МІНІСТЕРСТВО ФІНАНСІВ УКРАЇНИ

НАКАЗ
13.01.2015 N 4

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
30 січня 2015 р. за N 111/26556

Про затвердження форми Податкового розрахунку
сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь
фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма N 1ДФ)
та Порядку заповнення та подання податковими агентами
Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого
(сплаченого) на користь фізичних осіб, і
сум утриманого з них податку

Відповідно до пункту 46.5 статті 46 глави 2 розділу II, розділу XVI Податкового кодексу України та підпункту 5 пункту 4 Положення про Міністерство фінансів України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 20 серпня 2014 року N 375, НАКАЗУЮ:

1. Затвердити такі, що додаються:

форму Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма N 1ДФ);

Порядок заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку.

2. Податковий розрахунок перший раз подається за І квартал 2015 року.

3. Визнати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства доходів і зборів України від 21 січня 2014 року N 49 "Про затвердження форми Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків, і сум утриманого з них податку (форма N 1ДФ) та Порядку заповнення та подання податковими агентами Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків, і сум утриманого з них податку", зареєстрований у Міністерстві юстиції України 05 лютого 2014 року за N 228/25005.

4. Департаменту податкової, митної політики та методології бухгалтерського обліку Міністерства фінансів України (Чмерук М.О.) в установленому порядку забезпечити:

подання цього наказу на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України;

оприлюднення цього наказу.

5. Державній фіскальній службі України (Білоус І.О.):

у триденний строк після реєстрації цього наказу у Міністерстві юстиції України забезпечити розробку алгоритмів контролю для приймання та автоматизованої обробки податкових розрахунків сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (форма N 1ДФ);

доопрацювати програмне забезпечення для приймання та обробки податкових розрахунків у частині обробки даних у порядку та терміни, визначені для створення інформаційних систем.

6. Цей наказ набирає чинності з 01 квітня 2015 року.

7. Контроль за виконанням цього наказу покласти на заступника Міністра фінансів України Фудашкіна Д.О. та Голову Державної фіскальної служби України Білоуса І.О.

Міністр Н. Яресько

Затверджено
Наказ Міністерства фінансів України
13.01.2015 N 4

Податковий розрахунок
сум доходу, нарахованого (сплаченого) на
користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку
(Форма N 1ДФ)

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (Форма N 1ДФ) (Excel) для ознайомлення знаходиться: розділ "Довідники", підрозділ "Додатки до документів", папка "Накази/Форми", підрозділ "Звітність за 2015 р.", папка "Звітність за I квартал 2015 р.".

Директор Департаменту податкової,
митної політики та методології
бухгалтерського обліку М.О. Чмерук

Затверджено
Наказ Міністерства фінансів України
13.01.2015 N 4

Зареєстровано
в Міністерстві юстиції України
30 січня 2015 р. за N 111/26556

Порядок
заповнення та подання податковими агентами
Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого
(сплаченого) на користь фізичних осіб, і
сум утриманого з них податку

I. Загальні положення

1.1. Цей Порядок визначає порядок заповнення і подання до органу Державної фіскальної служби України (далі - контролюючий орган) Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і сум утриманого з них податку (далі - податковий розрахунок) відповідно до вимог статті 51 глави 2, підпункту 70.16.1 пункту 70.16 статті 70 глави 6 розділу II, підпункту 170.4.2 пункту 170.4 статті 170 та підпункту "б" пункту 176.2 статті 176 розділу IV, підпункту 1.6 пункту 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ Податкового кодексу України (далі - Кодекс).

1.2. Податковий розрахунок - документ, який свідчить про суми доходу, нарахованого (виплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, суми утриманого та/або сплаченого податку. На підставі відомостей щодо сум утриманого та/або сплаченого податку, які зазначаються у податковому розрахунку, нарахування податкового зобов'язання не проводиться.

1.3. Дія цього Порядку поширюється на податкових агентів, а саме: юридичних осіб (їх філії, відділення, інші відокремлені підрозділи), самозайнятих осіб, представництва нерезидентів - юридичних осіб, інвесторів (операторів) за угодою про розподіл продукції, які незалежно від організаційно-правового статусу та способу оподаткування іншими податками та/або форми нарахування (виплати, надання) доходу (у грошовій або негрошовій формі) нараховують (виплачують, надають) доходи фізичній особі та/або зобов'язані нараховувати, утримувати та сплачувати податок, передбачений розділом IV Кодексу, до бюджету від імені та за рахунок фізичної особи з доходів, що виплачуються такій особі, а також військовий збір, передбаченийпунктом 16-1 підрозділу 10 розділу ХХ Кодексу.

