МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

НАКАЗ
19.07.2016 N 1963/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
21 липня 2016 р. за N 998/29128

Про деякі питання зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану

Відповідно до пункту 10 Положення про Міністерство юстиції України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 02 липня 2014 року N 228, та з метою належної реалізації прав та інтересів громадян України у зв’язку із соціально-політичною ситуацією, що склалась у Донецькій та Луганській областях, наказую:

1. Затвердити Зміни до Порядку, умов і строків зберігання книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг у відділах державної реєстрації актів цивільного стану та їх передачі до державних архівів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 30 грудня 2013 року N 2804/5, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 31 грудня 2013 року за N 2241/24773, що додаються.

2. Установити, що книги державної реєстрації актів цивільного стану, які знаходяться на зберіганні у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій та Луганській областях, відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції у Донецькій та Луганській областях, після спливу 75 років з дня їх складання зберігати у цих відділах до закінчення проведення антитерористичної операції на території зазначених областей.

3. Департаменту приватного права подати цей наказ на державну реєстрацію відповідно до Указу Президента України від 03 жовтня 1992 року N 493 "Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади".

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на першого заступника Міністра Севостьянову Н.І.

Міністр П. Петренко

Затверджено
Наказ Міністерства юстиції України
19.07.2016 N 1963/5

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
21 липня 2016 р. за N 998/29128

Зміни
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної реєстрації актів
цивільного стану та їх передачі до державних архівів

1. У розділі ІІ:

абзац перший пункту 1 викласти у такій редакції:

"1. Книги державної реєстрації актів цивільного стану та метричні книги зберігаються у районних, районних у містах, міських (міст обласного значення), міськрайонних, міжрайонних відділах державної реєстрації актів цивільного стану головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції), а також у відділах державної реєстрації актів цивільного стану управлінь державної реєстрації головних територіальних управлінь юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції) протягом 75 років з часу складання актових записів цивільного стану, метричних записів, включених до цих книг.";

у пункті 5:

в абзаці першому слова "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у місті Києві" замінити словами "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у місті Києві";

в абзаці другому слова "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Головного територіального управління юстиції у Київській області" замінити словами "у відділі державної реєстрації актів цивільного стану Управління державної реєстрації Головного територіального управління юстиції у Київській області".

2. У розділі ІІІ:

в абзаці другому пункту 12 слова "Дата справи (тому, частини)" замінити словами "Крайні дати документів справи (тому, частини)";

в абзаці першому пункту 13 слова "відповідного управління юстиції" замінити словами "Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції)".

3. У розділі ІV:

в абзаці першому пункту 2 слова "Головного територіального управління юстиції Міністерства юстиції України в Автономній Республіці Крим, в областях, містах Києві та Севастополі (далі - головне територіальне управління юстиції)" замінити словами "головного територіального управління юстиції";

пункт 8 викласти у такій редакції:

"8. Справи, знайдені під час розшуку, уміщуються у відведені для них в архівосховищі місця. Справи, причини відсутності яких підтверджені документально, виключаються з описів справ та книг обліку надходжень і вибуття, книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг.

Документами, що підтверджують відсутність справ, можуть бути: акт приймання-передавання справ (документів) (додаток 9), акт про невиправні пошкодження справ (документів) (додаток 10).

У разі виявлення невиправно пошкоджених справ (документів) вживаються заходи відповідно до пункту 15 глави 8 розділу VIII Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року N 1000/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за N 736/27181 (далі - Правила).";

у пункті 12 слова "підпункту 4.5.4 пункту 4.5 глави 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року N 16, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 08 травня 2001 року за N 407/5598 (із змінами) (далі - Правила роботи архівних підрозділів)" замінити словами "пункту 9 глави 2 розділу V та пункту 19 глави 8 розділу VIII Правил".

4. В абзаці другому пункту 2 розділу V слова "пункту 7.3 глави 7 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "глави 6 розділу ХІ Правил".

