МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ
НАКАЗ
23.07.2015 N 662
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 серпня 2015 р. за N 973/27418
Про затвердження Положення
про здійснення фінансового моніторингу
суб'єктами первинного фінансового моніторингу,
державне регулювання і нагляд за діяльністю
яких здійснює Державна служба фінансового
моніторингу України
Відповідно до статей 6 - 9, 14 та 17 Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" та з метою забезпечення координації діяльності суб'єктів первинного фінансового моніторингу щодо організації фінансового моніторингу у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення НАКАЗУЮ:
1. Затвердити Положення про здійснення фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання і нагляд за діяльністю яких здійснює Державна служба фінансового моніторингу України, що додається.
2. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства фінансів України від 28 травня 2013 року N 561 "Про затвердження Положення про здійснення фінансового моніторингу суб'єктами первинного фінансового моніторингу, державне регулювання і нагляд за діяльністю яких здійснює Державна служба фінансового моніторингу України", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 30 липня 2013 року за N 1274/23806.
3. Департаменту податкової, митної політики та методології бухгалтерського обліку Міністерства фінансів України (Чмерук М.О.) та Департаменту координації системи фінансового моніторингу Державної служби фінансового моніторингу України (Гаєвський І.М.) подати цей наказ в установленому порядку на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України.
4. Цей наказ набирає чинності з дня його офіційного опублікування.
5. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра фінансів України Макеєву О.Л. та першого заступника Голови Державної служби фінансового моніторингу України Ковальчука А.Т.
Міністр Н. Яресько
Затверджено
Наказ Міністерства
фінансів України
12.08.2015 N 662
Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
12 серпня 2015 р. за N 973/27418
Положення
про здійснення фінансового моніторингу
суб'єктами первинного фінансового моніторингу,
державне регулювання і нагляд за діяльністю яких
здійснює Державна служба фінансового
моніторингу України
I. Загальні положення
1. Це Положення розроблене відповідно до Закону України "Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення" (далі - Закон).
2. Це Положення врегульовує діяльність суб'єктів первинного фінансового моніторингу - суб'єктів підприємницької діяльності, які надають посередницькі послуги під час здійснення операцій з купівлі-продажу нерухомого майна (далі - суб'єкти), та їх відокремлених підрозділів, державне регулювання і нагляд за діяльністю яких у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення здійснює Державна служба фінансового моніторингу України.
3. Терміни, що вживаються у цьому Положенні, застосовуються у значеннях, визначених Законом.
4. Цим Положенням регулюються питання:
призначення працівника, відповідального за проведення фінансового моніторингу;
розроблення правил фінансового моніторингу та програм здійснення фінансового моніторингу;
здійснення ідентифікації, верифікації та вивчення клієнтів;
управління ризиками;
виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов'язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення;
зупинення фінансових операцій;
проведення внутрішніх перевірок;
підготовки персоналу суб'єкта (відокремлених підрозділів) щодо виконання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
II. Призначення працівника, відповідального
за проведення фінансового моніторингу
1. Положення цього розділу застосовуються суб'єктами (відокремленими підрозділами), крім тих, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи.
2. Працівник, відповідальний за проведення фінансового моніторингу (далі - відповідальний працівник), призначається керівником суб'єкта з урахуванням особливостей, встановлених Законом, протягом трьох робочих днів з дати встановлення ділових відносин з клієнтом, який має намір вчинити правочин щодо купівлі-продажу нерухомості, але до моменту здійснення суб'єктом такої операції.
Відповідальний працівник суб'єкта призначається за посадою на рівні керівництва суб'єкта, що передбачає здійснення функцій управління суб'єктом первинного фінансового моніторингу в цілому та/або його підрозділами.
Відповідальний працівник суб'єкта є незалежним у своїй діяльності та підзвітним тільки керівнику суб'єкта.
Виконання повноважень відповідального працівника може бути покладено на керівника суб'єкта.
Одна і та сама особа не може бути призначена відповідальним працівником одночасно суб'єкта і його відокремленого підрозділу, а також одночасно декількох відокремлених підрозділів.
3. Суб'єкт (відокремлений підрозділ) повідомляє Держфінмоніторинг відповідно до встановленого порядку про:
призначення відповідального працівника або особи, яка тимчасово виконує його обов'язки, - протягом трьох робочих днів з дня призначення;
звільнення відповідального працівника або особи, яка тимчасово виконує його обов'язки, - протягом трьох робочих днів з дня звільнення.
4. Відповідальний працівник є особою, на яку покладаються організація та координація діяльності з проведення суб'єктом (відокремленим підрозділом) фінансового моніторингу.
У разі незгоди відповідального працівника з вказівками керівника суб'єкта (відокремленого підрозділу) щодо проведення фінансового моніторингу відповідальний працівник може повідомити про це Держфінмоніторинг з письмовим викладенням своїх заперечень.
5. Відповідальний працівник повинен відповідати таким вимогам:
мати бездоганну ділову репутацію;
мати вищу освіту, досвід роботи не менше одного року у відповідній сфері діяльності суб'єкта або не менше одного року досвіду роботи у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;
працювати в суб'єкті (відокремленому підрозділі) за основним місцем роботи.
Відповідальний працівник повинен знати законодавство та міжнародні стандарти у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення, володіти навичками щодо їх застосування в практичній діяльності.
Перевірка суб'єктом ділової репутації кандидата на посаду відповідального працівника здійснюється до його призначення на підставі поданих ним оригіналів документів: паспорта, трудової книжки, документів про освіту та/або підвищення кваліфікації, довідки про відсутність судимості, не знятої або не погашеної в установленому законом порядку, отриманої в органах внутрішніх справ.
Перевірка відповідності кандидата на посаду відповідального працівника вимогам, встановленим цим Положенням, здійснюється керівником або особою, яка виконує його обов'язки.
У разі призначення відповідальним працівником керівника суб'єкта перевірка його ділової репутації здійснюється відповідним органом управління суб'єкта або засновниками.
Підтвердження ділової репутації кандидата на посаду відповідального працівника за результатами її перевірки оформлюється письмовим висновком, який підписується керівником суб'єкта або особами, які здійснювали перевірку ділової репутації, або затверджується відповідним органом управління суб'єкта.
6. Особа, вперше призначена на посаду відповідального працівника, повинна пройти навчання протягом трьох місяців з дня призначення та підвищувати надалі кваліфікацію не рідше одного разу на три роки у порядку, визначеному Кабінетом Міністрів України.
7. У разі наявності у суб'єкта відокремлених підрозділів керівник суб'єкта за поданням керівника відокремленого підрозділу призначає відповідального працівника відокремленого підрозділу.
Відповідальний працівник відокремленого підрозділу є незалежним у своїй діяльності та підзвітним тільки керівнику суб'єкта.
Виконання повноважень відповідального працівника відокремленого підрозділу може бути покладено на керівника відокремленого підрозділу.
8. На час відсутності (відпустки, відрядження, хвороби тощо) відповідального працівника призначається особа, яка тимчасово виконує його обов'язки.
На вказану особу поширюються права та обов'язки, встановлені для відповідального працівника.
Особа, яка тимчасово виконуватиме обов'язки відповідального працівника, повинна мати бездоганну ділову репутацію, працювати в цьому суб'єкті за основним місцем роботи та пройти відповідно до внутрішніх процедур підготовку щодо виконання вимог Закону.
Перевірка відповідності особи, яка тимчасово виконує обов'язки відповідального працівника, вимогам, установленим законодавством, здійснюється в порядку, встановленому пунктом 5 цього розділу.
9. У разі звільнення відповідального працівника керівник суб'єкта не пізніше наступного робочого дня після його звільнення призначає іншого відповідального працівника.
Допускається виконання обов'язків відповідального працівника особою, яка тимчасово виконує його обов'язки, у разі звільнення відповідального працівника на строк перевірки ділової репутації кандидата на посаду відповідального працівника, який не повинен перевищувати двох місяців.
10. Відповідальний працівник здійснює свої повноваження відповідно до статті 7 Закону на підставі посадової інструкції, яка затверджується керівником суб'єкта або особою, яка виконує його обов'язки. Відповідальний працівник засвідчує підписом факт ознайомлення з посадовою інструкцією.
Посадова інструкція відповідального працівника повинна містити повноваження (права) та обов'язки, функції та завдання, передбачені законодавством, правилами внутрішнього фінансового моніторингу, іншими внутрішніми документами суб'єкта, та відповідальність за порушення вимог законодавства.
11. Відповідальний працівник інформує керівника суб'єкта про виявлені фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, та заходи, вжиті для реалізації норм законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення. Інформування здійснюється не рідше одного разу на місяць, але не пізніше останнього робочого дня звітного місяця, шляхом надання керівнику письмової довідки довільної форми за підписом відповідального працівника.
Довідка, зокрема, може містити інформацію щодо:
виявлених фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;
зареєстрованих фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;
направленої до Держфінмоніторингу інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу;
управління ризиками;
зупинених фінансових операцій;
направленої у визначених законодавством випадках до правоохоронних органів інформації;
фінансових операцій, у проведенні яких суб'єктом (відокремленим підрозділом) було відмовлено;
ужитих заходів стосовно підготовки персоналу до виконання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;
результатів проведених перевірок внутрішньої системи фінансового моніторингу.
Факт ознайомлення керівника суб'єкта з довідкою, що надається відповідальним працівником, підтверджується підписом керівника.
У разі якщо повноваження відповідального працівника суб'єкта виконує керівник суб'єкта, то зазначена письмова довідка складається і підписується ним.
12. Документи, наявність яких передбачена цим розділом, зберігаються не менше п'яти років з дня їх підписання (затвердження або погодження).
III. Розроблення правил та програми
здійснення фінансового моніторингу
1. Положення цього розділу застосовуються суб'єктами, крім тих, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи.
2. Правила фінансового моніторингу (далі - Правила) є єдиним внутрішнім документом суб'єкта, який визначає порядок вчинення дій працівниками суб'єкта щодо реалізації фінансового моніторингу та спрямований на недопущення використання суб'єкта і його відокремлених підрозділів з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення.
3. Програма здійснення фінансового моніторингу (далі - Програма) є окремим внутрішнім документом суб'єкта, який містить план організаційних заходів для проведення фінансового моніторингу.
4. Правила і Програма розробляються з урахуванням вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення, міжнародних стандартів у цій сфері.
Правила і Програма охоплюють специфіку проведення фінансового моніторингу за всіма напрямами діяльності суб'єкта і його відокремлених підрозділів.
