МІНІСТЕРСТВО ЕНЕРГЕТИКИ ТА ВУГІЛЬНОЇ ПРОМИСЛОВОСТІ УКРАЇНИ
НАКАЗ
03.07.2015 N 415
(Наказ втратив чинність на підставі Наказу
Міністерства енергетики та вугільної промисловості України
N 94 від 17.02.2016)
Про призначення відповідальних за діловодство у
структурних підрозділах та затвердження типової
Посадової інструкції діловода
З метою вдосконалення системи діловодства в апараті Міненерговугілля та забезпечення належної організації документообігу, у дотримання вимог постанови Кабінету Міністрів України від 30.11.2011 N 1242 "Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади" та відповідно до наказу Міністерства енергетики та вугільної промисловості України від 09.08.2012 N 603 "Про затвердження Інструкції з діловодства у центральному апараті Міністерства енергетики та вугільної промисловості України" наказую:
1. Призначити відповідальних за діловодство у структурних підрозділах згідно з додатком 1.
2. Затвердити типову Посадову інструкцію відповідального за діловодство у структурному підрозділі (додаток 2).
3. Управлінню адміністративно-господарського забезпечення та документообігу (Дячуку Г. І.) організувати інструкторсько-методичне навчання для керівників структурних підрозділів та осіб, відповідальних за діловодство.
4. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.
Міністр В. Демчишин
Додаток 1
до наказу Міненерговугілля
03.07.2015 N 415
Відповідальні за діловодство у
структурних підрозділах
| Управління бухгалтерського обліку та звітності | Омельчук Ольга Сергіївна Кравчук Валентина Сергіївна |
| Управління внутрішнього аудиту | Каян Тетяна Олександрівна Луцюк Оксана Валеріївна |
| Управління відносин власності | Березівська Аліна Сергіївна Ющенко Наталія Миколаївна |
| Фінансово-економічне управління | Шумак Наталія Василівна Липова Юлія Андріївна |
| Управління фізичного захисту, промислової безпеки та охорони праці | Буракова Ірина Олександрівна Жук Олена Юріївна |
| Управління стратегії розвитку ПЕК та інвестиційної політики | Індиченко Наталія Михайлівна Булах Світлана Валеріївна |
| Управління по роботі з персоналом | Карнах Юлія Миколаївна Рижих Юлія Вікторівна |
| Управління правової політики | Колєснікова Вікторія Вікторівна Олійник Юлія Романівна |
| Управління європейської інтеграції | Бондарчук Оксана Василівна Гребеньок Інесса Володимирівна |
| Управління трудової та соціальної політики | Чумак Наталя Михайлівна Ященко Олена Ігорівна |
| Відділ взаємодії із засобами масової інформації та зв'язків з громадськістю | Шевцова Тетяна Юріївна Мірошниченко Людмила Петрівна |
| Управління реструктуризації вугільних підприємств | Міхно Оксана Юріївна Леляк Тетяна Михайлівна |
| Управління інформаційно-аналітичного забезпечення | Вознюк Олена Іванівна Котова Ганна Валеріївна |
| Відділ режимно-секретної та мобілізаційної роботи | Єрко Ігор Анатолійович Дишкант Ірина Володимирівна |
| Управління адміністративно-господарського забезпечення та документообігу | Герасимчук Лариса Миколаївна Свіріденко Альона Олексіївна |
| Управління забезпечення діяльності Міністра (патронатна служба) | Пастуховська Наталія Вадимівна Клочко Ірина Михайлівна |
| Сектор з питань запобігання та виявлення корупції | Гекалюк Роман Андрійович Матвійчук Віталій Володимирович |
| Управління з питань нафтогазової політики | Крикун Тетяна Григорівна Лазука Маріанна Михайлівна |
| Управління з питань функціонування та реформування електроенергетичного сектору | Іванчук Оксана Олександрівна Проценко Анастасія Володимирівна Гарєєва Наталія Федорівна |
| Управління з питань ядерної енергетики та атомно-промислового комплексу | Вихристенко Світлана Олександрівна Нич Неля Василівна |
| Управління технічної політики у вугільній промисловості | Кривда Яніна Миколаївна Волкова Ірина Ігорівна |
| Управління з питань вугледобувної та торфодобувної промисловості | Бєлікова Катерина Михайлівна Коробкова Олена В'ячеславівна |
Додаток 2
до наказу Міненерговугілля
03.07.2015 N 415
Посадова інструкція
відповідального за діловодство у
структурному підрозділі (типова)
1. Загальні положення
1.1. Ця Інструкція визначає права, обов'язки, повноваження, завдання, мету та організацію діяльності відповідального за діловодство у структурному підрозділі (далі - діловод).
1.2. Діловод безпосередньо підпорядковується керівнику структурного підрозділу та начальнику відділу (сектору).
