КОНСУЛЬТУЄ ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ
Відділ організації роботи ДПІ у Шевченківському районі м. Києва
Використання факсимільного підпису
ПИТАННЯ: Чи можна використовувати факсимільний підпис у господарській діяльності?
ВІДПОВІДЬ: Згідно з абзацами першим і другим п. 44.1 ст. 44 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків та зборів, ведення яких передбачене законодавством.
Платникам податків забороняється формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, визначеними абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.
Статтею 1 розділу І Закону України від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі - Закон № 996) визначено, що первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію та підтверджує її здійснення.
Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов'язкові реквізити, зокрема особистий підпис, аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного підпису відповідно до ЗаконуУкраїни від 23.05.2003 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис», або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у господарській операції (п. 2 ст. 9 Закону № 996).
Відповідно до пп. 2.5 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну України від 24.05.95 р. № 88, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Використовувати під час оформлення первинних документів факсимільне відтворення підпису допускається в порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.
За приписами ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу України (далі - Цивільний кодекс) використання під час здійснення операцій факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного або іншого копіювання, електронно-цифрового підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, установлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою угодою сторін, де мають бути зразки відповідного аналога власноручних підписів.
При цьому слід зазначити, що відповідно до ч. 2 ст. 1 Цивільного кодексу цивільне законодавство не застосовується до податкових відносин.
Водночас згідно з п. 12 розділу 7 Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Мін'юсту України від 18.06.2015 р. № 1000/5 (далі - Правила № 1000/5), факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих. Фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
Вимоги Правил № 1000/5 щодо роботи з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, науково-технічною та іншою спеціальною документацією поширюються лише в частині загальних принципів роботи з документами, а також з підготовки документів до передавання на архівне зберігання (п. 4 розділу 1 Правил № 1000/5).
Відповідно до листа Мін'юсту України від 26.12.2008 р. № 758-0-2-08-19 щодо практики застосування норм права у випадку колізії в разі розбіжностей між загальним і спеціальним нормативно-правовим актом, перевага надається спеціальному, якщо він не скасований виданим пізніше загальним актом.
Таким чином, використання факдимільного відтворення підпису під час оформлення первинних документів за письмовою угодою сторін, у якій містяться зразки відповідного аналога власноручних підписів, не порушує законодавства України. Крім випадків застосування первинних документів типових і спеціалізованих форм, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.
Начальник відділу,
Ольга ЗАСІМОВА
"Праця i зарплата" N 19 (983), 25 травня 2016 р.
Передплатний iндекс: 30214