5. У новоствореному суб'єкті Правила і Програма розробляються відповідальним працівником та затверджуються керівником суб'єкта не пізніше дня проведення першої фінансової операції.
Строк, на який складаються Правила і Програма, визначається суб'єктом самостійно з урахуванням змін у законодавстві у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
6. Відповідальний працівник суб'єкта за погодженням з керівником суб'єкта визначає порядок ознайомлення, зберігання і користування Правилами і Програмою (у тому числі їх електронними копіями) та перелік осіб, які мають право доступу до цих документів.
Правила та Програми оновлюються відповідальним працівником з урахуванням вимог законодавства та затверджуються керівником суб'єкта або особою, яка виконує його обов'язки.
7. Правила складаються з таких окремих розділів:
опис внутрішньої системи фінансового моніторингу суб'єкта, який, зокрема, включає перелік окремих працівників суб'єкта та/або відокремлених підрозділів, залучених до проведення фінансового моніторингу, та механізм взаємодії між ними й відповідальним працівником;
порядок постановки на облік (зняття з обліку) у Держфінмоніторингу суб'єкта і його відокремлених підрозділів;
перелік прав та обов'язків відповідального працівника, а також інших працівників, які беруть участь у проведенні фінансового моніторингу;
порядок ідентифікації, верифікації та вивчення клієнтів;
критерії ризику легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення;
порядок оцінки та переоцінки ризику;
опис заходів суб'єкта з управління ризиками;
порядок відмови від встановлення ділових відносин з клієнтом або від проведення фінансової операції;
порядок виявлення, реєстрації, а також подання до Держфінмоніторингу інформації про фінансові операції, що підлягають фінансовому моніторингу, іншої інформації, що може бути пов'язана з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванням тероризму чи фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення;
порядок повідомлення Держфінмоніторингу про підозри щодо діяльності осіб або їх активів, якщо є підстави вважати, що вони пов'язані із злочином, визначеним Кримінальним кодексом України;
порядок повідомлення Держфінмоніторингу та відповідних правоохоронних органів про фінансові операції, стосовно яких є підстави підозрювати, що вони пов'язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення;
опис заходів, спрямованих на запобігання розголошенню інформації, що подається до Держфінмоніторингу, та іншої інформації з питань фінансового моніторингу;
порядок надання на запит Держфінмоніторингу інформації, у тому числі щодо відстеження (моніторингу) фінансових операцій клієнта, операції якого стали об'єктом фінансового моніторингу;
порядок зупинення фінансових операцій;
порядок збору і зберігання документів щодо ідентифікації, верифікації та вивчення клієнтів, оцінки та переоцінки ризиків, а також усіх документів, що стосуються проведення фінансової операції та ділових відносин з клієнтом;
порядок вчинення дій щодо направлення запитів до органів державної влади з метою виконання завдань, покладених на суб'єкта Законом;
порядок проведення внутрішніх перевірок діяльності суб'єкта на предмет дотримання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
8. Програма містить такі заходи з відповідними строками їх виконання та визначенням осіб, які відповідають за їх виконання:
призначення відповідального працівника;
розробка та затвердження посадової інструкції відповідального працівника;
розробка і оновлення Правил і Програми;
направлення інформації про призначення відповідального працівника до Держфінмоніторингу;
попередження працівників суб'єкта (відокремленого підрозділу) про відповідальність за порушення внутрішніх документів та законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;
забезпечення підвищення кваліфікації відповідального працівника;
підготовка персоналу щодо виконання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення шляхом проведення теоретичних та практичних заходів;
проведення внутрішніх перевірок суб'єкта (відокремленого підрозділу) на предмет дотримання законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
9. У разі наявності у суб'єкта філій, інших відокремлених підрозділів та дочірніх підприємств, які розташовані в державах, у яких рекомендації Групи з розробки фінансових заходів боротьби з відмиванням грошей (FATF) не застосовуються або застосовуються недостатньою мірою, Правила повинні передбачати проведення оцінки заходів протидії відмиванню коштів та фінансуванню тероризму, що здійснюються у таких державах. У разі коли здійснення зазначених заходів не дозволяється законодавством такої держави, суб'єкт зобов'язаний повідомити Держфінмоніторинг про відповідні запобіжні заходи, які суб'єкт буде вживати для обмеження ризиків використання діяльності філій, інших відокремлених підрозділів та дочірніх підприємств з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
Правила також повинні містити перелік запобіжних заходів, спрямованих на поглиблену перевірку клієнта до встановлення ділових відносин з особами або компаніями вищезазначених держав, повідомлення Держфінмоніторингу про фінансові операції з клієнтами відповідних держав, попередження представників нефінансового сектору про те, що операції з фізичними або юридичними особами у відповідних державах можуть містити ризик відмивання коштів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму чи фінансування розповсюдження зброї масового знищення.
IV. Ідентифікація, верифікація та вивчення клієнта
1. Умови, за яких здійснюються ідентифікація, верифікація та вивчення клієнта, та перелік ідентифікаційних даних встановлені статтею 9 Закону.
Ідентифікація, верифікація та вивчення клієнта включають такі заходи:
проведення первісної ідентифікації та верифікації під час встановлення ділових відносин з клієнтом;
поглиблена перевірка інформації про клієнта у разі наявності сумніву щодо достовірності чи повноти наданої ним інформації;
уточнення ідентифікаційних даних та іншої наявної інформації про клієнта у разі їх зміни або закінчення строку дії документів, на підставі яких проводились ідентифікація, верифікація, вивчення клієнта.