5. У розділі VІ:

в абзаці четвертому пункту 3 слова "пункту 8.5 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів (зі змінами)" замінити словами "глави 5 розділу VІІІ Правил";

в абзаці третьому пункту 5 слова "пункту 8.4 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "глави 4 розділу VІІІ Правил";

у пункті 6 слова "пунктом 8.6 глави 8 Правил роботи архівних підрозділів" замінити словами "главою 6 розділу VІІІ Правил".

6. У тексті слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіального управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінити словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах; слова "відділ державної реєстрації актів цивільного стану головного територіального управління юстиції" у всіх відмінках і числах замінити словами "відділ державної реєстрації актів цивільного стану управління державної реєстрації головного територіального управління юстиції" у відповідних відмінках і числах.

7. У додатках:

1) додаток 2 після слів "актових записів цивільного стану (метричних записів)." доповнити новим реченням такого змісту: "Кількість аркушів документів _______________________________________";

(цифрами і словами)

2) у додатку 3:

абзац перший викласти у такій редакції:

у тому числі: літерні номери __________________________;

пропущені номери ___________________________

+ аркушів внутрішнього опису ________________________.";

літери "М.П." виключити;

3) у додатку 5:

слово "Почато" замінити словом "Розпочато";

слово "номер" замінити знаком "N";

4) у додатку 11:

слово та знак "Опис N" замінити словом "Опис";

слова "(назва опису)" замінити словами та знаком "(N і назва опису)";

слова "Номер справи" замінити знаком та словом "N справи";

слова "Крайні дати" замінити словами "Крайні дати документів справи".

8. Додатки 6-10, 12-14 викласти в новій редакції, що додаються.

Директор Департаменту приватного права О.М. Ференс

Додаток 6
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної
реєстрації актів цивільного стану та їх
передачі до державних архівів
(пункт 11 розділу ІІІ)

Опис
справ постійного зберігання

Опис справ постійного зберігання (Додаток 6) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 7
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної
реєстрації актів цивільного стану та їх
передачі до державних архівів
(пункт 3 розділу ІV)

Аркуш перевіряння
наявності та стану справ постійного зберігання

Аркуш перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання (Додаток 7) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 8
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної
реєстрації актів цивільного стану та їх
передачі до державних архівів
(пункт 6 розділу ІV)

Акт
перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання

Акт перевіряння наявності та стану справ постійного зберігання (Додаток 8) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 9
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної
реєстрації актів цивільного стану та їх
передачі до державних архівів
(пункт 8 розділу ІV)

Акт
приймання-передавання справ (документів)
на постійне зберігання

Акт приймання-передавання справ (документів) на постійне зберігання (Додаток 9) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 10
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної
реєстрації актів цивільного стану та їх
передачі до державних архівів
(пункт 8 розділу ІV)

Акт
про невиправні пошкодження справ (документів)

Акт про невиправні пошкодження справ (документів) (Додаток 10) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 12
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної
реєстрації актів цивільного стану та їх
передачі до державних архівів
(пункт 11 розділу ІV)

Акт
приймання-передавання справ постійного зберігання
під час зміни керівника відділу державної
реєстрації актів цивільного стану

Акт приймання-передавання справ постійного зберігання під час зміни керівника відділу державної реєстрації актів цивільного стану (Додаток 12) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 13
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної
реєстрації актів цивільного стану та їх
передачі до державних архівів
(пункт 2 розділу V)

Акт
про передачу книг державної реєстрації актів
цивільного стану, метричних книг та
обліково-довідкового апарату до них

Акт про передачу книг державної реєстрації актів цивільного стану, метричних книг та обліково-довідкового апарату до них (Додаток 13) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".

Додаток 14
до Порядку, умов і строків зберігання книг
державної реєстрації актів цивільного стану,
метричних книг у відділах державної
реєстрації актів цивільного стану та їх
передачі до державних архівів
(пункт 7 розділу VІ)

Акт
про вилучення для знищення документів, не
внесених до Національного архівного фонду

Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (Додаток 14) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази".