КОНСУЛЬТУЄ МІНІСТЕРСТВО СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ
Юридичний департамент
Порядок оформлення трудової книжки
працівника під час укладання та
розірвання трудового договору
(Частина I. Частину II див. в консультацiї вiд 28.12.2016 р.)
Трудова книжка - один з основних та найважливіших особистих документів громадянина в Україні, який засвідчує трудову (професійну) діяльність працівника (кваліфікація, кар'єрне зростання, ставлення до праці). Також до трудової книжки заносяться дані про навчання у вищих навчальних закладах, службу у збройних силах, про одержання допомоги по безробіттю тощо.
Відповідно до ч. 1 ст. 48 КЗпП трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника.
Статтею 24 КЗпП визначено, що під час укладання трудового договору громадянин зобов'язаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоров'я та інші документи.
Порядок заповнення трудових книжок та вкладишів до них, їхнього обліку та видачі в разі звільнення чи втрати тощо визначені Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Мінпраці, Мін'юсту, Мінсоцзахисту України від 29.07.93 р. № 58 (зі змінами). зареєстрованим у Мін'юсті України 17.08.93 р. за № 110 (далі - Інструкція).
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності або у фізичної особи понад п'ять днів, у тому числі осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників за умови, що вони підлягають державному соціальному страхуванню.
Трудові книжки ведуться на студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації усіх форм власності.
На осіб, які працюють за сумісництвом, трудові книжки ведуться тільки за місцем основної роботи. Якщо працівник працює за сумісництвом і це оформлено в установленому порядку, в трудовій книжці про це зазначається окремим рядком. Запис відомостей про роботу за сумісництвом провадиться на бажання працівника власником або уповноваженим ним органом.
Не ведуться трудові книжки на громадян, які виконують певні роботи за укладеними цивільно-правовими договорами, оскільки вони не є найманими працівниками (не перебувають у трудових відносинах з роботодавцем). Такі відносини регулюються цивільним законодавством.
Завдяки записам, зробленим у трудовій книжці працівника, підтверджується стаж роботи, який за чинним законодавством ураховується під час призначення пенсій, надаються пільги тощо.
Правильність заповнення трудової книжки як під час прийняття на роботу, так і під час звільнення з роботи гарантує відсутність проблем під час визначення органами Пенсійного фонду України права на пенсію у майбутньому.
В іншому разі зазначене може призвести де ускладнень щодо зарахування певних періодів роботи до стажу роботи.
Облік трудових книжок
на підприємстві, в установі,
організації
Відповідно до п. 3 постанови Кабінету Міністрів України від 27.04.93 р. № 301 «Про трудові книжки працівників» (далі - постанова № 301) трудові книжки зберігаються на підприємствах, в установах й організаціях, а під час звільнення працівника трудова книжка видається йому під підпис у журналі обліку.
Згідно з п. 6.3 Інструкції власник або уповноважений ним орган зобов'язаний постійно мати в наявності потрібну кількість бланків трудових книжок і вкладишів до них.
Пунктом 7.1 Інструкції передбачено, що на підприємстві має вестися документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок (книга обліку бланків трудових книжок та книга обліку руху трудових книжок).
Ці книги обліку мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.
Бланки трудових книжок і вкладишів до них зберігаються в бухгалтерії підприємства і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальній за ведення трудових книжок.
До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них уносяться усі операції, пов'язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланку. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.
Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який оформляє прийняття і звільнення працівників. У цій книзі реєструються всі трудові книжки, прийняті від працівників під час влаштування на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії і номера, видані працівникам знову.
Трудові книжки працівників доцільно зберігати за алфавітом, у великих установах - за структурними підрозділами й за алфавітом.
У разі одержання трудової книжки у зв'язку із звільненням працівник розписується в особовій картці й у книзі обліку.
Відповідно до п. 6.1 Інструкції під час виписування трудової книжки, або вкладиша до неї, або дубліката трудової книжки власник або уповноважений ним орган стягує з працівника суму її вартості.
У разі неправильного первинного заповнення трудової книжки або вкладиша до неї, а також псування їхніх бланків унаслідок недбалого зберігання вартість зіпсованих бланків сплачується підприємством.
Якщо трудова книжка працівника загублена підприємством унаслідок стихійного лиха або з інших причин, то працівникові видається дублікат трудової книжки без стягнення її вартості.
Трудові книжки та їхні дублікати, що не були одержані працівниками під час звільнення, зберігаються впродовж двох років у відділі кадрів підприємства окремо від інших трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після цього строку незатребувані трудові книжки (їхні дублікати) зберігаються в архіві підприємства впродовж 50 років, а після закінчення цього строку їх можна знищити в установленому порядку.
Оформлення трудової книжки працівника
під час прийняття на роботу
Перед тим, як заповнювати трудову книжку, з працівником слід укласти трудовий договір, який має бути належним чином оформлений власником або уповноваженим ним органом.
Так, власник або уповноважений ним орган має внести у відповідні правові документи працівника точні відомості про нього та його роботу відповідно до чинного законодавства у встановлені терміни.
Власник або уповноважений ним орган, укладаючи трудовий договір незалежно від форми, видає наказ (розпорядження) про зарахування працівника на роботу.
У наказі (розпорядженні) має бути зазначено:
- прізвище, ім'я та по батькові особи;
- назву структурного підрозділу (цеху, відділу, дільниці), в якому буде працювати працівник, та на яку роботу (посаду) приймається особа;
- дату, з якої він стає до роботи;
- розмір оплати праці.
Назва роботи, професії або посади записується відповідно до назви роботи, зазначеної у Класифікаторі професій.
Працівника обов'язково потрібно ознайомити під підпис із наказом (розпорядженням) про оформлення трудового договору. Це дозволяє працівникові ознайомитися із змістом наказу (розпорядження) про правильність умов трудового договору.
У наказі (розпорядженні) також може бути зазначено інформацію: про встановлення випробувального строку; тимчасовий, строковий чи безстроковий характер виконання роботи; тривалість неповного робочого тижня; інші іумови, що встановлюються щодо саме цього працівника.
Під час укладання трудового договору громадянин зобов'язаний подати потенційному власникові або уповноваженому ним органу свою трудову книжку, оформлену в установленому порядку. Це положення закріплене п. 1.3 Інструкції та п. 2 постанови № 301.
Без трудової книжки приймаються на роботу тільки ті особи, які працевлаштовуються вперше.
Відповідно до п. 1.4 Інструкції особи, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, повинні пред'явити паспорт, диплом або інший документ про освіту чи професійну підготовку. Військовослужбовці, звільнені із збройних сил України, Національної гвардії України, Служби безпеки України, Прикордонних військ України, Цивільної оборони України, Управління охорони вищих посадових осіб України та інших військових формувань, створених відповідно до законодавства України (далі Збройні сили України та інші війська) та військовослужбовці, звільнені із Збройних Сил колишнього Союзу РСР і Збройних, сил держав - учасниць СНД, пред'являють військовий квиток. Звільнені з місця відбування кримінального покарання зобов'язані пред'явити довідку про звільнення.
Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві, в установі, організації або у фізичної особи понад п'ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників, якщо вони підлягають загальнообов'язковому державному соціальному страхуванню, студентів вищих та учнів професійно-технічних навчальних закладів, які проходять стажування на підприємстві, в установі, організації.
Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше від п'яти днів після прийняття на роботу, а студентам вищих та учням професійно-технічних навчальних закладів - не пізніше від п'яти днів після початку проходження стажування.
Отже, відповідно до чинного законодавства під час прийняття на роботу на працівника покладається обов'язок подати власникові чи уповноваженому ним органу трудову книжку, оформлену в установленому порядку, а на власника або уповноважений ним орган покладається обов'язок щодо забезпечення належного ведення трудової книжки працівника.
За пунктом 2.1 Інструкції заповнення трудової книжки вперше проводиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше від тижневого строку з дня прийняття працівника на роботу або прийняття студента вищого, учня професійно-технічного навчального закладу, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, на стажування.
До трудової книжки вносяться:.