3. Ідентифікація, верифікація та вивчення клієнта здійснюються відповідальним працівником або іншими працівниками суб'єкта (відокремленого підрозділу) відповідно до внутрішніх документів суб'єкта.
Суб'єкти, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, здійснюють ідентифікацію, верифікацію та вивчення клієнта безпосередньо.
4. Ідентифікація та верифікація клієнта здійснюються суб'єктом (відокремленим підрозділом) до/або під час встановлення з ним ділових відносин, укладання правочинів, але до проведення фінансової операції.
Фінансові операції з існуючими клієнтами (з якими встановлені ділові відносини), які раніше не були ідентифіковані, проводяться суб'єктом (відокремленим підрозділом) після здійснення ідентифікації таких клієнтів у встановленому порядку.
5. Під час ідентифікації та верифікації суб'єкт отримує від клієнта ідентифікаційні дані, передбачені статтею 9 Закону, та встановлює (підтверджує) відповідність особи клієнта (представника клієнта) у його присутності отриманим від нього ідентифікаційним даним.
Суб'єкт під час проведення ідентифікації та верифікації встановлює:
1) для органів державної влади України - повне найменування, місцезнаходження, реквізити розпорядчого акта, на підставі якого створено юридичну особу (найменування, дата прийняття/підписання, номер розпорядчого акта), ідентифікаційний код згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (далі - код за ЄДРПОУ);
2) для підприємств державної власності - повне найменування, місцезнаходження, реквізити розпорядчого акта, яким створено підприємство (найменування, дата прийняття/підписання, номер розпорядчого акта), код за ЄДРПОУ;
3) для міжнародних установ та організацій, у яких бере участь Україна відповідно до міжнародних договорів України, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України, - повне найменування, місцезнаходження, відомості про міжнародний договір України, згідно з яким створені такі установи та організації (дата укладення, номер, дата ратифікації Україною договору).
6. Ідентифікація та верифікація клієнтів, які проводять фінансові операції, здійснюються на підставі поданих офіційних документів або їх копій, що засвідчені нотаріально або підприємством (установою, організацією), яке їх видало.
Уповноважений працівник суб'єкта в присутності особи, яка укладає договір про надання послуг (представника особи), знімає копії відповідних документів, на підставі яких здійснюються ідентифікація та верифікація клієнта (особи), та договорів з клієнтом. Зазначені копії засвідчуються підписами уповноваженого працівника суб'єкта та клієнта (особи), який укладає договір про надання послуг, як такі, що відповідають оригіналу, і зберігаються у суб'єкта в порядку, визначеному у Правилах.
7. При проведенні ідентифікації, верифікації та вивченні клієнта суб'єкт може складати анкету. Анкета є внутрішнім документом суб'єкта, який заповнюється і підписується працівником, уповноваженим на здійснення ідентифікації та верифікації.
8. Документи, на підставі яких здійснюються ідентифікація та верифікація осіб, що є учасниками фінансових операцій, повинні бути чинними на момент їх подання та містити всю необхідну для здійснення ідентифікації, верифікації та вивчення клієнта інформацію.
9. При вивченні клієнта суб'єкт:
досліджує зміст діяльності клієнта;
оцінює фінансовий стан клієнта;
аналізує відповідність фінансових операцій клієнта специфіці його діяльності;
визначає належність клієнта або особи, яка діє від його імені, до національних або іноземних публічних діячів, діячів, які виконують політичні функції в міжнародних організаціях, або пов'язаних з ними осіб;
з'ясовує усі дані щодо адреси місця проживання або місця його перебування (тимчасового перебування) в Україні:
встановлює мету ділових відносин із суб'єктом;
з'ясовує інформацію про наявність клієнта в переліку осіб, пов'язаних із провадженням терористичної діяльності або щодо яких застосовано міжнародні санкції.
10. Суб'єкт (відокремлений підрозділ) для проведення оцінки фінансового стану клієнта може використовувати такі джерела інформації:
річну фінансову звітність клієнта - юридичної особи та фізичної особи - підприємця (за наявності), що складена відповідно до вимог законодавства та отримана суб'єктом (відокремленим підрозділом) безпосередньо від клієнта (баланс, витяги, що містять дані про прибутки та збитки господарської діяльності клієнта, податкова декларація з додатками);
фінансову звітність клієнта - юридичної особи, що опублікована в спеціалізованих засобах масової інформації відповідно до вимог законодавства;
фінансову звітність клієнта та інформацію щодо фінансового стану, що отримані із спеціалізованих веб-сайтів мережі Інтернет.
Відомості щодо мети ділових відносин можуть отримуватись шляхом письмового опитування клієнта (уповноваженого представника, в разі якщо клієнтом є юридична особа) у порядку, визначеному Правилами.
