Мінфін затвердив нові правила та нові форми звітності по ЄСВ

(коментар до наказу Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435)

У зв'язку з реалізацією нововведень, внесених з 1 січня 2015 року до Закону «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування» від 08.07.10 р. № 2464-VІ (далі - Закон № 2464) з'явилася необхідність внести корективи до інструкції про нарахування ЄСВ та до порядку формування звітності.

Порядок формування та подання страхуваль­никами звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соці­альне страхування, затверджений наказом Мін­фіну від 14.04.2015 р. № 435 (далі - Порядок № 435), набрав чинності 30 квітня 2015 року. На те, щоб розробити електронну форму звіту по ЄСВ та нове програмне забезпечення для персо­ніфікованої бази даних, потрібен час. Тому ДФС у листі від 30.04.2015 р. № 15939/7/99-99-17-03-01-17 повідомила, що звітність за новими фор­мами подаватиметься з 1 червня 2015 року тобто зі звітності за травень 2015 року. Отже, коротко про те, що змінилося в порівнянні з попереднім порядком подання звітності.

Строки й порядок подання звітності по ЄСВ

Передусім уточнено терміни подання елек­тронного звіту та особливості надання звітності поштою. У разі подання звіту по ЄСВ в елек­тронній формі він надсилається не пізніше за­кінчення останньої години дня, в якому спли­ває граничний строк подання звіту, встанов­лений ст. 9 Закону про ЄСВ (п. 1 р. II Порядку № 435);

Як відомо, подання звітності поштою було за­проваджено ще починаючи з 07.07.2014 р. - піс­ля внесення Законом від 13.05.14 р. № 1258-VІІ змін до п. 4 ч. 2 ст. 6 Закону № 2464, але відпо­відних змін до порядку подання звітності не було внесено. Тепер же таку можливість закріпили в п. 1 р. II Порядку № 435. Серед іншого уточнили й порядок та строки подання звітності поштою.

Надсилання звіту по ЄСВ поштою з повідом­ленням про вручення та з описом вкладення до­зволяється, якщо кількість застрахованих осіб у страхувальника не перевищує п'яти.

У разі надсилання звіту по ЄСВ поштою слід врахувати такі особливості:

страхувальник зобов'язаний відправи­ти звіт на адресу відповідного фіскального орга­ну не пізніше ніж за десять днів до закінчення граничного строку подання звіту, передбаченого у р. III Порядку № 435;

звітність вважається поданою в день отримання відділенням поштового зв'язку від платника єдиного внеску поштового відправ­лення із звітністю;

у разі втрати або зіпсуття поштового від­правлення чи затримки його вручення контролю­ючому органу з вини оператора поштового зв'язку такий оператор несе відповідальність відповідно до закону, а платник єдиного внеску звільняється від будь-якої відповідальності за неподання або несвоєчасне подання такої звітності;

платник єдиного внеску протягом п'яти робочих днів з дня отримання повідом­лення про втрату або зіпсуття поштового від­правлення зобов'язаний надіслати поштою або надати особисто (на його вибір) контролю­ючому органу другий примірник звіту разом з копією повідомлення про втрату або зіпсуття по­штового відправлення.

Загальні правила формування звітності: що нового

По-перше, у заголовній частині додатку 4 до Порядку № 453 (далі - Форма № Д4 з'явилися нові обов'язкові реквізити, які необхідно вка­зувати, якщо страхувальник застосовував по­нижуючий коефіцієнт по ЄСВ,

Заповнюються ці реквізити тільки у разі, якщо страхувальник скористався понижуючим коефі­цієнтом.

По-друге, якщо при припиненні страхуваль­ника є правонаступник, який подаватиме звіт за припинену особу, то він обов'язково має за­значати на титульному аркуші податковий но­мер або серію та номер паспорта ліквідованого страхувальника. Для цього передбачено спеціаль­ний реквізит 3 у заголовній частині Форми № Д4, а також у інших таблицях і формах звітності.

По-третє, платники єдиного внеску, визна­чені п. 1 р. III Порядку № 435, які перебували на обліку в контролюючих органах або мали міс­цезнаходження (місце проживання) на терито­рії АР Крим або міста Севастополя на початок тимчасової окупації, звільняються від обов'язку подавати звітність до фіскальних органів протя­гом строку такої тимчасової окупації та після її за­вершення (абз. 2 п. 11 р. II Порядку № 435).

Формування Звіту по ЄСВ

При поданні звіту за Формою № Д4, страху­вальники мають зазначати тип форми «почат­кова», на підставі якої створюється електронний звіт у базі даних фіскального органу.