- відомості про працівника: прізвище, ім'я та по батькові, дата народження;
- відомості про роботу, переведення на іншу постійну роботу, звільнення;
- відомості про нагородження і заохочення: про нагородження державними нагородами та відзнаками України, заохочення за успіхи в роботі та інші заохочення відповідно до чинного законодавства України;
- відомості про відкриття, на які видано дипломи, про використані винаходи і раціоналізаторські пропозиції та про виплачені у зв'язку з цим винагороди.
При цьому записи про застосування до працівника стягнень до трудової книжки не заносяться.
Якщо особа працевлаштовується вперше, трудова книжка оформлюється внесенням відомостей про неї на першій сторінці (титульному аркуші).
На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки працівника, який уперше стає до роботи, зазначаються такі основні відомості:
- прізвище, ім'я, по батькові (записується на підставі паспорта або свідоцтва про народження, зазначаються повністю, без скорочення або заміни імені та по батькові ініціалами);
- дата народження (записується на підставі паспорта або свідоцтва про народження);
- дата заповнення трудової книжки.
Після внесення цих відомостей працівник своїм підписом завіряє правильність унесених до його трудової книжки відомостей.
За пунктом 2.12 Інструкції після зазначення дати заповнення трудової книжки працівник своїм підписом завіряє правильність унесених відомостей. Першу сторінку (титульний аркуш) трудової книжки підписує особа, відповідальна за видачу трудових книжок, і після цього ставиться печатка підприємства (або печатка відділу кадрів), на якому вперше заповнювалася трудова книжка.
Унесення інших відомостей до титульної сторінки трудової книжки працівника законодавством не передбачене.
Неуважне внесення відомостей про працівника нерідко призводить до значних помилок.
Записи в трудовій книжці під час звільнення або переведення на іншу роботу мають провадитися у точній відповідності до формулювання чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону.
Усі записи в трудовій книжці про прийняття на роботу, переведення на іншу постійну роботу або звільнення, а також про нагороди та заохочення вносяться власником або уповноваженим ним органом після видавання наказу (розпорядження), але не пізніше від тижневого строку, а в разі звільнення - в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Записи виконуються арабськими цифрами (число і місяць - двозначними). Записи виконуються акуратно, ручкою кульковою або з пером, чорнилом чорного, синього або фіолетового кольорів, і завіряються печаткою запис про звільнення, а також відомості про нагородження та заохочення.
Не заносяться до трудової книжки записи про тимчасове переведення або переміщення на іншу роботу в разі простою або виробничої.потреби.
До трудової книжки не заносяться також записи щодо перебування осіб у соціальній відпустці (у зв'язку з вагітністю та пологами, для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку), а також у відпустці без збереження заробітної плати для догляду за дитиною, що надається відповідно до медичного висновку, але не більш як до досягнення дитиною шестирічного віку.
З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов'язаний ознайомити працівника під підпис в особовій картці, в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).
Запис про прийняття на роботу (призначення на посаду) вноситься в такому порядку:
- у графі 3 заголовком записують повне найменування підприємства, установи, організації (як правило, виготовляється штамп відповідного розміру з повною назвою);
- у графі 1 зазначається порядковий номер запису;
- у графі 2 - дата прийняття на роботу;
- у графі 3 - назва посади (роботи) або професії відповідно до професійної назви роботи, а також розряд (категорія) і назва структурного підрозділу (відділу, цеху тощо) (записи про найменування роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, виконуються для робітників та службовців відповідно до найменування професій і посад, зазначених у Класифікаторі професій);
- у графі 4 - номер і дата наказу (розпорядження).
До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи (п. 2.19 Інструкції):
- про час служби у складі Збройних сил України та інших військах, де на тих, які проходять службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;
- час навчання в професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
- час навчання у вищих навчальних закладах (у тому числі час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та під час виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики) та час перебування в аспірантурі і клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених п. 2.16 Інструкції;
- роботу як членів колгоспу, якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до загального трудового стажу працівників;
- час догляду за інвалідом І групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду;
- період одержання допомоги по безробіттю безробітними особами, який заноситься до трудової книжки органом державної служби зайнятості населення.