11. Якщо під час здійснення ідентифікації, верифікації та вивчення клієнта (особи, яка діє від його імені) було встановлено, що клієнт має відношення до публічних діячів, або пов'язаних з ними осіб, або до благодійної або неприбуткової організації, відповідальний працівник суб'єкта (відокремленого підрозділу) повинен:
1) виявляти відповідно до внутрішніх документів з питань фінансового моніторингу факт належності клієнта або особи, яка діє від його імені, до зазначеної категорії клієнтів під час здійснення ідентифікації, верифікації та у процесі їх обслуговування, а також те, чи є вони кінцевими бенефіціарними власниками (контролерами) або керівниками юридичних осіб;
2) встановлювати з дозволу керівника суб'єкта ділові відносини з такими особами;
3) до чи під час встановлення ділових відносин вживати заходів для з'ясування джерел походження коштів таких осіб на підставі отриманих від них документів та/або інформації з інших джерел, якщо така інформація є публічною (відкритою), що підтверджують джерела походження їх активів, прав на такі активи тощо;
4) проводити моніторинг фінансових операцій, учасниками або вигодоодержувачами яких є такі особи, у порядку, визначеному для клієнтів високого ризику;
5) проводити не рідше одного разу на рік уточнення інформації про клієнта.
Інформацію щодо того, чи має клієнт відношення до публічних діячів, суб'єкт (відокремлений підрозділ) може отримувати шляхом письмового опитування клієнта (уповноваженого представника).
12. У разі виникнення сумнівів у достовірності чи повноті наданої інформації про клієнта суб'єкт (відокремлений підрозділ) здійснює заходи з проведення поглибленої перевірки клієнта та уточнення цієї інформації шляхом направлення запиту до органів виконавчої влади, державних реєстраторів, правоохоронних органів, юридичних осіб у порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України.
Для проведення поглибленої перевірки, уточнення інформації щодо ідентифікації та верифікації клієнта або інших учасників фінансової операції суб'єкт (відокремлений підрозділ) може витребувати, а клієнт (представник клієнта) зобов'язаний подати інформацію (офіційні документи), необхідну (необхідні) для ідентифікації, верифікації, вивчення клієнта, уточнення інформації про клієнта, а також для виконання таким суб'єктом інших вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
13. У разі якщо суб'єкту стало відомо, що документи, на основі яких проводились ідентифікація, верифікація та вивчення клієнта, зазнали змін або закінчився строк їх дії, суб'єкт уточнює інформацію про клієнта шляхом відповідного звернення до нього або може провести повторну ідентифікацію та верифікацію клієнта при здійсненні клієнтом чергової фінансової операції.
З метою уточнення інформації щодо ідентифікації, верифікації та вивчення клієнта суб'єкт (відокремлений підрозділ) може використовувати інформацію, яка є публічною (відкритою).
14. Суб'єкт відповідно до Закону та Правил зберігає офіційні документи, інші документи (у тому числі створені суб'єктом електронні документи), їх копії щодо ідентифікації осіб (клієнтів, представників клієнтів), а також осіб, яким суб'єктом було відмовлено у проведенні фінансових операцій, вивчення клієнта, уточнення інформації про клієнта, а також усі документи, що стосуються ділових відносин (проведення фінансової операції) з клієнтом (включаючи результати будь-якого аналізу під час проведення заходів щодо верифікації клієнта чи поглибленої перевірки клієнта), не менше п'яти років після завершення фінансової операції, завершення ділових відносин з клієнтом, а всі необхідні дані про фінансові операції (достатні для того, щоб простежити хід операції) - не менше п'яти років після завершення операції або припинення ділових відносин.
15. У разі знищення, втрати або пошкодження документів до закінчення строку їх зберігання незалежно від причин суб'єкт зобов'язаний у триденний строк після встановлення таких фактів повідомити про це Держфінмоніторинг.
У разі надходження листа Держфінмоніторингу про продовження строку зберігання документів щодо ідентифікації осіб, які є учасниками окремих фінансових операцій, та документації про здійснення окремих фінансових операцій суб'єкт забезпечує подальше зберігання документів на строк, встановлений Держфінмоніторингом.
У разі надходження листа Держфінмоніторингу після знищення документів або передачі їх відповідно до законодавства до уповноважених осіб на зберігання суб'єкт повідомляє про це Держфінмоніторинг з наданням копій документів, що підтверджують факти знищення документів або їх передачі.
V. Управління ризиками та оцінка ризиків
1. На етапі встановлення ділових відносин або у процесі обслуговування клієнта суб'єкт (відокремлений підрозділ) на підставі аналізу ідентифікаційних даних клієнта, інших наявних відомостей та інформації про клієнта і його діяльність здійснює оцінку ризику цього клієнта з урахуванням критеріїв ризику, визначених Міністерством фінансів України.
Оцінювання ризику клієнта здійснюється за відповідними критеріями, зокрема за типом клієнта, географічним розташуванням держави реєстрації клієнта або установи, через яку він здійснює передачу (отримання) активів, і видом товарів, послуг, які клієнт отримує від суб'єкта.
Суб'єкт зобов'язаний розробляти власні критерії ризику легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення з урахуванням критеріїв ризику, визначених Міністерством фінансів України, та особливостей діяльності суб'єкта.
2. За результатом аналізу ідентифікаційних даних клієнта, інших наявних відомостей та інформації про клієнта і його діяльність суб'єкти встановлюють категорії клієнтів, які мають низький, середній або високий ризик проведення ними операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванням тероризму або фінансуванням розповсюдження зброї масого знищення.
За результатами аналізу ділових відносин та відповідно до результатів вивчення клієнта його характеристика може бути переглянута і рівень ризику змінений.