1.4. Подання податковими агентами податкового розрахунку за період, у якому проводились процедури його припинення, здійснюється до завершення таких процедур (державної реєстрації припинення юридичної особи, державної реєстрації припинення підприємницької діяльності фізичної особи - підприємця).

II. Порядок подання податкового розрахунку

2.1. Податковий розрахунок подається окремо за кожний квартал (податковий період) протягом 40 календарних днів, що настають за останнім календарним днем звітного кварталу. Окремий податковий розрахунок за календарний рік не подається.

Якщо останній день строку подання податкового розрахунку припадає на вихідний або святковий день, останнім днем строку вважається операційний (банківський) день, що настає за вихідним або святковим днем.

Граничні строки подання податкового розрахунку можуть бути збільшені за правилами та на підставах, які передбачені Кодексом.

2.2. Податковий розрахунок подається незалежно від того, виплачує чи не виплачує доходи платникам податку податковий агент протягом звітного періоду.

2.3. Податковий розрахунок подається до контролюючих органів за місцезнаходженням податкового агента - юридичної особи або її відокремлених підрозділів чи до контролюючого органу за податковою адресою фізичної особи - податкового агента.

Податковий розрахунок може готуватись податковим агентом таким чином:

на непошкодженому паперовому носії формату А4 (кількість аркушів не обмежується), який заповнюється машинописним текстом чи друкованими літерами без помарок, закреслень, виправлень і уточнень, сторінки нумеруються. У незаповнених полях інформаційного рядка проставляється прочерк. Подання ксерокопії податкового розрахунку не дозволяється;

на електронному носії інформації в електронній формі з використанням спеціалізованого програмного забезпечення, актуальні версії якого безкоштовно надаються контролюючим органом за місцем взяття податкового агента на облік та розміщені на офіційному веб-порталі Державної фіскальної служби України.

Податковий розрахунок подається податковими агентами в один із таких способів:

засобами електронного зв'язку в електронній формі з дотриманням умови щодо використання електронного цифрового підпису відповідальної особи податкового агента у порядку, визначеному законодавством;

на паперовому носії разом з електронною формою на електронному носії інформації;

на паперовому носії, якщо кількість рядків у податковому розрахунку не перевищує десяти.

Податковий розрахунок готується у двох примірниках. Один примірник подається до контролюючого органу. Другий - з підписом особи, відповідальної за приймання розрахунку, штампом та проставленим номером порції, отриманим при обов'язковій реєстрації розрахунку в контролюючому органі, повертається податковому агенту.

Подання податкового розрахунку засобами електронного зв’язку в електронній формі здійснюється відповідно до порядку підготовки і подання податкових документів в електронному вигляді засобами телекомунікаційного зв’язку.

2.4. Податковий розрахунок подається податковими агентами із штатною чисельністю працівників до 1000 осіб єдиним документом на всіх, хто працює, з обов'язковим заповненням їхніх податкових номерів або серії та номера паспорта (для фізичної особи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) однією порцією. Якщо штатна чисельність працівників є більшою ніж 1000 осіб, можливе подання податкового розрахунку кількома порціями, кожна з яких є окремим податковим розрахунком зі своїм номером порції. Строк подання останньої порції не повинен перевищувати встановленого строку подання податкового розрахунку. Аркуші окремого податкового розрахунку зшиваються.

2.5. Релігійні організації, а також створені ними добродійні заклади повинні подавати податковий розрахунок на всіх платників податку.

2.6. У разі якщо відокремлений підрозділ юридичної особи не уповноважений нараховувати, утримувати і сплачувати (перераховувати) податок до бюджету, податковий розрахунок у вигляді окремої порції за такий підрозділ подає юридична особа до контролюючого органу за своїм місцезнаходженням та надсилає копію такого розрахунку до контролюючого органу за місцезнаходженням такого відокремленого підрозділу в установленому порядку. У порції, яка подається за відокремлений підрозділ, зазначаються відомості щодо фізичних осіб (працюючих) цього підрозділу.