Категорії страхувальників упорядковано

Їх наведено у додатку 1 до Порядку № 435,алесам перелік скорочено з 43 до 37-ми позицій. Так з цього переліку вилучено, зокрема, Фонд соціального страхування від нещасних випадків на виробництві та професійного захворювання України, а також деякі категорії страхувальників, які не використо­вуються при добровільній сплаті єдиного внеску. З'явилися і дві нові категорії страхувальників:

платники, які виявили бажання брати до­бровільну участь в усіх видах загальнообов'язково­го державного соціального страхування (243.15);

фізичні особи - підприємці, державна ре­єстрація яких припинена за заявницьким прин­ципом та які перебувають на обліку як платники єдиного внеску (244).

Нові категорії застрахованих осіб

Таблицю відповідності кодів категорій застра­хованої особи та кодів бази нарахування і розмі­рів ставок єдиного внеску на загальнообов'язко­ве державне соціальне страхування, наведену в додатку 2 до Порядку № 435, доповнено трьома новими кодами:

• «47» - для сум нарахованої середньої заробітної плати працівників (на яку нарахову­ється (утримується) ЄСВ), який призначений, зокрема, для відображення середнього заробіт­ку мобілізованих працівників, який не підлягає компенсації з держбюджету. Так буде у випадку, наприклад, коли мобілізований працівник до де­мобілізації уклав контракт на військову службу і відповідно до ч. 4 ст. 119 КЗпП підприємства та установи зобов'язані зберігати їм роботу, посаду та середній заробіток. Хоча вже є законопроект, який пропонує контрактникам теж виплачувати компенсацію з держбюджету;

«48» - для виплат, що компенсуються з бю­джету в межах середнього заробітку працівників, призваних на військову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, на які не нарахо­вується ЄСВ і не утримується. Під цим кодом відо­бражаються виплати, що підлягають компенсації відповідно до Порядку виплати компенсації під­приємствам, установам, організаціям у межах се­реднього заробітку працівників, призваних на вій­ськову службу за призовом під час мобілізації, на особливий період, затверджений постановою КМУ від 04.03.2015 р. № 105 (далі - Порядок № 105);

«49» - застосовується, якщо сума зарпла­ти, нарахована у розмірі меншому за мінзарплату, працівникам, яким на період антитерористичної операції (з урахуванням часу на повернення) на­дано відпустку без збереження зарплати, згідно з п. 18 ч. 1 ст. 25 Закону про відпустки. Адже у цьому випадку норма щодо визначення бази нара­хування із розрахунку не менше розміру мінзар-плати не діє (п. 2 Прикінцевих положень Закону України від 15.01.15 р. № 121-VIII).

Також скоротився Довідник кодів підстав для обліку стажу окремим категоріям осіб відповід­но до законодавства, наведений у додатку 3 до Порядку № 435.

Заповнення таблиці 1 Форми № Д4

При заповненні Форми № Д4 тепер обов'яз­ково вказується тип форми: «початкова», «ска­совуюча» чи «додаткова». Як розуміємо, тип «початкова» проставляють при поданні звіту за відповідний звітний період. Але яким чином за­стосовуються типи «скасовуюча» та «додаткова» для форми № Д4 не зовсім зрозуміло, тому кра­ще дочекатися роз'яснень ДФС

Слід зазначити, що усі загальні реквізити та­блиці 1 Форми № Д4 тепер пронумерували, за­гальна їх кількість -21. Введення нових реквізи­тів (з 17-го по 20-ий) пов'язане із застосуванням понижуючого коефіцієнта і розрахунком показни­ків для його застосування. Це такі реквізити, як:

застосування коефіцієнта (за наявності);

розмір коефіцієнта (за наявності);

середня заробітна плата за 2014 рік, тобто середньомісячна заробітна плата, на яку нарахо­вується єдиний внесок у розрахунку на одну за­страховану особу за 2014 рік (при застосуванні коефіцієнта);

середньомісячна кількість застрахованих осіб за 2014 рік (при застосуванні коефіцієнта).

Зважаючи на роз'яснення ДФС і ПФУ компен­саційні виплати мобілізованим працівникам теж доведеться відображати у звітності по ЄСВ, вра­ховуючи такі нюанси:

у таблиці 6 Форми Д4 компенсаційні ви­плати мобілізованим працівникам відобража­ються з категорією застрахованої особи «48», а нарахований середній заробіток - з категорією застрахованої особи «47»;

компенсаційні виплати мобілізованим працівникам не включаються до бази нарахуван­ня ЄСВ при визначенні умов для застосування понижуючого коефіцієнта, адже на них не нара­ховується ЄСВ і з них ЄСВ не утримується;

при визначенні бази нарахування ЄСВ на одну застраховану особу із сумарної кількості за­страхованих осіб потрібно виключати не тільки працівників-інвалідів, а й мобілізованих праців­ників, яким виплачували компенсацію з держбю­джету, зокрема, відображених у таблиці 6 Форми № Д4 з категорією застрахованої особи «48».