3. Суб'єкт самостійно визначає та відображає у внутрішніх документах:
метод і порядок оцінки ризику;
результати оцінки (переоцінки) ризику;
застережні заходи щодо клієнтів залежно від встановленого їм рівня ризику;
особливості моніторингу та аналізу фінансових операцій клієнтів залежно від встановленого їм рівня ризику;
періодичність перегляду встановленого щодо клієнта рівня ризику.
Суб'єкт може у своїх внутрішніх документах визначати та відображати, крім зазначених вище, додаткові положення щодо проведення суб'єктом оцінки ризику легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення.
4. Результати оцінки (переоцінки) ризику клієнта та заходи з управління ними фіксуються письмово в паперовому вигляді і зберігаються разом з документами, що підтверджують факт проведення ідентифікації (верифікації) клієнта, у порядку, визначеному Правилами.
5. Суб'єкт здійснює переоцінку ризиків клієнтів, з якими встановлені ділові відносини, а також в інших випадках, встановлених законодавством, не рідше ніж один раз на рік з метою її підтримання в актуальному стані, а також у таких випадках:
за результатами уточнення даних первісної ідентифікації та вивчення клієнта;
за фактом проведення клієнтом фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванням тероризму та фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення;
за результатами проведення аналізу операцій клієнта у разі виникнення підозр щодо невідповідності операцій клієнта наявній інформації про його фінансовий стан та зміст діяльності;
за результатами перегляду власних критеріїв ризику (запровадження нових критеріїв);
у разі зміни законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення в частині, що стосується оцінки ризику.
6. У разі якщо стосовно клієнта суб'єктом (відокремленим підрозділом) встановлено рівень ризику "високий", суб'єкт (відокремлений підрозділ) вживає щодо таких клієнтів застережних заходів, що можуть включати:
поглиблену перевірку клієнта;
перевірку інформації про клієнта та інших учасників фінансової операції, зокрема шляхом перевірки наданої клієнтом інформації щодо ідентифікації і верифікації та отримання додаткової інформації від клієнта або з інших публічних джерел;
збирання з публічних джерел інформації про зміст діяльності клієнта, його фінансовий стан;
відмову від встановлення або продовження ділових відносин з клієнтом;
інформування Держфінмоніторингу про фінансові операції клієнтів, яким суб'єкт (відокремлений підрозділ) встановив високий рівень ризику.
Перелік необхідних заходів для додаткового вивчення клієнта, який характеризується високим рівнем ризику, може бути доповнений суб'єктом (відокремленим підрозділом) самостійно з урахуванням специфіки його діяльності.
7. Якщо за результатами оцінки ризику стосовно клієнта встановлено рівень ризику "високий", суб'єкт оновлює ідентифікаційні дані клієнта, інші наявні відомості й інформацію про клієнта та його діяльність не рідше одного разу на рік.
Якщо за результатами оцінки ризику стосовно клієнта встановлено рівень ризику "середній", строк оновлення ідентифікаційних даних клієнта, інших наявних відомостей та інформації про клієнта і його діяльність не повинен перевищувати двох років.
Якщо за результатами оцінки ризику стосовно клієнта встановлено рівень ризику "низький", строк оновлення ідентифікаційних даних клієнта, інших наявних відомостей та інформації про клієнта і його діяльність не повинен перевищувати трьох років.
VІ. Виявлення фінансових операцій,
які підлягають фінансовому моніторингу
та які можуть бути пов'язані, стосуються або
призначені для фінансування тероризму та
фінансування розповсюдження
зброї масового знищення
1. Виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, в тому числі тих, які можуть бути пов'язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення, або інформації про підозри щодо діяльності осіб або їх активів, якщо є підстави вважати, що вони пов'язані із злочином, визначеним Кримінальним кодексом України, здійснюється суб'єктом (відокремленим підрозділом) на підставі:
критеріїв ризиків, визначених самостійно суб'єктом з урахуванням критеріїв ризиків, встановлених Міністерством фінансів України;
встановлених за результатами проведеного аналізу факту (фактів) невідповідності фінансової (фінансових) операції (операцій) фінансовому стану та/або змісту діяльності клієнта;
типологічних досліджень у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансуванню тероризму чи фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення, підготовлених та оприлюднених Держфінмоніторингом;
рекомендацій та роз'яснень Держфінмоніторингу.
2. Виявлення фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов'язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення, здійснюється відповідальним працівником або іншими працівниками суб'єкта (відокремленого підрозділу), визначеними у Правилах та Програмі.
Суб'єкти, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи, здійснюють виявлення фінансових операцій, які підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов'язані, стосуються або призначені для фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення, безпосередньо.
3. Виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу та які можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванням тероризму та фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення, здійснюється до початку, в процесі, але не пізніше наступного робочого дня після їх проведення, або в день виникнення підозри, або під час спроби їх проведення чи після відмови клієнта від їх проведення.
4. У разі виявлення фінансової операції, яка підлягає фінансовому моніторингу або стосовно якої є підозра, що вона пов'язана, стосується або призначена для фінансування терористичної діяльності, фінансування розповсюдження зброї масового знищення, терористичних актів чи терористичних організацій та організацій або осіб, до яких застосовані міжнародні санкції, працівник суб'єкта (відокремленого підрозділу), що її виявив, невідкладно інформує про це відповідального працівника суб'єкта (відокремленого підрозділу). Відповідальний працівник перевіряє зазначену інформацію та у випадках, передбачених Законом, забезпечує її реєстрацію та повідомляє Держфінмоніторинг і правоохоронні органи.