III. Порядок заповнення податкового розрахунку

3.1. Реквізити податкового розрахунку, що заповнюються:

навпроти напису "Стор." податковим агентом проставляються порядкові номери сторінок податкового розрахунку;

відмічається відповідна клітинка "Звітний", "Звітний новий" чи "Уточнюючий" залежно від того, який податковий розрахунок подається;

навпроти напису "Порція" податковим агентом проставляється номер порції;

зазначаються податковий номер юридичної особи - податкового агента, податковий номер або серія та номер паспорта фізичної особи - податкового агента (для фізичної особи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), яка подає розрахунок. Заповнення клітинок проводиться зліва направо (для юридичних осіб доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше восьми);

відмічається відповідна клітинка "Юридична особа" або "Самозайнята фізична особа";

навпроти напису "Працювало за трудовими договорами" проставляється кількість працівників, які працюють за трудовими договорами (контрактами);

навпроти напису "Працювало за цивільно-правовими договорами" проставляється кількість працівників, які працюють за цивільно-правовими договорами у звітному періоді.

Реквізити, передбачені абзацами сьомим та восьмим цього пункту, заповнюються тільки в разі наявності у юридичної особи чи у самозайнятої фізичної особи найманих працівників і тільки для першої порції податкового розрахунку;

зазначаються найменування юридичної особи або прізвище, ім'я та по батькові самозайнятої фізичної особи, податкова адреса юридичної особи чи самозайнятої фізичної особи, що подає податковий розрахунок;

зазначається найменування контролюючого органу, до якого подається податковий розрахунок;

навпроти напису "Звітний період" відображаються арабськими цифрами порядковий номер звітного кварталу і рік.

Відображення відомостей у розділі І "Суми доходу, нарахованого (сплаченого) на користь фізичних осіб, і суми утриманого з них податку" (далі - розділ І):

у графі 1 "N з/п" відображається порядковий номер кожного рядка, що заповнюється;

у графі 2 "Податковий номер або серія та номер паспорта*" відображається реєстраційний номер облікової картки платника податків або серія та номер паспорта фізичної особи (для фізичної особи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта), про яку надається інформація в податковому розрахунку.

3.2. У графі 3а "Сума нарахованого доходу" відображається (за звітний квартал) дохід, який нарахований фізичній особі відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку.

У разі нарахування доходу його відображення у графі 3а є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

Нарахований дохід відображається повністю, без вирахування податку на доходи фізичних осіб, суми єдиного внеску на загальнообов'язкове державне соціальне страхування, страхових внесків до Накопичувального фонду, у випадках, передбачених законом, - обов'язкових страхових внесків до недержавного пенсійного фонду, які відповідно до закону сплачуються за рахунок заробітної плати працівника, суми податкової соціальної пільги за її наявності та військового збору (у періоді його справляння).

3.3. У графі 3 "Сума виплаченого доходу" відображається сума фактично виплаченого доходу платнику податку податковим агентом.

Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітну плату було нараховано. Наприклад, до податкового розрахунку за I квартал входить заробітна плата за січень, яка нарахована у січні та виплачена в лютому, за лютий (нарахована у лютому та виплачена в березні), за березень (нарахована в березні та виплачена у квітні).

3.4. У графі 4а "Сума нарахованого податку" відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно із законодавством.

3.5. У графі 4 "Сума перерахованого податку" відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету.

Сума нарахованого доходу у графі 3а, сума виплаченого доходу у графі 3, сума нарахованого податку на доходи фізичних осіб у графі 4а, сума перерахованого до бюджету податку на доходи фізичних осіб у графі 4 відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками).

3.6. У графі 5 "Ознака доходу" зазначається ознака доходу згідно з довідником ознак доходів, наведеним у додатку до цього Порядку. Ознака доходу визначається до нарахованого доходу. Якщо доходи виплачуються у звітному кварталі не в повному обсязі і їх остаточна виплата буде здійснюватись у наступних кварталах, ознака доходу в разі виплати повинна вказуватися відповідно до нарахованого в попередньому кварталі доходу.

