Перехідні відпускні: як нараховувати ЄСВ і показати у звітності
Ситуація, коли щорічна відпустка починається в одному місяці, а закінчується у наступному зустрічається частенько. Правила нарахування ЄСВ для такого випадку визначено Інструкцією про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженої наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449 (далі - Інструкція № 449) і вони власне не змінилися порівняно з попередньою інструкцією.
Зверніть увагу! Головне правило при нарахуванні ЄСВ: суми відпускних відносить до місяців, за які їх нараховано.
Порядок відображення перехідних відпускних у звітності прописано в п. 9 р. IV Порядку формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, затвердженого наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435 (далі - Порядок № 435). І тут потрібно зважати на таке:
- для відображення відпускних за кожен місяць відводиться окремий рядок у таблиці 6 Форми № Д4;
- відображаючи відпускні у персоніфікованій звітності, зазначають код типу нарахувань «10».
Разом з тим якщо база нарахування ЄСВ за відповідний звітний місяць менше ніж мінзарплата, то ЄСВ нараховується виходячи із розміру мінзарплати. Тому у випадку, якщо зарплата у працівника невисока, може виникнути ситуація, коли доведеться проводити донарахування ЄСВ із розрахунку мінзарплати. Порядок дій для такого випадку визначено у листі ДФС від 11.03.2015 р. № 5084/6/99-99-17-03-03-15.
У випадку коли за основним місцем роботи нараховуються відпускні за наступний місяць, сума єдиного внеску розраховується таким чином:
- якщо загальна сума нарахованої зарплати та оплати частини відпустки, яка припадає на поточний місяць, не перевищує розміру мінзарплати, сума ЄСВ за цей місяць розраховується як добуток розміру мінзарплати та ставки ЄСВ, встановленої для відповідної категорії платника;
- якщо відпустка, яка припадає на майбутній місяць нараховується за повний місяць і сума менше за розмір мінзарплати сума єдиного внеску за даний місяць розраховується як добуток розміру мінзарплати, та ставки ЄСВ, встановленої для відповідної категорії платника;
- якщо відпустка, що припадає на майбутній місяць, нараховується не за повний місяць і після відпустки працівнику буде нарахована зарплата, то в поточному місяці ЄСВ нараховується на суму фактичної оплати відпустки за майбутній період, оскільки загальна сума доходу за цей місяць ще невідома.
Оскільки у Інструкції № 449 алгоритм розрахунку ЄСВ для перехідних відпускних із застосуванням бази нарахування на рівні мінзарплати, не прописано, нічого не залишається як керуватися роз'ясненнями з цього листа.
Приклад. Працівник оформив щорічну відпустку з 25 травня по 24 червня 2015 р. тривалістю 30 к. дн. Посадовий оклад йому встановлено на рівні мінзарплати - 1 218 грн. За 13 р. дн. травня йому нарахували зарплату 897,67 грн і відпускні за 30 к. дн. у сумі 1200 грн, у т. ч. за 6 к. дн. травня - 240 грн і за 24 к. дн. червня - 960 грн. У червні також було нараховано зарплату за 3 р. дн. у сумі 182,70 грн. Ставка ЄСВ -36,3%.
При визначенні бази нарахування ЄСВ за травень і квітень 2015 року суми відпускних відносять до місяців, за які вони нараховані. Тому база нарахування ЄСВ становить:
- за травень 2015 р., включаючи зарплату за 13 р. дн. травня та відпускні за 6 к. дн. травня:
897,67 грн + 240 грн = 1 137,67 грн;
- за червень 2015 р., включаючи зарплату за З р. дн. червня та відпускні за 19 к. дн. червня:
182,70 грн + 960 грн = 1 142,70 грн.
Як видно, у описаній ситуації і в травні, і в червні слід проводити донарахування ЄСВ із розрахунку мінзарплати (1218 грн).
У травні 2015 року ЄСВ нараховують і утримують таким чином:
- нараховують ЄСВ на суму фактичної зарплати:
897,67 грн х 36,3% = 325,85 грн,
утримують ЄСВ: 897,67 грн х 3,6% = 32,32 грн;
- нараховують ЄСВ на суму травневих відпускних:
240 грн х 36,3% = 87,12 грн,
утримують ЄСВ: 240 грн х 3,6% = 8,64 грн;
- нараховують ЄСВ на суму червневих відпускних:
960 грн х 36,3% = 348,48 грн,
утримують ЄСВ: 960 грн х 3,6% = 34,56 грн;
- визначають додаткову базу нарахування ЄСВ за травень як різницю між мінзарплатою і сумою нарахованої зарплати і відпускних:
1 218 грн - (240 грн + 897,67 грн) = 80,33 грн;
- донараховують ЄСВ на додаткову базу нарахування ЄСВ:
80,33 грн х 36,3% = 29,16 грн.