Заходи, спрямовані на з'ясування факту віднесення операції до такої, що підлягає фінансовому моніторингу або яка може бути пов'язана, стосується або призначена для фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення, визначаються Правилами та включають:
1) аналіз правочину (належність осіб, що беруть участь в операції, до юридичних або фізичних осіб, пов'язаних із здійсненням терористичної діяльності або щодо яких застосовано міжнародні санкції; належність до осіб, що мають високий ризик; форма та спосіб розрахунку, предмет договору тощо);
2) з'ясування суті та мети здійснення операції, у тому числі шляхом отримання додаткових документів, відомостей та пояснень, що стосуються операції;
3) проведення аналізу відповідності фінансових операцій, що проводяться клієнтом, наявній інформації про зміст його діяльності та фінансовий стан з метою виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу;
4) здійснення управління ризиками, пов'язаними із запровадженням чи використанням нових та існуючих інформаційних продуктів, ділової практики або технологій, у тому числі таких, що забезпечують проведення фінансових операцій без безпосереднього контакту з клієнтом.
Для оцінки того, що фінансова операція (або спроба її проведення) здійснюється з метою легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або пов'язана з фінансуванням тероризму та фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення, суб'єктом (відокремленим підрозділом) вивчаються операції клієнта, а також додатково можуть вивчатися фінансові операції інших осіб - учасників операції, що оцінюється.
5. При виявленні фінансової операції, що має високий ризик легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення, суб'єкт:
1) забезпечує управління ризиками легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму відповідно до Правил;
2) приймає рішення про направлення повідомлення Держфінмоніторингу про таку фінансову операцію.
При виявленні фінансової операції, що має середній ризик легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення, суб'єкт забезпечує управління ризиками легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, або фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення відповідно до Правил.
6. Суб'єкт (відокремлений підрозділ) зберігає інформацію про фінансову операцію в обсязі, необхідному для подання до Держфінмоніторингу в установлених законодавством випадках повідомлення про фінансову операцію.
7. Інформацію про свої підозри щодо діяльності осіб або їх активи, якщо є підстави вважати, що вони пов'язані із злочином, визначеним Кримінальним кодексом України, суб'єкт подає до Держфінмоніторингу у довільній формі за підписом керівника суб'єкта або відповідального працівника.
VIІ. Зупинення фінансових операцій
1. У разі виявлення працівником суб'єкта (відокремленого підрозділу) фінансової операції, учасником якої або вигодоодержувачем за якою є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із провадженням терористичної діяльності або щодо яких застосовано міжнародні санкції, інформація щодо такої фінансової операції невідкладно передається відповідальному працівнику суб'єкта (відокремленого підрозділу).
Для прийняття рішення про зупинення проведення фінансової операції відповідальний працівник суб'єкта (відокремленого підрозділу) у той самий день подає керівнику суб'єкта інформацію щодо такої фінансової операції.
Рішення про зупинення проведення фінансової операції приймається керівником суб'єкта в день виявлення фінансової операції шляхом видання відповідного письмового доручення. Після прийняття такого рішення відповідальний працівник у той самий день забезпечує реєстрацію інформації про таку фінансову операцію і в день зупинення повідомляє Держфінмоніторинг в установленому законодавством порядку, зокрема про таку фінансову операцію, її учасників.
Суб'єкт зупиняє проведення фінансової операції, учасником якої або вигодоодержувачем за якою є особа, яку включено до переліку осіб, пов'язаних із провадженням терористичної діяльності або щодо яких застосовано міжнародні санкції, на два робочих дні з дня зупинення (включно).
2. Суб'єкт має право прийняти рішення про зупинення проведення фінансової операції на два робочих дні з дня зупинення (включно), якщо така операція містить ознаки, передбачені статтями 15 і 16 Закону. Таке зупинення здійснюється у порядку, передбаченому пунктом 1 цього розділу.
3. У разі прийняття рішення про зупинення фінансової операції суб'єкт того самого дня повідомляє про це Держфінмоніторинг шляхом подання інформації за формою, встановленою законодавством.
Інформація подається до Держфінмоніторингу з дотриманням заходів, що виключають неконтрольований доступ до інформації або документів під час їх доставки.
4. У разі отримання суб'єктом рішення Держфінмоніторингу про подальше зупинення фінансової операції суб'єкт забезпечує подальше її зупинення на строк, визначений Держфінмоніторингом.
5. У разі отримання суб'єктом доручення Держфінмоніторингу, наданого з метою виконання запиту уповноваженого органу іноземної держави про зупинення відповідної фінансової операції як такої, що може бути пов'язана з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванням тероризму та фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення, суб'єкт зупиняє проведення або забезпечує моніторинг фінансової операції відповідної особи протягом строку, встановленого дорученням Держфінмоніторингу.
У разі зупинення фінансових операцій за дорученням Держфінмоніторингу суб'єкт у день надходження такого доручення вносить інформацію про таку операцію до реєстру.