Щодо кожної фізичної особи потрібно заповнювати стільки рядків, скільки ознак доходів вона має. Про кожну ознаку доходу фізичної особи потрібно заповнювати тільки один рядок з обов'язковим заповненням графи 2 "Податковий номер або серія та номер паспорта*", крім випадків, зазначених у пунктах 3.7 та 3.8 цього розділу.

3.7. Графа 6 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які приймались на роботу у звітному періоді. Графа 7 заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді за місцем роботи, на якому вони отримували дохід у вигляді заробітної плати, або звільнені до початку звітного періоду, але отримували доходи у звітному періоді. Для тих фізичних осіб, які не змінювали місця роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються. У разі неодноразового прийняття фізичної особи на роботу і її звільнення з роботи у звітному кварталі про таку особу потрібно заповнювати стільки рядків, скільки разів інформація про зміну місця роботи особи зустрічається у звітному кварталі.

У графі 6 "Дата прийняття на роботу" проставляється дата (число, порядковий номер місяця, рік) прийняття фізичної особи на роботу, наприклад, якщо дата прийняття - 19 серпня 2014 року, то у графі 6 потрібно вказати "19.08.2014".

У графі 7 "Дата звільнення з роботи" проставляється дата звільнення фізичної особи з роботи за зразком, наведеним в абзаці другому цього пункту.

3.8. У графі 8 "Ознака податкової соціальної пільги" відображається ознака податкової соціальної пільги згідно з довідником ознак податкових соціальних пільг, наведеним у додатку до цього Порядку. Графа 8 заповнюється тільки для фізичних осіб, які мали пільги щодо податку у звітному періоді згідно із законодавством за місцем отримання основного доходу. За відсутності у фізичної особи пільг у звітному періоді у графі 8 проставляється прочерк. При заповненні графи 8 слід враховувати ту ознаку пільги, яка відповідає нарахованому доходу. Допускається наявність кількох рядків з однією ознакою доходу тільки у разі наявності у фізичної особи кількох ознак пільг за такою ознакою доходу (наявність різних пільг у кожному з трьох місяців кварталу).

3.9. У графі 9 "Ознака (0, 1)" відображається ознака "0", якщо рядок потрібно ввести, чи ознака "1", якщо рядок потрібно виключити. Графа 9 заповнюється тільки для звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків.

3.10. В останньому рядку розділу І вказуються загальні суми нарахованого доходу за графою 3а, виплаченого доходу - за графою 3, нарахованого податку - за графою 4а, перерахованого податку - за графою 4.

3.11. Відображення відомостей у розділі ІІ "Оподаткування процентів, виграшів (призів) у лотерею та військовий збір" (далі - розділ ІІ):

у рядку "Оподаткування процентів" загальна сума доходу, нарахованого у вигляді процентів, загальна сума нарахованого податку на доходи фізичних осіб та загальна сума перерахованого до бюджету податку на доходи фізичних осіб відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками). Відомості про фізичну особу - платника податку, якій нараховані доходи у вигляді процентів, не зазначаються;

у рядку "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею" загальна сума нарахованого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума виплаченого доходу у вигляді виграшів (призів) у лотерею, загальна сума нарахованого податку на доходи фізичних осіб та загальна сума перерахованого до бюджету податку на доходи фізичних осіб відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками). Відомості про фізичну особу - платника податку, якій нараховані доходи у вигляді виграшів (призів) у лотерею, не зазначаються;

у рядку "Військовий збір" загальна сума нарахованого доходу, загальна сума виплаченого доходу, загальна сума нарахованого військового збору та загальна сума перерахованого до бюджету військового збору відображаються у грошовій формі, вираженій у національній валюті (у гривнях з копійками). Відомості про фізичну особу - платника податку, якій нараховані доходи, з яких утримується військовий збір, не зазначаються.

3.12. У кінці податкового розрахунку проставляються:

кількість заповнених рядків розділу І, кількість фізичних осіб, на яких подано інформацію, та кількість сторінок податкового розрахунку. При визначенні кількості заповнених рядків розділу І підсумковий рядок відповідно до пункту 3.10 цього розділу не враховується;

податковий номер або серія та номер паспорта (для фізичної особи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) керівника юридичної особи, який подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон;

податковий номер або серія та номер паспорта (для фізичної особи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) головного бухгалтера юридичної особи, який подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон;

податковий номер або серія та номер паспорта (для фізичної особи, яка має відмітку в паспорті про право здійснювати будь-які платежі за серією та номером паспорта) самозайнятої фізичної особи, яка подає розрахунок, підпис, ініціали, прізвище, телефон.

