ДЕРЖАВНА ІНСПЕКЦІЯ ЯДЕРНОГО РЕГУЛЮВАННЯ УКРАЇНИ

НАКАЗ
21.03.2016 N 39

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
08 квітня 2016 р. за N 529/28659

Про затвердження Інструкції з діловодства за
зверненнями громадян у Державній інспекції
ядерного регулювання України

Відповідно до статті 40 Конституції України, Закону України "Про звернення громадян", статті 1 Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування" та постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установ, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", з метою запровадження єдиного порядку ведення діловодства та здійснення контролю за розглядом звернень громадян НАКАЗУЮ:

1. Затвердити Інструкцію з діловодства за зверненнями громадян у Державній інспекції ядерного регулювання України (далі - Інструкція), що додається.

2. Відділу контролю виконання (Княжницька Т.В.) забезпечити подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України у встановленому порядку.

3. Відділу забезпечення роботи керівника, взаємодії з громадськістю та інформаційної політики (Козулько Т.В.) забезпечити оприлюднення цієї Інструкції на офіційному сайті Держатомрегулювання після реєстрації.

4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.

5. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Голова С. Божко

Затверджено
Наказ Державної інспекції
ядерного регулювання України
21.03.2016 N 39

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
08 квітня 2016 р. за N 529/28659

Інструкція
з діловодства за зверненнями громадян у Державній
інспекції ядерного регулювання України

І. Загальні положення

1. Ця Інструкція розроблена відповідно до Закону України "Про звернення громадян", Указу Президента України від 07 лютого 2008 року N 109 "Про першочергові заходи щодо забезпечення реалізації та гарантування конституційного права на звернення до органів державної влади та органів місцевого самоврядування", постанови Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348 "Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації", постанови Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2015 року N 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" та визначає порядок ведення діловодства за зверненнями громадян за пропозиціями (зауваженнями), заявами (клопотаннями) і скаргами громадян у Державній інспекції ядерного регулювання України.

2. У цій Інструкції терміни вживаються у значеннях, наведених у Законі України "Про звернення громадян".

3. Діловодство за зверненнями громадян у Держатомрегулювання ведеться окремо від інших видів діловодства і покладається на структурний підрозділ Держатомрегулювання, до компетенції якого належать питання забезпечення діловодства за зверненнями громадян (далі - Відділ).

Організація діловодства за зверненнями громадян у структурних підрозділах Держатомрегулювання покладається на відповідальних осіб за ведення діловодства у структурних підрозділах Держатомрегулювання.

4. Усі звернення громадян, що надходять до Держатомрегулювання, підлягають обов'язковій класифікації за їх видами відповідно до статті 3 Закону України "Про звернення громадян".

5. Розгляд звернень громадян проводиться відповідно до статей 14-16 Закону України "Про звернення громадян".

6. Порядок ведення діловодства за зверненнями громадян, які містять відомості, що становлять державну таємницю, яка охороняється законом, визначається окремими нормативно-правовими актами.

7. За організацію та стан діловодства за зверненнями громадян відповідає Голова Держатомрегулювання.

ІІ. Порядок подання звернень громадян

1. Звернення може бути усним чи письмовим.

Усне звернення викладається громадянином на особистому прийомі або за допомогою засобів телефонного зв’язку через визначені контактні центри, телефонні "гарячі лінії" та записується (реєструється) посадовою особою відповідно до Порядку особистого прийому громадян та участі у "гарячих" телефонних лініях Голови, першого заступника та заступника Голови, затвердженого наказом Державного комітету ядерного регулювання України від 18 грудня 2006 року N 194, зареєстрованого у Міністерстві юстиції України 11 січня 2007 року за N 8/13275.

Письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином особисто чи через уповноважену ним особу.

Письмове звернення, надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку, є електронним зверненням.

2. Звернення може бути подано як окремою особою (індивідуальне), так і групою осіб (колективне).

3. Особливою формою колективного звернення громадян до Президента України, Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, органу місцевого самоврядування є електронна петиція.

4. Звернення громадян оформляється з дотриманням вимог, передбачених статтею 5 Закону України "Про звернення громадян".

У зверненні зазначаються прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення підписується заявником (заявниками) із зазначенням дати.

Електронне звернення надсилається шляхом заповнення розміщеної на офіційному веб-сайті Держатомрегулювання (http://www.snrc.gov.ua) електронної форми, яка містить графи для зазначення громадянином прізвища, імені, по батькові, місця проживання, електронної поштової адреси (відомостей про інші засоби зв’язку з ним), викладення суті порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги, дати подання звернення. Застосування електронного цифрового підпису при надсиланні електронного звернення не вимагається.