1.3. У своїй діяльності діловод керується:
Конституцією України; законами України; актами Президента України і Кабінету Міністрів України; Положенням про Міністерство енергетики та вугільної промисловості України; Положенням про Управління (відділ, сектор); нормативними актами Міністерства; розпорядчими документами Міністерства; відповідною посадовою інструкцією.
1.4. Діловод, у межах повноважень, взаємодіє з відділом документообігу та контролю виконання документів Управління адміністративно-господарського забезпечення та документообігу та з діловодами інших структурних підрозділів Міністерства.
2. Кваліфікаційні вимоги
2.1. Повна вища освіта.
2.2. Стаж роботи за фахом на державній службі не менше 3 років або загальний стаж роботи за фахом не менше 5 років.
2.3. Вільне володіння державною мовою, передовими інформаційними технологіями (Інтернет, електронна пошта, відповідне програмне забезпечення), сучасними засобами обчислювальної та організаційної техніки.
2.4. Знання Конституції України, актів законодавства, що стосуються державної служби, діяльності та політики Міністерства, правил і норм охорони праці, техніки безпеки.
3. Завдання та обов'язки
3.1. Основним завданням діловода є належна організація документообігу у структурному підрозділі та забезпечення відповідного контролю за виконанням документів.
3.2. Відповідно до покладених обов'язків та залежно від специфіки роботи структурного підрозділу діловод:
- організовує у структурному підрозділі документообіг, формування, зберігання справ та підготовку для передання до архіву Міністерства;
- своєчасно одержує кореспонденцію за встановленим графіком у відділі документообігу та контролю виконання документів Управління адміністративно-господарського забезпечення та документообігу;
- реєструє отримані документи у структурному підрозділі, відстежує проходження вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції (документів);
- здійснює попередній розгляд кореспонденції (документів) з метою класифікації згідно з розподілом функціональних повноважень;
- контролює своєчасність розгляду та виконання документів у структурному підрозділі;
- передає документи виконавцям згідно з резолюцією та вносить відповідну інформацію про проходження до журналу (картотеки);
- формує відповідні документи та забезпечує відправлення (передання) вихідної кореспонденції структурного підрозділу;
- забезпечує збереження документаційного фонду структурного підрозділу та належне користування ним;
- відпрацьовує номенклатуру справ структурного підрозділу та своєчасно надає її до відділу документообігу та контролю виконання документів Управління адміністративно-господарського забезпечення та документообігу;
- забезпечує належний облік та реєстрацію вхідних та вихідних документів з грифом "Для службового користування";
- зберігає виконані документи у справах згідно з затвердженою номенклатурою;
- формує контрольну картотеку або оформлює журнал;
- нагадує виконавцям про терміни виконання документів;
- одержує інформацію про стан, перебіг і результати виконання документів;
- вносить інформацію про перебіг і результати виконання документів до контрольних карток або журналу;
- систематично інформує керівника структурного підрозділу про стан і результати виконання документів;
- знімає документи з контролю за вказівкою керівника структурного підрозділу;
- формує картотеку виконаних документів;
- формує справи за номенклатурою та своєчасно передає до архівного підрозділу Міненерговугілля відповідно до чинного законодавства;
- узагальнює інформацію про перебіг і результати виконання документів та надає до відділу документообігу та контролю виконання документів Управління адміністративно-господарського забезпечення та документообігу;
- складає довідки про кількість документів за квартал, оформлює на бланках єдиної форми та своєчасно надає до відділу документообігу та контролю виконання документів Управління адміністративно-господарського забезпечення та документообігу;
- здійснює суворий контроль додержання працівниками вимог складання, оформлення документів та організації діловодних процесів, передбачених положеннями вимог Інструкції з діловодства і державними стандартами на організаційно-розпорядчу та іншу документацію у структурному підрозділі;
- бере участь у заходах впровадження системи електронної взаємодії органів виконавчої влади у центральному апараті Міненерговугілля та у структурному підрозділі;
- виконує за дорученням керівництва інші функції, не передбачені посадовою інструкцією.
4. Права
Діловод має право:
- вимагати дотримання Інструкції з діловодства;
- отримувати інформацію про стан виконання документів;
- вимагати виконання та повернення документів у встановлені терміни;
- готувати запити на отримання інформації, необхідної для виконання посадових обов'язків;
- вносити пропозиції керівнику структурного підрозділу щодо поліпшення роботи з діловодства.
5. Відповідальність
Діловод несе відповідальність за:
- виконання своїх посадових обов'язків, що передбачені цією посадовою інструкцією, та покладених на нього завдань;
- збереження документів, що надходять, опрацьовуються та створюються у структурному підрозділі;
- дотримання правил трудової дисципліни і внутрішнього трудового розпорядку, встановлених в апараті Міністерства;
- виконання вимог Законів України "Про державну службу" та "Про запобігання корупції".
Начальник Управління адміністративно-господарського
забезпечення та документообігу Г. І. Дячук