МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ

НАКАЗ
17.02.2016 N 94

Про призначення відповідальних за діловодство у
структурних підрозділах та затвердження функцій діловодів

У зв'язку з уведенням в дію структури та штатного розпису центрального апарату Міненерговугілля України, відповідно до наказу від 19.10.2015 N 657, з метою оперативної передачі службової кореспонденції та забезпечення належного контролю виконавської дисципліни наказую:

1. Затвердити:

список працівників структурних підрозділів Міненерговугілля України, на яких покладено обов'язки з організації роботи з документами та забезпечення документообігу (діловодів), згідно з додатком 1;

перелік функцій працівників структурних підрозділів Міненерговугілля України, на яких покладено обов'язки з організації роботи з документами та забезпечення документообігу (діловода), відповідно до додатка 2.

2. Керівникам структурних підрозділів Міненерговугілля України забезпечити виконання працівниками підрозділів функцій з документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міненерговугілля від 03.07.2015 N 415 "Про призначення відповідальних за діловодство у структурних підрозділах та затвердження типової Посадової інструкції діловода".

4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

Міністр В. Демчишин

Додаток 1

Затверджено
Наказ Міністерства енергетики та
вугільної промисловості України
17.02.2016 N 94

Список
працівників структурних підрозділів Міненерговугілля України,
на яких покладено обов'язки з організації роботи з
документами та забезпечення документообігу (діловодів)

Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба)

Департамент правового забезпечення

Департамент економіки та фінансів

Департамент корпоративних та майнових відносин

Департамент бухгалтерського обліку та звітності

Департамент електроенергетичного комплексу

Департамент ядерної енергетики та атомно-промислового комплексу

Департамент нафтогазового комплексу

Управління охорони праці, промислової
безпеки, фізичного та цивільного захисту

Департамент стратегічного планування та європейської інтеграції

Адміністративно-господарський департамент

Департамент внутрішнього аудиту

Управління по роботі з персоналом

Управління інформаційно-аналітичного забезпечення та моніторингу

Департамент вугільно-промислового та торфодобувного комплексу

Відділ трудової політики та соціального захисту

Відділ режимно-секретної та мобілізаційної роботи

Сектор з питань запобігання та виявлення корупції

____________

* Працівник структурного підрозділу, який заміняє діловода в разі його відсутності.

Додаток 2

Затверджено
Наказ Міністерства енергетики та
вугільної промисловості України
17.02.2016 N 94

Перелік
функцій працівників структурних підрозділів Міненерговугілля України,
на яких покладено обов'язки з організації роботи з документами
та забезпечення документообігу (діловода)

Працівник структурного підрозділу Міненерговугілля України (далі - структурний підрозділ), який виконує функції забезпечення документування управлінської діяльності та організації роботи з документами (діловод):

безпосередньо відповідає за організацію роботи з документами у структурному підрозділі;

одержує і обліковує кореспонденцію, що надходить до структурного підрозділу, фіксує факт одержання документів у системі електронного документообігу Міненерговугілля України (далі - СЕДО);

кореспонденцію з грифом "Для службового користування" обліковує у порядку, встановленому постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 N 1893 "Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію";

доповідає про вхідну кореспонденцію керівнику структурного підрозділу та за його дорученням передає працівнику структурного підрозділу, відповідальному за виконання, про що вносить відповідну позначку у реєстраційно-контрольну картку СЕДО. Доповідає керівнику структурного підрозділу про термінову кореспонденцію та передає її виконавцям;

за дорученням керівництва структурного підрозділу зазначає назви адресатів на копіях вихідних документів, що розсилаються за списком, оформлює і комплектує відправку вихідної кореспонденції, адресує матеріали та передає в установленому порядку до відділу забезпечення документообігу Адміністративно-господарського департаменту;

здійснює за дорученням керівника структурного підрозділу технічну підготовку службових документів, а також їхнє копіювання у структурному підрозділі;

забезпечує аналіз своєчасності опрацювання у структурному підрозділі документів щодо яких встановлено контрольні завдання і які виконано у повному обсязі, та здійснює заходи з припинення контролю за виконанням таких документів;

у встановлений керівником структурного підрозділу строк доповідає про невиконані завдання за документами із встановленими контрольними термінами, окремо за кожним виконавцем та відділом (сектором), що належить до складу структурного підрозділу;

ознайомлює за дорученням керівника структурного підрозділу працівників цього підрозділу зі службовими документами;

забезпечує підготовку матеріалів структурного підрозділу до засідання експертної комісії з експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), складає та подає на погодження керівнику структурного підрозділу протокол засідання комісії;

складає із залученням працівників структурного підрозділу та за погодженням архіву Міненерговугілля України проект номенклатури справ структурного підрозділу у двох примірниках, який подає для розгляду та схвалення на засіданні експертної комісії, підписує та подає його на затвердження керівникові структурного підрозділу, після чого узгоджує з керівником Адміністративно-господарського департаменту та надає до архіву Міненерговугілля для складання зведеної номенклатури справ;

формує справи відповідно до номенклатури, забезпечує оперативне зберігання справ;

складає відповідно до затвердженої номенклатури справ структурного підрозділу за погодженням з працівниками архіву Міненерговугілля опис справ структурного підрозділу у двох примірниках, подає його для схвалення експертній комісії, підписує та подає опис на затвердження керівникові структурного підрозділу, передає упорядковані та оформлені належним чином справи постійного та тривалого зберігання до архіву Міненерговугілля відповідно до опису справ;

готує відповідно до затвердженої номенклатури справ структурного підрозділу, за погодженням з працівниками архіву Міненерговугілля проект акта у двох примірниках про вилучення для знищення документів. Після схвалення такого акта на засіданні експертної комісії підписує його та подає на підпис особам, які брали участь у експертизі цінності документів, і подає на затвердження керівнику структурного підрозділу;

одержує, зберігає та обліковує бланки документів;

забезпечує працівників структурного підрозділу канцелярським приладдям, отриманим згідно з поданою до Адміністративно-господарського департаменту заявкою, та веде його облік;

виконує інші функції, передбачені посадовою інструкцією.