується у судовому порядку.

4.4. Актовий запис цивільного стану може бути анульований на підставі:

рішення суду;

висновку районного, районного у містах, міського (міст обласного значення), міськрайонного, міжрайонного відділу державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції, складеного у випадках, передбачених статтею 39 Сімейного кодексу України, за заявою заінтересованої особи;

висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану;

висновку дипломатичного представництва або консульської установи України про анулювання первинного актового запису цивільного стану.

4.5. (Абзац перший пункту 4.5 розділу IV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 1607/5 від 02.08.2013)

Анулювання актових записів цивільного стану на підставі рішення суду проводиться без складання висновку. В інших випадках складання висновку про анулювання або відмову в анулюванні актового запису цивільного стану обов'язкове.

4.6. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України анулює первинні актові записи цивільного стану на підставі рішення суду про:

анулювання актового запису цивільного стану;

визнання шлюбу недійсним;

визнання шлюбу неукладеним;

визнання розірвання шлюбу фіктивним;

скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою або оголошення померлою у випадках, передбачених статтею 118 Сімейного кодексу України. Актовий запис про розірвання шлюбу анулюється на підставі рішення суду про скасування рішення суду про визнання особи безвісно відсутньою у разі поновлення шлюбу за спільною заявою подружжя.

4.7. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України розглядає заяву заінтересованої особи про визнання шлюбу недійсним та складає висновок про анулювання актового запису про шлюб, якщо шлюб зареєстрований:

з особою, яка одночасно перебуває в іншому зареєстрованому шлюбі;

між особами, які є родичами прямої лінії споріднення, а також між рідними братом і сестрою;

з особою, яка визнана недієздатною.

У зазначених випадках актовий запис про шлюб анулюється незалежно від смерті осіб, з якими було зареєстровано шлюб.

Якщо шлюб зареєстровано з особою, яка вже перебуває в іншому шлюбі, то в разі припинення попереднього шлюбу до анулювання актового запису щодо повторного шлюбу зазначений повторний шлюб стає дійсним з моменту припинення попереднього шлюбу. Про це робиться відповідна відмітка в першому та другому примірниках актового запису про шлюб.

Наявність одночасного перебування в іншому зареєстрованому шлюбі має бути підтверджена витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян або копіями відповідних актових записів про шлюб. Родинні стосунки також мають бути підтверджені документально.

У разі якщо неможливо витребувати копії актових записів цивільного стану або підтвердження відповідності відомостей у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян даним паперового носія актового запису цивільного стану у зв’язку з тимчасовою окупацією території України, державна реєстрація актів цивільного стану підтверджується відповідними свідоцтвами про державну реєстрацію актів цивільного стану, витягами з Державного реєстру актів цивільного стану громадян, якщо вони не містять незастережених виправлень, дописок чи явних ознак підробки.

(Пункт 4.7 розділу IV доповнено новим абзацом восьмим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

Реєстрація актів цивільного стану компетентними органами іноземних держав, з якими Україна не уклала договорів про правову допомогу та правові відносини у цивільних і сімейних справах, підтверджується відповідними легалізованими у встановленому законодавством порядку документами про реєстрацію актів цивільного стану без витребування копій актових записів цивільного стану.

(Пункт 4.7 розділу IV доповнено новим абзацом дев'ятим згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

У цих випадках складається висновок про анулювання актового запису про шлюб, який є недійсним відповідно до статті 39 Сімейного кодексу України, що разом із зібраними документами надсилається для виконання до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, який підлягає анулюванню (додаток 14).

(Абзац пункту 4.7 розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

За відсутності документів, які підтверджують зазначений факт, складається висновок про відмову.

