ВИКОНАВЧИЙ ОРГАН КИЇВСЬКОЇ МІСЬКОЇ РАДИ
(КИЇВСЬКА МІСЬКА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ)
РОЗПОРЯДЖЕННЯ
16.06.2015 N 581
(Розпорядження втратило чинність на відставі Розпорядження
Київської міської державної адміністрації
N 294 від 27.04.2016)
Про затвердження Положення
про управління документального
забезпечення апарату виконавчого органу
Київської міської ради (Київської
міської державної адміністрації)
Відповідно до законів України "Про столицю України - місто-герой Київ", "Про місцеве самоврядування в Україні", "Про місцеві державні адміністрації", Положення про апарат виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), затвердженого розпорядженням виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 07 вересня 2011 року N 1627, та враховуючи розпорядження Київського міського голови від 20 січня 2015 року N 22 "Про зміни у структурі апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)":
1. Затвердити Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), що додається.
2. Визнати таким, що втратило чинність, розпорядження виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) від 26 листопада 2014 року N 1375 "Про затвердження Положення про управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації)".
Голова В. Кличко
Затверджено
Розпорядження виконавчого органу
Київської міської ради (Київської
міської державної адміністрації)
16.06.2015 N 581
Положення
про управління документального забезпечення апарату
виконавчого органу Київської міської ради
(Київської міської державної адміністрації)
1. Управління документального забезпечення апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - управління) є структурним підрозділом апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
2. Управління у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами і розпорядженнями Кабінету Міністрів України, рішеннями Київської міської ради, розпорядженнями Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), Регламентом виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (далі - Регламент), цим Положенням та іншими нормативними актами.
3. Положення про управління, його структура та внесення змін до них затверджуються розпорядженнями виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації). Чисельність управління затверджується наказом керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
4. Управління у своїй діяльності підпорядковується керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
5. Управління у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє із структурними підрозділами апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями та територіальними органами центральних органів виконавчої влади.
6. Управління має печатки (негербові) із відтворенням назви управління, "Для пакетів" та штампи встановленого зразка.
7. Основними завданнями управління є:
7.1. Встановлення в апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем.
7.2. Контроль і методичне керівництво за дотриманням єдиної системи діловодства у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях.
7.3. Організація обліку проходження і контролю за дотриманням порядку розгляду службових документів.
7.4. Реєстрація службових документів, які адресовані Київському міському голові, керівництву апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурним підрозділам апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), підготовка до них аналітичних, довідкових та інших матеріалів.
7.5. Реєстрація та відправлення службових документів, оформлених належним чином, засобами електронного зв'язку.
7.6. Підготовка проектів резолюцій Київського міського голови.
7.7. Контроль за оформленням та передача проектів службових документів на підпис Київському міському голові.
7.8. Організація своєчасного доведення доручень Київського міського голови через систему електронного документообігу до структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій, яким вони адресовані.
7.9. Розробка проектів розпоряджень Київського міського голови, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) з питань, що належать до компетенції управління.
7.10. Організація та контроль за збереженням документаційного фонду апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та користування ним.
7.11. Узагальнення та аналіз роботи з питань, покладених на управління, надання практичної та методичної допомоги структурним підрозділам виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районним в місті Києві державним адміністраціям з питань, що відносяться до компетенції управління.
8. Управління відповідно до покладених на нього завдань:
8.1. Здійснює контроль за дотриманням єдиної системи діловодства у структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та районних в місті Києві державних адміністраціях відповідно до Регламенту та Інструкції з діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.
8.2. Здійснює приймання, попередній розгляд, реєстрацію службових документів, що надходять до Київського міського голови, керівництва апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), структурних підрозділів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.3. Здійснює реєстрацію та відправлення службових документів, оформлених належним чином, засобами електронного зв'язку.
8.4. Забезпечує своєчасну передачу зареєстрованих документів на розгляд Київському міському голові через систему електронного документообігу.
8.5. Готує проекти резолюцій Київського міського голови.
8.6. Здійснює контроль за оформленням та передачу проектів службових документів на підпис Київському міському голові. Повертає документи на доопрацювання головному виконавцю.
8.7. Здійснює передачу документів, які надійшли на реєстрацію у паперовому вигляді, до головного виконавця, визначеного резолюцією Київського міського голови.
8.8. Здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання та контроль за проходженням документів з грифом "Для службового користування" згідно з вимогами законодавства.
8.9. Здійснює реєстрацію службової вихідної кореспонденції за підписом Київського міського голови.
8.10. Забезпечує відправлення вихідної кореспонденції апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.11. Організовує збереження документаційного фонду апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та користування ним.
8.12. Надає методичну допомогу під час підготовки номенклатур справ структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій.