5. Звернення, оформлені без дотримання зазначених вимог, повертаються заявникам з відповідними роз'ясненнями в строк не пізніше ніж через десять днів від дня їх надходження, крім випадків, передбачених частиною першою статті 7 Закону України "Про звернення громадян".

Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає. При цьому анонімні звернення реєструються, зазначаються число, місяць, рік надходження, до реєстраційного номера додається позначка "БП" (без підпису).

IІІ. Реєстрація та облік звернень громадян

1. Звернення громадян, що надходять до Держатомрегулювання, реєструються у Відділі в день їх надходження, а ті, що надійшли у неробочий день та час, - наступного після нього робочого дня і передаються на розгляд Голові, його першому заступнику або заступнику відповідно до розподілу обов’язків.

Датою подання електронного звернення є дата заповнення електронної форми на офіційному веб-сайті Держатомрегулювання (http://www.snrc.gov.ua) та її відправлення. Якщо електронне звернення надійшло у неробочий день та час, то датою подання електронного звернення вважається наступний після нього робочий день.

За відсутності системи електронного документообігу письмове звернення, отримане за допомогою мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення), перед реєстрацією роздруковується на папері.

Письмові звернення громадян реєструються шляхом заповнення реєстраційно-контрольних карток автоматизованої системи документообігу за формою, наведеною у додатку до цієї Інструкції.

2. Реєстраційний номер звернення зазначається у реєстраційному штампі та складається з початкової літери прізвища заявника, порядкового номера звернення та літери "З".

Конверти або вирізки з них зі зворотною адресою зберігаються разом з отриманою кореспонденцією.

У разі надходження повторних звернень їм надається черговий реєстраційний номер, а у відповідному полі картки реєстрації звернень громадян зазначається реєстраційний номер попереднього звернення.

На верхньому полі першого аркуша документа праворуч та у реєстраційно-контрольних картках робиться позначка "ПОВТОРНО" і зазначається все попереднє листування.

3. Відмітка про контроль за зверненням робиться шляхом проставляння на першому аркуші літери "К" чи слова "КОНТРОЛЬ".

ІV. Порядок розгляду звернень громадян
та підготовка листів-відповідей

1. Звернення громадян передаються виконавцям під підпис через Відділ відповідно до резолюції керівництва Держатомрегулювання.

2. Забороняється передавати скарги громадян для розгляду тим структурним підрозділам Держатомрегулювання або посадовим особам, дії чи рішення яких оскаржуються.

3. Керівники та працівники структурних підрозділів Держатомрегулювання при розгляді звернень громадян зобов'язані уважно вивчати зазначені у них питання, з'ясовувати причини і умови, які спонукають авторів скаржитись.

4. Рішення, які приймаються за зверненнями громадян, мають бути вмотивованими та ґрунтуватися на нормах законодавства.

5. Пропозиції (зауваження), заяви (клопотання), скарги Героїв Радянського Союзу, Героїв Соціалістичної Праці, інвалідів Великої Вітчизняної війни, Героїв України розглядаються особисто Головою Держатомрегулювання.

6. У разі коли для розгляду електронного звернення по суті необхідно зазначати персональні дані заявника або інших осіб, за винятком тих, що містяться у зверненні, заявнику пропонується звернутися з усним або письмовим зверненням.

7. Не допускається розголошення одержаних із звернень громадян відомостей про особисте життя громадян без їх згоди чи відомостей, що становлять державну або іншу таємницю, яка охороняється законом, та іншої інформації, якщо це ущемлює права і законні інтереси громадян.

Не допускається з'ясування даних про особу громадянина, які не стосуються звернення. На прохання громадянина, висловлене в усній формі або зазначене в тексті звернення, не підлягає розголошенню його прізвище, місце проживання та роботи.

Не розглядаються повторні звернення від одного й того самого громадянина з одного й того самого питання, якщо перше вирішено по суті, а також ті звернення, терміни розгляду яких передбачені статтею 17 Закону України "Про звернення громадян", та звернення осіб, визнаних судом недієздатними.

Рішення про припинення розгляду такого звернення приймає Голова Держатомрегулювання, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Якщо в черговому зверненні громадянин (поряд з питаннями, що вже розглядались і на які було надано вичерпну відповідь або за якими прийнято відповідне рішення) звертається з іншими питаннями, новими фактами, то звернення не вважається повторним і розглядається у встановленому законодавством порядку.

8. Рішення про відмову в задоволенні вимог або прохань, викладених у зверненні, доводиться до відома громадянина у письмовій формі з посиланням на законодавство і викладенням мотивів відмови, а також із роз'ясненням порядку оскарження прийнятого рішення. При цьому вказуються заходи, які вживались для перевірки цього звернення.