4.8. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України за місцем подання заяви про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану збирає та надсилає для остаточного розгляду всі зібрані матеріали до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню, для складання висновку про його анулювання або про відмову в цьому. У разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України висновок про його анулювання або відмову в цьому складає відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації відповідного головного територіального управління юстиції за місцезнаходженням відділу державної реєстрації актів цивільного стану, до якого подано заяву про анулювання; відділ державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві у випадку подання заяви до дипломатичного представництва чи консульської установи України. Висновок про анулювання поновленого або повторно складеного актового запису цивільного стану або відмову в цьому за формою, наведеною в додатку 15, складається у двох примірниках.

(Абзац перший пункту 4.8 розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012, N 919/5 від 12.06.2014, N 3447/5 від 02.12.2016)

(Абзац другий пункту 4.8 розділу IV виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

(Пункт 4.8 розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 1189/5 від 09.07.2015)

4.9. Другий примірник висновку про анулювання актового запису або про відмову в цьому видається заявнику.

Висновок та відповідні документи не надсилаються до відділу державної реєстрації актів цивільного стану у разі зберігання актового запису цивільного стану на тимчасово окупованій території України.

(Розділ IV доповнено новим пунктом 4.9 згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

4.10. Відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який анулював актовий запис цивільного стану, письмово повідомляє про це заінтересовану особу за формою, наведеною в додатку 16.

(Абзац перший пункту розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

У разі направлення матеріалів справи про анулювання актового запису до відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання першого примірника актового запису, який підлягає анулюванню, зазначений відділ державної реєстрації актів цивільного стану повідомляє про анулювання запису та про направлення повідомлення заінтересованій особі відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво або консульську установу України, якими направлено документи про анулювання, за формою, наведеною в додатку 17.

(Абзац другий пункту розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

4.11. На підставі висновку відділу державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичного представництва чи консульської установи України, рішення суду в актовому записі цивільного стану, що підлягає анулюванню, робиться відмітка або проставляється такий штамп:

що засвідчується печаткою відділу.

4.12. Одночасно із прийняттям рішення щодо анулювання актового запису цивільного стану відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво або консульська установа України, на підставі висновку яких проводиться анулювання актового запису цивільного стану, приймає рішення щодо вилучення і повернення відповідного свідоцтва відділу державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису, який підлягає анулюванню.

У разі вилучення свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану анулюється і знищується відділом державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, який анулюється у встановленому законодавством порядку. Анулювання та знищення вилученого свідоцтва здійснюють відділ державної реєстрації актів цивільного стану, дипломатичне представництво чи консульська установа України, на підставі висновку яких проводиться анулювання актового запису цивільного стану, що зберігається на тимчасово окупованій території України.

(Абзац другий пункту 4.12 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 919/5 від 12.06.2014)

У разі неповернення відповідного свідоцтва про державну реєстрацію акту цивільного стану відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем зберігання актового запису цивільного стану, який підлягає анулюванню, повідомляє про це відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації відповідного головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі.

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації відповідного головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі в десятиденний строк повідомляє Міністерство юстиції України про неповернення свідоцтва про державну реєстрацію актів цивільного стану для оприлюднення інформації про його анулювання на офіційному веб-сайті Міністерства юстиції України.

(Абзац четвертий пункту розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 1607/5 від 02.08.2013, N 1189/5 від 09.07.2015)

Відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації відповідного головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі направляє Міністерству юстиції України аналогічне повідомлення у разі анулювання актового запису цивільного стану на підставі рішення суду, яким не було вилучено свідоцтво про державну реєстрацію акту цивільного стану при постановленні цього рішення.

(Абзац п'ятий пункту розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 1607/5 від 02.08.2013, N 1189/5 від 09.07.2015)

(Пункт 4.12 розділу IV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

4.13. Про анулювання актового запису цивільного стану та проставлення відмітки в актовому записі, який анульовано, відділ державної реєстрації актів цивільного стану, який анулював актовий запис, надсилає повідомлення про анулювання актового запису цивільного стану (додаток 18) до відділу державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі, який робить відповідну відмітку в другому примірнику актового запису цивільного стану.