6. Суб'єкт поновлює проведення фінансових операцій:
третього робочого дня з дня зупинення фінансової операції у разі неотримання суб'єктом протягом двох робочих днів рішення Держфінмоніторингу про подальше зупинення фінансової (фінансових) операції (операцій);
наступного робочого дня після дня отримання суб'єктом протягом строку, зазначеного в рішенні Держфінмоніторингу про подальше зупинення відповідних (відповідної) фінансових (фінансової) операцій (операції) відповідно до частини другої статті 17 Закону, повідомлення про скасування Держфінмоніторингом такого рішення, але не пізніше 31 робочого дня з дня зупинення фінансової (фінансових) операції (операцій);
наступного робочого дня після дати закінчення строку зупинення відповідної (відповідних) фінансової (фінансових) операції (операцій), зазначеної (зазначених) у рішенні Держфінмоніторингу про продовження зупинення відповідної (відповідних) фінансової (фінансових) операції (операцій);
наступного робочого дня після дня отримання суб'єктом доручення Держфінмоніторингу відповідно до частини п'ятої статті 23 Закону про поновлення фінансових операцій, зупинених на виконання відповідного запиту уповноваженого органу іноземної держави.
Суб'єкт повідомляє клієнта у разі його звернення про зупинення фінансової (фінансових) операції (операцій), якщо строк її (їх) зупинення перевищив сім робочих днів.
VIІI. Проведення внутрішніх перевірок
або незалежного аудиту
1. Положення цього розділу застосовуються суб'єктами, крім тих, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи.
2. Внутрішня перевірка діяльності суб'єкта на предмет дотримання вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення здійснюється не рідше одного разу на рік.
3. Перевірка здійснюється за рішенням керівника суб'єкта або особи, яка виконує його обов'язки, та оформляється розпорядчим документом. Строк проведення перевірки та питання перевірки визначаються в розпорядчому документі.
4. Питання перевірки охоплюють:
1) відповідність Правил і Програми вимогам законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;
2) виконання заходів, передбачених Програмою;
3) дотримання вимог Правил;
4) виконання заходів, передбачених відповідною програмою навчання;
5) відповідність оцінки ризику критеріям ризику, визначеним Міністерством фінансів України;
6) дотримання працівниками вимог щодо зберігання документів з питань фінансового моніторингу.
Керівник суб'єкта або особа, яка виконує його обов'язки, має право включати додаткові питання відповідно до діяльності суб'єкта, які підлягають перевірці.
5. Перевірка здійснюється посадовими особами суб'єкта, визначеними відповідним розпорядчим документом.
6. За результатами перевірки складається акт, який підписують(є) особи (особа), які (яка) здійснювали (здійснювала) перевірку. В акті зазначаються висновки та у разі необхідності пропозиції щодо усунення недоліків, виявлених за результатами перевірки.
Акт перевірки після його підписання надається керівнику суб'єкта для інформування та вжиття в разі потреби заходів реагування.
Ознайомлення керівника суб'єкта з актом перевірки підтверджується його підписом.
7. Суб'єкт може замовити незалежний аудит своєї діяльності у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення аудитору (аудиторській фірмі), що включений (включена) до Реєстру аудиторських фірм та аудиторів Аудиторської палати України.
8. Акт перевірки або аудиторський висновок зберігаються у суб'єкта протягом п'яти років з дати проведення перевірки чи аудиту.
IX. Підготовка персоналу суб'єкта
щодо виконання вимог законодавства у сфері
запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів,
одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму
та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення
1. Положення цього розділу застосовуються суб'єктами, крім тих, які провадять свою діяльність одноособово, без утворення юридичної особи.
2. Для забезпечення належного рівня підготовки персоналу з питань проведення фінансового моніторингу відповідальний працівник суб'єкта (відокремленого підрозділу) здійснює підготовку персоналу щодо виявлення фінансових операцій, що підлягають фінансовому моніторингу, шляхом проведення освітніх та практичних заходів.
3. Усі працівники суб'єкта (відокремленого підрозділу), які беруть участь у здійсненні або у забезпеченні здійснення фінансової операції (далі - працівники), повинні ознайомитися з Правилами та Програмою, а також брати участь у відповідних навчальних заняттях.
4. Працівники мають бути письмово попереджені про відповідальність за порушення вимог законодавства у сфері запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення.
5. Підготовка працівників відповідно до їх посадових обов'язків здійснюється шляхом проведення освітніх та практичних заходів, зокрема щодо:
ознайомлення працівників із законодавством та міжнародними стандартами з питань запобігання та протидії легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення;
ознайомлення працівників з внутрішніми документами з питань фінансового моніторингу;
вивчення передового досвіду у виявленні фінансових операцій, що можуть бути пов'язані з легалізацією (відмиванням) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванням тероризму та фінансуванням розповсюдження зброї масового знищення;
ознайомлення працівників із засобами і прийомами вивчення клієнтів та перевірки інформації щодо їх ідентифікації і верифікації;
ознайомлення працівників з порядком управління ризиками щодо легалізації (відмивання) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансування тероризму та фінансування розповсюдження зброї масового знищення, у тому числі проведення практичних занять щодо здійснення ними оцінки ризиків, з урахуванням встановлених критеріїв ризику.
Проведення кожного навчального заняття підтверджується відповідним записом у журналі освітніх заходів, що є окремим документом, заповнюється відповідальним працівником суб'єкта (відокремленого підрозділу) та містить, зокрема, відомості щодо дати проведення заняття, переліку тем і підписи працівників, які пройшли навчальні заняття.
Директор Департаменту податкової, митної політики
та методології бухгалтерського обліку М.О. Чмерук