9. У разі коли звернення розглядалося працівниками декількох структурних підрозділів, заявникові надсилається лише один лист-відповідь. Проект листа-відповіді готується відповідальним за його підготовку працівником, погоджується з іншими виконавцями, візується ними та передається на підпис Голові Держатомрегулювання.

10. У разі необхідності відправки листів-відповідей електронною поштою працівник, відповідальний за розгляд звернення, здійснює таку відправку самостійно. Звіт про відправку листа-відповіді електронною поштою передається до Відділу.

V. Термін розгляду звернень громадян

1. Звернення громадян розглядаються у строки, передбачені статтею 20 Закону України "Про звернення громадян", не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, - невідкладно, але не пізніше п'ятнадцяти днів від дня їх отримання.

Якщо в місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, Голова Держатомрегулювання або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати сорока п'яти днів.

На обґрунтовану письмову вимогу громадянина строк розгляду може бути скорочено від встановленого Законом.

2. Звернення громадян, які мають встановлені законодавством пільги, розглядаються у першочерговому порядку.

3. Строк розгляду пропозицій, заяв та скарг обчислюється у календарних днях, починаючи з дати надходження (реєстрації), з якої починається строк, по день присвоєння реєстраційного номера листу-відповіді та надіслання його заявнику. Якщо останній день строку розгляду звернення припадає на неробочий день, то останнім днем строку вважається перший після нього робочий день.

4. Звернення, взяті на контроль, виконуються у строки, встановлені Відділом або Головою Держатомрегулювання, його першим заступником чи заступником відповідно до розподілу обов'язків.

5. Якщо порушені у зверненні питання не належать до компетенції Держатомрегулювання, відповідальний за розгляд звернення структурний підрозділ у п’ятиденний строк надсилає його за належністю відповідному органу, установі чи посадовій особі, про що інформує громадянина, який подав звернення.

6. Звернення, що не містить даних, необхідних для прийняття обґрунтованого рішення, у п’ятиденний строк повертається заявникові з відповідними роз'ясненнями.

VІ. Контроль за розглядом звернень громадян

1. Контроль за розглядом звернень громадян покладається на керівників структурних підрозділів Держатомрегулювання, які зобов'язані забезпечити своєчасний та повний розгляд звернень громадян та виконання прийнятих щодо них рішень.

2. Звернення громадян, на які надано попередні відповіді, з контролю не знімаються. Контроль завершується тільки після прийняття остаточного рішення і вжиття заходів щодо вирішення питань, порушених у зверненні.

3. У процесі розгляду та зняття з контролю звернень громадян працівник Відділу, особи, відповідальні за ведення діловодства у структурних підрозділах Держатомрегулювання, оперативно вносять доповнення і зміни, що стосуються документів (резолюції, прізвища виконавців, терміни виконання, дати зняття з контролю, відмітки про результати розгляду звернень тощо), які відображаються в реєстраційно-контрольних картках документів.

4. Рішення про зняття з контролю звернень громадян приймається керівництвом Держатомрегулювання.

VIІ. Формування і зберігання справ

1. Письмові звернення громадян після їх виконання повертаються у Відділ разом з копією листа-відповіді, усіма супровідними документами для централізованого формування справи відповідно до затвердженої номенклатури справ Держатомрегулювання.

2. Документи у справах розміщуються у хронологічному порядку. Повторні звернення та додаткові документи з одного питання зберігаються та підшиваються до однієї справи.

3. Пропозиції, заяви і скарги громадян для використання їх з довідковою, статистичною метою та врахування у подальшій роботі зберігаються у Відділі Держатомрегулювання. Строк зберігання документів за пропозиціями, заявами і скаргами встановлюється відповідно до номенклатури справ Держатомрегулювання.

VIIІ. Аналіз роботи зі зверненнями громадян

1. Керівники структурних підрозділів Держатомрегулювання або за їх дорученням інші посадові особи зобов'язані систематично аналізувати матеріали розгляду звернень громадян, узагальнювати їх результати, враховувати в подальшій роботі викладені в зверненнях пропозиції та зауваження з метою своєчасного виявлення та усунення причин, які призвели до порушення прав громадян.

2. Структурний підрозділ, визначений уповноваженим за взаємодію з громадськістю, щороку до 15 січня готує аналітичні довідки для аналізу інформації за зверненнями громадян та доводить до відома керівництва Держатомрегулювання.

Начальник Відділу контролю виконання Т. Княжницька

Додаток
до Інструкції з діловодства за
зверненнями громадян у Державній
інспекції ядерного регулювання України
(пункт 1 розділу ІІІ)

Реєстраційно-контрольна картка
пропозицій, заяв і скарг громадян