(Пункт розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

4.14. Якщо анулювання актового запису про шлюб або розірвання шлюбу було проведено не за місцем проживання колишнього подружжя, відділ державної реєстрації актів цивільного стану за місцем їх проживання на підставі отриманого повідомлення про анулювання актового запису робить відповідні відмітки в паспорті або паспортному документі цих осіб, якщо вони звертаються із зазначеного питання.

4.15. Якщо актовий запис цивільного стану, який підлягає анулюванню, уже зберігається у державному архіві, відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі надсилає повідомлення про це до відповідного державного архіву, у якому міститься цей актовий запис, для проставлення в ньому відмітки про анулювання.

4.16. У разі анулювання актового запису про розірвання шлюбу у випадку, передбаченому статтею 118 Сімейного кодексу України, в актовому записі про шлюб робиться відмітка або проставляється штамп про анулювання актового запису про розірвання шлюбу:

що засвідчується печаткою відділу.

Якщо актовий запис про шлюб зберігається не за місцем складання актового запису про розірвання шлюбу, який анульовано, для проставлення аналогічної відмітки надсилається повідомлення про анулювання актового запису цивільного стану (додаток 19).

(Абзац другий пункту розділу ІV із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

Директор Департаменту у справах
цивільного стану громадян В. Кунда

Додаток 1
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Заява

Заява (Додаток 1) (зі змінами від 21.02.2017 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 1 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016, N 616/5 від 21.02.2017)

Додаток 2
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Висновок
про внесення змін до актового
запису цивільного стану

З Додатком 2 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 3
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Заява
про визнання батьківства

З Додатком 3 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 4
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Заява

Заява (Додаток 4) (зі змінами від 21.02.2017 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 4 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 616/5 від 21.02.2017)

Додаток 5
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Заява
про зміну прізвища малолітньої дитини

З Додатком 5 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 6
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про внесення змін до актового
запису цивільного стану

З Додатком 6 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 7
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про внесення змін до актового запису про
народження у зв'язку з усиновленням

З Додатком 7 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 8
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про внесення змін та доповнень до актового запису
про народження у зв'язку з визнанням батьківства

З Додатком 8 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 9
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про зміну призовниками і військовозобов'язаними
прізвища, власного імені, по батькові,
місця і дати народження*

__________

* Надсилається відповідно до статті 38 Закону України "Про військовий обов'язок і військову службу".

Додаток 10
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про визнання батьківства

З Додатком 10 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 11
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Заява

Заява (Додаток 11) (зі змінами від 02.12.2016 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 11 із змінами, внесеними згідно з Наказами Міністерства юстиції України N 709/5 від 10.05.2012, N 3447/5від 02.12.2016)

(Додаток 12 виключено на підставі Наказу Міністерства юстиції N 709/5 від 10.05.2012)

Додаток 12
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Висновок
про поновлення актового запису
цивільного стану

Висновок про поновлення актового запису цивільного стану (Додаток 12) (зі змінами від 02.12.2016 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 12 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Додаток 13
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Заява
про анулювання актового запису
цивільного стану

Заява про анулювання актового запису цивільного стану (Додаток 13) (зі змінами від 02.12.2016 р.) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

(Додаток 13 із змінами, внесеними згідно з Наказом Міністерства юстиції N 3447/5 від 02.12.2016)

Додаток 14
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Висновок
про анулювання актового запису про шлюб,
який є недійсним

З Додатком 14 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 15
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Висновок
про анулювання поновленого або повторно
складеного актового запису цивільного стану

З Додатком 15 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 16
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про анулювання актового запису
цивільного стану

З Додатком 16 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 17
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про анулювання актового запису
цивільного стану

З Додатком 17 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 18
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про анулювання актового запису
цивільного стану

З Додатком 18 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 19
до Правил внесення змін
до актових записів
цивільного стану,
їх поновлення та анулювання

Повідомлення
про анулювання актового запису
цивільного стану

З Додатком 19 можна ознайомитись: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".