МІНІСТЕРСТВО ЮСТИЦІЇ УКРАЇНИ

ЛИСТ
05.02.2014 N 13.1-32/34

Начальнику Головного управління юстиції
Міністерства юстиції України в Автономній
Республіці Крим, начальникам головних управлінь
юстиції в областях, мм. Києві та Севастополі

Щодо питання відбору документів, які не підлягають зберіганню та не
внесених до Національного архівного фонду, для подальшого їх знищення

У зв'язку із численними зверненнями нотаріусів з питання відбору документів, які не підлягають зберіганню та не внесених до Національного архівного фонду, для подальшого їх знищення роз'яснюємо наступне.

Відповідно до вимог пункту 13.8 Правил ведення нотаріального діловодства, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 22.12.2010 N 3253/5 (далі - Правила), відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (додаток 44) (далі - акт) та які не підлягають зберіганню, здійснюється після підготовки державною нотаріальною конторою, приватним нотаріусом описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з особового складу за цей самий період.

Згідно із пунктом 13.9 Правил опис справ та акт розглядаються ЕК відповідного головного управління юстиції одночасно.

Схвалені ЕК головного управління юстиції описи справ постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, описи справ з особового складу (приватного нотаріуса) та акти затверджуються завідувачем державної нотаріальної контори, приватним нотаріусом (пункт 13.12 Правил).

Пунктом 10 Положення про державний нотаріальний архів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 18.05.2009 N 870/5, передбачено, що державний нотаріальний архів, відповідно до покладених на нього завдань, серед іншого,узгоджує описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, які подаються на розгляд експертної комісії відповідного управління юстиції.

Згаданими Правилами не передбачено подання на розгляд експертно-перевірної комісії державних архівів зазначених вище описів та актів.

Принагідно слід зазначити, що відповідно до статті 7 Закону України "Про нотаріат" нотаріуси у своїй діяльності керуються наказами Міністерства юстиції України, які повинні неухильно виконуватися.

Одночасно повідомляємо, що при внесенні змін до Правил додаток N 44 Правил буде приведено у відповідність до вимог діючого законодавства.

Прошу довести зазначене до відома державних і приватних нотаріусів.

Директор Департаменту нотаріату та
банкрутства Л. В. Чигвінцева