Ці записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на такому підприємстві.
За наявності в трудовій книжці запису про звільнення або переведення на іншу роботу, надалі визнаної недійсною, на прохання працівника видається «Дублікат» трудової книжки без унесення до неї запису, визнаного недійсним.
Для студентів, слухачів курсів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які мають трудові книжки, навчальний заклад (наукова установа) вносить записи про час навчання на денних відділеннях (у тому числі підготовчих) вищих навчальних закладів. Підставою для таких записів є накази навчального закладу (наукової установи) про зарахування на навчання та про відрахування з числа студентів, учнів, аспірантів, клінічних ординаторів.
Період роботи студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів у студентських таборах, під час проходження виробничої практики, виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики, проходження стажування підтверджується відповідною довідкою із зазначенням спеціальності, кваліфікації, посади та часу роботи. На підставі цих довідок навчальні заклади (наукові установи) забезпечують занесення до трудових книжок студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів відомостей про роботу та стажування згідно з одержаними даними. Довідки зберігаються в особових справах зазначених осіб.
Запис до трудової книжки про стажування студентів вищих, учнів професійно-технічних навчальних закладів, що здобули професію (кваліфікацію) за освітньо-кваліфікаційним рівнем «кваліфікований робітник», «молодший спеціаліст», «бакалавр», «спеціаліст» та продовжують навчатися на наступному освітньо-кваліфікаційному рівні, вноситься підприємством, установою, організацією, де вони проходили стажування, із зазначенням посади, періоду та місця проходження (структурного підрозділу) стажування, спеціальності (кваліфікації) або професії (кваліфікаційного рівня) стажиста. Підставою для таких записів є наказ про проходження стажування.
Для студентів, учнів, аспірантів та клінічних ординаторів, які раніше не працювали, через що не мали трудових книжок, відомості про роботу в студентських таборах, на виробничій практиці, а також про виконання науково-дослідної госпдоговірної тематики на підставі довідок уносяться підприємством, де надалі вони працюватимуть.
Оформлення трудової книжки працівника,
якщо роботодавець є фізичною особою - суб'єктом
підприємницької діяльності
За пунктом 2.21-1 Інструкції трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичних осіб - суб'єктів підприємницької діяльності без створення юридичної особи з правом найму та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов'язану з наданням послуг (кухарі, няньки, водії тощо), зберігаються безпосередньо у працівників.
Записи до трудової книжки найманого працівника вносяться фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності після оформлення належним чином трудового договору та видавання наказу (розпорядження), але не пізніше від тижневого строку, а в разі звільнення - в день звільнення і мають точно відповідати тексту наказу (розпорядження).
Під час прийняття працівника на роботу фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності має внести такий запис до його трудової книжки:
- у графі 3 розділу «Відомості про роботу» в заголовку потрібно зазначити, що цей роботодавець є підприємцем;
- під цим заголовком у графі 1 зазначається порядковий номер запису, який уноситься;
- у графі 2 - дата прийняття на роботу;
- у графі 3 розділу «Відомості про роботу» - запис про прийняття на роботу;
- у графі 4 трудової книжки доцільно зазначити реквізити документа про прийняття працівника на роботу.
У разі припинення трудових відносин фізична особа - суб'єкт підприємницької діяльності вносить до трудової книжки працівника запис про звільнення:
- у графі 1 зазначається порядковий номер запису, який уноситься;
- у графі 2 - дата звільнення з роботи;
- у графі 3 розділу «Відомості про роботу» - запис про звільнення з роботи із зазначенням підстави звільнення з посиланням на відповідну норму законодавства;
- у графі 4 трудової книжки працівника зазначаються реквізити документа про звільнення з роботи.
Унесені фізичною особою - суб'єктом підприємницької діяльності до трудових книжок записи підтверджуються підписом посадової особи органу державної служби зайнятості незалежно від місця реєстрації трудового договору і засвідчуються його печаткою.
Головний спеціаліст,
Ігор БИЦЬ
"Праця i зарплата" N 47 (1011), 21 грудня 2016 р.
Передплатний iндекс: 30214