Податковий розрахунок на останній сторінці завіряється:

для юридичної особи - підписами керівника юридичної особи і головного бухгалтера та засвідчується печаткою (за наявності);

для фізичної особи - податкового агента - підписом особи, яка подає податковий розрахунок, та засвідчується печаткою (за наявності).

У полі "Дата подання" проставляється дата подання податкового розрахунку податковим агентом.

3.13. У кінці податкового розрахунку проставляються відмітки службових осіб контролюючого органу про внесення даних з податкового розрахунку до електронної бази податкової звітності (дата, підпис, ініціали, прізвище).

IV. Порядок проведення коригувань

4.1. Коригування поданого і прийнятого податкових розрахунків проводяться на підставі самостійно виявлених податковим агентом помилок, а також на підставі повідомлень про помилки, виявлені контролюючим органом.

4.2. У разі необхідності проведення коригувань податкового розрахунку до закінчення строку його подання подається звітний новий податковий розрахунок.

4.3. Уточнюючий податковий розрахунок подається у разі необхідності проведення коригувань податкового розрахунку після закінчення строку його подання. Уточнюючий податковий розрахунок може подаватися як за звітний період, так і за попередні періоди.

4.4. Порядок заповнення звітного нового та уточнюючого податкових розрахунків є однаковим. Звітний новий та уточнюючий податкові розрахунки подаються на підставі інформації з попередньо поданого податкового розрахунку і містять інформацію лише за рядками й реквізитами, які уточнюються. Для заповнення також використовується інформація з повідомлень про виявлені помилки, які відправляються контролюючими органами до податкового агента.

Коригування показників розділу І:

для виключення одного помилкового рядка з попередньо введеної інформації потрібно повторити всі графи такого рядка і у графі 9 указати "1" - на виключення рядка;

для введення нового або пропущеного рядка потрібно повністю заповнити всі його графи і у графі 9 указати "0" - на введення рядка;

для заміни одного помилкового рядка іншим потрібно виключити помилкову інформацію відповідно до абзацу другого цього пункту та ввести правильну інформацію відповідно до абзацу третього цього пункту, тобто повністю заповнити два рядки, один з яких виключає попередньо внесену інформацію, а другий вносить правильну інформацію. У такому разі в першому рядку в графі 9 указується "1" - рядок на виключення, а в другому - "0" - рядок на введення.

Коригування показників розділу ІІ:

підрозділ "Оподаткування процентів":

для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку "Оподаткування процентів - виключення**" потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку "Оподаткування процентів" відобразити правильну інформацію;

підрозділ "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею":

для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею - виключення***" потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку "Оподаткування виграшів (призів) у лотерею " відобразити правильну інформацію;

підрозділ "Військовий збір":

для виключення помилкового рядка з попередньо введеної інформації у рядку "Військовий збір - виключення****" потрібно повторити всі графи помилкового рядка, а в рядку "Військовий збір" відобразити правильну інформацію.

Директор Департаменту податкової,
митної політики та методології
бухгалтерського обліку М.О. Чмерук

Додаток до
Порядку заповнення та подання
податковими агентами
Податкового розрахунку сум доходу,
нарахованого (сплаченого) на
користь фізичних осіб, і сум утриманого
з них податку (пункт 3.6 розділу ІІІ)

Довідник
ознак доходів

1. Довідник ознак доходів фізичних осіб

Таблиця 1

Структура довідника ознак доходів фізичних осіб

2. Довідник ознак податкових соціальних пільг

При заповненні довідника ознак доходів і довідника ознак податкових соціальних пільг слід ураховувати можливі варіанти їх поєднування, наведені в таблиці 2.

Таблиця 2

Таблиця 3

Структура довідника ознак податкових соціальних пільг

Реквізит D_END заповнюється у програмному забезпеченні тільки після припинення дії відповідної ознаки. Якщо реквізит "Дата кінця дії ознаки" не визначений, за замовчуванням він - "31.12.2999".

Директор Департаменту податкової,
митної політики та методології
бухгалтерського обліку М.О. Чмерук