Заповнення таблиці 5 Форми № Д4

У Порядку № 435 прописали деякі особли­вості заповнення таблиці 5 Форми № Д4, при­значеної для реєстрації застрахованих осіб у Ре­єстрі застрахованих осіб. Зокрема, змінили назву графи 8, уточнивши, що осіб, які працюють за сумісництвом теж відмічають позначкою «1».

Так якщо протягом звітного періоду страху­вальником було розірвано трудовий договір із застрахованою особою, а потім знову укладено, для такої застрахованої особи вносять два записи в таблицю 5 Форми № Д4:

Приклад 1. Працівник звільнився 14 трав­ня 2015 р., а 21 травня знову працевлаштувався в тій самій установі.

У цьому випадку у таблиці 5 Форми № Д4 за. травень 2015 року слід заповнити два рядки:

у першому рядку: у графі 11 проставити дату припинення трудових відносин - «14»;

У другому рядку: у графі 11 вказати дату початку трудових відносин - «21».

У разі коли у особи починається (чи закінчу­ється) відпустка по догляду за дитиною до досяг­нення нею трирічного віку (відпустка від триріч­ного віку до досягнення нею шестирічного віку або відпустка у зв'язку з вагітністю та пологами) у звітному місяці обов'язково зазначається дата початку й закінчення таких відпусток.

Приклад 2. У особи 19 травня 2015 р. закін­чується відпустка по вагітності та пологах, а з 20 травня починається відпустка по догляду за дитиною до трьох років.

В такому разі у таблиці 5 Форми № Д4 за тра­вень 2015 р. слід зазначити:

у першому рядку: для категорії особи «5» у графі 11 проставити день закінчення відпустки по вагітності та пологах - «19»;

у другому рядку: для категорії особи «6» у графі 11 проставити день початку відпустки по догляду за дитиною до трьох років - «20».

Оновлено коди типів нарахувань

Для відображення коду типу нарахувань при­значено реквізит 10 таблиці 6 Форми № Д4, який теж зазнав змін, зокрема:

вилучено типи кодів нарахувань «4» і «5», призначені для донарахування (зменшення) при пе­ревірках органами ПФУ сум єдиного внеску, оскіль­ки такі перевірки сьогодні не в компетенції ПФУ;

введено код типу нарахувань «13» для ві­дображення суми різниці між розміром мінімаль­ної заробітної плати та фактично нарахованою заробітною платою за звітний місяць (із заробіт­ної плати/доходу).

Особливості заповнення реквізиту 15 таблиці 6 Форми № Д4

У п. 9 р. IV Порядку № 435 закріпили деякі особливості щодо заповнення реквізиту 15.

Так кількість календарних днів перебуван­ня у трудових/цивільно-правових відносинах протягом звітного місяця, що зазначається у рек­візиті 15, не може зазначатися у звітному мі­сяці за майбутні та минулі звітні періоди, за винятком відпустки, відпустки у зв'язку з вагіт­ністю та пологами та випадків поновлення на ро­боті особи за рішенням суду.

За наявності декількох рядків по одній за­страхованій особі кількість календарних днів перебування у трудових/цивільно-правових від­носинах протягом звітного місяця зазначається лише в одному, а саме в тому, в якому зазнача­ються дані про суми зарплати (за їх наявності).

Нові реквізити в таблиці 6 Форми № Д4

Їх запроваджено у зв'язку зі введенням з 1 січ­ня 2015 року норми щодо визначення бази нара­хування ЄСВ в розмірі не меншому за мінімаль­ну зарплату. Тож які це реквізити:

реквізит 19 «Сума різниці між розміром мінімальної заробітної плати та фактично на­рахованою заробітною платою за звітний мі­сяць (із заробітної плати/доходу)», в якому відо­бражають додаткову базу нарахування ЄСВ, що визначається у випадку, коли фактично нарахо­вана зарплата менше мінімального її розміру;

реквізит 20 «Сума утриманого єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати/ доходу)», в який заносять суму утриманого ЄСВ. У старій формі таблиці 6 був аналогічний рекві­зит 19 «Сума єдиного внеску за звітний місяць (із заробітної плати/доходу»;

реквізит 21 «Сума нарахованого єдиного внеску за звітний місяць (на заробітну плату/до­хід)» введено на виконання норми п. 1 ч. 1 ст. 7 Закону № 2464 щодо нарахування єдиного вне-. ску для кожної застрахованої особи;

реквізит 24 «Ознака неповного робочого часу (1 - так, 0 - ні)». Цей реквізит введено з метою контролю за дотриманням норми щодо визначення бази нарахування ЄСВ у розмірі не меншому за мінімальну зарплату.

Ознака «неповний робочий час» проставляється у разі, якщо особа працює: неповний робочий день; неповний робочий тиждень; з поєднанням непо­вного робочого дня і неповного робочого тижня.