8.13. Формує зведену номенклатуру справ апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.14. Забезпечує облік, зберігання, використання та підготовку документів апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) постійного та тривалого строків зберігання для передачі до Державного архіву м. Києва в установленому порядку й у визначені терміни.
8.15. Засвідчує печаткою управління (негербовою) копії документів, створених у апараті виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), в установленому порядку.
8.16. Перевіряє за дорученням Київського міського голови стан діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях.
8.17. Перевіряє стан діловодства в структурних підрозділах апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) та за результатами перевірки доповідає керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.18. Сприяє впровадженню сучасних інформаційних технологій у сфері електронного документообігу.
8.19. Вживає заходів до скорочення документообігу.
8.20. Готує аналітичну довідку про стан документообігу за рік у виконавчому органі Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій та інформує Київського міського голову й керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
8.21. Бере участь в організації і проведенні семінарів, нарад з питань, що належать до компетенції управління.
8.22. Виконує інші функції, що випливають з покладених на управління завдань.
9. Управління має право:
9.1. Отримувати в установленому порядку від структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністрацій інформацію, документи та матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.
9.2. Брати участь у нарадах, що проводяться у виконавчому органі Київської міської ради (Київській міській державній адміністрації), його структурних підрозділах, районних в місті Києві державних адміністраціях, та скликати наради з питань, віднесених до його компетенції.
9.3. Інформувати керівництво виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) про випадки порушення встановленого порядку роботи з питань, віднесених до компетенції управління.
9.4. Залучати спеціалістів структурних підрозділів виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) (за погодженням з їхніми керівниками) для вивчення і розгляду питань, що належать до його компетенції.
9.5. Повертати на доопрацювання структурним підрозділам апарату, виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районним в місті Києві державним адміністраціям службові документи, підготовлені з порушенням вимог нормативних актів з питань діловодства.
10. Управління очолює начальник, якого призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова за поданням керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
На посаду начальника управління призначається особа з вищою освітою за освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра та яка має стаж роботи за фахом на керівних посадах державної служби не менш як три роки або має практичний досвід роботи на керівних посадах не менш як п'ять років.
11. Начальник управління:
11.1. Здійснює керівництво діяльністю управління, несе персональну відповідальність за виконання покладених на управління завдань, визначає функції та ступінь відповідальності керівників структурних підрозділів управління. Контролює роботу структурних підрозділів управління та забезпечує підвищення кваліфікації їх працівників.
11.2. Контролює організацію діловодства в структурних підрозділах виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районних в місті Києві державних адміністраціях; надає їм методичну допомогу.
11.3. Розробляє та здійснює заходи, спрямовані на вдосконалення організації праці працівників управління.
11.4. Координує в межах компетенції роботу управління із структурними підрозділами виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), районними в місті Києві державними адміністраціями.
11.5. Забезпечує зберігання документації щодо діяльності апарату в установленому законодавством порядку.
11.6. Готує і подає на затвердження в установленому порядку Положення про управління, його структуру та внесення змін до них, затверджує положення про структурні підрозділи та посадові інструкції працівників.
11.7. Працює із службовими документами, яким надано гриф обмеження доступу "Для службового користування".
11.8. Відповідає за зберігання печатки управління та правильність її використання.
11.9. Вносить на розгляд керівника апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) пропозиції з питань, що належать до компетенції управління.
11.10. Подає згідно із законодавством пропозиції керівникові апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) щодо призначення, звільнення з посад та переміщення працівників управління, своєчасне заміщення вакансій, заохочення та накладання стягнень; вносить подання про присвоєння рангів; контролює стан трудової та виконавської дисципліни.
11.11. Відповідає за складення табеля обліку робочого часу працівників управління.
11.12. Виконує інші обов'язки, покладені на нього Київським міським головою та керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
12. Начальник управління має заступника, який за його поданням, погодженим керівником апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації), призначає на посаду та звільняє з посади Київський міський голова.
13. Працівники управління призначаються на посади та звільняються з посад у встановленому порядку за поданням начальника управління.
14. Для здійснення функцій, покладених на управління, начальник та працівники управління наділяються правами, виконують обов'язки і несуть відповідальність відповідно до законів України "Про державну службу", "Про запобігання корупції" та інших нормативно-правових актів, що регулюють порядок і умови проходження державної служби, а також Правил внутрішнього трудового розпорядку виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації) і цього Положення.
15. Витрати на утримання управління проводяться за рахунок видатків, передбачених на утримання апарату виконавчого органу Київської міської ради (Київської міської державної адміністрації).
16. Покладення на управління та його працівників обов'язків, не передбачених цим Положенням, не допускається.
Керівник апарату В. Бондаренко