У таблиці 6 Форми № Д4 за травень 2015 р. нараховану зарплату й відпускні відображають чотирма рядками згідно з вимогами Порядку № 435:
- у першому рядку: у реквізиті 17 і 18 показують суму зарплати за 13 р. дн. травня -897,67 грн, у реквізиті 20 суму утриманого ЄСВ - 32,32 грн, у реквізиті 21 суму нарахованого ЄСВ - 325,85 грн, зазначаючи у реквізиті 9 «Код категорії ЗО» - «1», у реквізиті 11 місяць -«052015», а в реквізиті 15 - «31»;
- у другому рядку: у реквізиті 17 і 18 показують суму травневих відпускних - 240 грн, у реквізиті 20 суму утриманого ЄСВ - 8,64 грн, у реквізиті 21 суму нарахованого ЄСВ - 87,12 грн, зазначаючи у реквізиті 9 «Код категорії ЗО» -«1», у реквізиті 11 місяць, за який нараховані відпускні, - «052015», а в реквізиті 10 код типу нарахувань - «10»;
- у третьому рядку: у реквізиті 17 і 18 показують суму червневих відпускних - 960 грн, у реквізиті 20 суму утриманого ЄСВ - 34,56 грн, у реквізиті 21 суму нарахованого ЄСВ - 348,48 грн, зазначаючи у реквізиті 9 «Код категорії ЗО» - «1», у реквізиті 11 місяць, за який нараховані відпускні, - «062015», а в реквізиті 10 код типу нарахувань - «10»;
- у четвертому рядку: у реквізиті 19 показують додаткову базу нарахування за травень - 80,33 грн, у реквізиті 21 суму нарахованого ЄСВ - 29,16 грн. зазначаючи у реквізиті 11 місяць - «052015», зазначаючи у реквізиті 9 «Код категорії ЗО» - «1», а в і реквізиті 10 код типу нарахувань - «13».
Додаткова база нарахування ЄСВ відображатиметься у рядку 2.5.2 таблиці 1 Форми № Д4, а нарахований на неї ЄСВ - у рядку 3.5.2 цієї таблиці.
У червні 2015 року ЄСВ нараховують і утримують таким чином:
- нараховують ЄСВ на суму фактичної зарплати:
182,70 грн х 36,3% = 66,32 грн,
утримують ЄСВ: 182,70 грн х 3,6% = 6,58 грн;
- визначають додаткову базу нарахування ЄСВ за червень як різницю між мінзарплатою і сумою нарахованої зарплати і червневих відпускних:
1 218 грн - (182,70 грн + 960 грн) = 75,30 грн;
- донараховують ЄСВ на додаткову базу нарахування ЄСВ:
75,30 грн х 36,3% = 27,33 грн.
У таблиці 6 Форми № Д4 за червень 2015 р., керуючись правилами та формами, передбаченими Порядком № 435:
- у першому рядку відображають нараховану зарплату: у реквізиті 17 і 18 показують суму зарплати - 182,70 грн, у реквізиті 20 суму утриманого ЄСВ - 6,58 грн, у реквізиті 21 суму нарахованого ЄСВ - 66,32 грн, зазначаючи у реквізиті 9 категорії ЗО - «1», у реквізиті 11 місяць -«062015», а в реквізиті 15 - «30»;
- у другому рядку показують різницю між мінімальною і фактичною зарплатою: у реквізиті 19 показують додаткову базу - 75,30 грн, у реквізиті 21 суму нарахованого ЄСВ - 27,33 грн, зазначаючи у реквізиті 9 «Код категорії ЗО» - «1», у реквізиті 10 тип коду нарахувань - «13», у реквізиті 11 місяць - «062015».
У таблиці 1 Форми № Д4 за червень 2015 року додаткова база нарахування ЄСВ відображається в рядку 2.5.2, а нарахований на додаткову базу ЄСВ - у рядку 3.5.2.